6 лучших программных платформ базы знаний в 2023 году
Опубликовано: 2023-03-20Программное обеспечение базы знаний может помочь вам систематизировать информацию для ваших сотрудников и клиентов, повышая эффективность и снижая затраты на обслуживание клиентов. Мы рассматриваем 6 лучших систем баз знаний в 2023 году.
Будь то обучение новых сотрудников, ответы на запросы клиентов или отслеживание последних отраслевых тенденций, предприятиям нужны надежные системы баз знаний, которые помогут им оставаться организованными и эффективными.
Программное обеспечение базы знаний позволяет компаниям легко хранить и управлять важной информацией, такой как учебные материалы, информация о продуктах, часто задаваемые вопросы (FAQ), внутренние политики и процедуры и многое другое. Он обеспечивает централизованное хранилище знаний, поэтому все члены команды имеют доступ к одной и той же точной и актуальной информации. Программное обеспечение также может помочь компаниям сократить расходы на поддержку и повысить удовлетворенность клиентов.
В этой статье мы обсудим 6 лучших систем баз знаний, доступных на сегодняшний день, и то, как вы можете выбрать правильное решение для своего бизнеса.
Если у вас нет времени читать наше исследование, перейдите к нашей таблице быстрого сравнения.
Наш лучший выбор
Лучшее универсальное программное обеспечение базы знаний
Узнать больше
Хорошо для поддержки клиентов
Подходит для импорта информации из Интернета
Как выбрать программное обеспечение базы знаний
Лучшие платформы баз знаний будут иметь большинство или все следующие функции:
- Комплексная функция поиска: система базы знаний должна иметь надежную поисковую систему, которая может быстро извлекать необходимую информацию из статей, часто задаваемых вопросов и других ресурсов.
- Инструменты для создания контента и управления им: отдайте предпочтение программному обеспечению базы знаний, в котором есть инструменты для самостоятельного создания, редактирования и управления статьями и другими ресурсами.Это включает в себя возможность создавать контент, назначать разрешения авторам и отслеживать использование статей и отзывы.
- Возможности совместной работы. Инструмент вашей базы знаний должен обеспечивать совместную работу сотрудников, например возможность комментировать документы и предлагать улучшения.
- Автоматическая синхронизация файлов. Таким образом, сотрудники всегда работают с самой последней версией каждого ресурса.
- Неограниченное хранилище: Лучшее программное обеспечение позволит вам хранить столько информации, сколько вам нужно.
- Контроль доступа: контроль доступа гарантирует, что сотрудники имеют доступ только к информации, относящейся к их ролям.Вы также можете переключать разрешения, чтобы только определенные сотрудники могли редактировать ресурсы в базе знаний.
- Функции безопасности . Лучшие системы также предлагают функции безопасности, такие как разрешения на основе ролей и шифрование.Connecteam, например, использует сквозное шифрование данных, поэтому контент вашей компании всегда в безопасности.
- Интеграция с другими инструментами: система должна интегрироваться с другими инструментами и системами, которые используют сотрудники, такими как программное обеспечение для управления персоналом, инструменты управления проектами и электронная почта.
- Аналитика и отчетность: выберите программное обеспечение, которое может предоставлять функции аналитики и отчетности, чтобы отслеживать, как сотрудники используют базу знаний, и определять области для улучшения.
- Мобильный доступ: позволяет сотрудникам получать доступ к базе знаний на ходу.Connecteam, например, предлагает удобные приложения для Android и iOS.
6 лучших программных платформ базы знаний 2023 года
Connecteam — лучшая универсальная база знаний
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Connecteam — это комплексное решение для управления сотрудниками совстроенными функциями базы знаний , а также инструментами для планирования , управления задачами , учета рабочего времени , общения , обучения и многого другого.
С Connecteam очень просто создать центральный репозиторий информации, к которому ваши сотрудники могут получить доступ из любого места.
Давайте подробнее рассмотрим Connecteam, сосредоточив внимание на его превосходных функциях базы знаний.
С легкостью создавайте и систематизируйте информацию для своих команд
Connecteam упрощает создание полезной базы знаний. Он имеет интерфейс перетаскивания , поэтому вы можете быстро создавать удобные страницы, по которым сотрудники могут без проблем перемещаться.
Вы можете добавлять видео, документы, голосовые сообщения, изображения и многое другое на страницы с помощью интуитивно понятного инструмента создания .
Connecteam можно использовать для хранения различных типов файлов — руководств, руководств, справочников сотрудников, обучающих видеороликов, списков оборудования и инвентаря, информации о клиентах и контрактах и многого другого.
