내부 커뮤니케이션 관리자란 무엇이며 어떤 일을 하나요?

삶의 모든 것과 마찬가지로 의사 소통은 가장 중요한 기술 중 하나이며 비즈니스에서는 더욱 그렇습니다.

따라서 내부 커뮤니케이션 관리자의 위치는 채용에서 가장 중요하거나 긴급하지 않은 것처럼 들릴 수 있습니다. 하지만 그것은 당신이 틀릴 수 있는 부분입니다.

사실, 내부 커뮤니케이션 관리자를 첫 번째 고용 중 하나로 고용하는 것(모집, 교육 및 복지 책임자 이전에도)은 가장 현명한 조치 중 하나입니다.

팬데믹이나 그 이상의 '평상시'를 제외하고 직원과 경영진 모두 빠르고 즉각적인 솔루션, 업데이트 및 커뮤니케이션을 요구하기 때문입니다.

내부 CommunicationsManager가 정확히 무엇 입니까 ?

그렇다면 내부 커뮤니케이션 관리자란 과연 무엇일까요?

내부 커뮤니케이션 관리자는 회사 전체의 모든 내부 커뮤니케이션을 관리합니다.

교통 경찰관의 역할을 생각해 보십시오. 갑작스러운 교통 상황이 발생하거나 긴급 상황이 발생하면 경찰관이 어떻게 대처해야 하는지 정확히 알 것입니다. 갑자기 새로운 차선을 만들어야 합니까? 그들은 그것에 있습니다. 구급차가 교착 상태를 통과해야합니까? 그들은 당신이 부르는 사람입니다.

내부 커뮤니케이션 관리자도 비슷한 업무를 하고 있습니다. 조직 커뮤니케이션과 관련하여 그들은 즉각적인 대응이 필요한 문제와 지연될 수 있는 문제를 결정할 수 있는 사람입니다(대부분의 기업 조직이 이를 채용하려고 하는 이유입니다). 이 기사에서는 내부 커뮤니케이션 관리자가 처음 직위를 받았을 때, 그리고 나중에는 일상적으로 수행하는 역할을 살펴보겠습니다.

내부 커뮤니케이션 관리자의 첫 번째 작업:

새로운 내부 커뮤니케이션 관리자가 취하게 될 첫 번째 단계는 현재 조직의 모든 커뮤니케이션을 매핑한 다음 그 결과를 경영진에게 전달하는 것입니다. 즉, 직원, 경영진, 각 부서의 일상적인 모든 커뮤니케이션 채널을 통해 해당 채널을 통해 흐르는 정보, 중요도, 사용 빈도 및 하루 중 사용 빈도를 파악하고 어떤 직원/ 관리 이 정보를 만날 것입니다.

내부 커뮤니케이션 관리자가 스스로에게 묻는 다른 질문은 다음과 같습니다.

• 해당 채널에 백업 계획이 있습니까?
• 현재 사용 중인 형식(예: 전화, 이메일, 문서, WhatsApp 등)은 무엇입니까?

조직의 커뮤니케이션 맵을 만든 후 내부 커뮤니케이션 관리자가 수행할 다음 조치는 커뮤니케이션 문제, 병목 현상 및 남용(또는 과소 사용) 채널을 식별하는 것입니다.

이 단계에서 대안과 솔루션을 제공하고 일정을 지정하고 구현해야 하는 새로운 절차를 지정하고 어떤 새로운 커뮤니케이션 플랫폼이 필요한지 명시하기 위한 계획을 세워야 합니다.

이 단계에서 내부 커뮤니케이션 관리자는 조직에서 사용하는 모든 기술 도구를 매핑해야 합니다. 그들은 현재 도구가 활성화되어 있고 적절하게 사용되는지, 조직에서 새 도구를 구입해야 하는지 여부를 스스로에게 물어볼 것입니다.

이것은 모든 회사의 라이프사이클에서 절대적으로 중요한 단계입니다. 올바른 도구 상자와 관련 커뮤니케이션 플랫폼이 없으면 작업을 완료하기가 매우 어렵습니다. 컴퓨터 앞에서 일하지 않는 직원들과 어떻게 소통하시나요? 조직의 이메일 네트워크를 사용하지 않는 직원에게 어떻게 접근합니까? 답이 게시판, SMS, 전화 및 팩스로 남아 있다면 손이 묶여 있습니다.

그러나 모든 것이 손실된 것은 아닙니다. 내부 커뮤니케이션 전략을 만들고 구현하는 것은 전적으로 가능하며 조직에서 사용하는 많은 도구 중 일부를 제거하는 것조차 가능합니다! 올인원 커뮤니케이션 앱을 사용하는 것은 새로운 내부 커뮤니케이션 관리자가 조직이 직면한 모든 현재 문제를 해결하는 데 필요한 솔루션이 될 수 있습니다.

