Manfaat Manajemen Hubungan Pemasok [+Cara Meningkatkan Sistem SRM]

Sebagian besar bisnis tidak dapat 100% mengendalikan rantai pasokan mereka.

Ini karena sebagian besar bisnis bergantung pada pemasok untuk membantu mereka mendapatkan, memindahkan, dan akhirnya menjual produk mereka. Dari grosir yang memasok persediaan bahan baku hingga perusahaan listrik yang memasok daya yang dibutuhkan untuk proses produksi Anda, pihak ketiga memainkan peran penting dalam rantai pasokan e-niaga Anda.

Untuk beberapa penjual, gagasan untuk bergantung pada pemasok luar untuk persediaan atau layanan dapat menjadi hal yang menakutkan. Namun dengan strategi manajemen hubungan pemasok yang tepat, Anda dapat membangun kemitraan yang menambah nilai bagi bisnis Anda dan pemasok Anda, dan pada akhirnya menciptakan rantai pasokan yang lebih optimal.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu manajemen hubungan pemasok, langkah-langkah kunci dalam proses manajemen hubungan pemasok, tip untuk meningkatkan hubungan pemasok, dan banyak lagi.

Apa itu manajemen hubungan pemasok (SRM)?

Manajemen hubungan pemasok (atau SRM) adalah proses mengelola hubungan Anda dengan vendor atau pemasok pihak ketiga.

Ini melibatkan evaluasi vendor secara sistematis berdasarkan aset dan kemampuan mereka untuk menentukan nilai apa yang mereka tambahkan ke strategi bisnis Anda secara keseluruhan, serta merencanakan bagaimana meningkatkan nilai tersebut dengan memperkuat hubungan tersebut.

Manfaat meningkatkan hubungan pemasok

Meningkatkan hubungan pemasok bukan hanya tentang meningkatkan hubungan baik — melainkan, ada manfaat moneter dan strategis nyata yang dapat diperoleh dari mengelola hubungan pemasok Anda secara proaktif.

Temukan dan pertahankan pemasok yang tepat

Pemasok memainkan peran sentral dalam mendorong pendapatan untuk bisnis Anda, dan karena itu memiliki dampak yang signifikan terhadap kesuksesan bisnis Anda. Dengan meluangkan waktu untuk menghadiri setiap hubungan pemasok, Anda akan memperoleh wawasan baru tentang pemasok mana yang membantu Anda sukses dan mana yang menghalangi Anda.

Dari sana, Anda dapat bertindak sesuai, memperkuat hubungan Anda dengan pemasok utama dan memutuskan hubungan dengan pemasok yang tidak efektif untuk menciptakan rantai pasokan yang lebih baik.

Mengurangi risiko terkait pemasok

Risiko pemasok adalah salah satu tantangan terbesar dalam industri ini. Vendor perlu mengirimkan barang atau jasa berkualitas tinggi pada waktu yang tepat, atau bisnis Anda dapat mengalami penundaan yang mahal yang kemudian akan mengganggu seluruh rantai pasokan.

Proses evaluasi vendor dalam manajemen hubungan pemasok membantu Anda mengidentifikasi risiko pemasok. Anda mungkin dapat mengungkap risiko terkait pemasok seperti masalah kualitas, keterlambatan pengiriman, risiko kepatuhan, masalah etika, atau sejumlah lainnya.

Manajemen risiko pemasok memungkinkan Anda untuk mengurangi risiko ini dengan memberi Anda visibilitas waktu nyata ke dalam kinerja dan data setiap pemasok, sehingga Anda dapat mengidentifikasi tanda-tanda peringatan dan menindaklanjutinya untuk menghindari gangguan.

Optimalkan rantai nilai dan promosikan inovasi

Cukup dengan menilai dan memperhatikan hubungan pemasok, Anda dapat mengidentifikasi peluang baru atau bidang peningkatan dalam rantai pasokan Anda. Dengan memanfaatkan hubungan utama, Anda dapat mengerjakan inovasi baru bersama-sama, dan memberikan nilai yang lebih besar bagi semua orang yang terlibat.