Вы можете не только хранить всю информацию о своей компании в одном месте, но и создавать столько баз знаний, сколько вам нужно .Вы даже можете создать отдельную базу знаний для каждого отдела вашей организации.
Управляйте тем, кто может просматривать, создавать и редактировать контент для большей безопасности
Connecteam предоставляетподробные пользовательские настройки .Это означает, что вы можете контролировать, какие сотрудники могут просматривать, редактировать или создавать контент. Например, вы можете установить разрешения, чтобы некоторый контент был виден только высшему руководству.
Это важно не только для безопасности данных, но и помогает оптимизировать вашу базу знаний для каждого пользователя, поскольку они видят только те данные, которые имеют отношение к ним.
Мобильные приложения, чтобы сотрудники могли получать доступ к полезным документам, где бы они ни находились
У Connecteam естьудобные приложения для Интернета, iOS и Android .Сотрудники могут просматривать базу знаний на своих мобильных устройствах или в своих браузерах из любого места. При этом они также могут проверять свои смены, общаться с членами команды и отправлять формы прямо из приложения Connecteam .
Руководителям и сотрудникам намного удобнее, когда важные документы хранятся в одном месте, к которому можно получить доступ и редактировать из любого места. Connecteam гарантирует, что у каждого всегда будет самая свежая информация.
Получите представление о том, как сотрудники используют вашу базу знаний
Connecteam предлагаетотчеты и аналитику о том, как ваша команда использует базу знаний.Вы можете увидеть, к каким документам они чаще всего обращались, и какие типы запросов они выполняют.
Вы можете использовать эту информацию, чтобы решить, как лучше всего улучшить документацию и на чем сосредоточиться в будущем.
Храните столько, сколько вам нужно
Connecteamне имеет ограничений на количество или размер файлов, которые вы добавляете в свою базу знаний.Вы можете хранить столько, сколько вам нужно для поддержания всеобъемлющей базы знаний. Добавьте письменные руководства, изображения, видео, полезные советы, учебные пособия и многое другое!
Будьте уверены, что данные вашей компании в безопасности
Connecteam — одно из немногих решений для базы знаний, которое предлагает настоящеесквозное шифрование данных .Это означает, что данные защищены на протяжении всего пути от отправителя к получателю. Данные также зашифрованы в базах данных Connecteam, что делает практически невозможным доступ к вашим данным для любых неавторизованных лиц.
Файлы не хранятся на устройствах сотрудников, и вы можете немедленно отозвать доступ к базе знаний, когда сотрудник покидает вашу компанию.
Проводите увлекательное обучение сотрудников
Connecteam выходит за рамки файлов и документов, чтобы предложить вашим сотрудникамдинамичный процесс обучения .
Вы можете быстро создавать курсы, викторины и живые групповые обсуждения, чтобы сделать адаптацию удобной, увлекательной и увлекательной для новых сотрудников. Вы также можете увидеть на панели инструментов Connecteam, как каждый сотрудник проходит обучение. Кроме того, вы можете рассылать опросы и опросы, чтобы собирать отзывы членов команды.
Ключевая особенность
Редактор контента с перетаскиванием
Сквозное шифрование данных
Неограниченное пространство для хранения
Детальные настройки разрешений пользователей
Отчеты и анализ использования базы знаний
Привлекательные функции обучения сотрудников
Плюсы
Доступ из любого места, чтобы сотрудники всегда были в курсе
Хранит множество различных типов мультимедиа и файлов
Делает обучение увлекательным благодаря викторинам, видео и учебным пособиям
Универсальный инструмент управления сотрудниками для всего, что нужно вашему бизнесу
Минусы
Дополнительные интеграции в работе
Цены
Доступен пожизненный план. Премиум-планы начинаются с 29 долларов в месяцдля 30 пользователей.
14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется
Начните бесплатный пробный периодHelp Scout — хорошо подходит для поддержки клиентов
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Help Scout — это инструмент поддержки клиентов для предприятий, который обеспечивает межканальную поддержку по электронной почте, в мессенджерах и в чате. Он также предлагает варианты поддержки самообслуживания, включая базу знаний.
Базы знаний клиентов Help Scout довольно просты. Страницы можно создавать с помощью HTML или текста, и пользователи могут выбирать, как они будут выглядеть, используя шаблоны. Базу знаний можно встроить в другие страницы с помощью боковых панелей и всплывающих окон.
Поскольку Help Scout фокусируется на клиентских базах знаний, это не лучший выбор для компаний, которые ищут частную внутреннюю систему баз знаний.
