I 12 migliori software di collaborazione documentale per il 2022

Che tu ne possieda uno, gestisci un team in uno o gestisci un tipo di progetto in uno, il lavoro di squadra è la differenza tra le PMI che hanno successo e si disgregano.

Circa il 75% dei datori di lavoro considera il lavoro di squadra e la collaborazione "molto importanti" per la propria attività. Quando i team possono lavorare facilmente sullo stesso documento, indipendentemente dal luogo o dall'ora, la loro comunicazione, produttività e coinvolgimento aumenteranno alle stelle nel processo.

Il software di collaborazione sui documenti è la chiave per renderlo realtà. Abbiamo messo insieme i migliori strumenti di collaborazione sui documenti, ognuno con i propri punti di forza e caratteristiche chiave per adattarsi al meglio a tutti i tipi di PMI.

Le nostre migliori scelte

1. Connecteam : la migliore soluzione all-in-one con funzionalità di gestione dei documenti

2. ReSkript – Buono per la produttività del team

3. Nozione – Buono per la gestione della conoscenza

Cosa cercare nel software di collaborazione sui documenti

Ecco alcune delle caratteristiche e delle capacità che ogni software di collaborazione sui documenti dovrebbe includere:

• Salvataggio automatico: invece di dover ricordare sempre di salvare le modifiche apportate, il software di collaborazione sui documenti dovrebbe salvare automaticamente il lavoro per te.
• Monitoraggio delle modifiche: gli utenti devono essere in grado di tenere traccia delle modifiche apportate da altri, nonché di quando le hanno apportate per garantire la responsabilità.
• Controllo della versione : se gli utenti preferiscono ripristinare una versione precedente del documento su cui stanno collaborando, dovrebbero essere in grado di visualizzare le versioni precedenti.
• Commenti : gli utenti dovrebbero avere la possibilità di rispondere alle modifiche nei documenti e fornire feedback sotto forma di commenti.
• Supporta più formati – Dovresti essere in grado di visualizzare e modificare un'ampia varietà di formati di file con il software di collaborazione sui documenti.
• Mobile friendly : il software di collaborazione sui documenti dovrebbe essere facile da usare tramite il proprio dispositivo mobile, in modo che gli utenti possano modificare i documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
• Ampio spazio di archiviazione : idealmente, il software in questione dovrebbe essere basato su cloud, assicurando che gli utenti non debbano utilizzare spazio di archiviazione sui propri dispositivi.

I 12 migliori software di collaborazione documentale del 2022

La migliore soluzione all-in-one con funzionalità di gestione dei documenti

Piattaforme: Web, iOS, Android

Connecteam è un premiato software di gestione dei documenti che aiuta le PMI e le grandi imprese a organizzare, archiviare e condividere documenti per l'intera forza lavoro. Questa soluzione all-in-one, utilizzata da oltre 20.000 aziende in tutto il mondo, vanta un'ampia gamma di funzionalità per migliorare la gestione dei documenti nella tua azienda e la collaborazione in team, in generale.

Dal punto di vista dell'elaborazione testi, Connecteam non è un tipico software di collaborazione sui documenti, come altri in questo elenco. Tuttavia, è la soluzione ideale dal punto di vista della gestione dei dipendenti. Con Connecteam puoi:

• Carica facilmente tutti i tipi di documenti in un unico posto. I dipendenti non devono preoccuparsi che lo spazio di archiviazione venga occupato dai propri dispositivi mobili, poiché Connecteam è basato su cloud e consente agli utenti di usufruire delle sue funzionalità senza problemi .
• Accedi a tutti i documenti da un'unica app e dimentica di utilizzare più metodi per la gestione dei documenti, come Dropbox, Google Drive ed e-mail.
• Crea un'esperienza di formazione dei dipendenti semplice e facile da usare, con la possibilità di personalizzare le funzionalità di gestione dei documenti con la voce della tua azienda.
• Seleziona e limita istantaneamente i documenti che desideri vengano visualizzati da dipendenti e team, proteggendo i dati in ogni momento .
• Crea centri di conoscenza completi per i tuoi dipendenti, aggiungi tutti i file di cui hai bisogno e organizzali facilmente in cartelle.

