Beneficios de la gestión de relaciones con proveedores [+Cómo mejorar el sistema SRM]

La mayoría de las empresas no pueden tener el 100% del control de su cadena de suministro.

Esto se debe a que la mayoría de las empresas confían en los proveedores para que les ayuden a adquirir, mover y, en última instancia, vender sus productos. Desde los mayoristas que suministran el inventario de materias primas hasta las empresas eléctricas que suministran la energía necesaria para su proceso de producción, los terceros desempeñan un papel fundamental en la cadena de suministro de su comercio electrónico.

Para algunos vendedores, la idea de depender de proveedores externos para inventario o servicios puede ser desalentadora. Pero con la estrategia adecuada de gestión de relaciones con los proveedores, puede crear asociaciones que agreguen valor tanto a su empresa como a la de su proveedor y, en última instancia, crear una cadena de suministro más optimizada.

En este artículo, cubriremos qué es la gestión de relaciones con proveedores, los pasos clave en el proceso de gestión de relaciones con proveedores, consejos para mejorar las relaciones con proveedores y más.

¿Qué es la gestión de relaciones con proveedores (SRM)?

La gestión de relaciones con proveedores (o SRM, por sus siglas en inglés) es el proceso de gestionar sus relaciones con vendedores o proveedores externos.

Implica evaluar sistemáticamente a los proveedores en función de sus activos y capacidades para determinar qué valor agregan a su estrategia comercial general, así como planificar cómo aumentar ese valor fortaleciendo esas relaciones.

Beneficios de mejorar las relaciones con los proveedores

Mejorar las relaciones con los proveedores no se trata solo de mejorar la relación, sino que se pueden obtener beneficios monetarios y estratégicos reales al administrar de manera proactiva sus relaciones con los proveedores.

Encuentre y conserve los proveedores adecuados

Los proveedores juegan un papel central en la generación de ingresos para su negocio y, por lo tanto, tienen un impacto significativo en el éxito de su negocio. Al tomarse el tiempo para atender cada relación con los proveedores, obtendrá nuevos conocimientos sobre qué proveedores lo están ayudando a tener éxito y cuáles lo están obstaculizando.

A partir de ahí, puede actuar en consecuencia, fortaleciendo sus relaciones con proveedores clave y cortando lazos con los ineficaces para crear una mejor cadena de suministro.

Mitigar los riesgos relacionados con los proveedores

El riesgo del proveedor es uno de los mayores desafíos de la industria. Los proveedores deben entregar bienes o servicios de alta calidad en el momento adecuado, de lo contrario, su negocio podría sufrir demoras costosas que luego interrumpirán toda la cadena de suministro.

El proceso de evaluación de proveedores en la gestión de relaciones con proveedores lo ayuda a identificar el riesgo del proveedor. Es posible que pueda descubrir riesgos relacionados con los proveedores, como problemas de calidad, demoras en la entrega, riesgos de cumplimiento, preocupaciones éticas y muchos otros.

La gestión de riesgos de proveedores le permite mitigar estos riesgos al brindarle visibilidad en tiempo real del desempeño y los datos de cada proveedor, para que pueda identificar señales de advertencia y actuar en consecuencia para evitar interrupciones.

Optimizar la cadena de valor y promover la innovación

Simplemente evaluando y prestando atención a las relaciones con los proveedores, puede identificar nuevas oportunidades o áreas de mejora en su cadena de suministro. Al aprovechar las relaciones clave, podrían trabajar juntos en nuevas innovaciones y ofrecer un mayor valor para todos los involucrados.

Reducir costos

En esencia, la gestión de la cadena de suministro se reduce a un solo objetivo: generar relaciones que sean más eficientes y mutuamente beneficiosas y que, por lo tanto, generen ahorros en los costos.

Una red de proveedores optimizada es rentable, por lo que administrar bien las relaciones con los proveedores puede reducir los costos generales de la cadena de suministro.

La gestión de las relaciones con los proveedores también implica prácticas como el análisis colaborativo de la cadena de suministro y la gestión conjunta de la demanda, que lo ayudan a identificar oportunidades de ahorro de costos al tiempo que abre debates sobre la eliminación de costos de ciertas áreas de la cadena de suministro.

“Necesitamos entregar de manera rápida y económica. Desde que cambiamos a ShipBob desde nuestro 3PL anterior, nuestro costo de cumplimiento en pedidos comparables se redujo en un 25 %.