Узнайте больше о Help ScoutКлючевая особенность
- Быстрое развертывание веб-сайта справочного центра
- Показывает тенденции взаимодействия с пользователем
- Поддерживает несколько баз знаний
- Базы знаний могут быть защищены паролем
Плюсы
- Адаптивный дизайн работает на мобильных устройствах
- Данные о том, как люди используют базу знаний
Минусы
- Ограниченные возможности для частных баз знаний сотрудников
- Дорогой
Цены
От 20 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Да Бесплатный план: Нет
Гуру — хорошо подходит для импорта информации из Интернета.
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
Guru — это система управления знаниями, которая использует искусственный интеллект, чтобы помочь менеджерам улучшить содержание своей базы знаний. Он может отправлять напоминания менеджерам об обновлении базы знаний и предлагать идеи для улучшения.
Guru может импортировать информацию из Slack и Интернета, чтобы ускорить создание базы знаний. Работодатели также могут потребовать от определенных сотрудников, таких как тематические эксперты или высшее руководство, периодически проверять статьи базы знаний.
Однако функция поиска Guru относительно медленная, а система разрешений доступа пользователей ограничена. Это затрудняет обмен контентом с конкретными людьми, а не со всей организацией.
Узнать больше о ГуруКлючевая особенность
- Сканирует Интернет в поисках информации для заполнения базы знаний
- Интегрируется примерно с 40 сторонними приложениями.
- Систематизирует информацию с помощью коллекций, досок и тегов
- Обнаруживает дублированный контент
Плюсы
- ИИ может предлагать улучшения
- Данные могут быть импортированы из различных источников
Минусы
- Базовая система разрешений доступа пользователей
- Довольно медленно
Цены
Начинается с 5 долларов за пользователя в месяц. Пробная версия: Да — 30-дневный бесплатный план: Да
Document360 — хорошо подходит для баз знаний клиентов самообслуживания.
Доступен на
- Интернет
- Окна
- Мак
Document360 — это платформа для создания баз знаний клиентов или сотрудников. Его можно использовать для создания публичного или частного сайта базы знаний с настраиваемой домашней страницей и доменным именем.
Document360 предлагает встраиваемый виджет, который можно разместить на веб-сайте, чтобы клиенты могли самостоятельно получать ответы из базы знаний. Программное обеспечение также может интегрироваться со сторонними веб-инструментами, такими как Drift, Intercom и Disqus.
Хотя Document360 можно использовать для внутренних баз знаний, его основное внимание уделяется документации для клиентов. Частные базы знаний доступны только на самых дорогих тарифных планах.
Узнайте больше о Document360Ключевая особенность
- Публичные и частные базы знаний
- Доступна дополнительная языковая локализация
- От 50 ГБ дискового пространства
- Пользовательское доменное имя
Плюсы
- Может использоваться как для клиентских, так и для внутренних баз знаний
- Предлагает отчеты о том, как клиенты используют веб-сайт
Минусы
- Относительно дорого
- Частные базы знаний доступны только в тарифных планах высокого уровня.
Цены
От 99 долларов США за проект в месяц Пробная версия: Да — 14-дневный бесплатный план: Нет
Notion — хорошо подходит для управления проектами
Доступен на
- Интернет
- iOS
- Андроид
- Окна
- Мак
Notion — это инструмент управления проектами, который хранит информацию в центральном месте. Он работает так же, как вики, позволяя всем членам команды редактировать страницы. Создаваемые страницы в основном основаны на тексте, но менеджеры могут создавать страницы из шаблонов Notion.
Notion можно использовать в качестве инструмента управления проектами с обзором статусов проектов, сроков и задач. Он также интегрируется с вычислительными инструментами, такими как GitHub и Jira. Это делает его хорошим выбором в качестве инструмента для групп инженеров, разработчиков и дизайнеров, работающих вместе над завершением проекта. Однако другие компании, вероятно, предпочтут более традиционную систему управления знаниями.
Узнать больше о понятииКлючевая особенность
- Редактирование документов в стиле Wiki
- Импортируемые шаблоны страниц
- Особенности управления проектами
- Работает с программным обеспечением для отслеживания версий, таким как GitHub.
