6 meilleures plates-formes logicielles de base de connaissances en 2023

Publié: 2023-03-20

Le logiciel de base de connaissances peut vous aider à organiser les informations pour vos employés et vos clients, en améliorant l'efficacité et en réduisant les coûts du service client. Nous passons en revue les 6 meilleurs systèmes de base de connaissances en 2023.

Qu'il s'agisse de former de nouveaux employés, de répondre aux demandes des clients ou de se tenir au courant des dernières tendances du secteur, les entreprises ont besoin de systèmes de base de connaissances fiables pour les aider à rester organisées et efficaces.

Le logiciel de base de connaissances permet aux entreprises de stocker et de gérer facilement des informations importantes telles que le matériel de formation, les informations sur les produits, les questions fréquemment posées (FAQ), les politiques et procédures internes, etc. Il fournit un référentiel centralisé de connaissances, de sorte que tous les membres de l'équipe aient accès aux mêmes informations précises et à jour. Le logiciel peut également aider les entreprises à réduire les coûts de support et à améliorer la satisfaction client.

Dans cet article, nous discutons des 6 meilleurs systèmes de base de connaissances disponibles aujourd'hui et de la manière dont vous pouvez choisir la bonne solution pour votre entreprise.

Si vous n'avez pas le temps de lire nos recherches, passez à notre tableau de comparaison rapide.

Nos meilleurs choix

Meilleur logiciel de base de connaissances tout-en-un
Apprendre encore plus
Bon pour offrir un support client
Idéal pour importer des informations depuis le Web

Comment choisir un logiciel de base de connaissances

Les meilleures plates-formes de base de connaissances auront la plupart ou la totalité des fonctionnalités suivantes :

Fonction de recherche complète : le système de base de connaissances doit disposer d'un moteur de recherche robuste capable de récupérer rapidement des informations pertinentes à partir d'articles, de FAQ et d'autres ressources.
Outils de création et de gestion de contenu : donnez la priorité aux logiciels de base de connaissances dotés d'outils pour créer, modifier et gérer vous-même des articles et d'autres ressources.Cela inclut la possibilité de créer du contenu, d'attribuer des autorisations aux auteurs et de suivre l'utilisation et les commentaires des articles.
Fonctionnalités de collaboration : votre outil de base de connaissances doit permettre la collaboration entre les employés, comme la possibilité de commenter des documents et de suggérer des améliorations.
Synchronisation automatique des fichiers : Ainsi, les employés travaillent toujours avec la version la plus récente de chaque ressource.
Stockage illimité : Le meilleur logiciel vous permettra de stocker autant d'informations que vous en avez besoin.
Contrôles d'accès : les contrôles d'accès garantissent que les employés n'ont accès qu'aux informations pertinentes pour leurs fonctions.Vous pouvez également basculer les autorisations afin que seuls certains employés puissent modifier les ressources dans la base de connaissances.
Fonctionnalités de sécurité : Les meilleurs systèmes offriront également des fonctionnalités de sécurité telles que les autorisations basées sur les rôles et le cryptage.Connecteam, par exemple, utilise un cryptage des données de bout en bout, de sorte que le contenu de votre entreprise est toujours sécurisé.
Intégration avec d'autres outils : le système doit s'intégrer aux autres outils et systèmes utilisés par les employés, tels que les logiciels RH, les outils de gestion de projet et les e-mails.
Analyses et rapports : sélectionnez un logiciel qui peut fournir des fonctionnalités d'analyse et de rapport pour suivre la façon dont les employés utilisent la base de connaissances et identifier les domaines à améliorer.
Accès mobile : permet aux employés d'accéder à la base de connaissances en déplacement.Connecteam, par exemple, propose des applications conviviales pour Android et iOS.

