Masz dość korzystania z programu Excel do planowania pracowników? Zamiast tego wypróbuj Connecteam

Nawet dzisiaj tak wiele firm nadal używa programu Microsoft Excel i innych rozwiązań oprogramowania do obsługi arkuszy kalkulacyjnych do planowania swoich pracowników.

Chociaż arkusze kalkulacyjne mają swoje zalety – takie jak możliwość przechowywania i obliczania danych, niewiele można osiągnąć, planując za pomocą oprogramowania do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych z formułami – takiego jak Excel.

Jedno jest pewne, korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych nie jest najprzyjemniejszym sposobem patrzenia na harmonogramy i dotyczy to zarówno menedżerów, którzy je tworzą, jak i pracowników, którzy z nich korzystają.

Potrzebujesz czegoś bardziej dynamicznego, prostego i intuicyjnego. Tu właśnie wkracza Connecteam.

Wyjaśnijmy dokładnie, dlaczego powinieneś zapomnieć, jak tworzyć harmonogramy pracowników za pomocą programu Excel i zacząć korzystać z kompleksowego oprogramowania do planowania pracowników, takiego jak Connecteam.

8 powodów, dla których warto przestać używać programu Excel do planowania pracowników

Oto tylko niektóre z powodów, dla których Microsoft Excel i arkusze kalkulacyjne (we wszystkich formach) nie są optymalnymi sposobami planowania pracowników.

Największym problemem programu Excel w tworzeniu harmonogramu pracy jest to, że zajmuje to po prostu zbyt dużo czasu . Jasne, jeśli harmonogramy twojego zespołu rzadko się zmieniają – może ujdzie ci to na sucho.

W wielu firmach zmiany ulegają ciągłym zmianom, a mimo to połowa pracodawców spędza co najmniej dwie godziny na edytowaniu arkuszy kalkulacyjnych i wysyłaniu pracownikom nowych, poprawionych harmonogramów.

Oszczędność czasu i prostota to właśnie powody, dla których menedżerowie robią to na początku. Jeśli tworzysz harmonogram pracowników, Excel i arkusze kalkulacyjne często ignorują ten cel.

Tak, programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, takie jak Excel, są przydatne do obliczania danych (np. tworzenia grafików). Ale jeśli chodzi o tworzenie i edycję harmonogramów pracowników, arkusze kalkulacyjne nie są do tego idealnym narzędziem.

Czemu? Ponieważ jako kierownik musisz ręcznie wprowadzać wszystkie szczegóły zmiany – jest po prostu zbyt wiele zmiennych do obliczenia – co może być koszmarem logistycznym.

Dzięki aplikacjom do tworzenia harmonogramów pracy, takim jak Connecteam, możesz znacznie przyspieszyć wszystkie procesy robocze, w tym planowanie zmian.

Można to zrobić, tworząc duplikaty, powtarzające się i bieżące zmiany, a nawet budując szablony zmian, które można szybko przeciągać i upuszczać w zależności od potrzeb pracowników.

Myślałeś, że Excel był już przeciętnym rozwiązaniem w zakresie planowania planowania? Zgadnij, komunikowanie tych zmian swoim pracownikom też nie jest łatwe.

Jeśli korzystasz z programu Microsoft Excel, wszyscy pracownicy widzą nawzajem swoje zmiany. Ale to jest właściwie jedna z największych wad programu.

W programie Excel nie możesz uzyskać potwierdzeń od pracowników dotyczących ich zmian. Jeśli utworzyłeś zmianę w programie Excel, nie jesteś do końca pewien, czy Twoi pracownicy w ogóle ją widzieli, nieważne, czy to potwierdzili.

Co się stanie, jeśli szczegóły zmiany wymagają zmiany lub konkretna zmiana musi zostać przeniesiona na inny czas?

Menedżerowie i pracownicy nie mają możliwości wzajemnego ostrzegania się o tych zmianach w harmonogramie pracowników. Excel po prostu nie jest do tego przeznaczony.

