2023 年 6 个最佳知识库软件平台
已发表: 2023-03-20知识库软件可以帮助您为员工和客户组织信息，提高效率并降低客户服务成本。 我们回顾了 2023 年的 6 个最佳知识库系统。
无论是培训新员工、回答客户询问，还是跟上最新的行业趋势，企业都需要可靠的知识库系统来帮助他们保持井然有序和高效。
知识库软件使公司能够轻松存储和管理重要信息，如培训材料、产品信息、常见问题 (FAQ)、内部政策和程序等。 它提供了一个集中的知识库，因此所有团队成员都可以访问相同的准确和最新信息。 该软件还可以帮助公司降低支持成本并提高客户满意度。
在本文中，我们讨论了当今可用的 6 个最佳知识库系统，以及如何为您的业务选择正确的解决方案。
如果您没有时间通读我们的研究，请跳转到我们的快速比较表。
我们的首选
最好的一体化知识库软件
了解更多
适合提供客户支持
适合从网络导入信息
如何选择知识库软件
最好的知识库平台将具有以下大部分或全部功能：
- 全面的搜索功能：知识库系统应该有一个强大的搜索引擎，可以从文章、常见问题解答和其他资源中快速检索相关信息。
- 内容创建和内容管理工具：优先考虑拥有自己创建、编辑和管理文章及其他资源工具的知识库软件。这包括创建内容、向作者分配权限以及跟踪文章使用和反馈的能力。
- 协作功能：您的知识库工具应该支持员工之间的协作，例如评论文档和提出改进建议的能力。
- 自动文件同步：因此员工始终使用每个资源的最新版本。
- 无限存储：最好的软件可以让您根据需要存储尽可能多的信息。
- 访问控制：访问控制确保员工只能访问与其角色相关的信息。您还可以切换权限，以便只有某些员工可以编辑知识库中的资源。
- 安全功能：最好的系统还将提供基于角色的权限和加密等安全功能。例如，Connecteam 使用端到端数据加密，因此您公司的内容始终是安全的。
- 与其他工具集成：系统应与员工使用的其他工具和系统集成，例如 HR 软件、项目管理工具和电子邮件。
- 分析和报告：选择可以提供分析和报告功能的软件，以跟踪员工如何使用知识库并确定需要改进的领域。
- 移动访问：使员工能够随时随地访问知识库。例如，Connecteam 为 Android 和 iOS 提供用户友好的应用程序。
2023 年 6 个最佳知识库软件平台
Connecteam — 最好的一体式知识库软件
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Connecteam 是一个一体化的员工管理解决方案，具有内置的知识库功能，以及用于日程安排、任务管理、时间跟踪、沟通、培训等的工具。
使用 Connecteam，创建一个您的员工可以从任何地方访问的中央信息存储库非常简单。
让我们仔细看看 Connecteam，重点关注其出色的知识库功能。
毫不费力地为您的团队创建和组织信息
Connecteam 使建立有用的知识库变得轻而易举。 它具有拖放界面，因此您可以快速创建用户友好的页面，员工可以轻松浏览。
您可以通过直观的创建工具向页面添加视频、文档、语音消息、图像等。
Connecteam 可用于存储许多不同类型的文件——手册、指南、员工手册、教学视频、设备和库存清单、客户和合同信息等。
您不仅可以将所有公司信息保存在一个地方，还可以根据需要创建任意数量的知识库。 您甚至可以为组织中的每个部门建立不同的知识库。
控制谁可以查看、创建和编辑内容以提高安全性
Connecteam 提供精细的用户设置。 这意味着您可以控制哪些员工可以查看、编辑或创建内容。 例如，您可以设置权限，使某些内容仅对高级管理人员可见。
这不仅对数据安全很重要，而且还有助于为每个用户简化您的知识库，因为他们只能看到与他们相关的数据。
移动应用程序使员工无论身在何处都可以访问有用的文档
Connecteam 具有适用于 Web、iOS 和 Android 的用户友好型应用程序。 员工可以从任何地方在他们的移动设备或浏览器中查看知识库。 在工作期间，他们还可以直接在 Connecteam 应用程序中检查班次、与团队成员沟通并提交表格。
