2022 年 12 款最佳文档协作软件

无论您是拥有一个人、一个人管理一个团队，还是一个人管理某种项目，团队合作是中小企业成功与分崩离析之间的区别。

大约 75% 的雇主认为团队合作和协作对他们的业务“非常重要”。 当团队可以轻松地处理同一个文档时，无论地点或时间如何——他们的沟通、生产力和参与度将在此过程中飞速发展。

文档协作软件是实现这一目标的关键。 我们汇集了最好的文档协作工具，每个工具都有自己的主要优势和功能，最适合各种 SMB。

我们的首选

1. Connecteam – 具有文档管理功能的最佳多合一解决方案

2. ReSkript - 有利于团队生产力

3.概念——有利于知识管理

在文档协作软件中寻找什么

以下是每个文档协作软件应包括的一些特性和功能：

• 自动保存 - 文档协作软件无需始终记住保存您所做的更改，而是应该为您自动保存您的工作。
• 编辑跟踪——用户需要能够跟踪其他人所做的更改，以及他们何时进行更改以保证问责制。
• 版本控制——如果用户希望恢复到他们正在协作的文档的旧版本，他们应该能够查看以前的版本。
• 评论——用户应该能够响应文档中的更改并以评论的形式提供反馈。
• 支持多种格式——您应该能够使用文档协作软件查看和编辑各种文件格式。
• 移动友好——文档协作软件应易于通过移动设备使用，以便用户可以随时随地编辑文档。
• 大存储空间——理想情况下，相关软件应该是基于云的，确保用户不需要用完设备上的存储空间。

2022 年 12 款最佳文档协作软件

具有文档管理功能的最佳多合一解决方案

平台： Web、iOS、Android

Connecteam 是一款屡获殊荣的文档管理软件，可帮助中小企业和大型企业组织、存储和共享整个员工的文档。 这种多合一的解决方案已被全球 20,000 多家企业使用，拥有广泛的功能，可以改善您公司的文档管理和团队协作。

从文字处理的角度来看，Connecteam 不像这个列表中的其他软件那样是典型的文档协作软件。 但是，从员工管理的角度来看，它是理想的解决方案。 使用 Connecteam，您可以：

• 轻松将各种文件上传到一个地方。 员工无需担心移动设备会占用存储空间，因为 Connecteam 是基于云的，用户可以流畅地享受其功能。
• 从一个应用程序访问所有文档，忘记使用多种文档管理方法，例如 Dropbox、Google Drive 和电子邮件。
• 构建简单易用的员工培训体验，能够以公司的声音自定义文档管理功能。
• 即时选择和限制您希望员工和团队查看的文档，始终保护数据。
• 为您的员工建立全面的知识中心，根据需要添加任意数量的文件，并将它们轻松组织到文件夹中。

虽然您可能需要其他解决方案来一次与您的团队就单个文档进行协作，但 Connecteam 广泛的团队协作功能是不容忽视的。 例如，团队可以通过 1:1 和员工团队聊天共享文档。 也可以将文档附加到班次和任务中。

主要特征

优点缺点

价格：

适合：团队生产力

平台：完全基于网络

ReSkript 是一个文档协作软件解决方案，具有简单、直观的设计，可帮助管理人员跟踪正在处理的文档的员工参与度。 ReSkript 具有丰富的功能，例如聊天和集成的视频通话，在文档协作方面是一种有效的软件解决方案。

使用 ReSkript，用户还可以轻松管理他们的文件，并且可以准确查看谁访问了特定文档，以及他们在每个文档上花费了多少时间。

SMB 的所有者、团队领导和项目经理需要时钟、员工调度和入职资源等功能。 ReSkript 不包括这些。 因此，如果您正在寻找更广泛的员工管理功能，最好使用 Connecteam 等软件解决方案。

主要特征

优点缺点

价格：

适合：知识管理

平台： Web、iOS、Android、Windows、Mac

此列表中功能最丰富的文档协作软件解决方案之一无疑是 Notion。 企业可以使用这个平台来设定目标、跟踪项目进度和管理员工。 Notion 的拖放界面易于导航，使编辑和管理文档变得容易。

