هل سئمت من استخدام Excel لجدولة الموظفين؟ جرب Connecteam بدلاً من ذلك

حتى اليوم ، لا تزال العديد من الشركات تستخدم Microsoft Excel وحلول برامج جداول البيانات الأخرى لجدولة موظفيها.

بينما تحتوي جداول البيانات على امتيازاتها - مثل القدرة على تخزين البيانات وحسابها ، إلا أنه لا يوجد الكثير الذي يمكنك تحقيقه من خلال الجدولة باستخدام برنامج جداول بيانات معادلة - مثل Excel.

هناك شيء واحد مؤكد ، وهو أن استخدام جداول البيانات ليس بالضبط الطريقة الأكثر متعة للنظر في الجداول ، وهذا ينطبق على كل من المديرين الذين يقومون ببنائها والموظفين الذين يستخدمونها.

أنت بحاجة إلى شيء أكثر ديناميكية وبساطة وبديهية. وهنا يأتي دور Connecteam.

دعنا نفصل بالضبط لماذا يجب أن تنسى كيفية عمل جدول زمني للموظف باستخدام Excel والبدء في استخدام حل برنامج جدولة الموظف الكل في واحد مثل Connecteam.

8 أسباب للتوقف عن استخدام Excel لجدولة الموظفين

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل Microsoft Excel وجداول البيانات (بجميع أشكالها) طرقًا مثالية لجدولة موظفيك.

عندما يتعلق الأمر ببناء جدول الموظفين ، فإن أكبر مشكلة في Excel هي أنه يستغرق وقتًا طويلاً جدًا . بالتأكيد ، إذا كانت جداول فريقك نادراً ما تتغير - فربما يمكنك الإفلات من ذلك.

بالنسبة للعديد من الشركات ، تتغير التحولات باستمرار ، ومع ذلك يقضي نصف أصحاب العمل ما لا يقل عن ساعتين في تحرير جداول البيانات وإرسال جداول منقحة حديثًا إلى عمالهم كل أسبوع.

إن توفير الوقت والحفاظ على بساطة الأمور هما بالضبط سبب قيام المديرين بذلك في البداية. إذا كنت تقوم بإنشاء جدول موظف ، فغالبًا ما يتعارض برنامج Excel وجداول البيانات مع الغرض من ذلك.

نعم ، تعد برامج جداول البيانات مثل Excel مفيدة في حساب البيانات (إنشاء جداول زمنية ، على سبيل المثال). ولكن عندما يتعلق الأمر ببناء جداول الموظفين وتحريرها ، فإن جداول البيانات ليست الأداة المثالية لذلك.

لماذا ا؟ نظرًا لأنك بصفتك مديرًا ، تحتاج إلى إدخال جميع تفاصيل التحول يدويًا - فهناك ببساطة العديد من المتغيرات التي يجب حسابها - والتي يمكن أن تكون كابوسًا لوجستيًا.

باستخدام تطبيقات صانع جدول العمل مثل Connecteam ، يمكنك في الواقع جعل جميع عمليات العمل أسرع بكثير ، بما في ذلك جدولة المناوبات.

يمكن القيام بذلك عن طريق إنشاء نوبات مكررة ومتكررة ومستمرة وحتى إنشاء قوالب مناوبة يمكن سحبها وإفلاتها بسرعة وفقًا لاحتياجات موظفيك.

هل تعتقد أن برنامج Excel كان بالفعل حلاً متوسط ​​المستوى بالنسبة إلى جانب التخطيط في الجدولة؟ خمن ماذا ، فإن توصيل هذه التحولات إلى موظفيك ليس بالأمر السهل أيضًا.

إذا كنت تستخدم Microsoft Excel ، يمكن لجميع الموظفين رؤية ورديات بعضهم البعض. لكن هذا في الواقع أحد أكبر عيوب البرنامج.

باستخدام Excel ، لا يمكنك الحصول على تأكيدات من الموظفين بخصوص نوبات عملهم. إذا قمت بإنشاء التحول في Excel ، فأنت لست متأكدًا تمامًا مما إذا كان موظفوك قد رأوه أم لا ، فما عليك سوى تأكيده.

ماذا لو كانت تفاصيل المناوبة بحاجة إلى تغيير ، أو كانت هناك حاجة لنقل نوبة معينة إلى وقت مختلف؟

لا توجد طريقة للمديرين والموظفين لتنبيه بعضهم البعض بشأن هذه التغييرات في جدول الموظفين. Excel ببساطة غير مصمم لهذا الغرض.

