内部コミュニケーションマネージャーとは何ですか、そして彼らは何をしますか？

人生のあらゆるものと同様に、コミュニケーションは最も重要なスキルの1つであり、ビジネスではそれがさらに当てはまります。

そのため、社内コミュニケーションマネージャーの立場は、採用において最も重要または緊急ではないように思われるかもしれませんが、それはあなたが間違っている可能性がある場所です。

実際、社内コミュニケーションマネージャーを最初の採用者の1人として採用することは（採用、トレーニング、および福祉のディレクターの前であっても）、あなたが行うことができる最も賢い行動の1つです。

それは、パンデミック以上の「通常の時代」はさておき、従業員と経営陣の両方が迅速かつ迅速な解決策、更新、およびコミュニケーションを要求するためです。

内部CommunicationsManagerとは正確には何ですか？

では、内部コミュニケーションマネージャーとは本当に何ですか？

ほぼ同じように聞こえます。社内コミュニケーションマネージャーは、会社全体の社内コミュニケーションをすべて管理します。

交通官としての役割を考えてみてください。 突然の交通が発生した場合、または緊急事態が発生した場合、役員は正確に何をすべきかを知っています。 どこからともなく新しいレーンを作成する必要がありますか？ 彼らはそれに乗っています。 救急車はグリッドロックを通過する必要がありますか？ 彼らはあなたが呼ぶ人です、等々。

内部コミュニケーションマネージャーにも同様の仕事があります。 組織のコミュニケーションに関しては、どの問題に迅速に対応する必要があり、どの問題を遅らせることができるかを決定できるのは彼らです（そのため、ほとんどの企業組織は問題を採用しようとしています）。 この記事では、最初にポジションを受け取ったときに内部コミュニケーションマネージャーが果たし、後で日常業務として果たす役割について説明します。

内部コミュニケーションマネージャーの最初のタスク：

まったく新しい社内コミュニケーションマネージャーがとる最初のステップは、現在の組織のコミュニケーションをすべて計画し、その結果を経営陣に伝えることです。 つまり、従業員、経営陣、およびすべての部門の日常のコミュニケーションチャネルをすべて調べ、それらのチャネルを流れる情報、それらの重要性のレベル、使用頻度、および日中の使用頻度、およびどの従業員/この情報が満たされる管理。

内部コミュニケーションマネージャーが自問するその他の質問は次のとおりです–

• それらのチャネルにはバックアップ計画がありますか？
• 現在使用されている形式（電話、電子メール、ドキュメント、WhatsAppなど）などはどれですか？

組織のコミュニケーションマップを作成した後、Internal Communications Managerが行う次の動きは、コミュニケーションの問題、ボトルネック、および過剰に使用されている（または十分に使用されていない）チャネルを特定することです。

この段階で、代替案と解決策を提供し、スケジュール、実装する必要のある新しい手順を指定し、どの新しい通信プラットフォームが必要かを述べる計画を立てる必要があります。

この段階では、内部コミュニケーションマネージャーは、組織が使用するすべての技術ツールをマッピングする必要があります。 彼らは、現在のツールがアクティブで適切に使用されているかどうか、そして組織が新しいツールを購入する必要があるかどうかを自問するでしょう。

これは、どの企業のライフサイクルにおいても絶対に重要なステップです。 適切なツールボックスと関連するコミュニケーションプラットフォームがなければ、作業を行うのは非常に困難です。 コンピューターの前で働いていない従業員とどのようにコミュニケーションを取りますか？ 組織の電子メールネットワークを使用していない従業員にどのように連絡しますか？ 答えが掲示板、SMS、電話、およびファックスのままである場合、あなたの手は結ばれています。

しかし、すべてが失われるわけではありません。内部コミュニケーション戦略を作成して実装することは完全に可能であり、組織が使用している多くのツールのいくつかを取り除くことさえ可能です。 オールインワンのコミュニケーションアプリを使用することは、新しい内部コミュニケーションマネージャーが組織が直面している現在の問題をすべて解決するために必要なソリューションになる可能性があります。