团队成员可以轻松评论各种文档、设置在线议程、创建待办事项列表等等。 此外，Notion 还与多种第三方应用程序集成，例如 Invision 和 Slack。

但是，在处理员工管理的其他方面（例如时间跟踪、轮班安排和任务管理）时，Connecteam 等解决方案的工作效率更高。

主要特征

优点缺点

价格：

适合：内容管理

平台： Web、iOS、Android

凭借流行的自动保存功能，Google Docs 是寻求易于使用的文档协作工具的团队的明显选择。 虽然它看起来像 Microsoft Word 等传统的离线文字处理器，但 Google Docs 是基于云的，这意味着用户可以在旅途中编辑文档，只要他们可以访问互联网。

如果您的团队正在寻找一款让文档协作更轻松的应用程序，那么 Google Docs 是一个值得的解决方案。 但对于正在寻找更广泛的员工管理功能的团队来说，他们可能更倾向于尝试 Google Workspace，其中包括 Google Docs、Sheets、Slides、Gmail、Drive 等。

否则，我们建议您在其他地方寻找一体化的员工管理解决方案，例如 Connecteam。

主要特征

优点缺点

价格：

适合：项目管理团队和营销团队

平台： Web、iOS、Android、Windows、Mac、Linux

Confluence 是一个共享工作场所，允许团队轻松协作处理文档。 使用此文档协作软件，用户可以访问通用搜索功能以查找存储在工作空间中的任何信息或文档。

从编辑和团队沟通的角度来看，用户可以向文件、建议等添加评论。 团队成员还可以与彼此以及与客户共享文档、PDF、视频和图像。

Confluence 的主要缺点之一是很难跟踪其他团队成员的编辑，因为需要多个用户共享一个帐户。

主要特征

优点缺点

价格：

适合：各种规模的团队

平台： Web、iOS、Android、Windows、Mac

Monday.com 有很多东西，包括一个文档协作软件。 借助此员工管理系统，经理可以轻松地将任务分配给团队成员并跟踪他们的每一步进度。

团队可以使用 Monday.com 直接从该软件创建、查看和编辑文档。 用户可以对特定文档进行评论，这意味着其他团队成员可以实时收到反馈。

不过，还有其他文档协作工具可以提供更广泛的功能来最大限度地提高员工管理效率，例如 Connecteam。

主要特征

优点缺点

价格：

适合：建立知识库

平台： Web、iOS、Android、Windows、Mac、Linux

ClickUp 被世界各地的企业使用，它是一个理想的项目管理工具，允许多个用户在同一个文档上进行协作，无论他们在哪里工作。

这种多合一的解决方案非常可定制，并使文档和任务管理变得简单。 此外，用户可以单独和分组使用 ClickUp 互相发送消息。

虽然 ClickUp 确实允许用户与各种应用程序集成以执行员工管理的其他领域，但它确实缺少许多企业将寻找的一些关键功能，例如时间管理和轮班安排。

主要特征

优点缺点

价格：

适用于：将各种信息保存在一个地方

平台： Web、Windows、Mac、Linux

Document360 是一款文档协作软件，可帮助用户快速组织、管理和共享文件。 借助直观的搜索引擎，员工可以找到他们需要的信息，在团队中分发内容非常简单。

使用 Document360，管理人员可以创建员工手册、操作指南、参考文档等等。 更不用说可以为同一用户分配多个角色，从而确定谁可以访问哪些内容。

可能会劝阻潜在用户的一件事是 Document360 在文档协作软件方面没有最好的格式化功能。 与其他业务软件解决方案的集成可能很复杂。

主要特征

优点缺点

价格：

适合：自由职业者

平台： Web、iOS、Android、Mac

该文档协作软件实时同步文档，确保导入 MS 文档而无需担心格式问题。 与更常见的文档共享程序（如 Google Docs）类似，用户可以看到其他人何时在处理同一个文档，因为编辑会立即记录下来并且光标活动是可见的。