Les 6 meilleures plates-formes logicielles de base de connaissances de 2023

Connecteam — Meilleur logiciel de base de connaissances tout-en-un
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Connecteam est une solution de gestion des employés tout-en-un avecdes fonctionnalités de base de connaissances intégrées , ainsi que des outils de planification , de gestion des tâches , de suivi du temps , de communication , de formation et bien plus encore.
Avec Connecteam, il est très simple de créer un référentiel central d'informations auquel vos employés peuvent accéder de n'importe où.
Examinons de plus près Connecteam, en nous concentrant sur ses excellentes fonctionnalités de base de connaissances.
Créez et organisez sans effort des informations pour vos équipes
Connecteam facilite la création d'une base de connaissances utile. Il dispose d'une interface glisser-déposer , ce qui vous permet de créer rapidement des pages conviviales sur lesquelles les employés peuvent naviguer sans tracas.

Vous pouvez ajouter des vidéos, des documents, des messages vocaux, des images et plus encore aux pages, tout cela grâce à l' outil de création intuitif .
Connecteam peut être utilisé pour stocker de nombreux types de fichiers différents : manuels, guides, guides de l'employé, vidéos pédagogiques, listes d'équipement et d'inventaire, informations sur les clients et les contrats, etc.
Non seulement vous pouvez conserver toutes les informations de votre entreprise au même endroit, mais vous pouvez également créer autant de bases de connaissances que nécessaire .Vous pouvez même configurer une base de connaissances différente pour chaque service de votre organisation.

Contrôlez qui peut voir, créer et modifier du contenu pour une meilleure sécurité
Connecteam fournitdes paramètres utilisateur précis .Cela signifie que vous avez le contrôle sur les employés qui peuvent afficher, modifier ou créer du contenu. Par exemple, vous pouvez définir des autorisations afin que certains contenus ne soient visibles que par la haute direction.
Non seulement cela est important pour la sécurité des données, mais cela permet également de rationaliser votre base de connaissances pour chaque utilisateur, car ils ne voient que les données qui les concernent.
Des applications mobiles pour que les employés puissent accéder à des documents utiles où qu'ils soient
Connecteam proposedes applications conviviales pour le Web, iOS et Android .Les employés peuvent consulter la base de connaissances sur leurs appareils mobiles ou dans leurs navigateurs de n'importe où. Pendant qu'ils y sont, ils peuvent également vérifier leurs quarts de travail, communiquer avec les membres de l'équipe et soumettre des formulaires directement depuis l'application Connecteam .

C'est beaucoup plus pratique pour les managers et les employés lorsque les documents importants sont stockés dans un seul endroit qui peut être consulté et modifié de n'importe où. Connecteam veille à ce que chacun ait toujours les dernières informations à portée de main.
Obtenez des informations sur la façon dont les employés utilisent votre base de connaissances
Connecteam proposedes rapports et des analyses sur la façon dont votre équipe utilise la base de connaissances.Vous pouvez voir les documents auxquels ils ont le plus accédé et les types de recherches effectuées par les utilisateurs.

Vous pouvez utiliser ces informations pour décider de la meilleure façon d'améliorer votre documentation et sur quoi vous concentrer à l'avenir.
Stockez autant que vous en avez besoin
Connecteam n'aaucune limite quant au nombre ou à la taille des fichiers que vous ajoutez à votre base de connaissances.Vous pouvez stocker autant que nécessaire pour maintenir une base de connaissances complète. Ajoutez des guides écrits, des images, des vidéos, des conseils utiles, des manuels de formation et plus encore !
Soyez sûr que les données de votre entreprise sont en sécurité
Connecteam est l'une des rares solutions de base de connaissances qui offre un véritablechiffrement des données de bout en bout .Cela signifie que les données sont protégées tout au long de leur parcours, de l'expéditeur au destinataire. Les données sont également cryptées dans les bases de données de Connecteam, ce qui rend pratiquement impossible l'accès à vos données par des tiers non autorisés.

Les fichiers ne sont pas stockés sur les appareils des employés et vous pouvez révoquer l'accès à la base de connaissances immédiatement lorsqu'un employé quitte votre entreprise.
Offrir une formation attrayante aux employés
Connecteam va au-delà des fichiers et des documents pour offrir à vos employés uneexpérience de formation dynamique .
Vous pouvez rapidement créer des cours, des quiz et des discussions de groupe en direct pour rendre l'intégration pratique, amusante et engageante pour les nouveaux employés. Vous pouvez également voir dans le tableau de bord de Connecteam comment chaque employé progresse dans sa formation. De plus, vous pouvez envoyer des enquêtes et des sondages pour recueillir les commentaires des membres de l'équipe.

