¿Cansado de usar Excel para la programación de empleados? Pruebe Connecteam en su lugar

Incluso hoy en día, muchas empresas todavía usan Microsoft Excel y otras soluciones de software de hojas de cálculo para programar a sus empleados.

Si bien las hojas de cálculo tienen sus ventajas, como la capacidad de almacenar y calcular datos, solo hay un límite que puede lograr al programar con un software de hoja de cálculo de fórmulas, como Excel.

Una cosa es segura, el uso de hojas de cálculo no es exactamente la forma más agradable de ver los horarios, y esto se aplica tanto a los gerentes que los crean como a los empleados que los usan.

Necesitas algo que sea más dinámico, simple e intuitivo. Ahí es donde entra Connecteam.

Analicemos exactamente por qué debería olvidar cómo hacer un horario de empleados usando Excel y comenzar a usar una solución de software de programación de empleados todo en uno como Connecteam.

8 razones para dejar de usar Excel para la programación de empleados

Estas son solo algunas de las razones por las que Microsoft Excel y las hojas de cálculo (en todas sus formas) no son formas óptimas de programar a sus empleados.

Cuando se trata de crear un horario de empleados, el mayor problema de Excel es que lleva demasiado tiempo . Claro, si los horarios de su equipo rara vez cambian, entonces tal vez pueda salirse con la suya.

Para muchas empresas, los turnos cambian constantemente y, sin embargo, la mitad de los empleadores pasan al menos dos horas editando hojas de cálculo y enviando horarios revisados ​​recientemente a sus trabajadores cada semana.

Para empezar, ahorrar tiempo y mantener las cosas simples son exactamente las razones por las que los gerentes hacen esto. Si está creando un horario de empleados, Excel y las hojas de cálculo a menudo anulan el propósito de esto.

Sí, los programas de hojas de cálculo como Excel son útiles para calcular datos (crear hojas de tiempo, por ejemplo). Pero cuando se trata de crear y editar horarios de empleados, las hojas de cálculo no son la herramienta ideal para esto.

¿Por qué? Porque como gerente, debe ingresar todos los detalles del turno manualmente, simplemente hay demasiadas variables para calcular, lo que puede ser una pesadilla logística.

Con las aplicaciones de creación de horarios de trabajo como Connecteam, puede hacer que todos los procesos de trabajo sean mucho más rápidos, incluida la programación de turnos.

Esto se puede hacer creando turnos duplicados, recurrentes y continuos e incluso creando plantillas de turnos que se pueden arrastrar y soltar rápidamente según las necesidades de sus empleados.

Entonces, ¿pensaste que Excel ya era una solución mediocre para el lado de la planificación de la programación? Adivina qué, comunicar estos turnos a tus empleados tampoco es fácil.

Si usa Microsoft Excel, todos los empleados pueden ver los turnos de los demás. Pero esta es en realidad una de las mayores desventajas del programa.

Con Excel, no puede obtener confirmaciones de los empleados con respecto a sus turnos. Si ha creado el turno en Excel, no está completamente seguro de si sus empleados lo vieron o no, no importa si lo confirmaron.

¿Qué sucede si es necesario cambiar los detalles del turno o si es necesario cambiar un turno específico a un horario diferente?

No hay forma de que los gerentes y los empleados se alerten mutuamente sobre estos cambios en el horario de los empleados. Excel simplemente no está diseñado para esto.

Cuando está creando manualmente un horario de empleados, Excel y las hojas de cálculo no evitarán que ocurran errores humanos. Las fórmulas solo pueden acertar hasta cierto punto.

Con un número extraviado, todo el sistema puede colapsar, y localizar esos errores también puede llevar mucho tiempo. Este es uno de los mayores problemas de programación que existen.

Y cuantas más hojas de cálculo actualice manualmente, mayores serán las posibilidades de error humano.

Otro problema al crear un horario de empleados: Excel limita la cantidad de información que puede poner en una hoja de cálculo antes de que las cosas comiencen a verse abrumadoras .

Si desea ingresar los detalles de cada turno, y no solo el nombre del turno y la hora, entonces el diseño de su horario de Excel parece que nunca termina. Será imposible revisar todo de una manera eficiente en el tiempo.

Con un programa de programación de empleados, puede poner todo tipo de detalles "dentro" de cada turno sin que su archivo parezca realmente enorme.

A pesar de sus capacidades de fórmula cuando se trata de crear un horario de empleados, Excel y otros programas de hojas de cálculo no tienen la capacidad de notificar a los usuarios sobre problemas de programación, como conflictos de turnos.

Entonces, ¿tiene un turno vacante pendiente? Excel no le informará sobre esto.

Necesita algún tipo de programa que realmente pueda impulsarlo y hacerle saber lo que falta en el horario de trabajo de sus empleados. Excel (desafortunadamente) garantiza que toda la responsabilidad recae sobre usted .