この段階で、Internal Communications Managerは、メインチャネルの1つがブロックされた場合に通信トラフィックをどこに移動するかを知るなど、最悪のシナリオに備えてバックアップ計画を作成する必要があります。

実際の例として、入札を受け取り、署名する必要があるが、これらの文書に署名する責任者は海外にいることが多いか、連絡が取れないとします。 この場合、誰がバックアップを提供しますか？ チャネルがブロックされているか混雑している場合の代替手段は何ですか。また、トラフィックをチャネルから遠ざけるにはどうすればよいですか。

組織は、緊急時の行動によって上下します。 盗難、セクハラ、地元のニュースでの不愉快な記事、さらには進行中の大流行などの困難な出来事は、危機を引き起こす可能性があります。

このような状況での情報と明確な手順を含む緊急計画を作成することが重要です。 組織はこの危機にどのように対処したいと考えていますか？ 情報や最新情報を伝えるためにどのチャネルが使用されますか？ これらはすべて明確で事前に定義されている必要があります。

手順は、InternalCommunicationsManagerの計画を実行するのに役立ちます。 盗難の場合、誰に報告すればよいですか？ セクハラの苦情はどこに提出できますか？ この種のイベントには明確な手順を設定することが重要です。 インシデントを報告する方法を正確に説明するチャネルは非常に重要です。 そのような手順が存在しない場合は、それらを作成し、すべての従業員がそれらに精通していることを確認するのが最善です。

内部コミュニケーションマネージャーの最も重要な役割の1つは、組織の価値観、本質、目標、および管理に従業員を関与させ、従業員が自分が所属しているように感じさせることです（特にパンデミック時）。

たとえば、従業員が仕事の後に家族と一緒に家にいる、仕事をしている新聞を開く、または仕事中にさえ手がかりがないという組織で何かが起こっているのを突然見ただけでテレビのスイッチを入れたとします。

このような状況では、従業員が組織との関わりを弱める可能性があります。 別の例を見てみましょう。今月の従業員が発表されたが、チームメートがそれについて聞いていなかった場合、ポイント全体が完全に失われました。

これらすべては、内部コミュニケーションマネージャーが統一されたコミュニケーション戦略を持つことに取り組む必要があることを示しています。

内部コミュニケーションマネージャーの日常業務

外出先で正しい決定と調整を行うためには、組織を徹底的に知る必要があります。 社内コミュニケーションマネージャーは、実際に自分の仕事を切り取っています。会社で起こっているすべての変更を把握し、それに応じてフォローアップする必要があります。

たとえば、誰もが携帯電話を持っていることがわかりました。今では、FAXを使用することはもはや選択肢ではなく、従業員アプリを使用してアップグレードする時期が来ていることは明らかです。 別の場所に別の支店が開設されましたか？ 食堂のすべての従業員を切り上げることはおそらくもはや効率的ではなく、コミュニケーションの新しい方法を見つける必要があります。

Internal Communications Managerは、組織の規模に関係なく、いつでも組織に接続する必要があります。 つまり、すべてのマネージャー会議に参加し、ブランド変更や買収など、組織内のさまざまなプロセスの促進を支援し、すべての従業員に到達するためにどの変更が必要かを知ることを意味します。 言い換えれば、内部コミュニケーションマネージャーの知識がなければ組織の決定を下すことはできません。

最悪の事態が発生したとしましょう。CEOが解雇され、不愉快なニュースが放映され、不満を抱いた元労働者が会社の情報を報道機関に漏らしたり、組織を弱体化させる可能性のあるイベントは、社内コミュニケーションマネージャーからの明確で適切な対応で処理する必要があります。 、の仕事は緊急時の手順をサポートし、行われた決定（およびこれに関するコミュニケーションポイント）がすべての従業員に確実に届くようにすることです。