Connecteam propose également un plan gratuit à vie - Rejoignez Connecteam !
Principales caractéristiques
- Éditeur de contenu par glisser-déposer
- Cryptage des données de bout en bout
- Espace de stockage illimité
- Paramètres d'autorisation utilisateur granulaires
- Rapports et informations sur l'utilisation de la base de connaissances
- Engager des fonctionnalités de formation des employés
Avantages
- Accessible de n'importe où pour que les employés soient toujours à jour
- Stocke de nombreux types de médias et de fichiers différents
- Rend la formation attrayante avec des quiz, des vidéos et des tutoriels
- Outil de gestion des employés tout-en-un pour tout ce dont votre entreprise a besoin
Les inconvénients
- Intégrations supplémentaires en cours
Tarification
Plan gratuit à vie disponible Les plans Premium commencent à 29 $/moispour 30 utilisateurs
Essai gratuit de 14 jours, aucune carte de crédit requise
Commencer votre essai gratuit
Sauter à
Meilleurs choix
Connecteam Aide Scout Guru Document360 Notion Helpjuice
Comparez toutes les FAQ
Help Scout - Bon pour offrir un support client
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Help Scout est un outil de support client pour les entreprises qui fournit une assistance multicanal par e-mail, messagerie et chat. Il offre également des options d'assistance en libre-service, y compris une base de connaissances.
Les bases de connaissances client d'Aide Scout sont assez basiques. Les pages peuvent être créées à l'aide de HTML ou de texte, et les utilisateurs peuvent choisir leur apparence à partir de modèles de conception. La base de connaissances peut être intégrée dans d'autres pages via des barres latérales et des fenêtres contextuelles.
Étant donné que Help Scout se concentre sur les bases de connaissances destinées aux clients, ce n'est pas le meilleur choix pour les entreprises à la recherche d'un système de base de connaissances interne privé.
En savoir plus sur Help Scout
Principales caractéristiques
- Déploiement rapide du site Web du centre d'aide
- Affiche les tendances d'interaction de l'utilisateur
- Prend en charge plusieurs bases de connaissances
- Les bases de connaissances peuvent être protégées par mot de passe
Avantages
- La conception réactive fonctionne sur les appareils mobiles
- Données sur la façon dont les gens utilisent la base de connaissances
Les inconvénients
- Fonctionnalités limitées pour les bases de connaissances des employés privés
- Cher
Tarification
À partir de 20 $/utilisateur/mois Essai : Oui Plan gratuit : Non
Guru - Idéal pour importer des informations depuis le Web
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
Guru est un système de gestion des connaissances qui utilise l'IA pour aider les gestionnaires à améliorer le contenu de leur base de connaissances. Il peut envoyer des rappels aux managers pour mettre à jour la base de connaissances et suggérer des idées d'amélioration.
Guru peut importer des informations depuis Slack et le Web pour accélérer la création de la base de connaissances. Les employeurs peuvent également demander à des employés spécifiques, tels que des experts thématiques ou des cadres supérieurs, de vérifier périodiquement les articles de la base de connaissances.
Cependant, la fonction de recherche de Guru est relativement lente et son système d'autorisations d'accès des utilisateurs est limité. Il est donc difficile de partager du contenu avec des personnes spécifiques plutôt qu'avec l'ensemble de l'organisation.
En savoir plus sur Gourou
Principales caractéristiques
- Analyse Internet à la recherche d'informations pour remplir la base de connaissances
- S'intègre à environ 40 applications tierces
- Organise les informations avec des collections, des tableaux et des balises
- Détecte le contenu dupliqué
Avantages
- L'IA peut suggérer des améliorations
- Les données peuvent être importées à partir de diverses sources
Les inconvénients
- Système d'autorisation d'accès utilisateur de base
- Assez lent
Tarification
À partir de 5 $/utilisateur/mois Essai : Oui — Plan gratuit de 30 jours : Oui
Document360 — Idéal pour les bases de connaissances client en libre-service
Disponible sur
- la toile
- les fenêtres
- Mac
