Os 12 melhores softwares de colaboração de documentos para 2022

Se você possui um, administra uma equipe em um ou gerencia algum tipo de projeto em um, o trabalho em equipe é a diferença entre o sucesso e o fracasso das PMEs.

Cerca de 75% dos empregadores consideram o trabalho em equipe e a colaboração “muito importantes” para seus negócios. Quando as equipes podem trabalhar facilmente no mesmo documento, independentemente do local ou da hora, sua comunicação, produtividade e engajamento disparam no processo.

O software de colaboração de documentos é a chave para tornar isso uma realidade. Reunimos as melhores ferramentas de colaboração de documentos, cada uma com seus próprios pontos fortes e recursos para melhor atender a todos os tipos de SMBs.

Nossas principais escolhas

1. Connecteam – A melhor solução tudo-em-um com recursos de gerenciamento de documentos

2. ReSkript – Bom para a produtividade da equipe

3. Noção – Bom para gestão do conhecimento

O que procurar no software de colaboração de documentos

Aqui estão alguns dos recursos e capacidades que todo software de colaboração de documentos deve incluir:

• Salvamento automático – Em vez de precisar sempre se lembrar de salvar as alterações feitas, o software de colaboração de documentos deve salvar automaticamente seu trabalho para você.
• Editar rastreamento – Os usuários precisam acompanhar as alterações feitas por outros, bem como quando as fizeram para garantir a responsabilidade.
• Controle de versão – se os usuários preferirem reverter para uma versão mais antiga do documento em que estão colaborando, eles poderão visualizar as versões anteriores.
• Comentários – Os usuários devem ter a capacidade de responder às alterações nos documentos e fornecer feedback na forma de comentários.
• Suporta vários formatos – Você deve poder visualizar e editar uma ampla variedade de formatos de arquivo com o software de colaboração de documentos.
• Compatível com dispositivos móveis – O software de colaboração de documentos deve ser fácil de usar por meio de um dispositivo móvel, para que os usuários possam editar documentos de qualquer lugar, a qualquer momento.
• Grande espaço de armazenamento – Idealmente, o software em questão deve ser baseado em nuvem, garantindo que os usuários não precisem usar espaço de armazenamento em seus dispositivos.

Os 12 melhores softwares de colaboração de documentos de 2022

A melhor solução tudo-em-um com recursos de gerenciamento de documentos

Plataformas: Web, iOS, Android

O Connecteam é um software de gerenciamento de documentos premiado que ajuda pequenas e médias empresas e grandes empresas a organizar, armazenar e compartilhar documentos para toda a força de trabalho. Esta solução tudo-em-um, usada por mais de 20.000 empresas em todo o mundo, possui uma ampla gama de recursos para melhorar o gerenciamento de documentos em sua empresa e a colaboração em equipe em geral.

Do ponto de vista do processamento de texto, o Connecteam não é um software de colaboração de documentos típico, como outros nesta lista. No entanto, é a solução ideal do ponto de vista da gestão de funcionários. Com o Connecteam, você pode:

• Carregue facilmente todos os tipos de documentos em um só lugar. Os funcionários não precisam se preocupar com a ocupação do armazenamento em seus dispositivos móveis, pois o Connecteam é baseado em nuvem e permite que os usuários aproveitem seus recursos sem problemas .
• Acesse todos os documentos de um aplicativo e esqueça de usar vários métodos de gerenciamento de documentos, como Dropbox, Google Drive e e-mails.
• Crie uma experiência de treinamento de funcionários simples e fácil de usar, com a capacidade de personalizar os recursos de gerenciamento de documentos na voz da sua empresa.
• Selecione e restrinja instantaneamente os documentos que você deseja que funcionários e equipes vejam, protegendo os dados o tempo todo .
• Crie centros de conhecimento abrangentes para seus funcionários, adicione quantos arquivos precisar e organize-os facilmente em pastas.