Zoho Writer 本质上是基于云的，这意味着团队可以在任何位置高效地就文档进行交流和协作。 这也意味着所有文档都不会占用本地系统上的额外存储空间。

说实话，此列表中的应用程序的错误问题较少，并且通常比 Zoho Writer 运行得更快。 还有像 Connecteam 和 ClickUp 这样的应用程序，它们提供了更广泛的功能，使用户受益的不仅仅是文档协作。

主要特征

优点缺点

价格：

适用于：文档跟踪

平台：完全基于网络

与此列表中的其他工具不同，Bit 并不是严格意义上的文档协作软件解决方案。 但是，总的来说，它是团队协作的理想解决方案。

借助此动态解决方案，管理员可以创建文档、管理知识和编写笔记，以及为多个团队提供单独的工作区。 借助 Bit 的工作区功能，管理人员可以组织项目和团队，并且能够将文档从一个工作区移动到另一个工作区，而不是进行复制。

还可以跟踪共享文档的参与度。 但可能 Bit 的最佳功能是可以将各种媒体添加到软件的智能编辑器中——例如视频、网络链接、社交媒体帖子等。

主要特征

优点缺点

价格：

适用于：文档生成

平台： Web、iOS、Android、Windows

如果没有最明显的选择之一，它就不是文档协作软件列表。 没错——对于希望在工作日的任何给定时间一起处理多个文档的团队来说，Microsoft Word 也是一个有效的选择。

虽然它可能无法实现与此列表中的某些一体化解决方案一样多的效果，但没有多少系统比 Microsoft Word 更好地进行文档协作。 其简单而强大的界面使即使是最不精通技术的员工也可以轻松编辑文档。

Word 最初只是桌面上使用的软件，现在允许用户在线处理文档。 但至关重要的是，多个用户可以同时编辑同一个文档，从而消除了通过电子邮件来回进行不必要的操作。

主要特征

优点缺点

价格：

适用于：共享大文件

平台： Web、iOS、Android、Windows、Mac

Dropbox Paper 是一款文档协作软件，非常适合已经严重依赖 Dropbox 的团队。 有了这个额外的软件，用户可以创建待办事项列表、轻松组织文档、分配任务并随时管理它们。