Kurangi biaya

Pada intinya, manajemen rantai pasokan bermuara pada satu tujuan: menghasilkan hubungan yang lebih efisien dan saling menguntungkan, dan karenanya menghasilkan penghematan biaya.

Jaringan pemasok yang disederhanakan adalah jaringan yang hemat biaya, jadi mengelola hubungan pemasok dengan baik dapat menurunkan biaya rantai pasokan Anda secara keseluruhan.

Manajemen hubungan pemasok juga melibatkan praktik seperti analisis rantai pasokan kolaboratif dan manajemen permintaan bersama, yang membantu Anda menentukan peluang penghematan biaya sambil membuka diskusi tentang penghapusan biaya dari area tertentu dari rantai pasokan.

“Kita harus mengirimkan dengan cepat dan murah. Sejak beralih ke ShipBob dari 3PL kami sebelumnya, biaya pemenuhan kami pada pesanan yang sebanding turun 25%.”

Michael Peters, Wakil Presiden Operasi E-Commerce di TB12

Pendekatan reaktif vs. strategis untuk SRM

Secara tradisional, ada dua pendekatan untuk manajemen hubungan pemasok: reaktif dan strategis.

Manajemen hubungan pemasok reaktif melibatkan pengelolaan hubungan pemasok hanya ketika ada gangguan atau situasi yang tidak menguntungkan. Pendekatan ini bertujuan untuk menyelesaikan masalah hanya setelah masalah itu muncul, dan hanya berfokus pada peningkatan kinerja pemasok yang tidak dapat diandalkan.

Manajemen hubungan pemasok strategis, di sisi lain, bertujuan untuk mencegah masalah atau gangguan pemasok sebelum terjadi. Melalui evaluasi pemasok secara sistematis dan mengembangkan strategi untuk mengelola hubungan, bisnis mengambil langkah proaktif untuk mengurangi risiko sekaligus memperkuat hubungan pemasok mereka.

Pendekatan strategis terhadap manajemen pemasok hampir selalu lebih disukai, karena jauh lebih mudah untuk menghindari masalah rantai pasokan daripada memperbaikinya. Pendekatan strategis meningkatkan ketahanan rantai pasokan Anda, sekaligus membangun komunikasi dan hubungan pemasok yang lebih positif dan konstruktif (yang sulit dilakukan ketika Anda hanya berbicara dengan pemasok Anda ketika ada masalah).

3 langkah kunci dalam proses manajemen hubungan pemasok

Ada tiga langkah utama dalam proses manajemen hubungan pemasok.

Segmentasi pemasok

Langkah pertama melibatkan segmentasi vendor Anda menurut kategori yang berbeda. Sementara kategori yang tepat dapat bervariasi untuk setiap bisnis, klasifikasi biasanya mengelompokkan pemasok berdasarkan faktor-faktor seperti item, kompleksitas produk atau layanan, harga, dan volume pasokan.

Tujuan segmentasi adalah untuk mengetahui pemasok mana yang memberikan nilai paling strategis bagi keseluruhan operasi Anda, dan mana yang menimbulkan risiko paling besar bagi bisnis Anda. Untuk menilai nilai ini, buat kartu skor pemasok yang secara akurat mencerminkan kontribusi setiap pemasok terhadap kesuksesan bisnis Anda.

Apa yang membawa nilai bagi satu perusahaan mungkin tidak membawa nilai bagi perusahaan lain. Namun, beberapa nilai tambah umum di pemasok meliputi:

• Kualitas produk atau layanan
• Pengiriman tepat waktu
• Komunikasi yang cepat dan jelas
• Transparansi dan standar etika
• Harga hemat biaya
• Kemampuan pemecahan masalah
• Inisiatif keberlanjutan

Untuk hasil terbaik, pastikan untuk melakukan segmentasi pemasok di seluruh perusahaan setiap tahun, dan perbarui penilaian Anda sesering mungkin.

Pengembangan strategi

Selanjutnya, dengan menggunakan kartu skor dan segmen pemasok Anda, mulailah menyusun strategi cara terbaik untuk berinteraksi dengan pemasok yang berbeda sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ingatlah bahwa Anda mungkin memerlukan strategi SRM yang berbeda untuk setiap segmen atau bahkan untuk pemasok dalam segmen yang sama.

