Come creare una cartella stampa per la tua azienda

Una cartella stampa è una raccolta di immagini, schede informative, loghi, video e altre risorse insieme a informazioni concrete sulla tua attività. Fornisce tutto ciò di cui un giornalista potrebbe aver bisogno come informazioni di base per scrivere una storia sulla tua attività.

Come suggerisce il nome, una cartella stampa, a volte chiamata kit multimediale, è utile per giornalisti e media. Ed è una parte essenziale della tua sensibilizzazione alle pubbliche relazioni e un aiuto utile per portare la tua attività nei media. Ma quali elementi rendono la cartella stampa perfetta per dare alla tua piccola impresa la pubblicità di cui hai bisogno per il successo?

Formato della tua cartella stampa

Il tuo media kit è composto da informazioni e oggi tali informazioni sono fornite principalmente in formato elettronico. Può anche essere un pacchetto stampato, ma la stampa è più insolita oggi.

Per una cartella stampa elettronica:

• La maggior parte delle aziende fornisce informazioni e collegamenti sul proprio sito Web a loghi, video, foto, schede informative, biografie di gestione, altre notizie sulla stampa e articoli aggiuntivi.
• I collegamenti e le risorse della cartella stampa sono raccolti in una pagina Stampa, Media Center o pagina Informazioni sul sito Web dell'azienda.
• La pagina o la sezione web è pubblica, quindi visitatori e giornalisti possono trovare e scaricare ciò di cui hanno bisogno.

Naturalmente, è sempre possibile inviare via e-mail informazioni sotto forma di presentazione PowerPoint o PDF, su richiesta. Oppure invia semplicemente file come il tuo logo, immagini del prodotto e documenti, se richiesto. Alcune grandi imprese dispongono di centri stampa privati ​​che richiedono una password che viene fornita solo dopo che un giornalista li ha contattati.

Per la maggior parte delle piccole imprese, è meglio rendere la cartella stampa il più self-service possibile. Ciò significa caricare online una buona selezione di materiali per cartelle stampa e renderli accessibili su una pagina Web pubblica o una sezione del tuo sito Web, senza bisogno di password. Aggiorna la tua cartella stampa ogni sei mesi (o prima) per mantenere i materiali freschi.

Rendere le informazioni pubblicamente accessibili online è più efficiente per te. Pensa a quanto tempo ci vorrebbe per assemblare gli elementi singolarmente per ogni richiesta multimediale, più e più volte. Inoltre, avere le informazioni prontamente disponibili sul tuo sito web 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è un modo semplice per aumentare le possibilità che la tua azienda ottenga copertura mediatica. Per quanto ne sai, un giornalista, YouTuber, Instagrammer o blogger è alla ricerca di fatti sulla tua azienda in questo momento, senza mai contattarti. Assicurati che lo trovino!

Buffer offre un buon esempio di kit multimediale online adatto a una piccola impresa da emulare.

10 cose che la tua cartella stampa deve avere

Le cartelle stampa necessitano di più componenti per essere efficaci. Fondamentalmente, il tuo kit multimediale dovrebbe includere tutto ciò di cui i giornalisti potrebbero aver bisogno per coprire la tua attività. Poiché ogni storia è diversa, questo può comprendere un'ampia gamma di categorie. Ecco alcuni elementi importanti per raccontare una storia di marca potente che potrebbe interessare qualsiasi media o creatore di contenuti con cui prevedi di lavorare.

1. Contesto aziendale

La tua cartella stampa dovrebbe consentire ai media di trovare facilmente le informazioni di base sulla tua organizzazione. Includi la storia della tua azienda, la dichiarazione di intenti, le fonti di finanziamento e qualsiasi altra informazione aziendale che sarebbe rilevante per una potenziale copertura mediatica. Viene spesso utilizzato per inserire informazioni di base sulla tua azienda verso la fine di un articolo o di una funzione.

2. Bios della squadra

Il tuo team potrebbe anche essere rilevante per potenziali articoli di stampa. Ciò è particolarmente vero se qualcuno di loro prevede di rilasciare interviste sulla tua azienda o su argomenti di tendenza nel tuo settore. Fondamentalmente, queste biografie dovrebbero aggiungere credibilità offrendo le loro qualifiche e risultati in un piccolo blurb. Includi le biografie esecutive del tuo fondatore o co-fondatore, del consiglio di amministrazione e del gruppo dirigente. Puoi anche includere informazioni di contatto per il personale addetto alle relazioni con i media.

3. Comunicati stampa importanti

Probabilmente invii un comunicato stampa ogni volta che viene lanciato un nuovo prodotto o qualcosa cambia nella tua azienda. Oltre a inviarli direttamente ai membri della stampa e/o sui siti di distribuzione dei comunicati stampa, dovresti comunque includerne una selezione nella tua cartella stampa. Possono essere documenti completi o in formato PDF. Includi qualsiasi comunicato stampa che metta in evidenza i valori, i beni, i servizi o il team di leadership della tua azienda. Presta particolare attenzione a qualsiasi comunicato stampa con contenuti che ha avuto un impatto importante sulla traiettoria della tua azienda. Assicurati di includere l'indirizzo e-mail, i profili dei social media e altre informazioni di contatto per il tuo team di pubbliche relazioni.