当重要文档存储在一个可以从任何地方访问和编辑的地方时，管理人员和员工会方便得多。 Connecteam 确保每个人都能随时掌握最新信息。
深入了解员工如何使用您的知识库
Connecteam 提供有关您的团队如何使用知识库的报告和分析。 您可以查看他们访问最多的文档以及人们进行的搜索类型。
您可以使用这些见解来决定如何最好地改进您的文档以及将来要关注的重点。
尽可能多地存储
Connecteam对您添加到知识库中的文件的数量或大小没有限制。 您可以根据需要存储尽可能多的内容，以维护一个全面的知识库。 添加书面指南、图片、视频、有用的提示、培训手册等！
确信您的公司数据是安全的
Connecteam 是为数不多的提供真正端到端数据加密的知识库解决方案之一。 这意味着数据在从发送方到接收方的整个过程中都受到保护。 数据也在 Connecteam 的数据库中加密，使任何未经授权的人几乎不可能访问您的数据。
文件不会存储在员工的设备上，您可以在员工离职时立即撤销知识库访问权限。
提供有吸引力的员工培训
Connecteam 超越文件和文档，为您的员工提供动态培训体验。
您可以快速创建课程、测验和现场小组讨论，让新员工的入职培训变得方便、有趣和吸引人。 您还可以在 Connecteam 的仪表板中查看每个员工在培训中的进展情况。 另外，您可以发送调查和投票以收集团队成员的反馈。
主要特征
拖放内容编辑器
端到端数据加密
无限存储空间
精细的用户权限设置
关于知识库使用情况的报告和见解
参与员工培训功能
优点
可从任何地方访问，因此员工始终了解最新信息
存储许多不同类型的媒体和文件
通过测验、视频和教程使培训变得有趣
满足您业务需求的多合一员工管理工具
缺点
作品中的其他集成
价钱
提供终身免费计划30 位用户的高级计划起价为每月 29 美元
14 天免费试用，无需信用卡
开始你的免费试用Help Scout——适合提供客户支持
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Help Scout是一种面向企业的客户支持工具，可通过电子邮件、信使和聊天提供跨渠道支持。 它还提供自助服务支持选项，包括知识库。
Help Scout 的客户知识库非常基础。 可以使用 HTML 或文本创建页面，用户可以从模板设计中选择页面的外观。 知识库可以通过侧边栏和弹出窗口嵌入到其他页面中。
由于 Help Scout 专注于面向客户的知识库，因此对于寻求私有内部知识库系统的公司而言，它并不是最佳选择。
了解有关 Help Scout 的更多信息主要特征
- 快速帮助中心网站部署
- 显示用户交互趋势
- 支持多种知识库
- 知识库可以用密码保护
优点
- 响应式设计适用于移动设备
- 关于人们如何使用知识库的数据
缺点
- 私人员工知识库的有限功能
- 昂贵的
价钱
起价为 20 美元/用户/月试用：是免费计划：否
Guru——适合从网络导入信息
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Guru是一个知识管理系统，它使用 AI 来帮助管理者改进他们的知识库内容。 它可以向管理人员发送提醒以更新知识库并提出改进意见。
Guru 可以从 Slack 和网络导入信息，以加速知识库的创建。 雇主还可以要求特定员工（例如主题专家或高级管理人员）定期验证知识库文章。
但是，Guru 的搜索功能相对较慢，并且其用户访问权限系统受到限制。 这使得难以与特定人员而不是整个组织共享内容。
了解有关大师的更多信息主要特征
- 浏览互联网以获取信息以填充知识库
- 与大约 40 个第三方应用程序集成
- 使用集合、板和标签组织信息
- 检测重复内容
优点
- 人工智能可以提出改进建议
- 可以从各种来源导入数据
缺点
- 基本用户访问权限系统
- 相当慢
价钱
起价为 5 美元/用户/月试用：是 — 30 天免费计划：是
Document360 — 适用于自助式客户知识库
可用时间
- 网络
- 视窗
- 苹果