Misalnya, jika kartu skor Anda menunjukkan bahwa pemasok sumber Anda berjuang untuk mengirimkan inventaris tepat waktu, strategi peningkatan Anda dapat melibatkan pengurangan waktu tunggu, meneliti lebih banyak pemasok lokal, atau bersikeras bahwa pemasok Anda secara proaktif mengomunikasikan penundaan dalam proses pengadaan.

Ingatlah bahwa strategi apa pun harus berhasil baik untuk bisnis Anda maupun pemasok. Hal ini penting untuk menciptakan hubungan yang saling menguntungkan yang mendorong inovasi dan nilai.

Eksekusi dan pemantauan strategis

Setelah Anda memiliki strategi, saatnya untuk menjalankannya dengan cara seefektif mungkin.

Untuk memastikan bahwa Anda mencapai hasil yang diinginkan, Anda perlu memantau kinerja setiap strategi dengan mengukur beberapa KPI utama. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat tolok ukur dan terus berupaya meningkatkan kinerja pemasok, dan membuat penyesuaian yang diperlukan dari waktu ke waktu.

Meskipun metrik spesifik dapat bervariasi untuk setiap perusahaan, beberapa KPI yang paling penting untuk diukur adalah:

• Akurasi pesanan
• Tingkat cacat
• Waktu siklus pesanan pembelian
• Waktu tunggu pemasok
• Metrik kepatuhan

Alat seperti platform pemrosesan pesanan, manajemen inventaris dan perangkat lunak pelacakan, dan sistem manajemen gudang memudahkan untuk menemukan dan mengukur KPI ini.

Bagaimana meningkatkan hubungan pemasok Anda

Di luar proses SRM 3 langkah standar, ada banyak cara lain yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan manajemen hubungan pemasok Anda. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk diterapkan di SRM Anda.

Bangun kemitraan yang dapat dipercaya

Bisnis yang efektif memandang dan memperlakukan pemasoknya bukan sebagai transaksi, tetapi sebagai mitra sejati. Jika Anda membangun hubungan Anda dengan pemasok atas dasar saling percaya dan pengertian, kedua belah pihak akan jauh lebih mungkin untuk jujur ​​satu sama lain, dan berinvestasi dalam kesuksesan satu sama lain.

Komunikasi terbuka dan transparansi adalah kuncinya, jadi bagikan informasi, pertanyaan, kekhawatiran, dan pembaruan dengan mereka, dan dengarkan mereka sebagai balasannya — dan seiring waktu, Anda dapat memenangkan kesetiaan mereka.

“Sebagai bisnis milik keluarga, penting untuk mengetahui bahwa bisnis pemenuhan kami akan terus diperlakukan dengan cara yang sama seperti kami memperlakukannya sendiri — dan kami pasti mendapatkannya dengan ShipBob.”

Sara Moradi & Amir Nizancevic, Pendiri iVYVERDURE

Pilih kualitas daripada efisiensi biaya

Setiap bisnis ingin menghemat uang, tetapi Anda tidak boleh melakukannya dengan mengorbankan kualitas.

Dalam konteks manajemen hubungan pemasok, ini berarti hampir selalu layak untuk mengeluarkan sedikit uang ekstra untuk memastikan kualitas tinggi dan layanan cepat. Jika tidak, Anda dapat menghadapi gangguan yang mahal karena pemenuhan yang tertunda dan material di bawah standar dari pemasok yang tidak dapat diandalkan.

Selama tahap pemetaan nilai manajemen hubungan pemasok, Anda dapat menentukan area mana yang dapat Anda belanjakan lebih sedikit, dan area mana yang harus Anda investasikan lebih banyak. Dengan mengalokasikan dana Anda secara strategis dan memotong biaya tanpa mengorbankan kualitas, pada akhirnya Anda akan mendapatkan keuntungan paling besar.

