كيفية إنشاء ملف صحفي لعملك

المجموعة الصحفية عبارة عن مجموعة من الصور وصحائف الوقائع والشعارات ومقاطع الفيديو والأصول الأخرى جنبًا إلى جنب مع المعلومات الواقعية حول عملك. يوفر كل شيء قد يحتاجه الصحفي كمعلومات أساسية لكتابة قصة عن عملك.

كما يوحي الاسم ، فإن المجموعة الصحفية - التي تسمى أحيانًا مجموعة الوسائط - مفيدة للصحفيين ووسائل الإعلام. وهي جزء أساسي من التوعية بالعلاقات العامة ومساعدة مفيدة في نشر عملك في وسائل الإعلام. ولكن ما هي العناصر التي تجعل المجموعة الصحفية المثالية تجعل عملك الصغير الدعاية التي تحتاجها للنجاح؟

شكل ملفك الصحفي

تتكون مجموعة الوسائط الخاصة بك من معلومات واليوم يتم توفير هذه المعلومات في الغالب بتنسيق إلكتروني. يمكن أن تكون أيضًا حزمة مطبوعة ، لكن الطباعة أصبحت أكثر غرابة اليوم.

بالنسبة للمجموعة الصحفية الإلكترونية:

• توفر معظم الشركات معلومات وروابط على موقعها على الويب للشعارات ومقاطع الفيديو والصور وصحائف الوقائع وسير الإدارة والتغطية الصحفية الأخرى وعناصر إضافية.
• يتم تجميع روابط وأصول الملفات الصحفية في صفحة "الصحافة" أو "المركز الإعلامي" أو صفحة "حول" على موقع الشركة على الويب.
• صفحة الويب أو القسم عام ، لذلك يمكن للزوار والصحفيين العثور على ما يحتاجون إليه وتنزيله.

بالطبع ، يمكنك دائمًا إرسال المعلومات بالبريد الإلكتروني في شكل مجموعة شرائح PowerPoint أو PDF ، عند الطلب. أو ببساطة أرسل ملفات مثل شعارك وصور المنتج والمستندات إذا طُلب منك ذلك. بعض المؤسسات الكبرى لديها مراكز صحفية خاصة تتطلب كلمة مرور لا يتم توفيرها إلا بعد أن يتصل بها الصحفي.

بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة ، من الأفضل أن تجعل مجموعتك الصحفية ذاتية الخدمة قدر الإمكان. هذا يعني ، تحميل مجموعة جيدة من مواد الملف الصحفي عبر الإنترنت وإتاحتها على صفحة ويب عامة أو قسم من موقع الويب الخاص بك - لا يلزم إدخال كلمة مرور. قم بتحديث ملفك الصحفي كل ستة أشهر (أو قبل ذلك) للحفاظ على المواد جديدة.

جعل المعلومات متاحة للجمهور عبر الإنترنت أكثر فعالية بالنسبة لك. فكر في مقدار الوقت المستغرق لتجميع العناصر بشكل فردي لكل طلب وسائط ، مرارًا وتكرارًا. أيضًا ، يعد توفير المعلومات بسهولة على موقع الويب الخاص بك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع طريقة سهلة لزيادة فرص حصول عملك على تغطية إعلامية. لكل ما تعرفه ، يبحث المراسل أو YouTuber أو Instagrammer أو المدون عن حقائق حول شركتك في هذه اللحظة - دون الاتصال بك على الإطلاق. تأكد من أنهم يستطيعون العثور عليه!

يحتوي Buffer على مثال جيد لمجموعة وسائط عبر الإنترنت مناسبة للشركات الصغيرة لمحاكاتها.

10 أشياء يجب أن تكون في ملفك الصحفي

تحتاج الأدوات الصحفية إلى مكونات متعددة لتكون فعالة. بشكل أساسي ، يجب أن تتضمن مجموعة الوسائط الخاصة بك كل ما قد يحتاجه الصحفيون لتغطية أعمالك. نظرًا لأن كل قصة مختلفة ، فقد يشمل ذلك مجموعة واسعة من الفئات. فيما يلي بعض العناصر المهمة لإخبار قصة علامة تجارية قوية قد تهم أي منفذ وسائط أو صانع محتوى تخطط للعمل معه.