عندما تقوم بإنشاء جدول موظف يدويًا ، فلن يوقف برنامج Excel وجداول البيانات حدوث الأخطاء البشرية. يمكن فقط الحصول على الصيغ بشكل صحيح.

مع وجود رقم واحد في غير محله ، يمكن أن ينهار النظام بأكمله - ويمكن أيضًا أن يستغرق تحديد هذه الأخطاء وقتًا طويلاً. هذه واحدة من أكبر مشاكل الجدولة الموجودة هناك.

وكلما زاد عدد جداول البيانات التي تقوم بتحديثها يدويًا ، زادت فرص حدوث خطأ بشري.

مشكلة أخرى عند إنشاء جدول الموظف: يحد برنامج Excel من مقدار المعلومات التي يمكنك وضعها في جدول بيانات قبل أن تبدأ الأمور في الظهور بشكل كبير للغاية .

إذا كنت ترغب في إدخال تفاصيل كل وردية ، وليس فقط اسم التحول والوقت ، فإن تخطيط جدول Excel الخاص بك يبدو أنه لا ينتهي أبدًا. سيكون من المستحيل فحص كل شيء بطريقة فعالة من حيث الوقت.

باستخدام برنامج جدولة الموظفين ، يمكنك وضع جميع أنواع التفاصيل "داخل" كل وردية دون أن تجعل ملفك يبدو هائلاً في الواقع.

على الرغم من إمكانياته المعادلة عندما يتعلق الأمر ببناء جدول الموظف ، إلا أن Excel وبرامج جداول البيانات الأخرى لا تملك القدرة على إخطار المستخدمين بشأن مشكلات الجدولة مثل تعارضات المناوبات.

إذن لديك وردية مفتوحة رائعة؟ لن يخبرك Excel عن هذا.

أنت بحاجة إلى نوع من البرامج التي يمكن أن تدفعك بالفعل وتتيح لك معرفة ما هو مفقود من جدول عمل الموظف الخاص بك. يضمن Excel (للأسف) أن كل المسؤولية تقع على عاتقك.

دعونا نواجه الأمر - يمتلك معظم موظفيك (سواء كانوا بدوام جزئي أو بدوام كامل) هواتف محمولة. ومع ذلك ، هناك فرصة جيدة لأنهم لا يستخدمون هذه الأداة للوصول إلى جداول دوامهم. وإذا كان الأمر كذلك ، فإن توقعهم أن ينظروا إلى جدول بيانات أمر مطلوب.

إن الجدول الزمني (بغض النظر عن مدى مرونته) الذي يسهل على العين هو ما تحتاجه إذا كنت ترغب في مشاركة تفاصيل الورديات مع موظفيك مباشرة على هواتفهم.

علاوة على ذلك ، فإن القدرة على إجراء تغييرات على التحول بغض النظر عن مكانك هي أكثر ملاءمة من الاضطرار إلى فتح الكمبيوتر المحمول أو تحديد مكان قطعة من الورق. هذا هو المكان الذي يأتي فيه حل جدولة الموظف الكل في واحد.

Connecteam - الطريقة الأكثر فعالية لجدولة موظفيك

Connecteam هو تطبيق جدولة موظفين حائز على جوائز مصمم خصيصًا للقوى العاملة المتنقلة - بما في ذلك الفرق البعيدة والعاملين الذين ليس لديهم مكاتب.

أكثر من 20000 شركة تستخدم تطبيق Connecteam الكل في واحد لجدولة موظفيها ولأغراض أخرى عديدة لتحسين عملياتهم التجارية اليومية.

إذا كنت تريد أن يظل موظفوك على اطلاع دائم بالوقت والمكان الذي من المفترض أن يعملوا فيه ، فيمكنهم بسهولة الرجوع إلى هذا الحل الرقمي ، بدلاً من الاعتماد على الأساليب المؤرخة للجدولة مثل Microsoft Excel وجداول البيانات (الرقمية والورقية على حد سواء- قائم على).

