Avis d'expédition préalable et guide EDI 856

Les surprises peuvent être amusantes, mais pas en matière d'expédition.

Les clients veulent savoir exactement quand attendre leur envoi, afin qu'ils puissent être prêts à le recevoir. Cela est particulièrement vrai pour les clients B2B, car les expéditions plus importantes nécessitent beaucoup plus de planification. Plus vous pouvez leur donner d'informations sur leur envoi, mieux c'est.

Un préavis d'expédition est un moyen courant pour les commerçants de tenir leurs clients informés de leurs expéditions, afin que les deux parties puissent rationaliser la gestion et la planification de leur chaîne d'approvisionnement.

Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un préavis d'expédition, comment il profite à votre entreprise et comment ShipBob peut aider votre entreprise de commerce électronique à se conformer à l'EDI.

Qu'est-ce qu'un préavis d'expédition (ASN) ?

Un préavis d'expédition (ou ASN) est un document EDI envoyé par l'expéditeur (généralement le commerçant) au destinataire contenant des informations détaillées sur un envoi entrant.

Cela inclut des détails tels que le contenu de l'envoi, le nombre d'articles inclus dans l'envoi, les caractéristiques physiques et le poids de l'envoi.

Ces informations sont destinées à aider le destinataire à préparer le processus de réception.

Avis d'expédition avancé vs EDI 856

"EDI 856" est un autre nom pour un préavis d'expédition. L'avis est envoyé au destinataire par échange de données informatisé (ou EDI), et possède donc un code de document EDI.

Que comprend un préavis d'expédition ?

Le contenu spécifique d'un préavis d'expédition peut varier en fonction des exigences de chaque partie et des besoins de la transaction.

Cependant, la plupart des ASN contiennent les détails clés suivants :

• Numéro de commande
• Numéro d'expédition
• Date d'expédition
• Date et heure de livraison prévues
• Expédier de et vers les informations (y compris les adresses)
• Détails de l'article et quantité
• Caractéristiques physiques (type d'emballage utilisé, etc.)
• Codes de palette
• Détails de suivi de l'expédition (numéro de suivi, numéro BOL, etc.)
• Détails de l'' emballage
• Informations sur le transporteur
• Numéros UCC 128/GS1

Prestations ASN

Les préavis d'expédition sont utiles pour les acheteurs et les vendeurs. Voici quelques-uns des principaux avantages des transactions EDI 856.

Augmente la visibilité de la chaîne d'approvisionnement

Les clients veulent savoir ce qui se passe avec leurs commandes, à la fois pour la tranquillité d'esprit et à des fins de planification.

En tenant les acheteurs informés des livraisons à venir, les avis d'expédition avancés créent plus de visibilité dans la chaîne d'approvisionnement et permettent aux clients de planifier plus précisément leurs besoins en main-d'œuvre et en inventaire.

Augmente la précision des stocks et des commandes

Les avis d'expédition avancés fournissent des détails qui peuvent aider les clients à suivre leur inventaire entrant et à améliorer la précision de l'inventaire.

Un ASN donne à l'acheteur une idée précise du moment où il recevra les réapprovisionnements de stock et des articles inclus ou non dans l'envoi.

Cela les aide à obtenir une meilleure image de l'état de leurs stocks, afin qu'ils puissent gérer leurs niveaux de stocks en conséquence et prendre des décisions plus éclairées concernant le réapprovisionnement, les prévisions et l'allocation des stocks.

De plus, une fois que le client reçoit l'envoi, il peut comparer ce qu'il a reçu avec les détails de l'ASN pour rechercher d'éventuelles divergences. Cela facilite la détection des erreurs et aide à maintenir les enregistrements du système d'inventaire exacts et à jour.

Améliore la gestion et la précision des commandes

Étant donné que les ASN sont envoyés via EDI, les informations ne sont pas saisies manuellement. Au lieu de cela, les données clés sont extraites directement de la commande et des documents d'expédition associés, ce qui minimise le risque d'erreur humaine et améliore la précision de la commande.