Embora você possa precisar de outras soluções para colaborar com sua equipe em documentos únicos de uma só vez, é impossível ignorar a ampla variedade de recursos de colaboração em equipe do Connecteam. Por exemplo, as equipes podem compartilhar documentos por meio de bate-papos 1:1 e de equipe de funcionários. Também é possível anexar documentos a turnos e tarefas.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : Produtividade da equipe

Plataformas: Completamente baseadas na web

O ReSkript é uma solução de software de colaboração de documentos com um design simples e intuitivo que ajuda os gerentes a rastrear os níveis de envolvimento dos funcionários nos documentos que estão sendo trabalhados. Com uma ampla variedade de recursos, como bate-papo e chamadas de vídeo integradas, o ReSkript é uma solução de software eficaz quando se trata de colaboração em documentos.

Com o ReSkript, os usuários também podem gerenciar facilmente seus arquivos e podem ver exatamente quem acessou documentos específicos, bem como quanto tempo eles gastaram em cada um.

Proprietários, líderes de equipe e gerentes de projeto de SMBs exigem recursos como relógio de ponto, agendamento de funcionários e recursos de integração. O ReSkript não os inclui. Portanto, se você estiver procurando por uma gama mais ampla de recursos de gerenciamento de funcionários, é melhor optar por uma solução de software como o Connecteam.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : Gestão do conhecimento

Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Uma das soluções de software de colaboração de documentos com mais recursos nesta lista é, sem dúvida, o Notion. As empresas podem usar essa plataforma para definir metas, acompanhar o progresso do projeto e gerenciar funcionários. A interface de arrastar e soltar do Notion é fácil de navegar e facilita a edição e o gerenciamento de documentos.

Os membros da equipe podem facilmente comentar em todos os tipos de documentos, configurar agendas online, criar listas de tarefas e muito mais. Além disso, o Notion se integra a uma ampla variedade de aplicativos de terceiros, como Invision e Slack.

No entanto, quando se trata de lidar com outros aspectos do gerenciamento de funcionários, como rastreamento de tempo, agendamento de turnos e gerenciamento de tarefas, soluções como o Connecteam fazem um trabalho muito mais eficaz.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : gerenciamento de conteúdo

Plataformas: Web, iOS, Android

Com um recurso popular de salvamento automático à sua disposição, o Google Docs é uma escolha óbvia para equipes que procuram uma ferramenta de colaboração de documentos fácil de usar. Embora pareça com processadores de texto offline tradicionais, como o Microsoft Word, o Google Docs é baseado em nuvem, o que significa que os usuários podem editar documentos em movimento, desde que tenham acesso à Internet.

Se tudo o que sua equipe procura é um aplicativo para facilitar a colaboração de documentos, o Google Docs é uma solução válida. Mas para as equipes que procuram uma variedade maior de recursos de gerenciamento de funcionários, elas podem estar mais inclinadas a experimentar o Google Workspace, que inclui Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive e muito mais.

Caso contrário, recomendamos procurar em outro lugar uma solução completa de gerenciamento de funcionários, como o Connecteam.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : Grupos de gerenciamento de projetos e equipes de marketing

Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux

O Confluence é um local de trabalho compartilhado que permite que as equipes colaborem facilmente em documentos. Com este software de colaboração de documentos, os usuários podem acessar o recurso de pesquisa universal para encontrar qualquer informação ou documento armazenado no espaço de trabalho.

Tanto do ponto de vista da edição quanto da comunicação da equipe, os usuários podem adicionar comentários aos arquivos, sugestões e muito mais. Os membros da equipe também podem compartilhar documentos, PDFs, vídeos e imagens entre si, bem como com os clientes.

Uma das principais desvantagens do Confluence é que pode ser difícil rastrear as edições de outros membros da equipe, pois vários usuários precisam compartilhar uma conta.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : Equipes de todos os tamanhos

Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Monday.com é muitas coisas, incluindo um software de colaboração de documentos. Com este sistema de gerenciamento de funcionários, os gerentes podem facilmente atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar seu progresso, a cada passo do caminho.

As equipes podem usar o Monday.com para criar, visualizar e editar documentos diretamente do software. Os usuários podem comentar em documentos específicos, o que significa que outros membros da equipe podem receber feedback em tempo real.

Mais uma vez, porém, existem outras ferramentas de colaboração de documentos que fornecem uma gama mais ampla de recursos para maximizar o gerenciamento de funcionários, como o Connecteam.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : Construir bases de conhecimento

Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux

Usado por empresas em todo o mundo, o ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos ideal que permite que vários usuários colaborem no mesmo documento onde quer que estejam trabalhando.