Document360是一个用于创建客户或员工知识库的平台。 它可用于创建具有自定义主页和域名的公共或私人知识库站点。
Document360 提供了一个可嵌入的小部件，可以放置在网站上，供客户从知识库中访问自助服务答案。 该软件还可以与第三方网站工具集成，如 Drift、Intercom 和 Disqus。
虽然 Document360 可用于内部知识库，但其主要重点是面向客户的文档。 私人知识库仅适用于价格最高的计划。
了解有关 Document360 的更多信息主要特征
- 公共和私人知识库
- 提供额外的语言本地化
- 从 50GB 驱动器存储
- 自定义域名
优点
- 可用于面向客户和内部知识库
- 提供有关客户如何使用网站的报告
缺点
- 比较贵
- 私人知识库仅适用于高级计划
价钱
起价为 99 美元/项目/月试用：是 — 14 天免费计划：否
概念——适合管理项目
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
- 视窗
- 苹果
Notion是一种项目管理工具，可将信息存储在中央位置。 它的功能很像 wiki，允许所有团队成员编辑页面。 创建的页面主要是基于文本的，但管理人员可以从概念的模板创建页面。
Notion 可以用作项目管理工具，其中包含项目状态、时间表和任务的概览。 它还与 GitHub 和 Jira 等计算工具集成。 这使得它成为工程、产品和设计团队合作完成项目的可靠选择。 然而，其他公司可能更喜欢更传统的知识管理系统。
了解有关概念的更多信息主要特征
- Wiki 风格的文档编辑
- 可导入的页面模板设计
- 项目管理功能
- 与 GitHub 等版本跟踪软件配合使用
优点
- 适合在开发过程中记录软件
- 用于多功能性的可导入模板
缺点
- 基本页面编辑器
- 信息难以浏览
价钱
起价为 4 美元/用户/月试用：无免费计划：是
Helpjuice — 适用于客户支持门户
可用时间
- 网络
Helpjuice是一种知识库工具，主要侧重于客户支持。 它提供模板和主题来创建客户支持门户。 基于网络的界面允许用户根据他们的互动为访问者创建具有不同答案的多项选择题。
Helpjuice 还可用于为员工创建有限的内部知识库。 管理员可以在内置编辑器中创建文档并设置访问控制。 但是，它缺乏对图像、视频和交互页面的良好支持，并且没有移动应用程序。 但它可能适合主要分享基于文本的文章的公司。
了解有关 Helpjuice 的更多信息主要特征
- WYSIWYG（所见即所得）文档编辑器
- 知识库页面使用和搜索分析
- 超过 12 个可定制的主题
- 简单的文档搜索
优点
- 文章可以设置为公开或私有
- 为网络程序员定制的 HTML
缺点
- 第三方集成很少
- 高价
价钱
4 位用户每月 120 美元起 试用：是免费计划：否
比较最佳知识库软件平台
| 话题 |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 点评 |   | | | | | |
| 价钱 | 前 30 位用户每月只需 29 美元起 | 起价为 20 美元/用户/月 | 起价为 5 美元/用户/月 | 起价为 99 美元/项目/月 | 起价为 4 美元/用户/月 | 4 位用户每月 120 美元起 |
| 免费试用 | 是的 14天 | 是的 | 是的 30天 | 是的 14天 | 不 | 是的 |
| 免费计划 | 是的 免费最多 10 个用户 | 不 | 是的 | 不 | 是的 | 不 |
什么是知识库软件？
知识库系统是一种将信息、文档和资源存储在中央位置（有点像数字储藏室）的软件应用程序。
该软件通常由企业、组织和教育机构用来存储和共享信息。
员工、客户和其他相关人员可以快速轻松地访问信息。
该软件可用于为员工或客户提供客户支持、培训和教育资源，以及管理内部知识和最佳实践。
知识库工具如何工作？
现在您知道什么是知识库软件，让我们来讨论一下它是如何工作的。
知识库工具的工作原理是提供一个中央平台，组织可以在该平台上存储和管理与其产品、服务或流程相关的信息。
