İç İletişim Yöneticisi Nedir ve Ne Yaparlar?

Hayattaki her şeyde olduğu gibi, iletişim en önemli becerilerden biridir ve iş dünyasında durum daha da fazladır.

Bu nedenle, İç İletişim Müdürü pozisyonu, işe alınanların en önemli veya acil durumu değilmiş gibi görünebilir… ama işte bu noktada yanılıyor olabilirsiniz.

Aslında, ilk işe alınanlardan biri olarak (işe alım, eğitim ve sosyal yardım direktörlerinden önce bile) bir İç İletişim Yöneticisini işe almak, yapabileceğiniz en akıllıca hareketlerden biridir.

Bunun nedeni, pandemi veya daha "olağan zamanlar" bir yana, hem çalışanlar hem de yönetim hızlı ve acil çözümler, güncellemeler ve iletişim talep ediyor.

Dahili İletişim Yöneticisi Tam Olarak Nedir ?

Peki, gerçekten İç İletişim Yöneticisi nedir?

Göründüğü kadarı ile – İç İletişim Müdürü, şirket çevresindeki tüm iç iletişimi yönetir.

Rolü bir trafik memuru olarak düşünün. Ani trafik oluştuğunda – veya acil bir durum olduğunda – memur tam olarak ne yapacağını bilecektir. Birdenbire birdenbire yeni şeritlerin yaratılması mı gerekiyor? Üzerindeler. Bir ambulansın kilitlenmeyi aşması mı gerekiyor? Onlar aradığınız kişidir, vb.

İç İletişim Müdürü'nün de benzer bir görevi var. Kurumsal iletişim söz konusu olduğunda, hangi sorunların hemen yanıtlanması gerektiğine ve hangilerinin ertelenebileceğine karar verebilecek kişiler onlardır (bu nedenle çoğu kurumsal kuruluş bir tane işe almak ister). Bu yazıda, İç İletişim Müdürünün pozisyonu ilk aldığında ve daha sonra günlük rutin olarak oynadığı rollere bakacağız.

Bir İç İletişim Yöneticisinin İlk Görevleri:

Yepyeni bir İç İletişim Yöneticisinin atacağı ilk adım, mevcut tüm organizasyonel iletişimin haritasını çıkarmak ve ardından bulgularını yönetime iletmektir. Bu, çalışanların, yönetimin ve her departmanın günlük tüm iletişim kanallarını inceleyerek, bu kanallardan akan bilgileri, bunların önem derecesini, kullanım sıklığını ve gün içindeki kullanım sıklığını ve hangi çalışanların/ yönetim bu bilgileri karşılayacaktır.

Bir İç İletişim Yöneticisinin kendilerine soracağı diğer sorular şunlardır:

• Bu kanalların bir yedekleme planı var mı?
• Şu anda hangi biçimler kullanılıyor (örneğin, telefonlar, e-postalar, belgeler, WhatsApp vb.) ve daha fazlası?

Kurumsal iletişim haritasını oluşturduktan sonra, İç İletişim Yöneticisinin yapacağı bir sonraki hareket, iletişim sorunlarını, darboğazları ve aşırı (veya az kullanılan) kanalları belirlemektir.

Bu aşamada alternatifler ve çözümler sunmak, takvimi, uygulanması gereken yeni prosedürleri belirlemek ve hangi yeni iletişim platformlarına ihtiyaç olduğunu belirtmek için planlar yapılmalıdır.

Bu aşamada, İç İletişim Yöneticisinin, organizasyonun kullandığı tüm teknik araçların haritasını çıkarması gerekir. Mevcut araçların etkin olup olmadığını ve doğru şekilde kullanılıp kullanılmadığını ve kuruluşun yeni araçlar satın alması gerekip gerekmediğini kendilerine muhtemelen soracaklar.

Bu, herhangi bir şirketin yaşam döngüsünde kesinlikle çok önemli bir adımdır. Doğru araç kutusu ve ilgili iletişim platformları olmadan herhangi bir işi yapmak çok zor olacaktır. Bilgisayar başında çalışmayan çalışanlarla nasıl iletişim kuruyorsunuz? Kurumun e-posta ağını kullanmayan çalışanlara nasıl ulaşıyorsunuz? Cevap ilan panoları, SMS, telefonlar ve fakslar olarak kalırsa, elleriniz kolumuz bağlı.

Ancak, her şey kaybolmaz: bir iç iletişim stratejisi oluşturmak ve uygulamak ve hatta bir organizasyonun kullandığı birçok araçtan bazılarından kurtulmak tamamen mümkündür! Hepsi bir arada iletişim uygulaması kullanmak, yeni bir Dahili İletişim Yöneticisinin kuruluşun karşı karşıya olduğu tüm güncel sorunları çözmek için ihtiyaç duyduğu çözüm olabilir.