Плюсы
- Хорошо подходит для документирования программного обеспечения во время разработки
- Импортируемые шаблоны для универсальности
Минусы
- Базовый редактор страниц
- Информация, с которой сложно ориентироваться
Цены
От 4 долларов за пользователя в месяц Пробная версия: Нет Бесплатный план: Да
Helpjuice — хорошо подходит для порталов поддержки клиентов
Доступен на
- Интернет
Helpjuice — это инструмент базы знаний, ориентированный в первую очередь на поддержку клиентов. Он предоставляет шаблоны и темы для создания портала поддержки клиентов. Веб-интерфейс позволяет пользователям создавать вопросы с несколькими вариантами ответов для посетителей с разными ответами в зависимости от их взаимодействия.
Helpjuice также можно использовать для создания ограниченной внутренней базы знаний для персонала. Администраторы могут создавать документы во встроенном редакторе и устанавливать контроль доступа. Однако ему не хватает хорошей поддержки изображений, видео и интерактивных страниц, а также нет мобильных приложений. Но это может подойти для компаний, которые в основном публикуют текстовые статьи.
Узнайте больше о HelpjuiceКлючевая особенность
- WYSIWYG (что видишь, то и получаешь) редактор документов
- Аналитика использования страниц базы знаний и поисковых запросов
- 12+ настраиваемых тем
- Простой поиск документов
Плюсы
- Статьи могут быть общедоступными или частными
- Настраиваемый HTML для веб-программистов
Минусы
- Очень мало сторонних интеграций
- Высокая цена
Цены
От 120 долларов США в месяц для 4 пользователей Пробная версия: Да Бесплатный план: Нет
Сравните лучшие программные платформы базы знаний
| Тема |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Отзывы |   | | | | | |
| Цены | Всего от 29 долларов в месяц для первых 30 пользователей. | От 20 долларов за пользователя в месяц. | От 5 долларов за пользователя в месяц. | От $99/проект/месяц | От 4 долларов за пользователя в месяц. | От 120 долларов в месяц для 4 пользователей. |
| Бесплатная пробная версия | да 14 дней | да | да 30 дней | да 14 дней | нет | да |
| Бесплатный план | да Бесплатно До 10 пользователей | нет | да | нет | да | нет |
Что такое программное обеспечение базы знаний?
Система базы знаний — это программное приложение, которое хранит информацию, документы и ресурсы в центральном месте — что-то вродецифрового хранилища .
Программное обеспечение обычно используется предприятиями, организациями и образовательными учреждениями для хранения и обмена информацией.
Сотрудники, клиенты и другие заинтересованные лица могут быстро и легко получить доступ к информации.
Программное обеспечение можно использовать для предоставления поддержки клиентов, обучения и образовательных ресурсов для сотрудников или клиентов, а также для управления внутренними знаниями и передовым опытом.
Как работают инструменты базы знаний?
Теперь, когда вы знаете, что такое программное обеспечение базы знаний, давайте обсудим, как оно работает.
Инструменты базы знаний работают, предоставляя центральную платформу, на которой организации могут хранить и управлять информацией, относящейся к их продуктам, услугам или процессам.
Данные могут быть организованы по категориям, подкатегориям и тегам, чтобы пользователям было проще находить нужную информацию.
Пользователи могут искать информацию по ключевым словам или фразам или просматривать категории и подкатегории.
Когда пользователь ищет информацию, инструмент базы знаний выполняет поиск по всему репозиторию и извлекает соответствующие статьи и другие ресурсы.
Статьи обычно написаны четко и лаконично, с пошаговыми инструкциями, снимками экрана и другими наглядными пособиями, облегчающими понимание.
Помимо статей, инструменты базы знаний могут включать часто задаваемые вопросы (FAQ), практические руководства, видеоролики и другие ресурсы.
Совместная работа — еще одна важная особенность инструментов базы знаний. Пользователи могут оставлять комментарии, оставлять отзывы или предлагать изменения в статьях, чтобы информация была актуальной и точной.
Администраторы также могут отслеживать действия пользователей, такие как просмотры статей, поисковые запросы и комментарии.
Затем они могут использовать эти данные для определения областей, в которых база знаний может быть улучшена.
Преимущества платформ базы знаний
Используя программное обеспечение базы знаний, предприятия могут получить ряд преимуществ. К ним относятся:
Повышенная производительность
Сотрудники могут быстро и легко находить нужную им информацию, сокращая время и усилия, необходимые для выполнения задач, и повышая общую производительность на рабочем месте .
Улучшенное сотрудничество
Платформы базы знаний могут способствовать развитию культуры сотрудничества и обмена знаниями между сотрудниками, помогая повысить общую эффективность и производительность.
Более стандартизированные процедуры
Предоставляя центральный репозиторий информации, платформы базы знаний могут помочь гарантировать, что все сотрудники следуют одним и тем же процедурам и используют одну и ту же терминологию.