Anche se potresti aver bisogno di altre soluzioni per collaborare con il tuo team su singoli documenti contemporaneamente, l'ampia gamma di funzionalità di collaborazione in team di Connecteam è impossibile da ignorare. Ad esempio, i team sono in grado di condividere documenti tramite 1:1 e chat del team dei dipendenti. È anche possibile allegare documenti a turni e attività.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Buono per : produttività del team

Piattaforme: completamente web-based

ReSkript è una soluzione software di collaborazione sui documenti con un design semplice e intuitivo che aiuta i manager a tenere traccia dei livelli di coinvolgimento dei dipendenti dei documenti su cui si sta lavorando. Con una ricca gamma di funzionalità come chat e videochiamate integrate, ReSkript è una soluzione software efficace quando si tratta di collaborare su documenti.

Con ReSkript, gli utenti possono anche gestire facilmente i propri file e vedere esattamente chi ha avuto accesso a documenti specifici, nonché quanto tempo hanno dedicato a ciascuno di essi.

I proprietari, i team leader e i project manager delle PMI richiedono funzionalità come un orologio, la pianificazione dei dipendenti e le risorse di onboarding. ReSkript non include questi. Quindi, se stai cercando una gamma più ampia di funzionalità di gestione dei dipendenti, è meglio scegliere una soluzione software come Connecteam.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Va bene per : Gestione della conoscenza

Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Una delle soluzioni software di collaborazione sui documenti più ricche di funzionalità in questo elenco è senza dubbio Notion. Le aziende possono utilizzare questa piattaforma per fissare obiettivi, monitorare l'avanzamento dei progetti e gestire i dipendenti. L'interfaccia drag-and-drop di Notion è facile da navigare e semplifica la modifica e la gestione dei documenti.

I membri del team possono facilmente commentare tutti i tipi di documenti, impostare agende online, creare elenchi di cose da fare e molto altro. Inoltre, Notion si integra con un'ampia varietà di app di terze parti come Invision e Slack.

Tuttavia, quando si tratta di gestire altri aspetti della gestione dei dipendenti come il monitoraggio del tempo, la pianificazione dei turni e la gestione delle attività, soluzioni come Connecteam svolgono un lavoro molto più efficace.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Va bene per : gestione dei contenuti

Piattaforme: Web, iOS, Android

Con una popolare funzione di salvataggio automatico a sua disposizione, Google Docs è una scelta ovvia per i team che cercano uno strumento di collaborazione sui documenti facile da usare. Sebbene assomigli ai tradizionali elaboratori di testi offline come Microsoft Word, Google Docs è basato su cloud, il che significa che gli utenti possono modificare i documenti mentre sono in movimento, purché abbiano accesso a Internet.

Se tutto ciò che il tuo team sta cercando è un'app per semplificare la collaborazione sui documenti, Google Docs è una soluzione degna. Ma per i team che cercano una gamma più ampia di funzionalità di gestione dei dipendenti, potrebbero essere più inclini a provare Google Workspace, che include Google Documenti, Fogli, Presentazioni, Gmail, Drive e altro ancora.

Altrimenti, ti consigliamo di cercare altrove una soluzione all-in-one per la gestione dei dipendenti, come Connecteam.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Va bene per : gruppi di project management e team di marketing

Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux

Confluence è un ambiente di lavoro condiviso che consente ai team di collaborare facilmente sui documenti. Con questo software di collaborazione sui documenti, gli utenti possono accedere alla funzione di ricerca universale per trovare qualsiasi informazione o documento archiviato nell'area di lavoro.

Sia dal punto di vista della modifica che della comunicazione del team, gli utenti possono aggiungere commenti a file, suggerimenti e altro. I membri del team possono anche condividere documenti, PDF, video e immagini tra loro e con i clienti.

Uno dei principali svantaggi di Confluence è che può diventare difficile tenere traccia delle modifiche da parte di altri membri del team, poiché più utenti devono condividere un account.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Va bene per : Squadre di tutte le dimensioni

Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Monday.com è molte cose, incluso un software di collaborazione sui documenti. Con questo sistema di gestione dei dipendenti, i manager possono facilmente assegnare compiti ai membri del team e monitorare i loro progressi, in ogni fase del processo.

I team possono utilizzare Monday.com per creare, visualizzare e modificare documenti, direttamente dal software. Gli utenti possono commentare documenti specifici, il che significa che altri membri del team possono ricevere feedback in tempo reale.