Kiedy ręcznie tworzysz harmonogram pracowników, Excel i arkusze kalkulacyjne nie zapobiegną występowaniu ludzkich błędów. Formuły mogą być tylko tyle poprawne.

Z jednym niewłaściwie umieszczonym numerem cały system może się zawalić – a zlokalizowanie tych błędów również może być czasochłonne. Jest to jeden z największych problemów z planowaniem.

Im więcej arkuszy kalkulacyjnych zaktualizujesz ręcznie, tym większe prawdopodobieństwo błędu ludzkiego.

Kolejny problem podczas tworzenia harmonogramu pracowników: program Excel ogranicza ilość informacji, które można umieścić w arkuszu kalkulacyjnym, zanim sprawy zaczną wyglądać bardzo przytłaczająco .

Jeśli chcesz podać szczegóły każdej zmiany, a nie tylko nazwę zmiany i godzinę, układ harmonogramu programu Excel wygląda tak, jakby nigdy się nie kończył. Nie da się przejrzeć wszystkiego w sposób efektywny czasowo.

Dzięki programowi do planowania pracowników możesz umieścić wszelkiego rodzaju szczegóły „wewnątrz” każdej zmiany, nie sprawiając, że plik będzie wyglądał na ogromny.

Pomimo swoich formalnych możliwości tworzenia harmonogramu pracowników, Excel i inne programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych nie mają możliwości powiadamiania użytkowników o problemach z harmonogramem, takich jak konflikty zmianowe.

Więc masz znakomitą otwartą zmianę? Excel nie poinformuje Cię o tym.

Potrzebujesz programu, który może cię popchnąć i poinformuje, czego brakuje w harmonogramie pracy pracownika. Excel (niestety) gwarantuje, że cała odpowiedzialność spoczywa na Tobie .

Spójrzmy prawdzie w oczy – większość Twoich pracowników (zarówno zatrudnionych w niepełnym, jak i pełnym wymiarze godzin) ma telefony komórkowe. A jednak istnieje duża szansa, że ​​nie używają tego narzędzia do uzyskiwania dostępu do swoich harmonogramów zmian. A jeśli tak, to oczekiwanie, że spojrzą na arkusz kalkulacyjny, to dużo pytań.

Harmonogram (niezależnie od tego, jak elastyczny), który jest rzeczywiście łatwy dla oka, jest tym, czego potrzebujesz, jeśli chcesz udostępniać pracownikom szczegóły zmiany bezpośrednio na ich telefony.

Co więcej, możliwość wprowadzania zmian w zmianie bez względu na to, gdzie się znajdujesz, jest o wiele wygodniejsza niż otwieranie laptopa lub znajdowanie kartki papieru. Właśnie tam pojawia się kompleksowe rozwiązanie do planowania pracowników.

Connecteam – najskuteczniejszy sposób planowania pracowników

Connecteam to wielokrotnie nagradzana aplikacja do planowania pracowników zaprojektowana specjalnie dla pracowników mobilnych — w tym zespołów zdalnych i pracowników bez biurka.

Ponad 20 000 firm korzysta z kompleksowej aplikacji Connecteam do planowania swoich pracowników oraz do wielu innych celów, aby usprawnić codzienne operacje biznesowe.

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy byli na bieżąco z tym , kiedy i gdzie mają pracować, mogą z łatwością odwołać się do tego cyfrowego rozwiązania, zamiast polegać na przestarzałych metodach planowania, takich jak Microsoft Excel i arkusze kalkulacyjne (zarówno cyfrowe, jak i papierowe). na podstawie).

Oto tylko niektóre z powodów, dla których Connecteam jest najlepszą alternatywą dla Microsoft Excel do planowania pracowników:

Absolutna oszczędność czasu

Ty, menedżer, możesz szybko tworzyć harmonogramy, które są wizualnie łatwe do zrozumienia, co pozwala zaoszczędzić cenny czas i wysiłek w trakcie tego procesu. Na przykład:

• Miej 100% nadzór nad harmonogramem swoich pracowników, z możliwością łatwego planowania, przydzielania i monitorowania zmian za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
• Planowanie można w pełni dostosować , tworząc różnego rodzaju zmiany, takie jak zmiany cykliczne, zmiany bieżące, zmiany zduplikowane i szablony.

