ผู้จัดการฝ่ายสื่อสารภายในคืออะไร และทำอะไร

เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่างในชีวิต การสื่อสารเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุด และในธุรกิจ นั่นเป็นกรณีมากกว่า

ดังนั้น ตำแหน่งของ Internal Communications Manager อาจดูเหมือนไม่ใช่ตำแหน่งที่สำคัญที่สุดหรือเร่งด่วนที่สุดในการว่าจ้าง...แต่นั่นคือสิ่งที่คุณอาจผิดพลาด

อันที่จริง การจ้าง Internal Communications Manager เป็นหนึ่งในพนักงานคนแรกที่ได้รับการว่าจ้าง (แม้กระทั่งก่อนผู้อำนวยการฝ่ายสรรหา การฝึกอบรม และสวัสดิการ) เป็นหนึ่งในการเคลื่อนไหวที่ฉลาดที่สุดที่คุณสามารถทำได้

นั่นเป็นเพราะว่า นอกเหนือจาก 'ช่วงเวลาปกติ' ของการแพร่ระบาดหรือ "ปกติ" ทั้งพนักงานและผู้บริหารต้องการวิธีแก้ปัญหา การอัปเดต และการสื่อสารที่รวดเร็วและทันที

Internal CommunicationsManager คือ อะไรกันแน่?

แล้ว Internal Communication Manager คืออะไรล่ะ?

ฟังดูแล้วน่าจะเป็นไปได้ – Internal Communications Manager จะจัดการการสื่อสารภายในทั้งหมดทั่วทั้งบริษัท

นึกถึงบทบาทการเป็นเจ้าหน้าที่จราจร เมื่อการจราจรกะทันหัน – หรือเหตุฉุกเฉิน – เจ้าหน้าที่จะรู้ว่าต้องทำอย่างไร เลนใหม่จำเป็นต้องถูกสร้างขึ้นอย่างกะทันหันหรือไม่? พวกเขาอยู่บนนั้น รถพยาบาลต้องฝ่าฟันอุปสรรคไปหรือไม่? พวกเขาคือคนที่คุณโทรหา เป็นต้น

Internal Communications Manager มีงานที่คล้ายกัน เมื่อพูดถึงการสื่อสารในองค์กร พวกเขาเป็นผู้ที่สามารถตัดสินใจได้ว่าประเด็นใดจำเป็นต้องได้รับการตอบสนองในทันที และสามารถล่าช้าได้ (ซึ่งเป็นสาเหตุที่องค์กรองค์กรส่วนใหญ่มองหาการรับสมัคร) ในบทความนี้ เราจะพิจารณาบทบาทที่ Internal Communications Manager เล่นเมื่อได้รับตำแหน่งในครั้งแรก และต่อไปเป็นกิจวัตรประจำวัน

งานแรกของผู้จัดการฝ่ายสื่อสารภายใน:

ขั้นตอนแรกสุดที่ Internal Communications Manager ใหม่จะใช้คือการทำแผนที่การสื่อสารในองค์กรปัจจุบันทั้งหมด จากนั้นจึงถ่ายทอดสิ่งที่ค้นพบไปยังฝ่ายจัดการ นั่นหมายถึงการผ่านทุกช่องทางการสื่อสารประจำวันของพนักงาน ผู้บริหาร และทุกแผนก ค้นหาข้อมูลที่ไหลผ่านช่องทางเหล่านั้น ระดับความสำคัญ ความถี่ในการใช้งาน และความถี่ในการใช้งานในระหว่างวัน และพนักงานรายใด/ การจัดการข้อมูลนี้จะตอบสนอง

คำถามอื่นๆ ที่ Internal Communication Manager จะถามตัวเองคือ -

• ช่องเหล่านั้นมีแผนสำรองหรือไม่?
• รูปแบบใดที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน (เช่น โทรศัพท์ อีเมล เอกสาร WhatsApp เป็นต้น) และอื่นๆ

หลังจากสร้างแผนผังการสื่อสารขององค์กร ขั้นตอนต่อไปที่ Internal Communications Manager จะทำคือการระบุปัญหาการสื่อสาร คอขวด และช่องทางที่ใช้มากเกินไป (หรือน้อยเกินไป)

ในขั้นตอนนี้ จะต้องจัดทำแผนเพื่อเสนอทางเลือกและแนวทางแก้ไข ระบุกำหนดการ ขั้นตอนใหม่ที่ต้องดำเนินการ และระบุแพลตฟอร์มการสื่อสารใหม่ที่จำเป็น

ในขั้นตอนนี้ Internal Communications Manager จำเป็นต้องแมปเครื่องมือเทคโนโลยีทั้งหมดที่องค์กรใช้ พวกเขามักจะถามตัวเองว่าเครื่องมือปัจจุบันมีการใช้งานและใช้งานอย่างถูกต้องหรือไม่ และองค์กรจำเป็นต้องซื้อเครื่องมือใหม่หรือไม่?