Dropbox Paper 的核心优势之一是能够将各种媒体附加到任何项目中。 可以包括社交媒体帖子、YouTube 视频、PDF 等等。

每次多个用户查看同一个文件或保存更改时都会创建一个新文件，因此团队可能会感到沮丧。 这似乎是一个小细节，但在权衡您的文档协作软件选项时值得考虑。

主要特征

优点缺点

价格：

比较最佳文档协作软件：

评论

价钱

免费试用

免费计划

4.8/5

50 位用户每月 39 美元起

开始试用

14天试用

是的，最多 50 个用户

不适用

专业计划起价为每位用户/月 10 美元

是的

是的

4.8/5

个人专业计划起价为每位用户/月 4 美元

不

是的

4.7/5

Google Workspace Business Starter 计划每位用户每月收费 6 美元

是的，使用 Google Workspace

是的

4.4/5

每位用户每月 5.50 美元起

是的

是的

4.6/5

标准计划每月 4 个座位的费用为 40 美元

是的

是的

4.7/5

无限计划费用为每位用户/月 5 美元

是的

是的

4.7/5

启动计划费用为每个项目/月 99 美元

是的

是的

4.5/5

标准计划开始于大约。 每位用户每月 4 美元

是的

是的

不适用

专业计划起价为每位用户/月 8 美元

是的

是的

4.8/5

Microsoft 365 Business Basic 起价为每位用户每月 6 美元

是的

是的

4.4/5

Dropbox Business Standard 起价为每位用户每月 12 美元

是的

是的

评论

4.8/5

价钱

50 位用户每月 39 美元起

开始试用

免费试用

14天试用

免费计划

是的，最多 50 个用户

评论

不适用

价钱

专业计划起价为每位用户/月 10 美元

免费试用

是的

免费计划

是的

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4.8/5

价钱

个人专业计划起价为每位用户/月 4 美元

免费试用

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4.7/5

价钱

Google Workspace Business Starter 计划每位用户每月收费 6 美元

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价钱

每位用户每月 5.50 美元起

免费试用

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4.6/5

价钱

标准计划每月 4 个座位的费用为 40 美元

免费试用

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价钱

无限计划费用为每位用户/月 5 美元

免费试用

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价钱

启动计划费用为每个项目/月 99 美元

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4.5/5

价钱

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价钱

专业计划起价为每位用户/月 8 美元

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价钱

Microsoft 365 Business Basic 起价为每位用户每月 6 美元

免费试用

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4.4/5

价钱

Dropbox Business Standard 起价为每位用户每月 12 美元

免费试用

是的

免费计划

是的

什么是文档协作软件？

文档协作软件是一种系统，它充当业务团队共同处理单个文档以生成最终版本的平台。 这通常是某种文字处理器文档，可以由来自不同计算机和移动设备的多人编辑。

文档协作软件如何工作？

理想情况下，文档协作软件应该为用户提供对文档的实时访问，同时也让他们可以选择编辑和与他人共享（有权限），在此过程中更新其他用户。

使用文档协作软件，用户可以通过在文档中提出建议、更改和提交评论来表达自己的声音。

文档协作软件的好处

使用文档协作软件有很多好处。 但我们设法强调了三个最关键的：

• 它促进了沟通：严酷的现实是，像电子邮件这样的沟通方式在当今时代已经过时且乏味。 文档协作软件解决方案可确保所有团队成员都可以实时查看评论，并能够轻松响应并促进健康的沟通流。
• 节省时间：文档协作软件有助于消除耗时的任务，并确保工作人员始终按时完成任务。 您无需花费数小时在成堆的纸上搜索文档，只需单击一个按钮即可进行数字搜索。
• 用户可以从任何地方编辑文档：无论您是在建筑工地、办公室还是在家中工作，您都可以随时随地在任何位置协作处理文档，只需在移动设备上打开应用程序即可。

文档协作软件的成本是多少？

在定价方面，不同的文档协作软件解决方案可能会有很大差异。 这通常与它们包含的功能以及为多少用户设计有关。

价格较高的文档协作工具包括 ReSkript 和 Dropbox Paper，每位用户每月的费用分别为 10 美元和 12 美元。 然后还有更实惠的选择，例如 Notion 和 Zoho Writer，每用户每月花费 4 美元。

但是，我们建议以最实惠的价格选择包含最广泛功能的解决方案。 就 Connecteam 的定价而言，虽然它没有明确包含文档协作功能，但其针对前 50 名用户的基本计划为每月 39 美元的一体化员工管理功能是不容忽视的。

常见问题

如何创建协作文档？

通常，需要文档协作软件来创建此类文档。 通常情况下，用户可以共享文档，选择要与谁共享，并授予他们特定的权限，以确定他们是否也可以查看、编辑或共享文档。

协作处理文档的最佳方式是什么？

最初，协作处理文档的最佳方式是通过电子邮件，用户可以在其中撰写评论并将文档附加到消息中。 但这被证明是不切实际的，最近，以文档为中心的应用程序可以使这个过程更加高效。 如今，文档协作软件专门设计用于简化文档编辑、评论和共享。

还有其他类型的协作软件吗？

从技术上讲，协作软件分为三种类型。 这些是：

• 交流：允许用户相互交流，通常通过某种数字工作场所聊天。
• 会议：允许用户共享相同的视图，一个演示者将控制该视图，其他所有人将通过该视图进行通信。
• 协调：帮助企业管理各个相互依赖的工作部门，实现共同目标。

文档协作软件的底线

归根结底，合适的文档协作软件将帮助您的团队节省时间、改善沟通并设法从任何位置编辑任何文档。

此列表中的解决方案各不相同，并提供不同类型的功能。 但是，我们相信它们是管理、存储和共享文档时要考虑的最佳文档协作工具，同时还可以与您的团队就多个项目进行协作。

我们建议您试用这些文档协作工具提供的免费试用版，以便您自行决定哪些功能最适合您的业务需求。