Ancora una volta, tuttavia, esistono altri strumenti di collaborazione sui documenti che forniscono una gamma più ampia di funzionalità per massimizzare la gestione dei dipendenti, come Connecteam.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Va bene per : costruire basi di conoscenza

Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux

Utilizzato dalle aziende di tutto il mondo, ClickUp è uno strumento di gestione dei progetti ideale che consente a più utenti di collaborare allo stesso documento ovunque si trovino al lavoro.

Questa soluzione all-in-one è estremamente personalizzabile e semplifica la gestione di documenti e attività. Inoltre, gli utenti possono utilizzare ClickUp per scambiarsi messaggi, sia individualmente che in gruppo.

Sebbene ClickUp consenta agli utenti di integrarsi con un'ampia varietà di applicazioni per eseguire altre aree della gestione dei dipendenti, mancano alcune funzionalità chiave che molte aziende cercheranno, come la gestione del tempo e la pianificazione dei turni.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Utile per : salvare tutti i tipi di informazioni in un unico posto

Piattaforme: Web, Windows, Mac, Linux

Document360 è un software di collaborazione sui documenti che aiuta gli utenti a organizzare, gestire e condividere rapidamente i file. Con un motore di ricerca intuitivo che consente ai dipendenti di trovare le informazioni di cui hanno bisogno, la distribuzione dei contenuti all'interno del proprio team è semplice.

Con Document360, i manager possono creare manuali per i dipendenti, guide pratiche, documenti di riferimento, solo per citarne alcuni. Per non parlare del fatto che è possibile assegnare più ruoli allo stesso utente, determinando chi ha accesso a quale contenuto.

Una cosa che potrebbe dissuadere i potenziali utenti è il fatto che Document360 non ha le migliori capacità di formattazione quando si tratta di software di collaborazione sui documenti. E le integrazioni con altre soluzioni software aziendali possono essere complicate.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Va bene per : liberi professionisti

Piattaforme: Web, iOS, Android, Mac

Questo software di collaborazione sui documenti sincronizza i documenti in tempo reale, assicurando che i documenti MS vengano importati senza preoccuparsi di problemi di formattazione. Simile a programmi di condivisione di documenti più comuni come Google Docs, gli utenti possono vedere quando altri stanno lavorando sullo stesso documento, poiché le modifiche vengono registrate istantaneamente e l'attività del cursore è visibile.

Zoho Writer è di natura basato sul cloud, il che significa che i team possono comunicare e collaborare ai documenti in modo efficiente e da qualsiasi luogo. Significa anche che tutti i documenti non occupano spazio di archiviazione aggiuntivo sul proprio sistema locale.

A dire il vero, ci sono app in questo elenco che hanno meno problemi di bug e spesso funzionano più velocemente di Zoho Writer. Esistono anche app come Connecteam e ClickUp, che offrono una gamma molto più ampia di funzionalità a vantaggio degli utenti con qualcosa di più della semplice collaborazione sui documenti.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Va bene per : tracciamento dei documenti

Piattaforme: completamente web-based

A differenza di altri strumenti in questo elenco, Bit non è una soluzione software di collaborazione sui documenti nel senso più stretto della parola. Tuttavia, è una soluzione ideale per la collaborazione in team, in generale.

Con questa soluzione dinamica, gli amministratori possono creare documenti, gestire conoscenze e scrivere note, nonché spazi di lavoro separati per più team. Con la funzionalità dell'area di lavoro di Bit, i manager possono organizzare progetti e team, con la possibilità di spostare i documenti da un'area di lavoro all'altra, invece di creare duplicati.

È anche possibile tenere traccia del coinvolgimento di documenti condivisi. Ma probabilmente le migliori capacità di Bit sono la possibilità di aggiungere un'ampia varietà di media all'editor intelligente del software, come video, collegamenti Web, post sui social media, ecc.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Va bene per : generazione di documenti

Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows

Non sarebbe un elenco di software per la collaborazione sui documenti senza una delle scelte più ovvie. Esatto: Microsoft Word è anche una scelta valida per i team che desiderano lavorare su più documenti insieme in qualsiasi momento della giornata lavorativa.

Anche se potrebbe non ottenere tanto quanto alcune delle soluzioni all-in-one in questo elenco, non molti sistemi documentano la collaborazione meglio di Microsoft Word. La sua interfaccia semplice e potente rende molto facile anche per i dipendenti meno esperti di tecnologia modificare i documenti.