Bu aşamada, İç İletişim Yöneticisi, ana kanallardan birinin bloke olması durumunda iletişim trafiğinin nereye gitmesi gerektiğini bilmek gibi en kötü durum senaryoları için bir yedek plan oluşturmalıdır.

Pratik bir örnek için, diyelim ki bir teklif alındı ​​ve imzalanması gerekiyor, ancak bu belgeleri imzalamaktan sorumlu kişi genellikle yurtdışında veya ulaşılamıyor. Bu durumda kim yedek sağlar? Tıkanmış veya aşırı kalabalık bir kanal durumunda alternatif nedir ve trafiği buradan nereye yönlendiririz?

Bir kuruluş, acil durumlarda davranışıyla yükselir ve düşer. Hırsızlık, cinsel taciz veya yerel haberlerde hoş olmayan bir haber gibi zor bir olay, hatta devam eden büyük bir salgın bile bir kriz yaratabilir.

Bu durumlarda bilgi ve açık prosedürler içeren bir acil durum planı oluşturmak önemlidir. Kuruluş bu krizi nasıl ele almak istiyor? Bilgi ve güncellemeleri iletmek için hangi kanallar kullanılacak? Bütün bunlar açık ve önceden tanımlanmış olmalıdır.

Prosedürler, İç İletişim Yöneticisinin planlarının yürütülmesine yardımcı olur. Hırsızlık durumunda kime haber vermeliyiz? Cinsel taciz şikayeti nereye yapılabilir? Bu tür olaylar için net prosedürler belirlemek önemlidir. Bir olayın nasıl bildirileceğini tam olarak açıklayan bir kanal çok önemlidir. Bu tür prosedürler yoksa, bunları oluşturmak ve tüm çalışanların bunlara aşina olmasını sağlamak en iyisidir.

İç İletişim Müdürünün sahip olduğu en önemli rollerden biri, çalışanları organizasyonun değerleri, özü, hedefleri ve yönetimi ile ilişkilendirmek, çalışanlara kendilerini ait hissetmelerini sağlamaktır (özellikle bir pandemi sırasında).

Örneğin, bir çalışanın işten sonra evde ailesiyle birlikte olduğunu, çalıştığı gazeteyi açtığını veya birdenbire kuruluşlarında, işlerde bile hiçbir fikrinin olmadığı bir şey olduğunu görmek için televizyonu açtığını varsayalım.

Bu tür bir durum çalışanların örgüte daha az bağlı hissetmelerine neden olabilir. Başka bir örnek alın: Ayın çalışanı açıklandıysa ve takım arkadaşları bunu duymadıysa, tüm nokta tamamen kaçırıldı.

Bütün bunlar, İç İletişim Yöneticisinin birleşik bir iletişim stratejisi üzerinde çalışması gerektiğini gösteriyor.

Bir İç İletişim Yöneticisinin Günlük Rutini

Hareket halindeyken doğru kararları ve ayarlamaları yapabilmek için organizasyonu baştan sona tanımak gerekir. İç İletişim Yöneticileri gerçekten işlerini onlar için hazırlamıştır: Şirkette meydana gelen tüm değişikliklerden haberdar olmaları ve buna göre onları takip ettiklerine emin olmaları gerekir.

Örneğin, herkesin bir cep telefonu olduğunu görüyoruz, bu yüzden artık faks kullanmanın gerçekten bir seçenek olmadığı ve bir çalışan uygulamasıyla yükseltme zamanının geldiği açık. Farklı bir yerde başka bir şube mi açıldı? Tüm çalışanları yemekhanede toplamak muhtemelen artık verimli değil ve iletişim kurmanın yeni bir yolunun bulunması gerekiyor.

Kurum ne kadar büyük olursa olsun, İç İletişim Yöneticisinin her an kuruma bağlı olması gerekir. Bu, her yönetici toplantısında olmak, yeniden markalaşma veya satın almalar gibi organizasyondaki farklı süreçlerin tanıtılmasına yardımcı olmak ve her bir çalışana ulaşmak için hangi değişikliklerin gerekli olduğunu bilmek anlamına gelir. Diğer bir deyişle, İç İletişim Müdürü'nün bilgisi olmadan hiçbir organizasyonel karar alınamaz.

Diyelim ki en kötüsü olur: CEO kovulur, hoş olmayan bir haber yayınlanır, hoşnutsuz eski bir işçi şirket bilgilerini basına sızdırır veya organizasyonu baltalayabilecek herhangi bir olayın İç İletişim Müdüründen net ve uygun bir yanıtla ele alınması gerekir. , kimin görevi acil durum prosedürlerini desteklemek ve alınan kararların (ve bu konudaki iletişim noktalarının) tüm çalışanlara ulaşmasını sağlamaktır.