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญอย่างยิ่งในวงจรชีวิตของบริษัทใดๆ หากไม่มีกล่องเครื่องมือที่เหมาะสมและแพลตฟอร์มการสื่อสารที่เกี่ยวข้อง จะเป็นการยากมากที่จะทำงานให้เสร็จ คุณสื่อสารกับพนักงานที่ไม่ได้ทำงานหน้าคอมพิวเตอร์อย่างไร? คุณจะเข้าถึงพนักงานที่ไม่ได้ใช้เครือข่ายอีเมลขององค์กรได้อย่างไร หากคำตอบยังคงเป็นกระดานข่าว, SMS, โทรศัพท์ และแฟกซ์ - มือของคุณถูกมัด

แต่ทุกอย่างไม่สูญหาย: เป็นไปได้ทั้งหมดที่จะสร้างและใช้กลยุทธ์การสื่อสารภายใน และแม้กระทั่งกำจัดเครื่องมือจำนวนมากที่องค์กรใช้อยู่! การใช้แอปการสื่อสารแบบครบวงจรอาจเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ Internal Communication Manager ใหม่จำเป็นต้องแก้ปัญหาปัจจุบันทั้งหมดที่องค์กรกำลังเผชิญอยู่

ในขั้นตอนนี้ Internal Communications Manager จะต้องสร้างแผนสำรอง สำหรับสถานการณ์กรณีที่เลวร้ายที่สุด เช่น การรู้ว่าทราฟฟิกการสื่อสารควรย้ายไปที่ใดในกรณีที่ช่องทางหลักถูกบล็อก

สำหรับตัวอย่างในทางปฏิบัติ สมมติว่าได้รับการเสนอราคาและต้องลงนาม แต่บุคคลที่รับผิดชอบในการลงนามในเอกสารเหล่านี้มักจะอยู่ต่างประเทศหรือไม่สามารถติดต่อได้ ใครเป็นผู้สำรองข้อมูลในกรณีนี้? ทางเลือกอื่นในกรณีของช่องสัญญาณที่ถูกปิดกั้นหรือแออัดมีอะไรบ้าง และเราจะทำให้การรับส่งข้อมูลออกจากช่องนั้นไปที่ใด

องค์กรขึ้น ๆ ลง ๆ ตามความประพฤติในยามฉุกเฉิน เหตุการณ์ที่ยากลำบาก เช่น การโจรกรรม การล่วงละเมิดทางเพศ หรือข่าวที่ไม่ประจบประแจงในข่าวท้องถิ่น หรือแม้แต่การแพร่ระบาดครั้งใหญ่ที่กำลังดำเนินอยู่ อาจก่อให้เกิดวิกฤตได้

สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำแผนฉุกเฉินซึ่งมีข้อมูลและขั้นตอนที่ชัดเจนในสถานการณ์เหล่านี้ องค์กรต้องการจัดการกับวิกฤตนี้อย่างไร? ช่องทางใดบ้างที่จะใช้ในการถ่ายทอดข้อมูลข่าวสารอัพเดท? สิ่งเหล่านี้ต้องมีความชัดเจนและกำหนดไว้ล่วงหน้า

ขั้นตอนช่วยดำเนินการตามแผนของ Internal Communications Manager เราควรรายงานใครในกรณีที่ถูกขโมย? สามารถยื่นเรื่องร้องเรียนการล่วงละเมิดทางเพศได้ที่ไหน? สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับกิจกรรมประเภทนี้ ช่องทางที่อธิบายอย่างชัดเจนถึงวิธีการรายงานเหตุการณ์เป็นสิ่งสำคัญ หากไม่มีขั้นตอนดังกล่าว ทางที่ดีควรจัดทำและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนคุ้นเคยกับขั้นตอนดังกล่าว

บทบาทที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของ Internal Communication Manager คือการมีส่วนร่วมกับพนักงานด้วยค่านิยม สาระสำคัญ เป้าหมาย และการจัดการขององค์กร ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่ง (โดยเฉพาะในช่วงที่มีการระบาดใหญ่)

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าพนักงานอยู่ที่บ้านกับครอบครัวหลังเลิกงาน คลี่หนังสือพิมพ์ที่เขาทำงานให้ หรือเปิดทีวีเพียงเพื่อให้เห็นบางอย่างเกิดขึ้นในองค์กรโดยที่พวกเขาไม่รู้เลยแม้แต่น้อยว่ากำลังทำงานอยู่