Michael Peters, vicepresidente de operaciones de comercio electrónico en TB12

Enfoque reactivo versus estratégico para SRM

Tradicionalmente, ha habido dos enfoques para la gestión de las relaciones con los proveedores: reactivo y estratégico.

La gestión reactiva de las relaciones con los proveedores implica gestionar las relaciones con los proveedores solo cuando hay una interrupción o una situación desfavorable. Este enfoque tiene como objetivo resolver los problemas solo después de que surjan y solo se enfoca en mejorar el desempeño de los proveedores poco confiables.

La gestión estratégica de las relaciones con los proveedores, por otro lado, tiene como objetivo prevenir los problemas o interrupciones de los proveedores antes de que ocurran. A través de la evaluación sistemática de los proveedores y el desarrollo de una estrategia para administrar las relaciones, una empresa toma medidas proactivas para mitigar los riesgos al tiempo que fortalece sus relaciones con los proveedores.

Casi siempre es preferible un enfoque estratégico para la gestión de proveedores, ya que es mucho más fácil evitar los problemas de la cadena de suministro en primer lugar que solucionarlos. El enfoque estratégico aumenta la resiliencia de su cadena de suministro, al mismo tiempo que establece una comunicación y una relación más positivas y constructivas con los proveedores (lo cual es difícil de hacer cuando solo habla con su proveedor cuando las cosas van mal).

3 pasos clave en el proceso de gestión de relaciones con proveedores

Hay tres pasos principales en el proceso de gestión de relaciones con los proveedores.

Segmentación de proveedores

El primer paso consiste en segmentar a sus proveedores según diferentes categorías. Si bien las categorías exactas pueden variar para cada negocio, la clasificación generalmente segmenta a los proveedores por factores como el artículo, la complejidad del producto o servicio, el precio y el volumen de suministro.

El objetivo de la segmentación es determinar qué proveedores brindan el valor más estratégico para sus operaciones generales y cuáles representan el mayor riesgo para su negocio. Para evaluar este valor, cree un cuadro de mando de proveedor que refleje con precisión la contribución de cada proveedor al éxito de su negocio.

Lo que aporta valor a una empresa puede no aportar valor a otra. Sin embargo, algunos valores agregados comunes en los proveedores incluyen:

• Calidad de los productos o servicios.
• El tiempo de entrega
• Comunicación rápida y clara
• Transparencia y estándares éticos
• Precios rentables
• Capacidad de resolución de problemas
• Iniciativas de sostenibilidad

Para obtener el mejor resultado, asegúrese de realizar una segmentación de proveedores de toda la empresa anualmente y actualice sus evaluaciones con frecuencia.

Desarrollo de estrategias

A continuación, utilizando su tarjeta de puntuación y segmentos de proveedores, comience a diseñar estrategias sobre las mejores formas de interactuar con diferentes proveedores de acuerdo con sus necesidades comerciales. Tenga en cuenta que es posible que necesite una estrategia SRM diferente para cada segmento o incluso para proveedores dentro del mismo segmento.

Por ejemplo, si su cuadro de mando indica que sus proveedores de abastecimiento tienen dificultades para entregar el inventario a tiempo, su estrategia de mejora podría implicar reducir los plazos de entrega, investigar más proveedores locales o insistir en que su proveedor comunique de manera proactiva los retrasos en el proceso de adquisición.

Tenga en cuenta que cualquier estrategia debe funcionar tanto para su negocio como para el del proveedor. Esto es esencial para crear una relación mutuamente beneficiosa que impulse la innovación y el valor.

Ejecución estratégica y seguimiento

Una vez que tenga sus estrategias en su lugar, es hora de ejecutarlas de la manera más efectiva posible.

Para asegurarse de que está logrando los resultados deseados, deberá monitorear el desempeño de cada estrategia midiendo algunos KPI clave. Esto le permitirá comparar y trabajar continuamente para mejorar el desempeño del proveedor y hacer los ajustes necesarios con el tiempo.

Aunque las métricas específicas pueden variar para cada empresa, algunos de los KPI más importantes a medir son:

• Precisión del pedido
• Tasas de defectos
• Tiempo de ciclo de la orden de compra
• tiempo de entrega del proveedor
• Métricas de cumplimiento

Herramientas como las plataformas de procesamiento de pedidos, el software de seguimiento y gestión de inventario y los sistemas de gestión de almacenes facilitan la búsqueda y medición de estos KPI.

