如何为您的企业创建新闻资料袋

新闻资料袋是图像、情况说明书、徽标、视频和其他资产以及有关您的业务的事实信息的集合。 它提供了记者在撰写有关您的业务的故事时可能需要的所有背景信息。

顾名思义，新闻资料袋（有时称为媒体资料袋）对记者和媒体很有帮助。 它是您公共关系外展的重要组成部分，也是您在媒体上开展业务的有用帮助。 但是，什么元素才能成为完美的新闻资料袋，让您的小型企业获得成功所需的宣传？

新闻资料袋的格式

您的媒体资料包包含信息，而如今这些信息大多以电子格式提供。 它也可以是印刷的小包，但今天的印刷更不寻常。

对于电子新闻资料袋：

• 大多数公司在其网站上提供标识、视频、照片、概况介绍、管理层简历、其他新闻报道和其他项目的信息和链接。
• 新闻资料包链接和资产汇集在公司网站上的新闻页面、媒体中心或关于页面上。
• 网页或部分是公开的，因此访问者和记者可以找到并下载他们需要的内容。

当然，您可以随时根据要求以 PowerPoint 幻灯片或 PDF 的形式通过电子邮件发送信息。 或者，如果需要，只需发送您的徽标、产品图片和文档等文件。 一些大型企业有私人新闻中心，需要在记者联系他们后才提供密码。

对于大多数小型企业来说，最好让您的新闻资料袋尽可能地自助服务。 这意味着，在线加载精选的新闻资料包，并让它们可以在公共网页或您网站的部分上访问——无需密码。 每六个月（或更快）更新您的新闻资料袋，以保持材料新鲜。

使信息在网上公开访问对您来说效率更高。 想想一遍又一遍地为每个媒体请求单独组装项目需要多少时间。 此外，让您的网站 24/7 随时可用的信息是增加您的企业获得媒体报道的机会的简单方法。 据您所知，记者、YouTuber、Instagrammer 或博主正在寻找有关您公司的事实——而从未与您联系。 确保他们能找到它！

Buffer 有一个适合小型企业效仿的在线媒体工具包的很好示例。

您的新闻资料袋必须具备的 10 件事

新闻资料袋需要多个组件才能有效。 基本上，您的媒体资料包应包括记者可能需要报道您的业务的所有内容。 由于每个故事都是不同的，这可能包含广泛的类别。 以下是讲述强大品牌故事的一些重要元素，可能会让您计划与之合作的任何媒体或内容创作者感兴趣。

一、公司背景

您的新闻资料袋应该让媒体机构更容易找到有关您组织的基本信息。 包括您的公司历史、使命宣言、资金来源以及与潜在媒体报道相关的任何其他公司信息。 这通常用于在文章或专题的结尾填写有关您公司的背景信息。

2. 团队简介

您的团队也可能与潜在的新闻报道有关。 如果他们中的任何人计划就您的公司或您所在行业的热门话题进行采访，则尤其如此。 基本上，这些简历应该通过在一个小简介中提供他们的资格和成就来增加可信度。 包括您的创始人或联合创始人、董事会和领导团队的执行简历。 您还可以包括媒体关系人员的联系信息。

3. 重要新闻稿

每次新产品发布或公司发生变化时，您都可能会发送新闻稿。 除了将它们直接发送给新闻界成员和/或在新闻稿发布网站上，您还应该在您的新闻资料袋中选择它们。 它们可以是完整的文档或 PDF 格式。 包括任何强调贵公司价值观、商品、服务或领导团队的新闻稿。 对任何内容对贵公司的发展轨迹产生重大影响的媒体发布给予特别考虑。 确保包括您的公关团队的电子邮件地址、社交媒体资料和其他联系信息。

4. 产品或服务情况说明书

您发送新闻资料包的任何媒体联系人很有可能会对您提供的产品或服务感兴趣。 一份简单的情况说明书应该为他们提供涵盖您的产品所需的所有背景。 例如，如果您的公司销售软件程序，要点应包括发布日期、功能、价格和价值主张。 如果您的公司销售市场研究等服务，请在您的情况说明书中包括该流程的工作原理和任何定价信息。

5. 案例研究

案例研究可以为媒体联系人提供关于您的产品或服务如何帮助客户的社会证据。 这部分应该解释客户的问题，解释你的产品或服务如何帮助，然后列出结果。 例如，业务顾问可以解释他们如何帮助客户发展业务。 或者潜在客户生成服务可以解释他们的潜在客户如何为特定客户增加收入。 在您的媒体工具包的自己的部分中添加一些，以便记者轻松地将它们编织成一个故事。

6. 新闻报道

新闻报道是在公共关系材料中提供社会证明的另一种方式。 包括链接、屏幕截图、视频或高分辨率图像，其中包含有关您公司的故事。 请务必包含以您的产品、服务或领导团队为特色的新闻稿和文章。 但是，您还可以包含新闻劫持示例，以展示您的团队如何为有关其他主题的媒体报道提供专业知识。 遵循相关的公共关系提示可以帮助您增加新闻报道以填写此部分。

7. 奖项和成就

多年来，您的企业可能积累了一些奖项或荣誉。 这提供了贵公司成就的证明，并可作为有价值的背景信息。 也许您的产品已获得消费者群体的认可，或者您的公司获得了行业组织的奖项。 包括获奖公告和链接，以及解释每一个的新闻稿。

8. 高分辨率图像和视频

媒体可能需要照片和视频来包含有关您的业务的故事。 这使这些网点更容易获得展示您的业务所需的一切。 这些媒体资产应包括您的产品或服务、公司徽标和领导团队的高分辨率照片。 您还可以包括对团队成员的视频采访、幕后参观以及您举办的活动的报道。

9. 联系方式

媒体工具包还应该使新闻媒体更容易报道您的业务。 这意味着可以很容易地提出问题。 包括公关团队成员的姓名、地址和电话号码。 您还应该包括一个电子邮件地址，甚至可能包括社交媒体句柄，以使人们可以轻松地在线与您联系。 在您的新闻资料袋中包含完整列表。 并概述在特定情况下应联系哪些代表。 例如，您可能有一名团队成员来协助与您的领导团队进行面谈。 另一个可能会提供有关产品或服务的信息。

10. 报价单和常见问题

新闻资料袋还应包括对常见问题的引用和回答。 来自高管和团队成员的引语使媒体可以轻松地为故事添加评论。 常见问题解答部分可帮助他们避免冗长的采访，一遍又一遍地涵盖相同的要点。 例如，如果您要推出新产品，您的宣传资料包可能包含两到三个关于该项目将如何提高客户可用性的引述。 那么您的常见问题解答可能包含以下内容：该产品将在哪些商店或哪些商店有售？ 它解决了什么问题？ 它要花多少钱？ 可以将其视为新闻媒体可能需要报道您的业务的所有内容的一站式商店。

新闻资料袋和营销资料袋有什么区别？

新闻资料袋的设计考虑了媒体成员。 它旨在帮助促进在印刷和在线媒体中对您的品牌的报道。 因此，所有项目都应该具有新闻价值，并以某种方式与新闻报道相关。 营销工具包是针对客户的。 因此，它应该包含与帮助人们做出购买决定相关的信息。