สถานการณ์เช่นนี้อาจทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับองค์กรน้อยลง ใช้ตัวอย่างอื่น: หากมีการประกาศพนักงานของเดือนแต่เพื่อนร่วมทีมของพวกเขาไม่ได้ยินเกี่ยวกับเรื่องนี้ ประเด็นทั้งหมดก็พลาดไปโดยสิ้นเชิง

ทั้งหมดนี้แสดงให้เห็นว่า Internal Communications Manager จำเป็นต้องทำงานเพื่อให้มีกลยุทธ์การสื่อสารที่เป็นหนึ่งเดียว

กิจวัตรประจำวันของผู้จัดการฝ่ายสื่อสารภายใน

เพื่อที่จะตัดสินใจและปรับเปลี่ยนได้อย่างถูกต้องในขณะเดินทาง เราต้องรู้จักองค์กรอย่างทั่วถึง ผู้จัดการการติดต่อสื่อสารภายในต้องตัดงานของพวกเขาออกไปจริงๆ พวกเขาจำเป็นต้องอยู่เหนือการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นในบริษัท และต้องแน่ใจว่าได้ติดตามผลตามนั้น

ตัวอย่างเช่น เราเห็นว่าทุกคนมีโทรศัพท์มือถือ ดังนั้นตอนนี้จึงชัดเจนว่าการใช้แฟกซ์ไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป และถึงเวลาอัปเกรดด้วยแอปพนักงาน สาขาอื่นเปิดในที่อื่น? การปัดเศษพนักงานทั้งหมดในห้องอาหารอาจไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไปและต้องหาวิธีใหม่ในการสื่อสาร

Internal Communications Manager จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับองค์กรในช่วงเวลาที่กำหนด ไม่ว่าองค์กรจะใหญ่แค่ไหน นั่นหมายถึงการอยู่ในการประชุมผู้จัดการทุกครั้ง ช่วยส่งเสริมกระบวนการต่างๆ ในองค์กร เช่น การสร้างแบรนด์ใหม่หรือการเข้าซื้อกิจการ และรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงใดที่จำเป็นเพื่อเข้าถึงพนักงานทุกคน กล่าวอีกนัยหนึ่ง การตัดสินใจขององค์กรไม่สามารถทำได้โดยปราศจากความรู้ของ Internal Communication Manager

สมมุติว่าเหตุการณ์เลวร้ายที่สุดเกิดขึ้น: CEO ถูกไล่ออก, ข่าวที่ไม่ประจบประแจงออกอากาศ, อดีตพนักงานที่ไม่พอใจเปิดเผยข้อมูลของบริษัทไปยังสื่อมวลชนหรือเหตุการณ์ใดๆ ที่อาจบ่อนทำลายองค์กร จำเป็นต้องได้รับการปฏิบัติด้วยการตอบสนองที่ชัดเจนและเหมาะสมจาก Internal Communication Manager หน้าที่ของใครคือสนับสนุนขั้นตอนฉุกเฉินและทำให้แน่ใจว่าการตัดสินใจที่ทำ (และประเด็นในการสื่อสารเกี่ยวกับเรื่องนี้) ไปถึงพนักงานทุกคน

พนักงานที่มีปัญหาคอมพิวเตอร์เสียบอกว่าต้องใช้เวลาทำงานนานกว่า 5 เท่า? พนักงานแนวหน้าไม่สามารถจับผู้จัดการของพวกเขาได้? เห็นได้ชัดว่ามีความล้มเหลวในการสื่อสารช่องทางการร้องเรียน

เป็นหน้าที่ของ Internal Communication Manager ในการระบุใบแจ้งยอดและจำนวนช่องทางที่พนักงานต้องผ่านเพื่อสร้างช่องทางการสื่อสารแบบเอกพจน์ที่รวดเร็วเพื่อแก้ไขปัญหาโดยตรง อันที่จริงแล้ว จากเคล็ดลับการสื่อสารภายในทั้งหมดของเรา สิ่งนี้น่าจะเกิดขึ้นทันทีและสำคัญที่สุด

เราจะรู้ได้อย่างไรว่าผู้จัดการฝ่ายสื่อสารภายในทำงานได้ดีหรือไม่?