L'envoi d'un préavis d'expédition crée également une trace papier électronique de vos envois. En tant que tel, cela peut vous aider à mieux prévenir ou régler toute divergence ou mauvaise communication entre vous et votre partenaire commercial concernant les commandes à l'avenir.

Procédure ASN

En règle générale, le vendeur envoie une notification d'expédition préalable à l'acheteur dès que la commande est prête à être expédiée. L'ASN est vérifié via une interface ouverte de réception et modifie ensuite les niveaux de stock en transit.

L'ASN contient toutes les informations essentielles sur l'expédition - telles que le nombre d'articles et de cartons inclus, la manière dont ils sont emballés et leur poids - que l'acheteur peut utiliser pour réserver l'espace nécessaire dans son entrepôt et coordonner la réception.

Une fois que l'envoi arrive à destination, l'acheteur compare les marchandises physiques à l'ASN pour vérifier toute anomalie.

Comment devenir conforme EDI avec ShipBob

Les transactions et les communications EDI peuvent prêter à confusion. Pour les commerçants qui découvrent le B2B ou qui cherchent à simplifier le traitement omnicanal, ShipBob peut vous aider.

La suite d'exécution B2B de ShipBob pour la distribution au détail et le dropshipping facilite le maintien de la conformité EDI et l'échange de données rapide et précis avec vos partenaires commerciaux.

ShipBob est conforme à l'EDI avec des dizaines de grands détaillants - y compris Target, Macy's, Nordstrom, etc. - permettant à ShipBob de traiter et d'expédier vos commandes de gros et de livraison directe avec rapidité et facilité.

Les données de chaque bon de commande sont également automatiquement extraites du tableau de bord ShipBob, où vous pouvez gérer et surveiller toutes vos commandes (y compris les canaux DTC).

Dans l'ensemble, les solutions d'automatisation et d'omnifulfillment de ShipBob permettent un traitement et une exécution plus rapides des commandes, avec des communications EDI rationalisées et entièrement conformes. Avec ShipBob comme partenaire, vous pouvez exécuter tout type de commande plus rapidement, avec précision et fiabilité.

« Vendre sur les places de marché est déjà assez difficile, et la capacité de ShipBob à servir à la fois D2C et B2B nous a permis de mettre en place des procédures et des pratiques plus cohérentes sur nos différents canaux de vente. En plus de Chewy, nous exécutons également des commandes via Amazon, car ce sont les deux plus grands canaux de vente d'animaux de compagnie en ligne aux États-Unis.

Nous utilisons la solution EDI de ShipBob qui est connectée à notre plate-forme EDI tierce SPS Commerce pour nos commandes Chewy, et lorsque nous n'expédions pas directement à Amazon, nous comptons sur l'intégration directe de ShipBob avec Amazon pour les commandes FBA. Nous explorons même des canaux supplémentaires pris en charge par ShipBob, tels que Walmart.com.

Être une marque omnicanal est essentiel pour nous, afin que nous puissions atteindre plus d'amoureux des animaux de compagnie depuis plus d'endroits. Nous sommes heureux que ShipBob nous aide à répondre à la demande de tous les endroits où nous atteignons nos clients. »

Stéphanie Lee, COO chez PetLab

FAQ sur les avis d'expédition avancés

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux principales questions concernant les préavis d'expédition.

Qui délivre l'ASN ?

Le préavis d'expédition est émis par l'expéditeur, qui est généralement le vendeur ou le fournisseur qui envoie les marchandises à l'acheteur.

Comment puis-je obtenir un préavis d'expédition?

Si vous êtes l'expéditeur, vous pouvez obtenir un préavis d'expédition en le générant à l'aide d'un logiciel d'exécution compatible EDI. Si vous êtes l'acheteur, vous recevez un préavis d'expédition du vendeur qui vous envoie votre envoi.

Comment ShipBob peut-il aider avec ASN ?

ShipBob fournit une solution d'exécution conforme à l'EDI qui vous permet de collecter automatiquement des données de commande et d'expédition pertinentes pouvant être utilisées pour générer un avis d'expédition préalable.