이 단계에서 Internal Communications Manager는 주요 채널 중 하나가 차단된 경우 통신 트래픽이 어디로 이동해야 하는지 아는 것과 같은 최악의 시나리오에 대한 백업 계획을 만들어야 합니다.

실제 예를 들어 입찰을 받았고 서명해야 하지만 이러한 문서 서명을 담당하는 사람이 해외에 있거나 연락이 닿지 않는 경우를 가정해 보겠습니다. 이 경우 누가 백업을 제공합니까? 채널이 막히거나 과밀한 경우 대안은 무엇이며 트래픽을 채널에서 멀어지게 하는 위치는 무엇입니까?

조직은 비상시 행동에 따라 흥망성쇠합니다. 절도, 성희롱, 지역 뉴스의 부적절한 기사 또는 진행 중인 주요 전염병과 같은 어려운 사건은 위기를 초래할 수 있습니다.

이러한 상황에서 정보와 명확한 절차를 포함하는 비상 계획을 수립하는 것이 중요합니다. 조직은 이 위기를 어떻게 처리하기를 원합니까? 정보 및 업데이트를 전달하는 데 어떤 채널이 사용됩니까? 이 모든 것은 명확하고 미리 정의되어야 합니다.

절차는 내부 커뮤니케이션 관리자의 계획을 실행하는 데 도움이 됩니다. 도난 시 누구에게 신고해야 합니까? 성희롱 신고는 어디로 하나요? 이러한 종류의 이벤트에 대해 명확한 절차를 설정하는 것이 중요합니다. 사건을 보고하는 방법을 정확히 설명하는 채널이 중요합니다. 그러한 절차가 없는 경우 절차를 만들고 모든 직원이 절차에 익숙해지도록 하는 것이 가장 좋습니다.

내부 커뮤니케이션 관리자의 가장 중요한 역할 중 하나는 조직의 가치, 본질, 목표 및 관리에 직원을 참여시켜 직원이 소속감을 느끼게 하는 것입니다(특히 팬데믹 기간 동안).

예를 들어, 직원이 퇴근 후 가족과 함께 집에 있을 때, 자신이 일하는 신문을 펼치거나, 회사에서 진행 중인 일조차 전혀 몰랐던 일이 갑자기 일어나는 것을 보기 위해 TV를 켰다고 가정해 보겠습니다.

이러한 상황은 직원들이 조직에 덜 몰입하게 만드는 원인이 될 수 있습니다. 다른 예를 들겠습니다. 이달의 직원이 발표되었지만 팀원들이 그것에 대해 듣지도 않았다면 전체 요점을 완전히 놓쳤습니다.

이 모든 것은 내부 커뮤니케이션 관리자가 통합 커뮤니케이션 전략을 수립하기 위해 노력해야 함을 보여줍니다.

내부 커뮤니케이션 관리자의 일상

이동 중에 올바른 결정과 조정을 내리기 위해서는 조직을 철저하게 알아야 합니다. 내부 커뮤니케이션 관리자는 자신의 업무를 정확히 처리해야 합니다. 회사에서 일어나는 모든 변경 사항을 파악하고 그에 따라 후속 조치를 취해야 합니다.

예를 들어 모든 사람이 휴대전화를 가지고 있다는 사실을 알게 되었고 이제 팩스 사용이 더 이상 선택 사항이 아니며 직원 앱으로 업그레이드해야 할 때라는 것이 분명해졌습니다. 다른 지점에 다른 지점이 열렸습니까? 식당의 모든 직원을 모으는 것은 더 이상 효율적이지 않을 수 있으며 새로운 의사 소통 방법을 찾아야 합니다.

내부 커뮤니케이션 관리자는 조직의 규모에 관계없이 주어진 순간에 조직과 연결되어야 합니다. 즉, 모든 관리자 회의에 참석하여 브랜드 변경 또는 인수와 같은 조직의 다양한 프로세스를 촉진하고 모든 직원에게 다가가기 위해 어떤 변경이 필요한지 파악하는 것을 의미합니다. 즉, 내부 커뮤니케이션 관리자의 지식 없이는 어떠한 조직적 결정도 내릴 수 없습니다.

최악의 상황이 발생했다고 가정해 보겠습니다. CEO가 해고되고, 부적절한 뉴스가 방송되거나, 불만을 품은 전직 직원이 언론에 회사 정보를 유출하거나, 조직을 훼손할 수 있는 모든 사건에 대해 내부 커뮤니케이션 관리자의 명확하고 적절한 대응으로 처리해야 합니다. , 누가 해야 할 일은 비상 절차를 지원하고 내린 결정(및 이와 관련된 커뮤니케이션 포인트)이 모든 직원에게 전달되도록 하는 것입니다.