4. Schede informative sui prodotti o servizi

Ci sono buone probabilità che qualsiasi contatto dei media a cui invii la tua cartella stampa sia interessato ai prodotti o ai servizi che offri. Una semplice scheda informativa dovrebbe fornire loro tutto lo sfondo di cui hanno bisogno per coprire le tue offerte. Ad esempio, se la tua azienda vende un programma software, i punti elenco dovrebbero includere la data di lancio, le caratteristiche, il prezzo e la proposta di valore. Se la tua azienda vende un servizio come una ricerca di mercato, includi come funziona il processo e qualsiasi informazione sui prezzi nella tua scheda informativa.

5. Casi di studio

I casi di studio possono fornire prove sociali ai contatti dei media su come il tuo prodotto o servizio aiuta i clienti. Questa sezione dovrebbe spiegare il problema del cliente, spiegare in che modo il tuo prodotto o servizio è stato d'aiuto e quindi illustrare il risultato. Ad esempio, un consulente aziendale potrebbe spiegare come ha aiutato i clienti a far crescere le loro operazioni. Oppure un servizio di lead generation potrebbe spiegare come i loro lead abbiano aumentato le entrate per clienti specifici. Aggiungine una manciata alla propria sezione del tuo media kit per consentire ai giornalisti di intrecciarli facilmente in una storia.

6. Copertura stampa

La copertura stampa è un altro modo per fornire prove sociali nei tuoi materiali di pubbliche relazioni. Includi collegamenti, schermate, video o immagini ad alta risoluzione che presentano storie sulla tua azienda. Assicurati di includere comunicati stampa e articoli che presentano i tuoi prodotti, servizi o team di leadership. Tuttavia, puoi anche includere esempi di newsjacking che mostrano come il tuo team può offrire esperienza alle storie dei media su altri argomenti. Seguendo i suggerimenti pertinenti sulle pubbliche relazioni puoi aumentare la copertura della stampa per compilare questa sezione.

7. Premi e risultati

Nel corso degli anni, la tua azienda potrebbe aver accumulato alcuni premi o riconoscimenti. Ciò offre una prova dei risultati raggiunti dalla tua azienda e può fungere da preziose informazioni di base. Forse il tuo prodotto ha ricevuto il riconoscimento da un gruppo di consumatori o la tua azienda ha vinto un premio da un'organizzazione del settore. Includi annunci e link sui premi, insieme a un comunicato stampa che spieghi ciascuno di essi.

8. Immagini e video ad alta risoluzione

È probabile che i media abbiano bisogno di foto e video da includere nelle storie sulla tua attività. Ciò rende più facile per questi punti vendita ottenere tutto ciò di cui hanno bisogno per presentare la tua attività. Queste risorse multimediali dovrebbero includere foto ad alta risoluzione dei tuoi prodotti o servizi, il logo dell'azienda e il team dirigenziale. Puoi anche includere interviste video con i membri del team, tour dietro le quinte e copertura di eventi che hai ospitato.

9. Informazioni di contatto

I kit multimediali dovrebbero anche rendere facile per i punti stampa la copertura della tua attività. Ciò significa semplificare il contatto con le domande. Includi nomi, indirizzi e numeri di telefono di coloro che fanno parte del tuo team di pubbliche relazioni. Dovresti anche includere un indirizzo e-mail e potenzialmente anche gli handle dei social media per consentire alle persone di contattarti online facilmente. Includere un elenco completo nella cartella stampa. E delineare quali rappresentanti dovrebbero essere contattati in casi specifici. Ad esempio, potresti avere un membro del team per facilitare i colloqui con il tuo gruppo dirigente. E un altro può offrire informazioni su prodotti o servizi.

10. Foglio preventivo e FAQ

Le cartelle stampa dovrebbero anche includere citazioni e risposte alle domande più frequenti. Le citazioni dei dirigenti e dei membri del team rendono facile per i punti vendita aggiungere commenti alle storie. E una sezione FAQ li aiuta a evitare lunghe interviste che coprono gli stessi punti più e più volte. Ad esempio, se stai lanciando un nuovo prodotto, la tua cartella stampa potrebbe contenere due o tre citazioni su come l'articolo migliorerà l'usabilità per i clienti. Quindi le tue FAQ possono contenere cose come: In quale negozio o negozi sarà disponibile il prodotto? Che problema risolve? Quanto costerà? Pensa a questo come a uno sportello unico per tutto ciò di cui un punto stampa potrebbe aver bisogno per coprire la tua attività.

Qual è la differenza tra una cartella stampa e una cartella di marketing?

Una cartella stampa è progettata pensando ai membri dei media. Ha lo scopo di aiutare a facilitare la copertura del tuo marchio sulla stampa e sui media online. Quindi tutti gli articoli dovrebbero essere degni di nota e in qualche modo rilevanti per le notizie di stampa. Un kit di marketing è rivolto ai clienti. Quindi dovrebbe contenere informazioni rilevanti per aiutare le persone a prendere decisioni di acquisto.