Esta solução tudo-em-um é extremamente personalizável e simplifica o gerenciamento de documentos e tarefas. Além disso, os usuários podem usar o ClickUp para enviar mensagens uns aos outros, tanto individualmente quanto em grupos.

Embora o ClickUp permita que os usuários se integrem a uma ampla variedade de aplicativos para executar outras áreas de gerenciamento de funcionários, ele não possui alguns recursos importantes que muitas empresas estarão procurando, como gerenciamento de tempo e agendamento de turnos.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : Salvar todos os tipos de informações em um só lugar

Plataformas: Web, Windows, Mac, Linux

O Document360 é um software de colaboração de documentos que ajuda os usuários a organizar, gerenciar e compartilhar arquivos rapidamente. Com um mecanismo de pesquisa intuitivo que permite que os funcionários encontrem as informações de que precisam, a distribuição de conteúdo dentro de sua equipe é simples.

Com o Document360, os gerentes podem criar manuais de funcionários, guias de instruções, documentos de referência, para citar alguns. Isso sem falar no fato de que é possível alocar vários papéis para o mesmo usuário, determinando quem tem acesso a qual conteúdo.

Uma coisa que pode dissuadir os usuários em potencial é o fato de que o Document360 não tem os melhores recursos de formatação quando se trata de software de colaboração de documentos. E as integrações com outras soluções de software de negócios podem ser complicadas.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : Freelancers

Plataformas: Web, iOS, Android, Mac

Este software de colaboração de documentos sincroniza documentos em tempo real, garantindo que os documentos MS sejam importados sem preocupações com problemas de formatação. Semelhante a programas de compartilhamento de documentos mais comuns, como o Google Docs, os usuários podem ver quando outras pessoas estão trabalhando no mesmo documento, pois as edições são registradas instantaneamente e a atividade do cursor fica visível.

O Zoho Writer é baseado em nuvem por natureza, o que significa que as equipes podem se comunicar e colaborar em documentos com eficiência e de qualquer local. Isso também significa que todos os documentos não ocupam espaço de armazenamento extra no sistema local.

Verdade seja dita, existem aplicativos nesta lista que têm menos problemas de bugs e geralmente são executados mais rapidamente que o Zoho Writer. Também existem aplicativos como Connecteam e ClickUp, que oferecem uma gama muito maior de recursos que beneficiam os usuários com mais do que apenas colaboração de documentos.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : rastreamento de documentos

Plataformas: Completamente baseadas na web

Ao contrário de outras ferramentas nesta lista, o Bit não é uma solução de software de colaboração de documentos no sentido mais estrito da palavra. No entanto, é uma solução ideal para colaboração em equipe, em geral.

Com esta solução dinâmica, os administradores podem criar documentos, gerenciar conhecimento e escrever notas, bem como espaços de trabalho separados para várias equipes. Com o recurso de espaço de trabalho do Bit, os gerentes podem organizar projetos e equipes, com a capacidade de mover documentos de um espaço de trabalho para outro, em vez de fazer duplicatas.

Também é possível rastrear o engajamento de documentos compartilhados. Mas provavelmente os melhores recursos do Bit são que se pode adicionar uma grande variedade de mídia ao editor inteligente do software - como vídeos, links da web, postagens de mídia social etc.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : geração de documentos

Plataformas: Web, iOS, Android, Windows

Não seria uma lista de software de colaboração de documentos sem uma das escolhas mais óbvias. É isso mesmo – o Microsoft Word também é uma opção válida para as equipes que desejam trabalhar em vários documentos juntos a qualquer hora do dia de trabalho.

Embora possa não alcançar tanto quanto algumas das soluções multifuncionais nesta lista, não são muitos os sistemas que colaboram com documentos melhor do que o Microsoft Word. Sua interface simples e poderosa torna muito fácil até mesmo para os funcionários menos experientes em tecnologia editar documentos.

Originalmente apenas um software usado na área de trabalho, o Word agora permite que os usuários trabalhem em documentos online. Crucialmente, porém, vários usuários podem editar o mesmo documento simultaneamente, eliminando idas e vindas desnecessárias por e-mail.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Bom para : Compartilhar arquivos grandes

Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac

O Dropbox Paper é um software de colaboração de documentos ideal para equipes que já dependem muito do Dropbox. Com este software extra, os usuários podem criar listas de tarefas, organizar documentos com facilidade, atribuir tarefas e gerenciá-las à medida que avançam.

