วิธีสร้าง Press Kit สำหรับธุรกิจของคุณ

ชุดสื่อสิ่งพิมพ์คือชุดของรูปภาพ แผ่นข้อมูล โลโก้ วิดีโอ และทรัพย์สินอื่นๆ พร้อมด้วยข้อมูลข้อเท็จจริงเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ มีทุกสิ่งที่นักข่าวอาจต้องการเป็นข้อมูลพื้นฐานในการเขียนเรื่องราวเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

ตามชื่อที่แนะนำ ชุดสื่อ - บางครั้งเรียกว่าชุดสื่อ - มีประโยชน์สำหรับนักข่าวและสื่อ และเป็นส่วนสำคัญของการประชาสัมพันธ์และความช่วยเหลือที่เป็นประโยชน์ในการนำธุรกิจของคุณไปสู่สื่อ แต่องค์ประกอบใดบ้างที่ทำให้ชุดสื่อสมบูรณ์แบบเพื่อให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้รับการประชาสัมพันธ์ที่คุณต้องการเพื่อความสำเร็จ

รูปแบบของชุดสื่อของคุณ

ชุดสื่อของคุณประกอบด้วยข้อมูลและในปัจจุบันนี้ข้อมูลส่วนใหญ่มีให้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังสามารถเป็นแพ็คเก็ตที่พิมพ์ได้ แต่การพิมพ์นั้นผิดปกติมากขึ้นในปัจจุบัน

สำหรับชุดอุปกรณ์กดอิเล็กทรอนิกส์:

• บริษัทส่วนใหญ่ให้ข้อมูลและลิงก์บนเว็บไซต์เพื่อไปยังโลโก้ วิดีโอ ภาพถ่าย เอกสารข้อมูล ประวัติการจัดการ การรายงานข่าวอื่นๆ และรายการเพิ่มเติม
• ลิงค์และแอสเซทของสื่อต่างๆ จะรวมอยู่ในหน้าข่าว, Media Center หรือหน้าเกี่ยวกับบนเว็บไซต์ของบริษัท
• หน้าเว็บหรือส่วนต่างๆ เป็นแบบสาธารณะ ดังนั้นผู้เยี่ยมชมและนักข่าวจึงสามารถค้นหาและดาวน์โหลดสิ่งที่ต้องการได้

แน่นอน คุณสามารถส่งอีเมลข้อมูลในรูปแบบของชุดสไลด์ PowerPoint หรือ PDF ได้ทุกเมื่อเมื่อแจ้งความประสงค์ หรือเพียงแค่ส่งไฟล์ เช่น โลโก้ รูปภาพผลิตภัณฑ์ และเอกสารของคุณ หากมีการร้องขอ องค์กรขนาดใหญ่บางแห่งมีศูนย์ข่าวส่วนตัวที่ต้องใช้รหัสผ่านซึ่งจะมีให้หลังจากนักข่าวติดต่อพวกเขาเท่านั้น

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดคือทำให้ชุดสื่อของคุณเป็นแบบบริการตนเองให้ได้มากที่สุด ซึ่งหมายความว่า ให้โหลดสื่อสิ่งพิมพ์ที่มีให้เลือกมากมายทางออนไลน์ และสามารถเข้าถึงได้จากหน้าเว็บสาธารณะหรือส่วนต่างๆ ของเว็บไซต์ของคุณ โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน อัปเดตชุดสื่อสิ่งพิมพ์ของคุณทุก ๆ หกเดือน (หรือเร็วกว่านั้น) เพื่อรักษาความสดใหม่

การทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้แบบสาธารณะทางออนไลน์นั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าสำหรับคุณ ลองนึกถึงเวลาที่ต้องใช้ในการรวบรวมแต่ละรายการสำหรับคำขอของสื่อแต่ละครั้งซ้ำแล้วซ้ำอีก นอกจากนี้ การมีข้อมูลพร้อมใช้งานบนเว็บไซต์ของคุณทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงเป็นวิธีที่ง่ายในการเพิ่มโอกาสที่ธุรกิจของคุณจะได้รับสื่อ เท่าที่ทราบ นักข่าว YouTuber Instagrammer หรือบล็อกเกอร์กำลังมองหาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบริษัทของคุณในนาทีนี้ โดยไม่ต้องติดต่อคุณเลย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาหามันเจอ!