Originariamente solo un software utilizzato su desktop, Word ora consente agli utenti di lavorare su documenti online. Fondamentalmente, tuttavia, più utenti possono modificare lo stesso documento contemporaneamente, eliminando inutili avanti e indietro via e-mail.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Utile per : Condivisione di file di grandi dimensioni

Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Dropbox Paper è un software di collaborazione sui documenti ideale per i team che fanno già molto affidamento su Dropbox. Con questo software aggiuntivo, gli utenti possono creare elenchi di cose da fare, organizzare facilmente i documenti, assegnare attività e gestirle mentre procedono.

Uno dei principali punti di forza di Dropbox Paper è la capacità di collegare un'ampia varietà di media a qualsiasi progetto. È possibile includere post sui social media, video di YouTube, PDF e molto altro.

I team potrebbero sentirsi frustrati dal fatto che un nuovo file viene creato ogni volta che più utenti visualizzano lo stesso file o vengono salvate le modifiche. Questo potrebbe sembrare un piccolo dettaglio, ma vale la pena considerare quando si valutano le opzioni del software di collaborazione sui documenti.

Caratteristiche principali

Pro e contro

Prezzo:

Confronta il miglior software di collaborazione sui documenti:

Recensioni

Prezzo

Prova gratuita

Piano gratuito

4.8/5

A partire da $ 39/mese per 50 utenti

Inizia la prova

14 giorni di prova

Sì, fino a 50 utenti

N / A

Il piano Pro parte da $ 10 per utente/mese

sì

sì

4.8/5

Il piano personale professionale parte da $ 4 per utente/mese

No

sì

4.7/5

Il piano Google Workspace Business Starter costa $ 6 per utente/mese

Sì, con Google Workspace

sì

4.4/5

A partire da $ 5,50 per utente/mese

sì

sì

4.6/5

Il piano standard costa $ 40 per 4 posti al mese

sì

sì

4.7/5

Il piano illimitato costa $ 5 per utente/mese

sì

sì

4.7/5

Il piano di avvio costa $ 99 per progetto/mese

sì

sì

4,5/5

Il piano standard inizia a ca. $ 4 per utente/mese

sì

sì

N / A

Il piano Pro parte da $ 8 per utente/mese

sì

sì

4.8/5

Microsoft 365 Business Basic parte da $ 6 per utente/mese

sì

sì

4.4/5

Dropbox Business Standard parte da $ 12 per utente/mese

sì

sì

Recensioni

4.8/5

Prezzo

A partire da $ 39/mese per 50 utenti

Inizia la prova

Prova gratuita

14 giorni di prova

Piano gratuito

Sì, fino a 50 utenti

Recensioni

N / A

Prezzo

Il piano Pro parte da $ 10 per utente/mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Recensioni

4.8/5

Prezzo

Il piano personale professionale parte da $ 4 per utente/mese

Prova gratuita

No

Piano gratuito

sì

Recensioni

4.7/5

Prezzo

Il piano Google Workspace Business Starter costa $ 6 per utente/mese

Prova gratuita

Sì, con Google Workspace

Piano gratuito

sì

Recensioni

4.4/5

Prezzo

A partire da $ 5,50 per utente/mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Recensioni

4.6/5

Prezzo

Il piano standard costa $ 40 per 4 posti al mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Recensioni

4.7/5

Prezzo

Il piano illimitato costa $ 5 per utente/mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Recensioni

4.7/5

Prezzo

Il piano di avvio costa $ 99 per progetto/mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Recensioni

4,5/5

Prezzo

Il piano standard inizia a ca. $ 4 per utente/mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Recensioni

N / A

Prezzo

Il piano Pro parte da $ 8 per utente/mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Recensioni

4.8/5

Prezzo

Microsoft 365 Business Basic parte da $ 6 per utente/mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Recensioni

4.4/5

Prezzo

Dropbox Business Standard parte da $ 12 per utente/mese

Prova gratuita

sì

Piano gratuito

sì

Che cos'è il software di collaborazione sui documenti?

Il software di collaborazione sui documenti è un tipo di sistema che funge da piattaforma per i team aziendali per lavorare insieme su un singolo documento per produrre una versione finale. Di solito si tratta di una sorta di documento di elaborazione testi, che può essere modificato da più persone da diversi computer e dispositivi mobili.

Come funziona il software di collaborazione sui documenti?

Idealmente, il software di collaborazione sui documenti dovrebbe fornire agli utenti l'accesso in tempo reale ai documenti, dando loro anche la possibilità di modificare e condividere con altri (con autorizzazioni), aggiornando altri utenti nel processo.