Um dos principais pontos fortes do Dropbox Paper é a capacidade de anexar uma ampla variedade de mídias a qualquer projeto. É possível incluir postagens de mídia social, vídeos do YouTube, PDFs e muito mais.

As equipes podem ficar frustradas com o fato de que um novo arquivo é criado sempre que vários usuários estão visualizando o mesmo arquivo ou as alterações são salvas. Isso pode parecer um pequeno detalhe, mas vale a pena considerar ao avaliar suas opções de software de colaboração de documentos.

Características principais

Prós e contras

Preço:

Compare o melhor software de colaboração de documentos:

Avaliações

Preços

Teste grátis

Plano gratuito

4,8/5

A partir de US$ 39/mês para 50 usuários

Inicie a versão de testes

teste de 14 dias

Sim, até 50 usuários

N / D

O plano Pro começa em $ 10 por usuário/mês

Sim

Sim

4,8/5

O plano profissional pessoal começa em US$ 4 por usuário/mês

Não

Sim

4,7/5

O plano Google Workspace Business Starter custa US$ 6 por usuário/mês

Sim, com o Google Workspace

Sim

4.4/5

A partir de US$ 5,50 por usuário/mês

Sim

Sim

4.6/5

O plano padrão custa US$ 40 para 4 licenças/mês

Sim

Sim

4,7/5

O plano ilimitado custa US$ 5 por usuário/mês

Sim

Sim

4,7/5

O plano de inicialização custa $ 99 por projeto/mês

Sim

Sim

4,5/5

O plano padrão começa em aprox. US$ 4 por usuário/mês

Sim

Sim

N / D

O plano Pro começa em US$ 8 por usuário/mês

Sim

Sim

4,8/5

Microsoft 365 Business Basic começa em $ 6 por usuário/mês

Sim

Sim

4.4/5

Dropbox Business Standard começa em US$ 12 por usuário/mês

Sim

Sim

Avaliações

4,8/5

Preços

A partir de US$ 39/mês para 50 usuários

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Teste grátis

teste de 14 dias

Plano gratuito

Sim, até 50 usuários

Avaliações

N / D

Preços

O plano Pro começa em $ 10 por usuário/mês

Teste grátis

Sim

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4,8/5

Preços

O plano profissional pessoal começa em US$ 4 por usuário/mês

Teste grátis

Não

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4,7/5

Preços

O plano Google Workspace Business Starter custa US$ 6 por usuário/mês

Teste grátis

Sim, com o Google Workspace

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4.4/5

Preços

A partir de US$ 5,50 por usuário/mês

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Sim

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4.6/5

Preços

O plano padrão custa US$ 40 para 4 licenças/mês

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Sim

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4,7/5

Preços

O plano ilimitado custa US$ 5 por usuário/mês

Teste grátis

Sim

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4,7/5

Preços

O plano de inicialização custa $ 99 por projeto/mês

Teste grátis

Sim

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4,5/5

Preços

O plano padrão começa em aprox. US$ 4 por usuário/mês

Teste grátis

Sim

Plano gratuito

Sim

Avaliações

N / D

Preços

O plano Pro começa em US$ 8 por usuário/mês

Teste grátis

Sim

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4,8/5

Preços

Microsoft 365 Business Basic começa em $ 6 por usuário/mês

Teste grátis

Sim

Plano gratuito

Sim

Avaliações

4.4/5

Preços

Dropbox Business Standard começa em US$ 12 por usuário/mês

Teste grátis

Sim

Plano gratuito

Sim

O que é software de colaboração de documentos?

O software de colaboração de documentos é um tipo de sistema que atua como uma plataforma para que as equipes de negócios trabalhem em um único documento em conjunto para produzir uma versão final. Geralmente é algum tipo de documento de processador de texto, que pode ser editado por várias pessoas de diferentes computadores e dispositivos móveis.

Como funciona o software de colaboração de documentos?

Idealmente, o software de colaboração de documentos deve fornecer aos usuários acesso em tempo real aos documentos, ao mesmo tempo em que oferece a opção de editar e compartilhar com outras pessoas (com permissões), atualizando outros usuários no processo.

