如何為您的企業創建新聞資料袋

新聞資料袋是圖像、情況說明書、徽標、視頻和其他資產以及有關您的業務的事實信息的集合。 它提供了記者在撰寫有關您的業務的故事時可能需要的所有背景信息。

顧名思義，新聞資料袋（有時稱為媒體資料袋）對記者和媒體很有幫助。 它是您公共關係外展的重要組成部分，也是您在媒體上開展業務的有用幫助。 但是，什麼元素才能成為完美的新聞資料袋，讓您的小型企業獲得成功所需的宣傳？

新聞資料袋的格式

您的媒體資料包包含信息，而如今這些信息大多以電子格式提供。 它也可以是印刷的小包，但今天的印刷更不尋常。

對於電子新聞資料袋：

• 大多數公司在其網站上提供標識、視頻、照片、概況介紹、管理層簡歷、其他新聞報導和其他項目的信息和鏈接。
• 新聞資料包鏈接和資產匯集在公司網站上的新聞頁面、媒體中心或關於頁面上。
• 網頁或部分是公開的，因此訪問者和記者可以找到並下載他們需要的內容。

當然，您可以隨時根據要求以 PowerPoint 幻燈片或 PDF 的形式通過電子郵件發送信息。 或者，如果需要，只需發送您的徽標、產品圖片和文檔等文件。 一些大型企業有私人新聞中心，需要在記者聯繫他們後才提供密碼。

對於大多數小型企業來說，最好讓您的新聞資料袋盡可能地自助服務。 這意味著，在線加載精選的新聞資料包，並讓它們可以在公共網頁或您網站的部分上訪問——無需密碼。 每六個月（或更快）更新您的新聞資料袋，以保持材料新鮮。

使信息在網上公開訪問對您來說效率更高。 想想一遍又一遍地為每個媒體請求單獨組裝項目需要多少時間。 此外，讓您的網站 24/7 隨時可用的信息是增加您的企業獲得媒體報導的機會的簡單方法。 據您所知，記者、YouTuber、Instagrammer 或博主正在尋找有關您公司的事實——而從未與您聯繫。 確保他們能找到它！

Buffer 有一個適合小型企業效仿的在線媒體工具包的很好示例。

您的新聞資料袋必須具備的 10 件事

新聞資料袋需要多個組件才能有效。 基本上，您的媒體資料包應包括記者可能需要報導您的業務的所有內容。 由於每個故事都是不同的，這可能包含廣泛的類別。 以下是講述強大品牌故事的一些重要元素，可能會讓您計劃與之合作的任何媒體或內容創作者感興趣。

一、公司背景

您的新聞資料袋應該讓媒體機構更容易找到有關您組織的基本信息。 包括您的公司歷史、使命宣言、資金來源以及與潛在媒體報導相關的任何其他公司信息。 這通常用於在文章或專題的結尾填寫有關您公司的背景信息。

2. 團隊簡介

您的團隊也可能與潛在的新聞報導有關。 如果他們中的任何人計劃就您的公司或您所在行業的熱門話題進行採訪，則尤其如此。 基本上，這些簡歷應該通過在一個小簡介中提供他們的資格和成就來增加可信度。 包括您的創始人或聯合創始人、董事會和領導團隊的執行簡歷。 您還可以包括媒體關係人員的聯繫信息。

3. 重要新聞稿

每次新產品發布或公司發生變化時，您都可能會發送新聞稿。 除了將它們直接發送給新聞界成員和/或在新聞稿發佈網站上，​​您還應該在您的新聞資料袋中選擇它們。 它們可以是完整的文檔或 PDF 格式。 包括任何強調貴公司價值觀、商品、服務或領導團隊的新聞稿。 對任何內容對貴公司的發展軌跡產生重大影響的媒體發布給予特別考慮。 確保包括您的公關團隊的電子郵件地址、社交媒體資料和其他聯繫信息。

4. 產品或服務情況說明書

您發送新聞資料包的任何媒體聯繫人很有可能會對您提供的產品或服務感興趣。 一份簡單的情況說明書應該為他們提供涵蓋您的產品所需的所有背景。 例如，如果您的公司銷售軟件程序，要點應包括發布日期、功能、價格和價值主張。 如果您的公司銷售市場研究等服務，請在您的情況說明書中包括該流程的工作原理和任何定價信息。

5. 案例研究

案例研究可以為媒體聯繫人提供關於您的產品或服務如何幫助客戶的社會證據。 這部分應該解釋客戶的問題，解釋你的產品或服務如何幫助，然後列出結果。 例如，業務顧問可以解釋他們如何幫助客戶發展業務。 或者潛在客戶生成服務可以解釋他們的潛在客戶如何為特定客戶增加收入。 在您的媒體工具包的自己的部分中添加一些，以便記者輕鬆地將它們編織成一個故事。

6. 新聞報導

新聞報導是在公共關係材料中提供社會證明的另一種方式。 包括鏈接、屏幕截圖、視頻或高分辨率圖像，其中包含有關您公司的故事。 請務必包含以您的產品、服務或領導團隊為特色的新聞稿和文章。 但是，您還可以包含新聞劫持示例，以展示您的團隊如何為有關其他主題的媒體報導提供專業知識。 遵循相關的公共關係提示可以幫助您增加新聞報導以填寫此部分。

7. 獎項和成就

多年來，您的企業可能積累了一些獎項或榮譽。 這提供了貴公司成就的證明，並可作為有價值的背景信息。 也許您的產品已獲得消費者群體的認可，或者您的公司獲得了行業組織的獎項。 包括獲獎公告和鏈接，以及解釋每一個的新聞稿。

8. 高分辨率圖像和視頻

媒體可能需要照片和視頻來包含有關您的業務的故事。 這使這些網點更容易獲得展示您的業務所需的一切。 這些媒體資產應包括您的產品或服務、公司徽標和領導團隊的高分辨率照片。 您還可以包括對團隊成員的視頻採訪、幕後參觀以及您舉辦的活動的報導。

9. 聯繫方式

媒體工具包還應該使新聞媒體更容易報導您的業務。 這意味著可以很容易地提出問題。 包括公關團隊成員的姓名、地址和電話號碼。 您還應該包括一個電子郵件地址，甚至可能包括社交媒體句柄，以使人們可以輕鬆地在線與您聯繫。 在您的新聞資料袋中包含完整列表。 並概述在特定情況下應聯繫哪些代表。 例如，您可能有一名團隊成員來協助與您的領導團隊進行面談。 另一個可能會提供有關產品或服務的信息。

10. 報價單和常見問題

新聞資料袋還應包括對常見問題的引用和回答。 來自高管和團隊成員的引語使媒體可以輕鬆地為故事添加評論。 常見問題解答部分可幫助他們避免冗長的採訪，一遍又一遍地涵蓋相同的要點。 例如，如果您要推出新產品，您的宣傳資料包可能包含兩到三個關於該項目將如何提高客戶可用性的引述。 那麼您的常見問題解答可能包含以下內容：該產品將在哪些商店或哪些商店有售？ 它解決了什麼問題？ 它要花多少錢？ 可以將其視為新聞媒體可能需要報導您的業務的所有內容的一站式商店。

新聞資料袋和營銷資料袋有什麼區別？

新聞資料袋的設計考慮了媒體成員。 它旨在幫助促進在印刷和在線媒體中對您的品牌的報導。 因此，所有項目都應該具有新聞價值，並以某種方式與新聞報導相關。 營銷工具包是針對客戶的。 因此，它應該包含與幫助人們做出購買決定相關的信息。