Bozuk bilgisayarı olan zor bir çalışan, işi 5 kat daha uzun sürdüğünü söylüyor? Bir cephe çalışanı yöneticisine ulaşamıyor mu? Görünüşe göre şikayet kanalında bir yerde iletişim hatası var.

Sorunu doğrudan çözmek için hızlı ve tekil bir iletişim kanalı oluşturmak için çalışanın geçmesi gereken kanal sayısını ve fişi belirlemek İç İletişim Müdürünün görevidir. Aslında, tüm şirket içi iletişim ipuçlarımız arasında bu muhtemelen en acil ve önemli olanıdır.

İç İletişim Yöneticisinin İyi Bir İş Yaptığını Nasıl Anlarız?

Acil bir durumda tüm çalışanlara anında ulaşılabiliyor mu? Yönetim tarafından verilen talimat ve kararlar, yolda takılmadan tüm personele ulaştı mı? Her şey ölçülebilir mi ve bilgiyi kimin alıp kimin almadığını söyleyebilir misiniz? Bu sorulara cevabınız “evet” ise İç İletişim Müdürü görevini layıkıyla yapmıştır.

Yönetim, yönergeleri iletmek ve bunları ölçmek için tüm çalışanlara kolayca ulaşabileceğini bilmelidir. İK yöneticisi çalışanlara hızlı ve kolay bir şekilde ulaşabiliyorsa, İç İletişim Yöneticisi verimli kanallar yaratmış demektir. Örneğin: Tatil hediyesi veriyorsanız ve çalışanların birkaç seçenek arasından seçim yapması gerekiyorsa. Onlara ulaşmak ve tercihlerine göre bir karar vermek ne kadar basit?

Organizasyondaki tüm hizmet verenlere (refah, İK, şirket arabalarından sorumlu departman vb.) hızlı çözümler sunan kanallar oluşturmak önemlidir. Çalışanların, örneğin kablo, internet veya cep telefonu sağlayıcılarından aldıkları gibi, kuruluşun kendilerine bir iletişim hizmeti sağladığını hissetmeleri gerekir. Çalışanın ihtiyaç duyduğu tüm bilgiler erişilebilir olmalı ve soruların cevapları hızlı ve verimli bir şekilde alınmalıdır.

Çalışanlar, kuruluşa ve hedeflerine daha fazla bağlı olmalıdır. İK departmanı yaptığı çalışmaları ilgili kanallarda çalışanlara gösterebilmektedir. Organizasyon ekibi oluşturma gününden resimler, güzel bir bonus veya çalışanlar için sağlamayı başardıkları bir avantaj veya hatta ayın en iyi çalışanlarının adlarını yayınlama olabilir.

Çalışanlar pazarlama planlarıyla ilgileniyor mu? Pazarlama fikirleri hakkında paylaşım ve beyin fırtınası yapıldı mı? Tüm bunlar, çalışanlar ve kuruluş arasında daha da büyük bir katılım oranı yaratabilir, çünkü masa başı olmayan çalışanlarınızın sohbet etmesi ve dolayısıyla bir bütün olarak kuruluşun ortak çabalarına katkıda bulunması gerekir.

Sonuç: Her Dahili İletişim Yöneticisinin Yemin Ettiği Hepsi Bir Arada Çözüm  

Kurum içi teknoloji konusunda ne kadar bilgili olursa olsun, İç İletişim Yöneticilerinin gerçekten yapacak çok işi var.

Ancak, tüm iletişim süreçlerini hızlandırmanın ve herhangi bir kuruluşu dijital çağa getirmenin bir yolu, çevrimiçi olarak en yüksek puan alan iletişim uygulamalarından birini kullanmaktır:

Connecteam ile tanışın. Tüm şirket içi iletişimlerde uzmanlaşmanıza olanak tanıyan, hepsi bir arada bir iş ve çalışan yönetimi uygulamasıdır. Aşağıdakileri içeren özelliklerle -

• 1:1 ve grup sohbeti (tümü akıllı telefon uygulaması aracılığıyla)
• Şirketler arası sosyal besleme tarzı güncellemeler (ölçülebilir izleme ile, kimin bir güncellemeyi okuduğunu ve ilgilendiğini görmenize olanak tanır… ve daha sonra henüz anlamamış olanlara otomatik hatırlatıcılar gönderin!).
• Kuruluştaki herkese kolay erişime sahip bir uygulama içi çalışan dizini (bir telefon numarasını bulmaya çalışmakla uğraşmanıza gerek yok).

İç İletişim Yöneticisi, organizasyonun tüm farklı bölümlerini birbirine bağlayan bir iş parçacığı olmalıdır. Bunu yapmanın bir yolu, doğru dahili iletişim uygulamasını seçmektir; bir diğeri ise Connecteam'i indirip 14 gün boyunca ücretsiz olarak denemek ve işiniz için yapabileceği harikaları görmek.