Lakukan pembayaran tepat waktu

Sama seperti Anda harus memercayai pemasok Anda untuk mengirimkan produk tepat waktu, mereka juga harus dapat mengandalkan Anda untuk melakukan pembayaran tepat waktu. Jangan lupa bahwa pemasok Anda mengandalkan pembayaran Anda untuk menjaga agar proses bisnis mereka tetap berjalan, sehingga penundaan pembayaran yang terus-menerus dapat menyebabkan gangguan dan ketidaknyamanan yang signifikan bagi pemasok.

Bahkan jika ada tantangan keuangan yang mengakibatkan pembayaran tertunda, hal itu harus dikomunikasikan sebelumnya untuk menjaga transparansi dan memungkinkan vendor untuk membuat persiapan yang diperlukan. Ini membantu Anda menetapkan diri Anda sebagai mitra yang dapat diandalkan dan dapat membantu Anda memenangkan kepercayaan dan kesetiaan mereka dalam jangka panjang.

Pertahankan jalur komunikasi yang terbuka

Hubungan pemasok yang kuat sangat bergantung pada komunikasi yang baik. Sangat penting bagi Anda untuk menjaga jalur komunikasi terbuka dengan semua pemasok Anda, sehingga kedua belah pihak dapat dengan mudah menyuarakan masalah atau pembaruan apa pun. Misalnya, mereka harus dapat memberi tahu Anda tentang penundaan atau kekurangan produksi atau pemenuhan jauh sebelumnya.

Selain itu, pemasok Anda harus diberi tahu secara teratur tentang rencana, perubahan, dan risiko apa pun. Ini akan membantu mereka memahami di mana mereka cocok, bagaimana strategi Anda memengaruhi mereka, dan apa yang dapat mereka lakukan untuk berkontribusi. Permudah untuk mengatasi masalah apa pun dengan cepat dan efektif.

Bangun kontrak yang adil

Ketika Anda telah memilih pemasok yang ingin Anda ajak bekerja sama, pastikan untuk membuat konsep dan menandatangani kontrak yang terperinci.

Kontrak harus dengan jelas menguraikan apa yang diharapkan masing-masing pihak dari pihak lain dalam hal layanan, harga, persyaratan pembayaran, persyaratan pengiriman, dan komunikasi setidaknya. Ketika kesepakatan Anda didokumentasikan dengan baik, itu meminimalkan risiko kebingungan dan kemungkinan perselisihan.

Penting juga bahwa perjanjian itu adil bagi kedua belah pihak. Ini akan meningkatkan kemungkinan ketentuan perjanjian diikuti oleh masing-masing pihak. Jika Anda ingin membuatnya menjadi hubungan jangka panjang, cobalah untuk tidak mengeluarkan istilah yang tidak masuk akal atau tidak dapat dicapai.

Kumpulkan data yang relevan untuk mengevaluasi risiko

Risiko terkait pemasok dapat menimbulkan ancaman serius bagi rantai pasokan, yang membuatnya penting untuk terus-menerus mengevaluasi risiko — terutama sebelum menerapkannya ke bisnis Anda.

Saat mencari pemasok baru, selalu periksa bidang keahlian mereka dan mintalah referensi, sebaiknya dari bisnis yang serupa dengan milik Anda. Selain itu, kumpulkan informasi berikut dari setiap pemasok potensial:

• Sudah berapa tahun mereka berbisnis?
• Pekerjaan apa yang telah mereka lakukan di masa lalu
• Bagaimana mereka biasanya menangani krisis
• Betapa stabilnya mereka secara finansial.
• Bagaimana harga mereka dibandingkan dengan kandidat lain
• Apakah mereka memiliki kapasitas dan infrastruktur untuk menangani pesanan Anda

Jenis evaluasi vendor terperinci ini akan membantu Anda memprediksi risiko dan mempersempit pemasok yang paling sesuai.

Manfaatkan teknologi yang tersedia

Kemajuan terbaru dalam teknologi membuat manajemen hubungan pemasok jauh lebih mulus. Perangkat lunak SRM memungkinkan Anda untuk melacak semua informasi pemasok di satu tempat, sehingga Anda dapat memantau kinerja dan mendapatkan laporan yang dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan yang tepat.