Последовательный обмен сообщениями и повышение удовлетворенности клиентов
Платформы базы знаний могут помочь гарантировать, что все члены команды доставят согласованные сообщения клиентам. Это уменьшит путаницу и улучшит общее впечатление от клиента.
Снижение затрат на обучение
Программное обеспечение внутренней базы знаний может использоваться для предоставления сотрудникам учебных материалов и образовательных ресурсов, таких как документы с часто задаваемыми вопросами (FAQ) и пошаговые руководства. Это снижает потребность в дорогостоящих очных тренингах.
Лучшее сохранение знаний
Предоставляя репозиторий информации с возможностью поиска, программное обеспечение внутренней базы знаний позволяет сотрудникам освежать в памяти необходимые знания и передовой опыт, когда это необходимо. Это приводит к лучшему сохранению знаний, поскольку сотрудники с большей вероятностью сохранят информацию, к которой легко получить доступ.
Улучшенная поддержка клиентов
Базы знаний, ориентированные на клиентов, также известные как внешние базы знаний или базы знаний по обслуживанию клиентов, позволяют предприятиям предоставлять клиентам варианты самообслуживания. Это может повысить удовлетворенность клиентов и сократить расходы на поддержку.
Вместо того, чтобы связываться с персоналом в чате в режиме реального времени или отправлять заявку в службу поддержки, клиенты могут найти ответы на свои вопросы в общедоступных статьях базы знаний.
Сколько стоят решения базы знаний?
Системы баз знаний обычно взимают ежемесячную или ежегодную плату. Стоимость подписки обычно варьируется в зависимости от количества пользователей и требуемых функций. Helpjuice, например, стоит 499 долларов в месяц для неограниченного количества пользователей.
Другие платформы взимают ежемесячную плату за каждого пользователя. Например, Help Scout берет от 20 до 65 долларов за пользователя в месяц. Эта модель ценообразования выгодна для небольших команд, но быстро становится дорогой для более крупных.
Некоторые провайдеры используют сочетание этих моделей ценообразования, взимая фиксированную ежемесячную плату с дополнительной платой за каждого пользователя. Цены Connecteam исключительно выгодны. Это стоит всего 29 долларов США в месяц для 30 пользователей и всего 0,50 долларов США в месяц за каждого дополнительного пользователя.
Вы можете бесплатно загрузить программное обеспечение базы знаний с открытым исходным кодом, но программное обеспечение с открытым исходным кодом зачастую гораздо сложнее в настройке и управлении с течением времени, чем коммерческое решение. Вместо этого вы можете получить доступ к бесплатному программному обеспечению базы знаний с помощью Connecteam. Он предлагает тарифный план для малого бизнеса , который можно использовать бесплатно до 10 пользователей .
Часто задаваемые вопросы
Какая база знаний лучше?
Существуют различные типы программного обеспечения базы знаний, и правильный выбор зависит от ваших потребностей. Но для баз знаний сотрудников лучше всего подходит Connecteam. Он имеет интуитивно понятный редактор контента с возможностью перетаскивания, неограниченное пространство для хранения, настраиваемые права доступа пользователей и поддержку широкого спектра типов документов.
Есть ли у Microsoft база знаний?
Microsoft не предлагает инструмент базы знаний. Он продает SharePoint, инструмент управления документами, используемый для обмена документами внутри организации. Однако это не обеспечивает возможности расширенного поиска, структурирования контента и создания контента более мощного программного обеспечения, такого как Connecteam.
Является ли база знаний базой данных?
База знаний — это тип базы данных, специально используемый для обмена знаниями и управления ими. Однако база знаний — это больше, чем просто база данных информации. Такие системы, как Connecteam, включают функции поиска, категоризации, тегирования и совместной работы.
Итог по программной платформе базы знаний
Программное обеспечение базы знаний хранит важную информацию в центральном расположении, к которому сотрудники могут легко получить доступ. Программное обеспечение повышает производительность, обеспечивает стандартизацию обмена сообщениями и расширяет сотрудничество между сотрудниками. Выбрав правильный инструмент базы знаний, вы также можете сократить расходы на обучение и обеспечить лучшее сохранение знаний в своей компании.
Connecteam выделяется как лучшее бесплатное программное обеспечение базы знаний благодаря простоте использования, возможности настройки и надежной безопасности. В дополнение к большему количеству функций Connecteam также значительно дешевле.
Начните работу с Connecteam сегодня , чтобы узнать, как он может помочь вам хранить и систематизировать важную информацию вашего бизнеса.