컴퓨터가 고장난 어려운 직원이 작업을 수행하는 데 5배는 더 걸린다고 합니까? 일선 직원이 관리자를 잡을 수 없습니까? 분명히 불만 사항 채널 어딘가에 통신 오류가 있습니다.

문제를 직접 해결하기 위해 빠른 단일 커뮤니케이션 채널을 생성하기 위해 직원이 거쳐야 하는 채널의 수와 슬립을 식별하는 것이 내부 커뮤니케이션 관리자의 작업입니다. 사실, 이것이 우리의 모든 내부 커뮤니케이션 팁 중에서 가장 즉각적이고 중요할 것입니다.

내부 커뮤니케이션 관리자가 일을 잘했는지 어떻게 알 수 있습니까?

비상시 모든 직원에게 즉시 연락할 수 있습니까? 경영진의 지시와 결정이 방해받지 않고 전체 직원에게 전달되었습니까? 모든 것이 측정 가능하고 누가 정보를 받았고 누가 받지 않았는지 알 수 있습니까? 이 질문에 대한 대답이 "예"이면 내부 커뮤니케이션 관리자가 제대로 된 작업을 수행한 것입니다.

경영진은 지침을 전달하고 측정하기 위해 모든 직원에게 쉽게 도달할 수 있음을 알아야 합니다. 인사담당자가 직원들에게 빠르고 쉽게 다가갈 수 있다는 것은 내부 커뮤니케이션 담당자가 효율적인 채널을 만들었다는 의미다. 예를 들면 다음과 같습니다. 명절 선물을 주고 직원들이 여러 옵션 중에서 선택해야 하는 경우. 그들에게 접근하고 선호도에 따라 결정을 내리는 것이 얼마나 간단합니까?

조직 내 모든 서비스 제공자(복지, HR, 회사 차량 담당 부서 등)에게 빠른 솔루션을 제공하는 채널을 만드는 것이 중요합니다. 직원들은 예를 들어 케이블, 인터넷 또는 휴대전화 제공업체에서 제공하는 것과 마찬가지로 조직에서 통신 서비스를 제공하는 것처럼 느껴야 합니다. 직원이 필요로 하는 모든 정보에 액세스할 수 있어야 하고 질문에 대한 답변을 빠르고 효율적으로 받아야 합니다.

직원들은 조직과 조직의 목표에 더 많이 참여해야 합니다. HR 부서는 관련 채널에서 직원에게 수행하는 작업을 표시할 수 있습니다. 그것은 조직 팀 빌딩의 날의 사진, 좋은 보너스, 직원을 위해 관리한 특전 또는 이달의 최고의 직원의 이름을 게시하는 것일 수 있습니다.

직원들이 마케팅 계획에 참여하고 있습니까? 마케팅 아이디어에 대한 공유 및 브레인스토밍이 있었습니까? 이 모든 것은 직원과 조직 사이에 훨씬 더 큰 참여율을 생성할 수 있습니다. 비데스크 직원이 채팅을 해야 하므로 조직 전체의 공동 노력에 기여해야 하기 때문입니다.

결론: 모든 내부 커뮤니케이션 관리자가 맹세하는 올인원 솔루션  

내부 커뮤니케이션 관리자는 조직이 아무리 기술에 정통하더라도 해야 할 일이 너무 많습니다.

그러나 모든 커뮤니케이션 프로세스의 속도를 높이고 모든 조직을 디지털 시대로 이끄는 한 가지 방법은 온라인에서 최고 등급의 커뮤니케이션 앱 중 하나를 사용하는 것입니다.

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• 1:1 및 그룹 채팅 (모두 스마트폰 앱을 통해)
• 회사 간 소셜 피드 스타일 업데이트(측정 가능한 추적 기능을 통해 누가 업데이트를 읽고 참여했는지 확인할 수 있습니다. 그런 다음 아직 확인하지 못한 사람들에게 자동 알림을 보냅니다!).
• 조직의 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 인앱 직원 디렉터리(전화 번호를 찾으려고 헤맬 필요 없음).

내부 커뮤니케이션 관리자는 조직의 모든 다른 부분을 연결하는 스레드여야 합니다. 이를 수행하는 한 가지 방법은 올바른 내부 커뮤니케이션 앱을 선택하는 것입니다. 또 다른 방법은 Connecteam을 다운로드하고 14일 동안 무료로 사용해 보고 비즈니스에 미치는 놀라운 효과를 확인하는 것입니다.