Haben Sie es satt, Excel für die Mitarbeiterplanung zu verwenden? Versuchen Sie es stattdessen mit Connecteam

Auch heute noch verwenden so viele Unternehmen Microsoft Excel und andere Tabellenkalkulationssoftwarelösungen, um ihre Mitarbeiter zu planen.

Während Tabellenkalkulationen ihre Vorteile haben – wie z. B. die Möglichkeit, Daten zu speichern und zu berechnen, können Sie nur begrenzt etwas erreichen, wenn Sie mit einer formelhaften Tabellenkalkulationssoftware – wie Excel – planen.

Eines ist sicher, die Verwendung von Tabellenkalkulationen ist nicht gerade die angenehmste Art, Zeitpläne zu betrachten, und dies gilt sowohl für die Manager, die sie erstellen, als auch für die Mitarbeiter, die sie verwenden.

Sie brauchen etwas, das dynamischer, einfacher und intuitiver ist. Hier kommt Connecteam ins Spiel.

Lassen Sie uns genau erklären, warum Sie vergessen sollten, wie man einen Mitarbeiterzeitplan mit Excel erstellt, und anfangen sollten, eine All-in-One-Softwarelösung für die Mitarbeiterplanung wie Connecteam zu verwenden.

8 Gründe, Excel nicht mehr für die Mitarbeiterplanung zu verwenden

Hier sind nur einige der Gründe, warum Microsoft Excel und Tabellenkalkulationen (in all ihren Formen) keine optimalen Möglichkeiten sind, Ihre Mitarbeiter zu planen.

Wenn es darum geht, einen Mitarbeiterzeitplan zu erstellen, besteht das größte Problem von Excel darin, dass es einfach zu lange dauert . Sicher, wenn sich die Zeitpläne Ihres Teams selten ändern – dann kommen Sie vielleicht damit durch.

In vielen Unternehmen ändern sich die Schichten ständig, und dennoch verbringt die Hälfte der Arbeitgeber mindestens zwei Stunden damit, Tabellenkalkulationen zu bearbeiten und jede Woche neu überarbeitete Dienstpläne an ihre Mitarbeiter zu senden.

Zeitersparnis und Einfachheit sind genau der Grund, warum Manager dies zunächst tun. Wenn Sie einen Mitarbeiterzeitplan erstellen, verfehlen Excel und Tabellenkalkulationen oft den Zweck.

Ja, Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel sind nützlich, um Daten zu berechnen (z. B. Stundenzettel erstellen). Aber wenn es darum geht, Mitarbeiterpläne zu erstellen und zu bearbeiten, sind Tabellenkalkulationen nicht das ideale Werkzeug dafür.

Wieso den? Denn als Manager müssen Sie alle Schichtdetails manuell eingeben – es gibt einfach zu viele Variablen zu berechnen – was ein logistischer Alptraum sein kann.

Mit Arbeitszeitplaner-Apps wie Connecteam können Sie tatsächlich alle Arbeitsprozesse viel schneller machen, einschließlich der Schichtplanung.

Dies kann durch das Erstellen doppelter, wiederkehrender und laufender Schichten und sogar durch das Erstellen von Schichtvorlagen erfolgen, die je nach Bedarf Ihrer Mitarbeiter schnell per Drag-and-Drop verschoben werden können.

Sie dachten also, Excel sei bereits eine mittelmäßige Lösung für die Planungsseite der Terminplanung? Stellen Sie sich vor, es ist auch nicht einfach, diese Schichten Ihren Mitarbeitern mitzuteilen.

Wenn Sie Microsoft Excel verwenden, können alle Mitarbeiter die Schichten der anderen sehen. Aber das ist tatsächlich einer der größten Nachteile des Programms.

Mit Excel können Sie keine Bestätigungen von Mitarbeitern bezüglich ihrer Schichten erhalten. Wenn Sie die Schicht in Excel erstellt haben, sind Sie sich nicht ganz sicher, ob Ihre Mitarbeiter sie überhaupt gesehen haben, geschweige denn bestätigt haben.

Was ist, wenn Schichtdetails geändert werden müssen oder eine bestimmte Schicht auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden muss?