Com o software de colaboração de documentos, os usuários podem fazer suas vozes serem ouvidas fazendo sugestões, alterações e enviando comentários dentro do documento.

Os benefícios do software de colaboração de documentos

Há muitos benefícios que vêm com o uso de software de colaboração de documentos. Mas conseguimos destacar os três mais cruciais:

• Aumenta a comunicação : A dura realidade é que métodos de comunicação como e-mail são apenas datados e tediosos nos dias de hoje. Uma solução de software de colaboração de documentos garante que todos os membros da equipe possam ver comentários em tempo real e possam responder facilmente e facilitar um fluxo saudável de comunicação.
• Economiza tempo : o software de colaboração de documentos ajuda a eliminar tarefas demoradas e garante que os funcionários sempre permaneçam na tarefa e no prazo. Em vez de passar horas procurando documentos em pilhas de papel, você pode simplesmente procurá-los digitalmente com o clique de um botão.
• Os usuários podem editar documentos de qualquer lugar : Esteja você trabalhando em um canteiro de obras, em um escritório ou em casa, você pode colaborar em documentos de qualquer local a qualquer momento, simplesmente abrindo o aplicativo em seu dispositivo móvel.

Quanto custa o software de colaboração de documentos?

Quando se trata de preços, diferentes soluções de software de colaboração de documentos podem variar drasticamente. Isso geralmente tem a ver com os recursos que eles incluem, bem como para quantos usuários são projetados.

As ferramentas de colaboração de documentos mais caras incluem ReSkript e Dropbox Paper, que custam US$ 10 e US$ 12 por usuário por mês, respectivamente. Depois, há opções mais acessíveis, como Notion e Zoho Writer, que custam US$ 4 por usuário/mês.

No entanto, recomendamos escolher uma solução que inclua a maior variedade de recursos ao preço mais acessível. Em termos de preços do Connecteam, embora não inclua explicitamente recursos de colaboração de documentos, é impossível ignorar seus recursos de gerenciamento de funcionários completos em um plano básico de US$ 39 por mês para os primeiros 50 usuários.

Perguntas frequentes

Como você cria um documento colaborativo?

Normalmente, é necessário um software de colaboração de documentos para criar esse tipo de documento. Na maioria das vezes, os usuários podem compartilhar o documento, selecionar com quem desejam compartilhá-lo e conceder a eles permissões específicas, determinando se eles também podem visualizar, editar ou compartilhar o documento.

Qual é a melhor maneira de colaborar em um documento?

Originalmente, a melhor maneira de colaborar em documentos era por e-mail, onde os usuários escreviam comentários e anexavam o documento à mensagem. No entanto, isso provou ser impraticável e, nos últimos tempos, aplicativos centrados em documentos estão disponíveis para tornar esse processo muito mais eficiente. Atualmente, o software de colaboração de documentos é projetado especificamente para facilitar a edição, comentários e compartilhamento de documentos.

Existem outros tipos de software de colaboração?

Existem tecnicamente três tipos de software de colaboração. Estes são:

• Comunicação : permite que os usuários se comuniquem entre si, geralmente por meio de algum tipo de bate-papo digital no local de trabalho.
• Conferência : permite que os usuários compartilhem a mesma visão, que um apresentador controlará e todos os outros se comunicarão.
• Coordenação : ajuda as empresas a gerenciar vários departamentos de trabalho interdependentes em direção a um objetivo compartilhado.

O resultado final do software de colaboração de documentos

No final das contas, o software de colaboração de documentos certo ajudará sua equipe a economizar tempo, melhorar a comunicação e gerenciar a edição de qualquer documento de qualquer local.

As soluções nesta lista são todas diferentes e fornecem diferentes tipos de recursos. No entanto, acreditamos que elas são as melhores ferramentas de colaboração de documentos a serem consideradas quando se trata de gerenciar, armazenar e compartilhar documentos, além de colaborar com sua equipe em vários projetos.

Recomendamos experimentar as avaliações gratuitas que essas ferramentas de colaboração de documentos oferecem, para que você possa decidir por si mesmo quais recursos melhor atendem às necessidades de sua empresa.