Cómo mejorar las relaciones con sus proveedores

Más allá del proceso estándar de SRM de 3 pasos, hay muchas otras formas de mejorar la gestión de las relaciones con los proveedores. Aquí hay algunas mejores prácticas para implementar en su SRM.

Construir asociaciones confiables

Una empresa eficaz ve y trata a sus proveedores no como transacciones, sino como verdaderos socios. Si construye sus relaciones con los proveedores sobre la base de la confianza y el entendimiento mutuos, es mucho más probable que ambas partes sean honestas entre sí e inviertan en el éxito mutuo.

La comunicación abierta y la transparencia son clave, así que comparta información, preguntas, inquietudes y actualizaciones con ellos, y escuche los suyos a cambio, y con el tiempo, puede ganar su lealtad.

“Como empresa familiar, era importante saber que nuestro negocio de cumplimiento continuaría siendo tratado de la misma manera que lo tratamos nosotros mismos, y definitivamente lo conseguimos con ShipBob”.

Sara Moradi y Amir Nizancevic, cofundadores de iVYVERDURE

Elija la calidad sobre la rentabilidad

Toda empresa quiere ahorrar dinero, pero nunca debe hacerlo a expensas de la calidad.

En el contexto de la gestión de las relaciones con los proveedores, esto significa que casi siempre vale la pena gastar un poco de dinero extra para garantizar un servicio rápido y de alta calidad. De lo contrario, podría enfrentar interrupciones costosas debido a retrasos en el cumplimiento y materiales deficientes de un proveedor poco confiable.

Durante la etapa de mapeo de valor de la gestión de relaciones con proveedores, puede determinar en qué áreas puede permitirse gastar menos y en qué áreas debe invertir más. Al asignar sus fondos estratégicamente y reducir los costos sin sacrificar la calidad, en última instancia obtendrá la mayor cantidad de ganancias.

Hacer pagos a tiempo

Así como debe confiar en que sus proveedores entregarán los productos a tiempo, ellos deben poder contar con usted para realizar los pagos a tiempo. No olvide que sus proveedores dependen de sus pagos para mantener sus procesos comerciales en funcionamiento, por lo que los retrasos constantes en los pagos podrían causar importantes interrupciones e inconvenientes para los proveedores.

Incluso en caso de problemas financieros que resulten en retrasos en los pagos, se debe comunicar con anticipación para mantener la transparencia y permitir que los proveedores realicen los preparativos necesarios. Esto lo ayuda a establecerse como un socio confiable y podría ayudarlo a ganar su confianza y lealtad a largo plazo.

Mantenga una línea de comunicación abierta

Las relaciones sólidas con los proveedores dependen en gran medida de una buena comunicación. Es crucial que mantenga una línea abierta de comunicación con todos sus proveedores, de modo que ambas partes puedan expresar fácilmente cualquier problema o actualización. Por ejemplo, deberían poder notificarle sobre retrasos o escasez en la producción o el cumplimiento con mucha anticipación.

Además, sus proveedores deben ser informados regularmente de cualquier plan, cambio y riesgo. Esto les ayudará a comprender dónde encajan, cómo les afectan sus estrategias y qué pueden hacer para contribuir. Facilite la resolución de cualquier problema de forma rápida y eficaz.

Construir contratos justos

Cuando haya elegido los proveedores con los que desea trabajar, asegúrese de redactar y firmar un contrato detallado.

El contrato debe describir claramente lo que cada parte espera de la otra en términos de servicio, precio, condiciones de pago, condiciones de entrega y comunicaciones como mínimo. Cuando su acuerdo está bien documentado, minimiza el riesgo de confusión y la posibilidad de disputas.

También es importante que el acuerdo sea justo para ambas partes. Esto aumentará la probabilidad de que cada parte respete los términos del acuerdo. Si desea que sea una relación a largo plazo, trate de no establecer términos que sean irrazonables o inalcanzables.

Recopilar datos relevantes para evaluar riesgos

Los riesgos relacionados con los proveedores pueden representar una grave amenaza para la cadena de suministro, por lo que es crucial evaluar constantemente los riesgos, especialmente antes de incorporarlos a su negocio.