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل Connecteam هو البديل النهائي لبرنامج Microsoft Excel لجدولة الموظفين:

توفير الوقت المطلق

يمكنك ، كمدير ، إنشاء جداول زمنية بسرعة ، والتي يسهل فهمها بصريًا ، مما يوفر لك الوقت والجهد الثمين في هذه العملية. علي سبيل المثال:

• تمتع بالإشراف بنسبة 100٪ على جدول موظفيك ، مع القدرة على تخطيط المناوبات وتخصيصها ومراقبتها بسهولة ببضع نقرات فقط.
• الجدولة قابلة للتخصيص تمامًا عن طريق إنشاء أنواع مختلفة من الورديات ، مثل الورديات المتكررة ، والورديات المستمرة ، والورديات المكررة والقوالب.

فريقك دائمًا في نفس الصفحة

لم يعد هناك ذهابًا وإيابًا مع الموظفين فيما يتعلق بتوافرهم أو تفضيلات العمل أو تغييرات الورديات. علي سبيل المثال:

• أي شيء تقوم أنت أو موظفيك بتحديثه في الجدول يخطر جميع الأطراف على الفور .
• Connecteam هو أيضًا تطبيق تواصل فعال للموظفين. من خلال الاختصار السلس لميزة الدردشة ، يمكن للموظفين التواصل معك مباشرة من نوبة عملهم ، مما يجعل من السهل جدًا طرح الأسئلة أو توضيح أي شيء غير واضح بشأن التحول.
• لا داعي لمطاردة موظفيك بشأن التوفر حيث يمكنهم بسهولة قبول ورفض المناوبات والمطالبة بها حسب توفرهم.

استخدم Connecteam لتلبية جميع احتياجات جدولة الموظفين

ابدأ تجربتك المجانية

لا مزيد من الأعذار

"أنا آسف ، لا بد أنني فقدت الجدول الزمني الورقي في طريقي إلى المنزل." لن تكون هذه مشكلة بعد الآن. لم يعد بإمكان الموظفين تقديم الأعذار عن سبب عدم حضورهم إلى نوبة عمل. كيف؟

• جميع تفاصيل الورديات دقيقة ومؤكدة مسبقًا.
• يتم تذكير جميع المستخدمين لتأكيد حضورهم ، مما يضمن الشفافية الكاملة في جميع المجالات.

كل ما تحتاجه أنت وموظفوك

من السهل جدًا تحميل جميع المعلومات ذات الصلة التي يحتاجها موظفوك إلى نوبات عملهم. يمكن لموظفيك الوصول إلى كل هذه المعلومات الحيوية بسهولة من هواتفهم المحمولة. تشمل تفاصيل المناوبة القابلة للتحميل:

ويمكنك بسهولة الاهتمام بكل شيء متعلق بالجدول الزمني من هاتفك أثناء التنقل (هناك أيضًا إصدار سطح مكتب).

ماذا بعد؟ يمكن استخدام Connecteam لتتبع ساعات عمل الموظفين (بساعة وقت الموظف) ، وتدريب الموظفين ، وتبسيط الاتصال والحفاظ على الامتثال ، بغض النظر عن موقعك.

كل هذا مجاني تمامًا للاستخدام لأول 50 مستخدمًا لديك ، وسيساعدك أيضًا على توسيع نطاق عملك.

الخلاصة حول استخدام Connecteam بدلاً من Microsoft Excel

في الوقت الحالي ، يجب أن يكون واضحًا أنه عندما يتعلق الأمر ببناء جدول الموظفين ، فإن Excel والأشكال الأخرى من جداول البيانات هي مجرد صداع كبير .

لا يهم إذا كنت بحاجة إلى إنشاء جدول 4/10 أو جدول عمل 9/80. يعد التبديل إلى حل برنامج جدولة الموظف مثل Connecteam أمرًا لا يحتاج إلى تفكير مطلقًا.

باستخدام Connecteam ، يمكنك التخفيف من جميع مشاكل الجدولة التي تأتي مع استخدام Excel لجدولة الموظفين. وتشمل هذه:

• وفر الوقت والجهد الثمين في عملياتك اليومية.
• قلل مقدار المعلومات التي يجب ملؤها يدويًا.
• تواصل مع تغييرات الورديات مع القوى العاملة لديك بسهولة.
• القضاء على الأخطاء البشرية.
• اجعل المعلومات سهلة الهضم.
• اجعل الجدولة مناسبة للمستخدم والجوّال.

إذا كنت تريد معرفة المزيد حول جدولة المناوبات الفعالة ، فراجع دليلنا حول كيفية إنشاء جدول عمل مثالي لفريقك.