Es gibt keine Möglichkeit für Manager und Mitarbeiter, sich gegenseitig über diese Änderungen im Mitarbeiterzeitplan zu informieren. Dafür ist Excel einfach nicht ausgelegt.

Wenn Sie einen Mitarbeiterzeitplan manuell erstellen, werden Excel und Tabellenkalkulationen menschliche Fehler nicht verhindern. Formeln können nur so viel richtig machen.

Mit einer falschen Nummer kann das gesamte System zusammenbrechen – und das Auffinden dieser Fehler kann auch zeitaufwändig sein. Dies ist eines der größten Planungsprobleme da draußen.

Und je mehr Tabellenkalkulationen Sie manuell aktualisieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

Ein weiteres Problem beim Erstellen eines Mitarbeiterzeitplans: Excel begrenzt die Menge an Informationen, die Sie in eine Tabelle einfügen können, bevor die Dinge super überwältigend aussehen .

Wenn Sie die Details jeder Schicht eingeben möchten und nicht nur den Schichtnamen und die Uhrzeit, dann sieht das Layout Ihres Excel-Zeitplans so aus, als würde es nie enden. Es wird unmöglich sein, alles zeiteffizient zu überblicken.

Mit einem Mitarbeiterplanungsprogramm können Sie alle möglichen Details „in“ jede Schicht einfügen, ohne dass Ihre Akte wirklich riesig aussieht.

Trotz seiner formelhaften Fähigkeiten beim Erstellen eines Mitarbeiterzeitplans haben Excel und andere Tabellenkalkulationsprogramme nicht die Möglichkeit, Benutzer über Planungsprobleme wie Schichtkonflikte zu benachrichtigen.

Sie haben also eine ausstehende offene Schicht? Excel wird Sie darüber nicht informieren.

Sie brauchen eine Art Programm, das Sie tatsächlich vorantreibt und Sie darüber informiert, was in Ihrem Arbeitsplan Ihrer Mitarbeiter fehlt. Excel garantiert (leider) dass die gesamte Verantwortung bei Ihnen liegt .

Seien wir ehrlich – die meisten Ihrer Mitarbeiter (egal ob Teilzeit oder Vollzeit) haben Mobiltelefone. Und doch besteht eine gute Chance, dass sie dieses Tool nicht verwenden, um auf ihre Schichtpläne zuzugreifen. Und wenn ja, dann ist es viel verlangt, von ihnen zu erwarten, dass sie sich eine Tabelle ansehen.

Ein Zeitplan (egal wie flexibel), der wirklich angenehm für das Auge ist, ist das, was benötigt wird, wenn Sie Schichtdetails mit Ihren Mitarbeitern direkt auf deren Telefonen teilen möchten.

Darüber hinaus ist es viel bequemer, Änderungen an der Schicht vornehmen zu können, unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden, als Ihren Laptop öffnen oder ein Blatt Papier suchen zu müssen. Hier kommt eine All-in-One-Lösung für die Mitarbeiterplanung ins Spiel.

Connecteam – die effektivste Art, Ihre Mitarbeiter einzuplanen

Connecteam ist eine preisgekrönte Mitarbeiterplanungs-App, die speziell für mobile Mitarbeiter entwickelt wurde – einschließlich Remote-Teams und Mitarbeiter ohne Schreibtisch.

Mehr als 20.000 Unternehmen nutzen die All-in-One- App von Connecteam, um ihre Mitarbeiter zu planen und für viele andere Zwecke, um ihre täglichen Geschäftsabläufe zu verbessern.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter darüber auf dem Laufenden bleiben, wann und wo sie arbeiten sollen, können sie sich ganz einfach auf diese digitale Lösung beziehen, anstatt sich auf veraltete Methoden der Terminplanung wie Microsoft Excel und Tabellenkalkulationen (sowohl digital als auch auf Papier) zu verlassen. basierend).