Cuando busque nuevos proveedores, verifique siempre su área de especialización y solicite referencias, preferiblemente de empresas similares a la suya. Además, recopile la siguiente información de cada posible proveedor:

• ¿Cuántos años han estado en el negocio?
• Qué trabajo han hecho en el pasado
• Cómo manejan típicamente una crisis
• Cuán financieramente estables son.
• Cómo se compara su precio con otros candidatos
• Si tienen la capacidad y la infraestructura para manejar sus pedidos

Este tipo de evaluación detallada de proveedores lo ayudará a predecir los riesgos y seleccionar los proveedores más adecuados.

Hacer uso de las tecnologías disponibles

Los últimos avances en tecnología están haciendo que la gestión de las relaciones con los proveedores sea mucho más fluida. El software SRM le permite realizar un seguimiento de toda la información del proveedor en un solo lugar, para que pueda monitorear el rendimiento y obtener informes que puede usar para tomar decisiones informadas.

El software también le permite mantener cuadros de mando de proveedores para que pueda identificar fácilmente qué relaciones aprovechar. Incluso puede encontrar software SRM habilitado para IA que le proporcione alertas de gestión de riesgos automatizadas, lo que le ayudará a tomar decisiones oportunas para mitigar los riesgos relacionados con los proveedores.

“Estoy obsesionado con el tablero de ShipBob: todo lo que necesito saber está ahí. Si quiero saber análisis de envío o precios de envío, todo está ahí y es muy transparente.

Me encanta la herramienta de análisis de ShipBob. Me gusta poder ver los últimos siete días de costos de envío. Es muy bueno ver exactamente cuál es el costo de envío promedio y asegurarse de que el número que mi tienda Shopify tiene clientes que pagan coincida con lo que está en el tablero de ShipBob.

Tener ese tipo de métricas a mano en cualquier momento es increíble. Nunca he experimentado eso antes. Es genial saber que cada vez que estoy interesado en verificar datos, puedo iniciar sesión de inmediato sin tener que enviar un correo electrónico a nadie para obtener respuestas”.

Nichole Jacklyne, fundadora de Slime por Nichole Jacklyne

Añade un 3PL a tu círculo profesional

Más allá de sus asociaciones con los proveedores, es posible que necesite otras entidades externas para que sus operaciones de comercio electrónico funcionen sin problemas.

Para las empresas que buscan optimizar sus operaciones de almacenamiento, cumplimiento y envío de inventario, asociarse con un proveedor de logística externo (3PL) como ShipBob puede poner su negocio en el camino hacia el éxito, mientras le ahorra tiempo y dinero.

ShipBob ofrece soluciones de cumplimiento subcontratadas a nivel de Amazon, por lo que puede dejar todo el proceso de cumplimiento en manos de expertos. Puede aprovechar nuestra red distribuida de centros de cumplimiento para almacenar su inventario y dejar que nuestro equipo de cumplimiento profesional se encargue de todo, desde la recepción de pedidos hasta la selección y el embalaje.

Con altas tasas de precisión de pedidos y eficiencia de cumplimiento, sus clientes recibirán exactamente lo que ordenaron en 2 días, mientras usted supervisa todos los pedidos, niveles de inventario y análisis clave desde su panel de control de ShipBob. La visibilidad en tiempo real que proporciona nuestro software puede incluso ayudarlo a medir los KPI y evaluar a sus proveedores utilizando los datos rastreados en su tablero.

Si está interesado en obtener más información sobre cómo ShipBob puede asociarse con usted para eliminar más actividades de la cadena de suministro, haga clic en el botón a continuación.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de relaciones con proveedores (SRM)

Aquí hay respuestas a las principales preguntas sobre la gestión de relaciones con proveedores (SRM).

¿Por qué es importante la relación con el proveedor?

La relación de una empresa con sus proveedores es importante porque los proveedores desempeñan un papel central en la generación de ingresos, lo que posteriormente afecta los resultados de una empresa. Para maximizar los ingresos, una empresa debe forjar relaciones con los proveedores que sean mutuamente beneficiosas, eficientes, honestas, comunicativas y colaborativas.

¿Cómo construir una buena relación con sus proveedores?

Puede construir una buena relación con sus proveedores manteniendo una línea de comunicación abierta, pagándoles a tiempo, elaborando contratos mutuamente beneficiosos y tratándolos como socios estratégicos para generar confianza bidireccional.

¿Cuáles son las 3 C de una relación saludable con los proveedores?

La colaboración, la coordinación y la cooperación son las 3 C de una relación saludable con los proveedores.