Document360 est une plateforme de création de bases de connaissances clients ou collaborateurs. Il peut être utilisé pour créer un site de base de connaissances public ou privé avec une page d'accueil et un nom de domaine personnalisés.
Document360 propose un widget intégrable qui peut être placé sur un site Web pour que les clients accèdent aux réponses en libre-service à partir d'une base de connaissances. Le logiciel peut également s'intégrer à des outils de sites Web tiers tels que Drift, Intercom et Disqus.
Bien que Document360 puisse être utilisé pour les bases de connaissances internes, son objectif principal est la documentation destinée aux clients. Les bases de connaissances privées ne sont disponibles qu'avec les forfaits les plus chers.
En savoir plus sur Document360
Principales caractéristiques
- Bases de connaissances publiques et privées
- Localisation de langue supplémentaire disponible
- À partir de 50 Go de stockage sur disque
- Nom de domaine personnalisé
Avantages
- Peut être utilisé à la fois pour les bases de connaissances internes et destinées aux clients
- Offre des rapports sur la façon dont les clients utilisent le site Web
Les inconvénients
- Relativement cher
- Bases de connaissances privées uniquement disponibles sur les plans de niveau supérieur
Tarification
À partir de 99 $/projet/mois Essai : Oui — Plan gratuit de 14 jours : Non
Notion — Bon pour la gestion de projets
Disponible sur
- la toile
- iOS
- Android
- les fenêtres
- Mac
Notion est un outil de gestion de projet qui stocke les informations dans un emplacement central. Il fonctionne un peu comme un wiki, permettant à tous les membres de l'équipe de modifier des pages. Les pages créées sont principalement basées sur du texte, mais les gestionnaires peuvent créer des pages à partir des modèles de Notion.
Notion peut être utilisé comme un outil de gestion de projet, avec un aperçu des statuts, des échéanciers et des tâches du projet. Il s'intègre également à des outils informatiques tels que GitHub et Jira. Cela en fait un choix solide en tant qu'outil pour les équipes d'ingénierie, de produit et de conception travaillant ensemble pour mener à bien un projet. Cependant, d'autres entreprises préféreraient probablement un système de gestion des connaissances plus traditionnel.
En savoir plus sur Notion
Principales caractéristiques
- Édition de documents de style wiki
- Conceptions de modèles de page importables
- Fonctionnalités de gestion de projet
- Fonctionne avec un logiciel de suivi de version comme GitHub
Avantages
- Bon pour documenter le logiciel pendant le développement
- Modèles importables pour plus de polyvalence
Les inconvénients
- Éditeur de page de base
- Informations difficiles à naviguer
Tarification
À partir de 4 $/utilisateur/mois Essai : Non Plan gratuit : Oui
Helpjuice - Bon pour les portails de support client
Disponible sur
- la toile
Helpjuice est un outil de base de connaissances qui se concentre principalement sur le support client. Il fournit des modèles et des thèmes pour créer un portail de support client. L'interface Web permet aux utilisateurs de créer des questions à choix multiples pour les visiteurs avec des réponses différentes en fonction de leurs interactions.
Helpjuice peut également être utilisé pour créer une base de connaissances interne limitée pour le personnel. Les administrateurs peuvent créer des documents dans l'éditeur intégré et définir des contrôles d'accès. Cependant, il manque un bon support pour les images, les vidéos et les pages interactives, et il n'a pas d'applications mobiles. Mais cela pourrait convenir aux entreprises ayant principalement des articles textuels à partager.
En savoir plus sur Helpjuice
Principales caractéristiques
- Éditeur de documents WYSIWYG (ce que vous voyez est ce que vous obtenez)
- Analyses sur l'utilisation des pages de la base de connaissances et les recherches
- 12+ thèmes personnalisables
- Recherche simple de documents
Avantages
- Les articles peuvent être définis comme étant publics ou privés
- HTML personnalisable pour les programmeurs Web
Les inconvénients
- Très peu d'intégrations tierces
- Prix élevé
Tarification
À partir de 120 $/mois pour 4 utilisateurs Essai : Oui Plan gratuit : Non