Hier sind nur einige der Gründe, warum Connecteam die ultimative Alternative zu Microsoft Excel für die Mitarbeiterplanung ist:

Eine absolute Zeitersparnis

Sie als Manager können Zeitpläne schnell erstellen, die visuell leicht verständlich sind, wodurch Sie wertvolle Zeit und Mühe sparen. Zum Beispiel:

• Haben Sie 100 % Überblick über den Zeitplan Ihrer Mitarbeiter, mit der Möglichkeit, Schichten mit nur wenigen Klicks einfach zu planen, zuzuweisen und zu überwachen.
• Die Planung ist vollständig anpassbar , indem verschiedene Arten von Schichten erstellt werden, z. B. wiederkehrende Schichten, fortlaufende Schichten, doppelte Schichten und Vorlagen.

Ihr Team ist immer auf der gleichen Seite

Es gibt kein Hin und Her mehr mit Mitarbeitern bezüglich ihrer Verfügbarkeit, Arbeitspräferenzen oder Schichtwechsel. Zum Beispiel:

• Alles, was Sie oder Ihre Mitarbeiter im Zeitplan aktualisieren, benachrichtigt alle Parteien sofort .
• Connecteam ist auch eine effektive App für die Mitarbeiterkommunikation. Mit einer nahtlosen Verknüpfung zur Chat-Funktion können Mitarbeiter direkt von ihrer Schicht aus mit Ihnen kommunizieren , was es super einfach macht, Fragen zu stellen oder Unklarheiten in Bezug auf die Schicht zu klären.
• Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr wegen der Verfügbarkeit verfolgen, da sie je nach Verfügbarkeit problemlos Schichten annehmen , ablehnen und beanspruchen können.

Verwenden Sie Connecteam, um alle Ihre Anforderungen an die Mitarbeiterplanung zu erfüllen

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Keine weiteren Entschuldigungen

„Es tut mir leid, ich muss meinen papierbasierten Stundenplan auf dem Heimweg verloren haben.“ Das wird kein Thema mehr sein. Mitarbeiter können sich nicht mehr entschuldigen, warum sie nicht zu einer Schicht erschienen sind. Wie?

• Alle Schichtdetails sind korrekt und werden im Voraus bestätigt .
• Alle Benutzer werden daran erinnert, ihre Teilnahme zu bestätigen, wodurch eine umfassende Transparenz gewährleistet ist.

Alles, was Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen

Es ist super einfach, alle relevanten Informationen, die Ihre Mitarbeiter für ihre Schichten benötigen, hochzuladen. Alle diese wichtigen Informationen sind für Ihre Mitarbeiter bequem von ihrem Mobiltelefon aus zugänglich . Zu den hochladbaren Schichtdetails gehören:

Und Sie können alles, was mit Ihrem Zeitplan zu tun hat, ganz einfach von unterwegs aus erledigen (es gibt auch eine Desktop-Version).

Was ist mehr? Connecteam kann verwendet werden, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen (mit der Mitarbeiter-Stempeluhr), Mitarbeiter zu schulen, die Kommunikation zu optimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, unabhängig von Ihrem Standort.

All dies ist für Ihre ersten 50 Benutzer völlig kostenlos und hilft Ihnen sogar dabei, Ihr Unternehmen zu skalieren.

Das Fazit zur Verwendung von Connecteam anstelle von Microsoft Excel

Inzwischen sollte klar sein, dass Excel und andere Arten von Tabellenkalkulationen beim Erstellen eines Mitarbeiterzeitplans nur ein massives Kopfzerbrechen bereiten .

Es spielt keine Rolle, ob Sie einen 4/10-Zeitplan oder einen 9/80-Arbeitszeitplan erstellen müssen. Der Wechsel zu einer Softwarelösung für die Mitarbeiterplanung wie Connecteam ist ein absolutes Kinderspiel.

Mit Connecteam können Sie alle Planungsprobleme lösen, die mit der Verwendung von Excel für die Mitarbeiterplanung einhergehen. Diese beinhalten:

• Sparen Sie wertvolle Zeit und Mühe in Ihrem täglichen Betrieb.
• Reduzieren Sie, wie viele Informationen manuell ausgefüllt werden müssen.
• Kommunizieren Sie Schichtänderungen einfach mit Ihren Mitarbeitern.
• Beseitigen Sie menschliche Fehler.
• Machen Sie Informationen leicht verdaulich.
• Machen Sie die Planung benutzer- und mobilfreundlich.

Wenn Sie mehr über eine effektive Schichtplanung erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zur Erstellung des perfekten Arbeitsplans für Ihr Team.