コンピューターが壊れている困難な従業員は、仕事をするのに5倍の時間がかかると言いますか？ 最前線の従業員は彼らのマネージャーを手に入れることができませんか？ どうやら、苦情チャネルのどこかに通信障害があります。

問題を直接解決するために、従業員が迅速な単一のコミュニケーションチャネルを作成するために通過しなければならない伝票とチャネルの数を特定するのは、内部コミュニケーションマネージャーの仕事です。 実際、社内のコミュニケーションに関するすべてのヒントの中で、これはおそらく最も直接的で重要なことです。

内部コミュニケーションマネージャーが良い仕事をしたかどうかをどうやって知ることができますか？

緊急の場合、すべての従業員にすぐに連絡できますか？ 経営陣による指示や決定は、途中で立ち往生することなく、スタッフ全体に届きましたか？ すべてが測定可能であり、誰が情報を受け取ったのか、誰が受け取っていないのかを知ることができますか？ これらの質問に対する答えが「はい」の場合、内部コミュニケーションマネージャーは適切に仕事をしました。

経営陣は、ガイドラインを伝えて測定するために、すべての従業員に簡単に到達できることを知る必要があります。 人事マネージャーが従業員にすばやく簡単に連絡できる場合、それは内部コミュニケーションマネージャーが効率的なチャネルを作成したことを意味します。 例：ホリデーギフトを贈る場合、従業員はいくつかのオプションから選択する必要があります。 彼らにたどり着き、彼らの好みに基づいて決定を下すのはどれほど簡単ですか？

組織内のすべてのサービス提供者（福祉、人事、社用車担当部門など）に迅速なソリューションを提供するチャネルを作成することが重要です。 従業員は、たとえばケーブル、インターネット、または携帯電話プロバイダーから得られるものと同じように、組織が通信サービスを提供しているように感じる必要があります。 従業員が必要とするすべての情報にアクセスでき、質問への回答を迅速かつ効率的に受け取る必要があります。

従業員は、組織とその目標により深く関与する必要があります。 HR部門は、関連するチャネルで従業員に行った作業を表示できます。 それは、組織のチームビルディングの日の写真、素敵なボーナス、または従業員のために確保できた特典、あるいはその月の最高の従業員の名前を公開することさえできます。

従業員はマーケティング計画に携わっていますか？ マーケティングのアイデアについて共有したりブレインストーミングしたりしましたか？ デスク以外の従業員はチャットする必要があるため、これらすべてが従業員と組織のエンゲージメント率をさらに高める可能性があり、組織全体の共同作業に貢献します。

結論：すべての社内コミュニケーションマネージャーが誓うオールインワンソリューション 

社内のコミュニケーションマネージャーは、組織の技術に精通していても、実際にやるべきことがたくさんあります。

しかし、すべてのコミュニケーションプロセスをスピードアップし、あらゆる組織をデジタル時代に導く1つの方法は、オンラインで一流のコミュニケーションアプリの1つを使用することです。

Connecteamに会いましょう。 これは、すべての内部コミュニケーションを習得できるオールインワンのビジネスおよび従業員管理アプリです。 次のような機能を備えています–

• 1：1およびグループチャット（すべてスマートフォンアプリ経由）
• 会社間のソーシャルフィードスタイルの更新（測定可能な追跡機能により、誰が更新を読んで関与しているかを確認し、まだ更新を行っていない人に自動リマインダーを送信できます！）。
• 組織内のすべての人に簡単にアクセスできるアプリ内の従業員ディレクトリ（電話番号を探すためにスクラブルする必要はありません）。

内部コミュニケーションマネージャーは、組織のさまざまな部分すべてを接続するスレッドである必要があります。 これを行う1つの方法は、適切な内部コミュニケーションアプリを選択することです。 もう1つは、Connecteamをダウンロードし、14日間無料で試して、ビジネスに何ができるかを確認することです。