Comparez les meilleures plates-formes logicielles de base de connaissances

Sujet
Commentaires	4.8	4.6	4.6	4.7	4.7	4.7
Tarification	À partir de seulement 29 $/mois pour les 30 premiers utilisateurs	À partir de 20 $/utilisateur/mois	À partir de 5 $/utilisateur/mois	À partir de 99 $/projet/mois	À partir de 4 $/utilisateur/mois	À partir de 120 $/mois pour 4 utilisateurs
Essai gratuit	Oui 14 jours	Oui	Oui 30 jours	Oui 14 jours	Non	Oui
Forfait gratuit	Oui Gratuit Jusqu'à 10 utilisateurs	Non	Oui	Non	Oui	Non

Qu'est-ce qu'un logiciel de base de connaissances ?

Un système de base de connaissances est une application logicielle qui stocke des informations, des documents et des ressources dans un emplacement central, un peu commeune salle de stockage numérique .

Le logiciel est généralement utilisé par les entreprises, les organisations et les établissements d'enseignement pour stocker et partager des informations.

Les employés, les clients et les autres personnes concernées peuvent accéder aux informations rapidement et facilement.

Le logiciel peut être utilisé pour fournir un support client, une formation et des ressources pédagogiques aux employés ou aux clients, ainsi que pour gérer les connaissances internes et les meilleures pratiques.

Comment fonctionnent les outils de la base de connaissances ?

Maintenant que vous savez ce qu'est un logiciel de base de connaissances, discutons de son fonctionnement.

Les outils de base de connaissances fonctionnent en fournissant une plate-forme centrale où les organisations peuvent stocker et gérer les informations relatives à leurs produits, services ou processus.

Les données peuvent être organisées en catégories, sous-catégories et balises pour permettre aux utilisateurs de trouver plus facilement des informations pertinentes.

Les utilisateurs peuvent rechercher des informations à l'aide de mots-clés ou d'expressions ou parcourir les catégories et sous-catégories.

Lorsqu'un utilisateur recherche des informations, l'outil de base de connaissances parcourt l'ensemble du référentiel et récupère les articles pertinents et d'autres ressources.

Les articles sont généralement écrits de manière claire et concise, avec des instructions étape par étape, des captures d'écran et d'autres aides visuelles pour les rendre faciles à comprendre.

En plus des articles, les outils de la base de connaissances peuvent inclure des questions fréquemment posées (FAQ), des guides pratiques, des vidéos et d'autres ressources.

La collaboration est une autre caractéristique importante des outils de base de connaissances. Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires, fournir des commentaires ou suggérer des modifications aux articles pour maintenir les informations à jour et exactes.

Les administrateurs peuvent également suivre l'activité des utilisateurs, comme les consultations d'articles, les recherches et les commentaires.

Ils peuvent ensuite utiliser ces données pour identifier les domaines où la base de connaissances pourrait être améliorée.

Les avantages des plateformes de base de connaissances

En utilisant un logiciel de base de connaissances, les entreprises peuvent bénéficier d'un certain nombre d'avantages. Ceux-ci inclus:

Productivité accrue

Les employés peuvent trouver rapidement et facilement les informations dont ils ont besoin, ce qui réduit le temps et les efforts nécessaires pour accomplir les tâches et augmente la productivité globale du lieu de travail .

Collaboration améliorée

Les plates-formes de base de connaissances peuvent favoriser une culture de collaboration et de partage des connaissances entre les employés, contribuant ainsi à améliorer l'efficacité et la productivité globales.

Des procédures plus standardisées

En fournissant un référentiel central d'informations, les plates-formes de base de connaissances peuvent aider à garantir que tous les employés suivent les mêmes procédures et utilisent la même terminologie.

Messagerie cohérente et meilleure satisfaction client

Les plates-formes de base de connaissances peuvent aider à garantir que tous les membres de l'équipe fournissent des messages cohérents aux clients. Cela réduit la confusion et améliore l'expérience client globale.

Coûts de formation réduits

Le logiciel de base de connaissances interne peut être utilisé pour fournir aux employés des supports de formation et des ressources pédagogiques, tels que des documents de questions fréquemment posées (FAQ) et des guides étape par étape. Cela réduit le besoin de séances de formation en personne coûteuses.