ในกรณีฉุกเฉินสามารถติดต่อพนักงานทุกคนได้ทันทีหรือไม่? คำแนะนำและการตัดสินใจของฝ่ายบริหารทำให้ทุกอย่างไปถึงพนักงานทั้งหมดโดยไม่ติดขัดหรือไม่? ทุกอย่างสามารถวัดผลได้และคุณสามารถบอกได้ว่าใครได้รับข้อมูลและใครไม่ได้รับข้อมูล? หากคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้คือ “ใช่” แสดงว่า Internal Communication Manager ทำหน้าที่ของตนอย่างเหมาะสม

ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องรู้ว่าสามารถเข้าถึงพนักงานทุกคนได้อย่างง่ายดายเพื่อถ่ายทอดแนวทางและวัดผล หากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงพนักงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แสดงว่าผู้จัดการฝ่ายสื่อสารภายในสร้างช่องทางที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังแจกของขวัญวันหยุดและพนักงานต้องเลือกระหว่างตัวเลือกต่างๆ การเข้าถึงพวกเขาและตัดสินใจตามความชอบของพวกเขานั้นง่ายเพียงใด?

สิ่งสำคัญคือต้องสร้างช่องทางที่ให้บริการโซลูชั่นที่รวดเร็วแก่ผู้ให้บริการทุกคนในองค์กร (สวัสดิการ ทรัพยากรบุคคล แผนกที่ดูแลรถยนต์ของบริษัท และอื่นๆ) พนักงานต้องรู้สึกว่าองค์กรให้บริการด้านการสื่อสารเช่นเดียวกับบริการที่ได้รับจากผู้ให้บริการเคเบิล อินเทอร์เน็ต หรือโทรศัพท์มือถือ เป็นต้น ข้อมูลทั้งหมดที่พนักงานต้องการควรสามารถเข้าถึงได้และคำตอบสำหรับคำถามควรได้รับอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

พนักงานควรมีส่วนร่วมกับองค์กรและเป้าหมายมากขึ้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถแสดงงานที่ทำต่อพนักงานในช่องทางที่เกี่ยวข้อง อาจเป็นรูปภาพจากวันสร้างทีมขององค์กร โบนัสดีๆ หรือผลประโยชน์ที่พวกเขาจัดการเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับพนักงาน หรือแม้แต่เผยแพร่ชื่อพนักงานที่ดีที่สุดของเดือน

พนักงานมีส่วนร่วมกับแผนการตลาดหรือไม่? มีการแบ่งปันและระดมความคิดเกี่ยวกับแนวคิดทางการตลาดหรือไม่ สิ่งเหล่านี้สามารถสร้างอัตราการมีส่วนร่วมที่มากขึ้นระหว่างพนักงานและองค์กร เนื่องจากพนักงานที่ไม่ใช่พนักงานของคุณจะต้องพูดคุยกัน ดังนั้นจึงมีส่วนสนับสนุนในความพยายามร่วมกันขององค์กรโดยรวม

บรรทัดล่าง: โซลูชันแบบครบวงจรที่ผู้จัดการการสื่อสารภายในทุกคนสาบานด้วย  

ผู้จัดการฝ่ายสื่อสารภายในมีงานมากมายที่ต้องทำ ไม่ว่าองค์กรจะเข้าใจเทคโนโลยีแค่ไหนก็ตาม

แต่วิธีหนึ่งในการเร่งความเร็วของกระบวนการสื่อสารทั้งหมด และนำองค์กรใดๆ เข้าสู่ยุคดิจิทัล คือการใช้หนึ่งในแอปสื่อสารที่ได้รับความนิยมสูงสุดทางออนไลน์:

พบกับ Connecteam เป็นแอปการจัดการธุรกิจและพนักงานแบบครบวงจรที่ให้คุณควบคุมการสื่อสารภายในทั้งหมดได้ ด้วยคุณสมบัติต่างๆ ได้แก่ –

• 1:1 และแชทกลุ่ม (ทั้งหมดผ่านแอพสมาร์ทโฟน)
• การอัปเดตรูปแบบฟีดโซเชียลข้ามบริษัท (พร้อมการติดตามที่วัดได้ ช่วยให้คุณเห็นได้ว่าใครกำลังอ่านและมีส่วนร่วมกับการอัปเดต...จากนั้นส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังผู้ที่ยังไม่ได้ติดตาม!)
• ไดเร็กทอรีพนักงานในแอพที่เข้าถึงทุกคนในองค์กรได้ง่าย (ไม่จำเป็นต้องดิ้นรนเพื่อพยายามค้นหาหมายเลขโทรศัพท์)

Internal Communication Manager ต้องเป็นเธรดที่เชื่อมต่อส่วนต่างๆ ทั้งหมดขององค์กร วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการเลือกแอปการสื่อสารภายในที่เหมาะสม อีกอย่างคือเพียงดาวน์โหลด Connecteam ทดลองใช้งานฟรี 14 วัน และดูสิ่งมหัศจรรย์ที่ธุรกิจสามารถทำได้