บัฟเฟอร์มีตัวอย่างที่ดีของชุดสื่อออนไลน์ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่จะเลียนแบบ

10 สิ่งที่ชุดสื่อของคุณต้องมี

ชุดกดต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่างจึงจะมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไป ชุดสื่อของคุณควรรวมทุกอย่างที่นักข่าวอาจจำเป็นต้องใช้เพื่อครอบคลุมธุรกิจของคุณ เนื่องจากเรื่องราวแต่ละเรื่องมีความแตกต่างกัน อาจมีหมวดหมู่ที่หลากหลาย ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญบางส่วนในการบอกเล่าเรื่องราวของแบรนด์ที่ทรงพลังที่อาจสนใจสื่อหรือผู้สร้างเนื้อหาที่คุณวางแผนจะร่วมงานด้วย

1. ความเป็นมาของบริษัท

ชุดสื่อสิ่งพิมพ์ของคุณควรช่วยให้สื่อต่างๆ ค้นหาข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กรของคุณได้ง่าย รวมประวัติบริษัทของคุณ คำแถลงพันธกิจ แหล่งเงินทุน และข้อมูลบริษัทอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการรายงานข่าวที่อาจเกิดขึ้น ข้อมูลนี้มักใช้เพื่อกรอกข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับบริษัทของคุณในตอนท้ายของบทความหรือคุณลักษณะ

2. ทีม Bios

ทีมของคุณอาจเกี่ยวข้องกับข่าวที่อาจเป็นไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนวางแผนที่จะให้สัมภาษณ์เกี่ยวกับบริษัทของคุณหรือหัวข้อที่กำลังเป็นกระแสในอุตสาหกรรมของคุณ โดยพื้นฐานแล้ว ประวัติเหล่านี้ควรเพิ่มความน่าเชื่อถือโดยนำเสนอคุณสมบัติและความสำเร็จในคำอธิบายสั้นๆ รวมประวัติผู้บริหารของผู้ก่อตั้งหรือผู้ร่วมก่อตั้ง คณะกรรมการบริษัท และทีมผู้นำ คุณยังสามารถใส่ข้อมูลติดต่อสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายสื่อสัมพันธ์

3. ข่าวประชาสัมพันธ์ที่สำคัญ

คุณน่าจะส่งข่าวประชาสัมพันธ์ทุกครั้งที่มีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในบริษัทของคุณ นอกเหนือจากการส่งโดยตรงไปยังสมาชิกของสื่อและ/หรือในเว็บไซต์เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ คุณควรรวมรายการที่เลือกไว้ในชุดข่าวของคุณ อาจเป็นเอกสารฉบับเต็มหรือในรูปแบบ PDF รวมข่าวประชาสัมพันธ์ที่เน้นถึงค่านิยม สินค้า บริการ หรือทีมผู้นำของบริษัทของคุณ ให้ความสำคัญกับการเผยแพร่สื่อใดๆ เป็นพิเศษด้วยเนื้อหาที่ส่งผลกระทบอย่างสำคัญต่อวิถีของบริษัทของคุณ อย่าลืมใส่ที่อยู่อีเมล โปรไฟล์โซเชียลมีเดีย และข้อมูลติดต่ออื่นๆ สำหรับทีมประชาสัมพันธ์ของคุณ

4. เอกสารข้อมูลผลิตภัณฑ์หรือบริการ

มีโอกาสดีที่สื่อใดๆ ที่ติดต่อคุณส่งชุดสื่อของคุณไปจะสนใจผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณนำเสนอ เอกสารข้อเท็จจริงง่ายๆ ควรให้ข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดที่จำเป็นแก่พวกเขาในการครอบคลุมข้อเสนอของคุณ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณขายโปรแกรมซอฟต์แวร์ หัวข้อย่อยควรประกอบด้วยวันที่เปิดตัว คุณลักษณะ ราคา และคุณค่าที่นำเสนอ หากบริษัทของคุณขายบริการ เช่น การวิจัยตลาด ให้ระบุวิธีการทำงานของกระบวนการและข้อมูลราคาใดๆ ในเอกสารแสดงข้อเท็จจริงของคุณ

5. กรณีศึกษา

กรณีศึกษาสามารถให้หลักฐานทางสังคมแก่ผู้ติดต่อสื่อเกี่ยวกับวิธีที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณช่วยเหลือลูกค้า ส่วนนี้ควรอธิบายปัญหาของลูกค้า อธิบายว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณช่วยได้อย่างไร แล้วจึงจัดวางผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาทางธุรกิจสามารถอธิบายว่าพวกเขาช่วยให้ลูกค้าเติบโตในการดำเนินงานได้อย่างไร หรือบริการสร้างความสนใจในตัวสินค้าสามารถอธิบายได้ว่าลีดของพวกเขาเพิ่มรายได้ให้กับลูกค้าเฉพาะได้อย่างไร เพิ่มส่วนของตัวเองของชุดสื่อของคุณเพื่อให้นักข่าวสามารถสานเป็นเรื่องราวได้ง่าย