Meilleure rétention des connaissances

En fournissant un référentiel d'informations consultable, le logiciel de base de connaissances interne permet aux employés de se perfectionner facilement sur les connaissances essentielles et les meilleures pratiques en cas de besoin. Cela se traduit par une meilleure rétention des connaissances, car les employés sont plus susceptibles de conserver des informations facilement accessibles.

Support client amélioré

Les bases de connaissances orientées client, également appelées bases de connaissances externes ou bases de connaissances du service client, permettent aux entreprises de proposer des options en libre-service aux clients. Cela peut améliorer la satisfaction des clients et réduire les coûts de support.

Au lieu de contacter le personnel via un chat en direct en temps réel ou de créer un ticket d'assistance, les clients peuvent trouver des réponses à leurs questions dans des articles de la base de connaissances accessibles au public.

Combien coûtent les solutions de base de connaissances ?

Les systèmes de base de connaissances facturent généralement des frais mensuels ou annuels. Le coût de l'abonnement varie généralement en fonction du nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités requises. Helpjuice, par exemple, coûte 499 $ par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs.

D'autres plates-formes facturent des frais mensuels par utilisateur. Par exemple, Help Scout facture entre 20 $ et 65 $ par utilisateur et par mois. Ce modèle de tarification est avantageux pour les petites équipes, mais il devient rapidement coûteux pour les plus grandes.

Certains fournisseurs utilisent un mélange de ces modèles de tarification, facturant un tarif mensuel fixe avec des frais supplémentaires par utilisateur. La tarification de Connecteam est exceptionnellement avantageuse. Il ne coûte que 29 $ par mois pour un maximum de 30 utilisateurs et seulement 0,50 $ par mois pour chaque utilisateur supplémentaire.

Vous pouvez télécharger gratuitement un logiciel de base de connaissances open source, mais un logiciel open source est souvent beaucoup plus difficile à configurer et à gérer dans le temps qu'une solution commerciale. Au lieu de cela, vous pouvez accéder au logiciel de base de connaissances gratuit avec Connecteam. Il propose un plan pour petites entreprises gratuit pour toujours jusqu'à 10 utilisateurs .

FAQ

Quelle est la meilleure base de connaissances ?

Il existe différents types de logiciels de base de connaissances, et celui qui vous convient dépend de vos besoins. Mais pour les bases de connaissances des employés, Connecteam est le meilleur. Il dispose d'un éditeur de contenu intuitif par glisser-déposer, d'un espace de stockage illimité, d'autorisations d'accès utilisateur personnalisables et de la prise en charge d'un large éventail de types de documents.

Microsoft dispose-t-il d'un logiciel de base de connaissances ?

Microsoft ne propose pas d'outil de base de connaissances. Il vend SharePoint, un outil de gestion de documents utilisé pour partager des documents au sein d'une organisation. Cependant, cela ne fournit pas les fonctionnalités avancées de recherche, de structuration de contenu et de génération de contenu de logiciels plus puissants comme Connecteam.

Une base de connaissances est-elle une base de données ?

Une base de connaissances est un type de base de données spécifiquement utilisé pour le partage et la gestion des connaissances. Cependant, une base de connaissances est plus qu'une simple base de données d'informations. Des systèmes comme Connecteam incluent des fonctionnalités de recherche, de catégorisation, de marquage et de collaboration.

L'essentiel sur la plate-forme logicielle de base de connaissances

Le logiciel de base de connaissances conserve les informations importantes dans un emplacement central auquel les employés peuvent facilement accéder. Le logiciel améliore la productivité, garantit que votre messagerie est standardisée et augmente la collaboration entre le personnel. En choisissant le bon outil de base de connaissances, vous pouvez également réduire les coûts de formation et assurer une meilleure rétention des connaissances dans votre entreprise.

Connecteam se distingue comme le meilleur logiciel de base de connaissances gratuit grâce à sa facilité d'utilisation, sa personnalisation et sa sécurité renforcée. En plus d'offrir plus de fonctionnalités, Connecteam est également beaucoup plus abordable.

Commencez dès aujourd'hui avec Connecteam pour voir comment il peut vous aider à stocker et à organiser les informations importantes de votre entreprise.