可以将数据组织成类别、子类别和标签，使用户更容易找到相关信息。
用户可以使用关键字或短语搜索信息，或者浏览类别和子类别。
当用户搜索信息时，知识库工具会搜索整个存储库并检索相关文章和其他资源。
这些文章通常写得清晰简洁，并附有分步说明、屏幕截图和其他视觉辅助工具，使它们易于理解。
除了文章之外，知识库工具还可能包括常见问题解答 (FAQ)、操作指南、视频和其他资源。
协作是知识库工具的另一个重要特征。 用户可以发表评论、提供反馈或建议对文章进行编辑，以使信息保持最新和准确。
管理员还可以跟踪用户活动，例如文章浏览、搜索和评论。
然后，他们可以使用这些数据来确定可以改进知识库的领域。
知识库平台的好处
使用知识库软件，企业可以体验到许多好处。 这些包括：
提高生产力
员工可以快速轻松地找到他们需要的信息，从而减少完成任务所需的时间和精力，并提高整体工作效率。
改进协作
知识库平台可以培养员工之间协作和知识共享的文化，有助于提高整体效率和生产力。
更规范的流程
通过提供中央信息存储库，知识库平台可以帮助确保所有员工都遵循相同的程序并使用相同的术语。
一致的消息传递和更好的客户满意度
知识库平台可以帮助确保所有团队成员向客户传递一致的信息。 这减少了混乱并改善了整体客户体验。
降低培训成本
内部知识库软件可用于为员工提供培训材料和教育资源，例如常见问题 (FAQ) 文档和分步指南。 这减少了对昂贵的现场培训课程的需求。
更好的知识保留
通过提供可搜索的信息存储库，内部知识库软件使员工可以在需要时轻松温习基本知识和最佳实践。 这样可以更好地保留知识，因为员工更有可能保留易于访问的信息。
改进的客户支持
面向客户的知识库，也称为外部知识库或客户服务知识库，允许企业为客户提供自助服务选项。 这可以提高客户满意度并降低支持成本。
客户无需通过实时在线聊天或提出支持请求来联系员工，而是可以在公开的知识库文章中找到问题的答案。
知识库解决方案的成本是多少？
知识库系统通常按月或按年收费。 订阅费用通常因用户数量和所需功能而异。 例如，Helpjuice 的无限用户费用为每月 499 美元。
其他平台按月向每位用户收取费用。 例如，Help Scout 向每个用户每月收取 20 到 65 美元的费用。 这种定价模式对小型团队有利，但对于大型团队来说很快就会变得昂贵。
一些供应商混合使用这些定价模型，按月收取固定费用，并向每个用户收取额外费用。 Connecteam 的定价非常优惠。 最多 30 个用户每月只需29 美元，每增加一个用户每月只需 0.50 美元。
您可以免费下载开源知识库软件，但随着时间的推移，开源软件的设置和管理通常比商业解决方案更具挑战性。 相反，您可以使用 Connecteam 访问免费的知识库软件。 它为最多 10 个用户提供永久免费的小型企业计划。
常见问题
什么是最好的知识库？
知识库软件有多种类型，适合您的取决于您的需要。 但对于员工知识库，Connecteam 是最好的。 它具有直观的拖放式内容编辑器、无限的存储空间、可定制的用户访问权限，并支持广泛的文档类型。
微软有知识库软件吗？
Microsoft 不提供知识库工具。 它确实销售 SharePoint，一种用于在组织内共享文档的文档管理工具。 但是，这不提供 Connecteam 等更强大软件的高级搜索、内容结构和内容生成功能。
知识库是数据库吗？
知识库是一种专门用于知识共享和管理的数据库。 但是，知识库不仅仅是一个简单的信息数据库。 Connecteam 等系统包括搜索功能、分类、标记和协作功能。
知识库软件平台的底线
知识库软件将重要信息保存在一个便于员工访问的中央位置。 该软件提高了工作效率，确保您的消息传递标准化，并增强了员工之间的协作。 通过选择正确的知识库工具，您还可以降低培训成本并确保更好地保留公司的知识。
Connecteam 因其易用性、可定制性和强大的安全性而脱颖而出，成为最好的免费知识库软件。 除了提供更多功能外，Connecteam 的价格也低得多。
立即开始使用 Connecteam，了解它如何帮助您存储和组织您企业的重要信息。