1. خلفية الشركة

يجب أن تسهل مجموعة أدواتك الصحفية على وسائل الإعلام العثور على المعلومات الأساسية حول مؤسستك. قم بتضمين تاريخ شركتك وبيان المهمة ومصادر التمويل وأي معلومات أخرى عن الشركة قد تكون ذات صلة بالتغطية الإعلامية المحتملة. غالبًا ما يستخدم هذا لملء معلومات أساسية عن شركتك في نهاية المقالة أو الميزة.

2. فريق السير

قد يكون فريقك أيضًا ذا صلة بالقصص الصحفية المحتملة. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان أي منهم يخطط لإجراء مقابلات حول شركتك أو الموضوعات الشائعة في مجال عملك. بشكل أساسي ، يجب أن تضيف هذه السير المصداقية من خلال تقديم مؤهلاتهم وإنجازاتهم في دعاية صغيرة واحدة. قم بتضمين السير التنفيذية لمؤسسك أو المؤسس المشارك ومجلس الإدارة وفريق القيادة. يمكنك أيضًا تضمين معلومات الاتصال لموظفي العلاقات الإعلامية.

3. البيانات الصحفية الهامة

من المحتمل أن ترسل بيانًا صحفيًا في كل مرة يتم فيها إطلاق منتج جديد أو تغيير شيء ما في شركتك. بالإضافة إلى إرسالها مباشرة إلى أعضاء الصحافة و / أو على مواقع توزيع البيانات الصحفية ، لا يزال يتعين عليك تضمين مجموعة مختارة منها في ملفك الصحفي. يمكن أن تكون مستندات كاملة أو بتنسيق PDF. قم بتضمين أي بيان صحفي يسلط الضوء على قيم شركتك أو سلعها أو خدماتها أو فريق القيادة. امنح اهتمامًا خاصًا لأي إصدار إعلامي به محتوى كان له تأثير كبير على مسار شركتك. تأكد من تضمين عنوان البريد الإلكتروني وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية ومعلومات الاتصال الأخرى لفريق العلاقات العامة الخاص بك.

4. صحائف بيانات المنتج أو الخدمة

هناك فرصة جيدة أن يهتم أي اتصال إعلامي ترسل إليه مجموعة الصحافة بالمنتجات أو الخدمات التي تقدمها. يجب أن تمنحهم ورقة الحقائق البسيطة كل المعلومات الأساسية التي يحتاجونها لتغطية عروضك. على سبيل المثال ، إذا كانت شركتك تبيع برنامجًا ، فيجب أن تتضمن النقاط النقطية تاريخ الإطلاق والميزات والسعر وعرض القيمة. إذا كانت شركتك تبيع خدمة مثل أبحاث السوق ، فقم بتضمين كيفية عمل العملية وأي معلومات تسعير في ورقة الحقائق الخاصة بك.

5. دراسات الحالة

يمكن أن توفر دراسات الحالة دليلًا اجتماعيًا لجهات الاتصال الإعلامية حول كيفية مساعدة منتجك أو خدمتك للعملاء. يجب أن يشرح هذا القسم مشكلة العميل ، ويشرح كيف ساعد منتجك أو خدمتك ، ثم يحدد النتيجة. على سبيل المثال ، يمكن لمستشار الأعمال أن يشرح كيف ساعد العملاء على تنمية عملياتهم. أو يمكن أن تشرح خدمة إنشاء قوائم العملاء المحتملين كيف زاد العملاء المحتملون من عائدات عملاء محددين. أضف حفنة إلى القسم الخاص بها من مجموعة الوسائط الخاصة بك لتسهيل قيام المراسلين بنسخهم في قصة.