Perangkat lunak ini juga memungkinkan Anda memelihara kartu skor pemasok sehingga Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi hubungan mana yang akan dimanfaatkan. Anda bahkan dapat menemukan perangkat lunak SRM berkemampuan AI yang memberi Anda peringatan manajemen risiko otomatis, yang membantu Anda membuat keputusan tepat waktu untuk mengurangi risiko terkait pemasok.

“Saya terobsesi dengan dasbor ShipBob – semua yang perlu saya ketahui ada di sana. Jika saya ingin mengetahui analisis pengiriman atau harga pengiriman, semuanya ada di sana dan sangat transparan.

Saya suka alat analitik ShipBob. Saya senang bisa melihat biaya pengiriman tujuh hari terakhir. Sangat menyenangkan untuk melihat dengan tepat berapa biaya pengiriman rata-rata dan memastikan nomor yang pelanggan bayarkan di toko Shopify saya cocok dengan yang ada di dasbor ShipBob.

Memiliki metrik semacam itu pada titik mana pun sungguh luar biasa. Saya tidak pernah mengalami itu sebelumnya. Sangat menyenangkan mengetahui bahwa setiap kali saya tertarik untuk memeriksa data, saya dapat langsung masuk tanpa harus mengirim email kepada siapa pun untuk mendapatkan jawaban.”

Nichole Jacklyne, Pendiri Slime oleh Nichole Jacklyne

Tambahkan 3PL ke lingkaran profesional Anda

Di luar kemitraan Anda dengan pemasok, Anda mungkin memerlukan entitas luar lainnya untuk menjaga operasi e-niaga Anda berjalan mulus.

Untuk bisnis yang ingin mengoptimalkan penyimpanan inventaris, pemenuhan, dan operasi pengiriman, bermitra dengan penyedia logistik pihak ketiga (3PL) seperti ShipBob dapat mengarahkan bisnis Anda menuju kesuksesan, sekaligus menghemat waktu dan uang Anda.

ShipBob menawarkan solusi pemenuhan outsourcing tingkat Amazon, sehingga Anda dapat menyerahkan seluruh proses pemenuhan Anda kepada para ahli. Anda dapat memanfaatkan jaringan pusat pemenuhan terdistribusi kami untuk menyimpan inventaris Anda, dan membiarkan tim pemenuhan profesional kami menangani semuanya mulai dari penerimaan pesanan hingga pengambilan dan pengepakan.

Dengan tingkat akurasi pesanan yang tinggi dan efisiensi pemenuhan, pelanggan Anda akan menerima dengan tepat apa yang mereka pesan dalam 2 hari, sementara Anda memantau semua pesanan, tingkat inventaris, dan analitik utama dari dasbor ShipBob Anda. Visibilitas waktu nyata yang disediakan perangkat lunak kami bahkan dapat membantu Anda mengukur KPI, dan mengevaluasi pemasok Anda menggunakan data yang dilacak di dasbor Anda.

Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana ShipBob dapat bermitra dengan Anda untuk mengambil lebih banyak aktivitas rantai pasokan dari piring Anda, klik tombol di bawah ini.

FAQ manajemen hubungan pemasok (SRM)

Berikut adalah jawaban atas pertanyaan teratas tentang manajemen hubungan pemasok (SRM).

Mengapa hubungan pemasok penting?

Hubungan bisnis dengan pemasoknya penting karena pemasok memainkan peran sentral dalam mendorong pendapatan, yang selanjutnya berdampak pada laba bisnis. Untuk memaksimalkan pendapatan, bisnis harus menjalin hubungan pemasok yang saling menguntungkan, efisien, jujur, komunikatif, dan kolaboratif.

Bagaimana membangun hubungan yang baik dengan pemasok Anda?

Anda dapat membangun hubungan yang baik dengan pemasok Anda dengan mempertahankan jalur komunikasi yang terbuka, membayar mereka tepat waktu, membuat kontrak yang saling menguntungkan, dan memperlakukan mereka sebagai mitra strategis untuk membangun kepercayaan dua arah.

Apa 3 C dari hubungan pemasok yang sehat?

Kolaborasi, koordinasi, dan kerja sama adalah 3 C dari hubungan pemasok yang sehat.