6. ข่าวประชาสัมพันธ์

การรายงานข่าวเป็นอีกวิธีหนึ่งในการแสดงหลักฐานทางสังคมในสื่อประชาสัมพันธ์ของคุณ รวมลิงก์ ภาพหน้าจอ วิดีโอ หรือรูปภาพความละเอียดสูงที่แสดงเรื่องราวเกี่ยวกับบริษัทของคุณ อย่าลืมรวมข่าวประชาสัมพันธ์และบทความที่นำเสนอผลิตภัณฑ์ บริการ หรือทีมผู้นำของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถรวมตัวอย่างการทำข่าวที่แสดงให้เห็นว่าทีมของคุณสามารถนำเสนอความเชี่ยวชาญด้านสื่อเกี่ยวกับหัวข้ออื่นๆ ได้อย่างไร การปฏิบัติตามคำแนะนำในการประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องสามารถช่วยให้คุณเพิ่มการรายงานข่าวเพื่อกรอกข้อมูลในส่วนนี้

7. รางวัลและความสำเร็จ

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ธุรกิจของคุณอาจสะสมรางวัลหรือเกียรตินิยมไว้บ้าง นี่เป็นข้อพิสูจน์ความสำเร็จของบริษัทของคุณและสามารถใช้เป็นข้อมูลเบื้องหลังอันมีค่าได้ บางทีผลิตภัณฑ์ของคุณอาจได้รับการยอมรับจากกลุ่มผู้บริโภค หรือบริษัทของคุณได้รับรางวัลจากองค์กรอุตสาหกรรม รวมประกาศรางวัลและลิงก์พร้อมกับข่าวประชาสัมพันธ์ที่อธิบายแต่ละรายการ

8. รูปภาพและวิดีโอความละเอียดสูง

สื่อต่างๆ มักต้องการรูปถ่ายและวิดีโอเพื่อรวมเรื่องราวเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ ซึ่งช่วยให้ร้านค้าเหล่านี้ได้รับทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการนำเสนอธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้น เนื้อหาสื่อเหล่านี้ควรประกอบด้วยภาพถ่ายที่มีความละเอียดสูงของผลิตภัณฑ์หรือบริการ โลโก้บริษัท และทีมผู้นำ คุณยังสามารถรวมวิดีโอสัมภาษณ์กับสมาชิกในทีม ทัวร์ชมเบื้องหลัง และการรายงานข่าวจากกิจกรรมที่คุณเป็นเจ้าภาพ

9. ข้อมูลการติดต่อ

ชุดสื่อควรช่วยให้สื่อต่างๆ ครอบคลุมธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้น นั่นหมายถึงทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงคำถาม รวมชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่อยู่ในทีมประชาสัมพันธ์ของคุณ คุณควรใส่ที่อยู่อีเมลและแม้กระทั่งการจัดการโซเชียลมีเดียเพื่อให้ผู้คนติดต่อคุณทางออนไลน์ได้ง่าย รวมรายการทั้งหมดไว้ในชุดข่าวของคุณ และร่างว่าควรติดต่อตัวแทนในกรณีใดโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีสมาชิกในทีมเพื่ออำนวยความสะดวกในการสัมภาษณ์กับทีมผู้นำของคุณ และอีกรายหนึ่งอาจเสนอข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

10. ใบเสนอราคาและคำถามที่พบบ่อย

ชุดสื่อสิ่งพิมพ์ควรมีคำพูดและคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อย คำพูดจากผู้บริหารและสมาชิกในทีมทำให้ร้านเพิ่มความเห็นในเรื่องได้ง่าย และส่วนคำถามที่พบบ่อยช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงการสัมภาษณ์ที่ยาวนานซึ่งครอบคลุมประเด็นเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีก ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ Press Kit ของคุณอาจมีคำพูดสองหรือสามคำเกี่ยวกับวิธีที่สินค้าจะปรับปรุงการใช้งานสำหรับลูกค้า จากนั้นคำถามที่พบบ่อยของคุณอาจมีสิ่งต่างๆ เช่น: สินค้าจะวางจำหน่ายในร้านค้าหรือร้านค้าใด มันแก้ปัญหาอะไร? ราคาเท่าไหร่? คิดว่านี่เป็นร้านค้าครบวงจรสำหรับทุกสิ่งที่สื่ออาจต้องการเพื่อครอบคลุมธุรกิจของคุณ

อะไรคือความแตกต่างระหว่างชุดสื่อและชุดการตลาด?

ชุดสื่อสิ่งพิมพ์ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงสมาชิกของสื่อ มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการครอบคลุมเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณในสื่อสิ่งพิมพ์และออนไลน์ ดังนั้นรายการทั้งหมดควรเป็นข่าวและเกี่ยวข้องกับข่าวในทางใดทางหนึ่ง ชุดการตลาดมุ่งเป้าไปที่ลูกค้า ดังนั้นจึงควรมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการช่วยให้ผู้คนตัดสินใจซื้อ