Seamos realistas: la mayoría de sus empleados (ya sea a tiempo parcial o completo) tienen teléfonos móviles. Y, sin embargo, es muy probable que no estén usando esta herramienta para acceder a sus horarios de turnos. Y si lo son, entonces esperar que vean una hoja de cálculo es mucho pedir.

Un horario (no importa cuán flexible sea) que sea realmente agradable a la vista es lo que se necesita si desea compartir los detalles de los turnos con sus empleados directamente en sus teléfonos.

Además, poder hacer cambios en el turno sin importar dónde se encuentre es mucho más conveniente que tener que abrir su computadora portátil o buscar una hoja de papel. Ahí es donde entra en juego una solución de programación de empleados todo en uno.

Connecteam: la forma más efectiva de programar a sus empleados

Connecteam es una aplicación de programación de empleados galardonada diseñada específicamente para la fuerza de trabajo móvil , incluidos los equipos remotos y los trabajadores sin escritorio.

Más de 20 000 empresas usan la aplicación todo en uno de Connecteam para programar a sus empleados y para muchos otros propósitos para mejorar sus operaciones comerciales diarias.

Si desea que sus empleados se mantengan actualizados sobre cuándo y dónde se supone que deben trabajar, pueden consultar fácilmente esta solución digital, en lugar de depender de métodos anticuados de programación como Microsoft Excel y hojas de cálculo (tanto digitales como en papel). basado).

Estas son solo algunas de las razones por las que Connecteam es la mejor alternativa a Microsoft Excel para la programación de los empleados:

Un ahorro de tiempo absoluto

Usted, el gerente, puede crear horarios rápidamente, que son visualmente fáciles de entender, ahorrándole tiempo y esfuerzo valiosos en el proceso. Por ejemplo:

• Supervise al 100 % el horario de sus empleados, con la capacidad de planificar, asignar y monitorear turnos fácilmente con solo unos pocos clics.
• La programación es completamente personalizable mediante la creación de varios tipos de turnos, como turnos recurrentes, turnos continuos, turnos duplicados y plantillas.

Su equipo está siempre en la misma página

Ya no hay más ida y vuelta con los empleados con respecto a su disponibilidad, preferencias de trabajo o cambios de turno. Por ejemplo:

• Cualquier cosa que usted o sus empleados actualicen en el cronograma notifica a todas las partes al instante .
• Connecteam también es una aplicación de comunicación eficaz para los empleados. Con un acceso directo directo a su función de chat, los empleados pueden comunicarse directamente con usted desde su turno, lo que hace que sea muy fácil hacer preguntas o aclarar cualquier duda sobre el turno.
• Ya no es necesario perseguir a sus empleados sobre la disponibilidad, ya que pueden aceptar, rechazar y reclamar turnos fácilmente según su disponibilidad.

Use Connecteam para satisfacer todas las necesidades de programación de sus empleados

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No más excusas

"Lo siento, debo haber perdido mi horario en papel de camino a casa". Esto ya no será un problema. Los empleados ya no pueden poner excusas por las que no se presentaron a un turno. ¿Cómo?

• Todos los detalles del turno son precisos y confirmados de antemano.
• Se recuerda a todos los usuarios que confirmen su asistencia, lo que garantiza una transparencia total en todos los ámbitos.

Todo lo que usted y sus empleados necesitan

Es muy fácil cargar toda la información relevante que sus empleados necesitan para sus turnos. Toda esta información vital es fácilmente accesible para sus empleados, desde la comodidad de su teléfono móvil. Los detalles de los turnos que se pueden cargar incluyen:

Y puede encargarse fácilmente de todo lo relacionado con el horario desde su teléfono, mientras está en movimiento (también hay una versión de escritorio).

¿Y lo que es más? Connecteam se puede utilizar para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados (con su reloj de tiempo del empleado), capacitar a los empleados, agilizar la comunicación y mantener el cumplimiento, independientemente de su ubicación.

Todo esto es de uso completamente gratuito para sus primeros 50 usuarios, e incluso lo ayudará a escalar su negocio.

La conclusión sobre el uso de Connecteam en lugar de Microsoft Excel

A estas alturas, debería quedar claro que cuando se trata de crear un horario de empleados, Excel y otras formas de hojas de cálculo son solo un gran dolor de cabeza .

No importa si necesita crear un horario de 4/10 o un horario de trabajo de 9/80. Cambiar a una solución de software de programación de empleados como Connecteam es absolutamente obvio.

Con Connecteam, puede aliviar todos los problemas de programación que surgen con el uso de Excel para la programación de los empleados. Éstos incluyen:

• Ahorre valioso tiempo y esfuerzo en sus operaciones diarias.
• Reduzca la cantidad de información que debe completarse manualmente.
• Comunique los cambios de turno con su fuerza laboral fácilmente.
• Elimina los errores humanos.
• Hacer que la información sea fácil de digerir.
• Haga que la programación sea amigable para el usuario y para dispositivos móviles.

Si desea obtener más información sobre la programación de turnos efectiva, consulte nuestra guía sobre cómo crear el horario de trabajo perfecto para su equipo.