Con il software di collaborazione sui documenti, gli utenti possono far sentire la propria voce fornendo suggerimenti, modifiche e inviando commenti all'interno del documento.

I vantaggi del software di collaborazione documentale

Ci sono molti vantaggi che derivano dall'utilizzo del software di collaborazione sui documenti. Ma siamo riusciti a mettere in evidenza i tre più cruciali:

• Aumenta la comunicazione : la dura realtà è che i metodi di comunicazione come l'e-mail sono solo datati e noiosi al giorno d'oggi. Una soluzione software di collaborazione sui documenti garantisce che tutti i membri del team possano vedere i commenti in tempo reale e siano in grado di rispondere facilmente e facilitare un flusso di comunicazione sano.
• Risparmio di tempo : il software di collaborazione sui documenti aiuta a eliminare le attività che richiedono tempo e garantisce che i lavoratori siano sempre puntuali e puntuali. Invece di passare ore a cercare documenti in pile di carta, puoi semplicemente cercarli digitalmente con un clic di un pulsante.
• Gli utenti possono modificare i documenti da qualsiasi luogo : che tu stia lavorando in un cantiere edile, in un ufficio oa casa, puoi collaborare ai documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, semplicemente aprendo l'app sul tuo dispositivo mobile.

Quanto costa il software di collaborazione sui documenti?

Quando si tratta di prezzi, le diverse soluzioni software di collaborazione sui documenti possono variare drasticamente. Questo di solito ha a che fare con le funzionalità che includono e con il numero di utenti per cui è progettato.

Gli strumenti di collaborazione sui documenti più costosi includono ReSkript e Dropbox Paper, che costano rispettivamente $ 10 e $ 12 per utente al mese. Poi ci sono opzioni più convenienti come Notion e Zoho Writer, che costano entrambi $ 4 per utente al mese.

Tuttavia, ti consigliamo di scegliere una soluzione che includa la più ampia gamma di funzionalità al prezzo più conveniente. In termini di prezzi di Connecteam, sebbene non includa esplicitamente funzionalità di collaborazione sui documenti, le sue capacità di gestione dei dipendenti all-in-one con un piano base di $ 39 al mese per i primi 50 utenti sono impossibili da ignorare.

Domande frequenti

Come si crea un documento collaborativo?

Di solito, per creare questo tipo di documento è necessario un software di collaborazione sui documenti. Il più delle volte, gli utenti possono condividere il documento, selezionare con chi vogliono condividerlo e concedere loro autorizzazioni specifiche determinando se possono visualizzare, modificare o condividere anche il documento.

Qual è il modo migliore per collaborare su un documento?

In origine, il modo migliore per collaborare ai documenti era tramite e-mail, in cui gli utenti scrivevano commenti e allegavano il documento al messaggio. Tuttavia, ciò si è rivelato poco pratico e negli ultimi tempi sono disponibili app incentrate sui documenti per rendere questo processo molto più efficiente. Al giorno d'oggi, il software di collaborazione sui documenti è progettato specificamente per semplificare la modifica, i commenti e la condivisione dei documenti.

Esistono altri tipi di software di collaborazione?

Esistono tecnicamente tre tipi di software di collaborazione. Questi sono:

• Comunicazione : consente agli utenti di comunicare tra loro, di solito tramite una sorta di chat sul posto di lavoro digitale.
• Conferenze : consente agli utenti di condividere la stessa vista, che un relatore controllerà e tutti gli altri comunicheranno.
• Coordinamento : aiuta le aziende a gestire vari reparti di lavoro interdipendenti verso un obiettivo di condivisione.

La linea di fondo sul software di collaborazione documentale

Alla fine della giornata, il giusto software di collaborazione sui documenti aiuterà il tuo team a risparmiare tempo, migliorare la comunicazione e gestire la modifica di qualsiasi documento da qualsiasi luogo.

Le soluzioni in questo elenco sono tutte diverse e forniscono diversi tipi di funzionalità. Tuttavia, riteniamo che siano i migliori strumenti di collaborazione sui documenti da considerare quando si tratta di gestire, archiviare e condividere documenti, collaborando anche con il tuo team su più progetti.

Ti consigliamo di provare le prove gratuite offerte da questi strumenti di collaborazione sui documenti, in modo da poter decidere autonomamente quali funzionalità si adattano meglio alle esigenze della tua azienda.