6. التغطية الصحفية

التغطية الصحفية هي طريقة أخرى لتقديم دليل اجتماعي في مواد العلاقات العامة الخاصة بك. قم بتضمين روابط أو لقطات شاشة أو مقاطع فيديو أو صور عالية الدقة تعرض قصصًا عن شركتك. تأكد من تضمين البيانات الصحفية والمقالات التي تعرض منتجاتك أو خدماتك أو فريق القيادة. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا تضمين أمثلة على التقاط الأخبار التي توضح كيف يمكن لفريقك تقديم الخبرة للقصص الإعلامية حول مواضيع أخرى. يمكن أن يساعدك اتباع نصائح العلاقات العامة ذات الصلة في زيادة تغطيتك الصحفية لملء هذا القسم.

7. الجوائز والإنجازات

على مر السنين ، قد يكون عملك قد قام بتخزين بعض الجوائز أو التكريم. يقدم هذا دليلاً على إنجازات شركتك ويمكن أن يكون بمثابة معلومات أساسية قيمة. ربما حصل منتجك على تقدير من مجموعة مستهلكين ، أو ربحت شركتك جائزة من مؤسسة صناعية. قم بتضمين إعلانات وروابط الجوائز ، إلى جانب بيان صحفي يشرح كل منها.

8. صور عالية الدقة ومقاطع فيديو

من المحتمل أن تحتاج وسائل الإعلام إلى صور ومقاطع فيديو لتضمينها مع قصص عن عملك. هذا يسهل على هذه المنافذ الحصول على كل ما تحتاجه لتمييز عملك. يجب أن تتضمن أصول الوسائط هذه صورًا عالية الدقة لمنتجاتك أو خدماتك وشعار الشركة وفريق القيادة. يمكنك أيضًا تضمين مقابلات فيديو مع أعضاء الفريق ، والجولات وراء الكواليس ، وتغطية الأحداث التي استضفتها.

9. معلومات الاتصال

يجب أن تسهل مجموعات الوسائط أيضًا على المنافذ الصحفية تغطية أعمالك. وهذا يعني تسهيل التواصل مع الأسئلة. قم بتضمين الأسماء والعناوين وأرقام الهواتف الخاصة بفريق العلاقات العامة. يجب عليك أيضًا تضمين عنوان بريد إلكتروني وربما حتى مقابض الوسائط الاجتماعية لتسهيل اتصال الأشخاص بك عبر الإنترنت. قم بتضمين قائمة كاملة في ملفك الصحفي. وحدد الممثلين الذين يجب الاتصال بهم في حالات محددة. على سبيل المثال ، قد يكون لديك عضو في الفريق لتسهيل المقابلات مع فريق قيادتك. وآخر قد يقدم معلومات حول المنتجات أو الخدمة.

10. ورقة الاقتباس والأسئلة الشائعة

يجب أن تتضمن الملفات الصحفية أيضًا اقتباسات وإجابات على الأسئلة المتداولة. تجعل الاقتباسات من المديرين التنفيذيين وأعضاء الفريق من السهل على المنافذ الإعلامية إضافة تعليق على القصص. ويساعدهم قسم الأسئلة الشائعة على تجنب المقابلات المطولة التي تغطي نفس النقاط مرارًا وتكرارًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تطلق منتجًا جديدًا ، فقد تحتوي مجموعة أدواتك الصحفية على علامتين أو ثلاثة اقتباسات حول كيفية تحسين العنصر لقابلية الاستخدام للعملاء. ثم قد تحتوي الأسئلة الشائعة الخاصة بك على أشياء مثل: في أي متجر أو متجر سيكون المنتج متاحًا؟ ما المشكلة التي لا حل؟ كم ستكون التكلفة؟ فكر في هذا باعتباره متجرًا واحدًا لكل شيء قد يحتاجه منفذ الصحافة لتغطية عملك.

ما الفرق بين الملف الصحفي ومجموعة أدوات التسويق؟

تم تصميم مجموعة المواد الصحفية مع وضع أعضاء وسائل الإعلام في الاعتبار. يهدف إلى المساعدة في تسهيل تغطية علامتك التجارية في وسائل الإعلام المطبوعة وعبر الإنترنت. لذلك يجب أن تكون جميع العناصر ذات أهمية إخبارية وذات صلة بالقصص الصحفية بطريقة ما. مجموعة أدوات التسويق تستهدف العملاء. لذلك يجب أن يحتوي على معلومات ذات صلة بمساعدة الأشخاص في اتخاذ قرارات الشراء.