Twój zespół jest zawsze na tej samej stronie

Nie trzeba już wymieniać się z pracownikami dostępnością, preferencjami pracy czy zmianami zmian. Na przykład:

• Wszystko, co Ty lub Twoi pracownicy aktualizujecie w harmonogramie , natychmiast powiadamia wszystkie strony .
• Connecteam to także efektywna aplikacja do komunikacji z pracownikami. Dzięki płynnemu skrótowi do funkcji czatu pracownicy mogą komunikować się z Tobą bezpośrednio ze swojej zmiany, co bardzo ułatwia zadawanie pytań lub wyjaśnianie wszelkich niejasności dotyczących zmiany.
• Nie musisz już ścigać swoich pracowników o dostępność, ponieważ mogą oni łatwo akceptować , odrzucać i zgłaszać zmiany w zależności od ich dostępności.

Użyj Connecteam, aby spełnić wszystkie Twoje potrzeby w zakresie planowania pracowników

Rozpocznij darmowy okres próbny

Żadnych więcej wymówek

„Przepraszam, musiałem zgubić swój harmonogram w formie papierowej w drodze do domu”. To już nie będzie problem. Pracownicy nie mogą już szukać wymówek, dlaczego nie pojawili się na zmianie. Jak?

• Wszystkie szczegóły dotyczące zmiany są dokładne i wcześniej potwierdzone .
• Wszystkim użytkownikom przypomina się o potwierdzeniu obecności, co zapewnia pełną przejrzystość na całym forum.

Wszystko, czego potrzebujesz Ty i Twoi pracownicy

Przesyłanie wszystkich istotnych informacji, których potrzebują Twoi pracownicy, jest bardzo łatwe. Wszystkie te ważne informacje są łatwo dostępne dla Twoich pracowników z wygodnego telefonu komórkowego. Szczegóły zmiany, które można przesłać, obejmują:

I możesz łatwo zająć się wszystkim związanym z harmonogramem z telefonu, gdy jesteś w podróży (dostępna jest również wersja na komputery).

Co więcej? Connecteam może służyć do śledzenia godzin pracy pracowników (z zegarem czasu pracy), szkolenia pracowników, usprawniania komunikacji i utrzymywania zgodności, niezależnie od lokalizacji.

Wszystko to jest całkowicie bezpłatne dla pierwszych 50 użytkowników, a nawet pomoże Ci w skalowaniu Twojej firmy.

Konkluzja dotycząca używania Connecteam zamiast Microsoft Excel

Do tej pory powinno być jasne, że jeśli chodzi o budowanie harmonogramu pracowników, Excel i inne formy arkuszy kalkulacyjnych to tylko ogromny ból głowy .

Nie ma znaczenia, czy musisz zbudować harmonogram 4/10, czy 9/80. Przejście na oprogramowanie do planowania pracowników, takie jak Connecteam, jest absolutnie oczywiste.

Dzięki Connecteam możesz złagodzić wszystkie problemy związane z planowaniem związane z używaniem programu Excel do planowania pracowników. Obejmują one:

• Oszczędź cenny czas i wysiłek w codziennych operacjach.
• Zmniejsz ilość informacji, które należy wpisać ręcznie.
• Łatwo komunikuj zmiany zmian z pracownikami.
• Wyeliminuj ludzkie błędy.
• Spraw, aby informacje były łatwe do przyswojenia.
• Spraw, aby planowanie było przyjazne dla użytkowników i urządzeń mobilnych.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o efektywnym planowaniu zmian, zapoznaj się z naszym przewodnikiem, jak stworzyć idealny harmonogram pracy dla swojego zespołu.