Was ist ein Manager für interne Kommunikation und was macht er?

Wie bei allem im Leben ist Kommunikation eine der wichtigsten Fähigkeiten, und im Geschäftsleben gilt dies umso mehr.

Daher mag die Position des Managers für interne Kommunikation so klingen, als wäre sie nicht die wichtigste oder dringendste aller Neueinstellungen ... aber da liegen Sie möglicherweise falsch.

Tatsächlich ist die Einstellung eines Managers für interne Kommunikation als einer der ersten Neueinstellungen (noch vor den Direktoren für Rekrutierung, Schulung und Wohlfahrt) einer der klügsten Schritte, die Sie machen können.

Abgesehen von Pandemien oder „üblicheren Zeiten“ verlangen sowohl Mitarbeiter als auch Management schnelle und sofortige Lösungen, Updates und Kommunikation.

Was genau ist ein interner Kommunikationsmanager?

Was ist eigentlich ein Internal Communication Manager?

Es ist ziemlich genau so, wie es sich anhört – der Internal Communications Manager verwaltet die gesamte interne Kommunikation im Unternehmen.

Denken Sie an die Rolle als Verkehrspolizist. Bei plötzlichem Verkehr – oder einem Notfall – weiß der Beamte genau, was zu tun ist. Aus dem Nichts müssen plötzlich neue Fahrspuren entstehen? Sie sind dran. Ein Krankenwagen muss durch den Stau? Sie sind die Person, die Sie anrufen, und so weiter.

Der Internal Communications Manager hat eine ähnliche Aufgabe. Wenn es um die Unternehmenskommunikation geht, sind sie die Person, die entscheiden kann, welche Probleme eine sofortige Reaktion erfordern und welche verzögert werden können (weshalb die meisten Unternehmensorganisationen versuchen, einen einzustellen). In diesem Artikel werden wir uns mit den Rollen befassen, die der Manager für interne Kommunikation beim ersten Stellenantritt und später als tägliche Routine spielt.

Die ersten Aufgaben eines Managers für interne Kommunikation:

Der allererste Schritt, den ein brandneuer Manager für interne Kommunikation unternehmen wird, besteht darin, die gesamte aktuelle Unternehmenskommunikation abzubilden und die Ergebnisse dann an das Management weiterzuleiten. Das bedeutet, alle täglichen Kommunikationskanäle der Mitarbeiter, des Managements und jeder Abteilung zu durchlaufen, herauszufinden, welche Informationen durch diese Kanäle fließen, wie wichtig sie sind, wie häufig sie verwendet werden und wie häufig sie während des Tages verwendet werden und welche Mitarbeiter / Management diese Informationen treffen.

Andere Fragen, die sich ein Manager für interne Kommunikation stellen wird, sind:

• Haben diese Kanäle einen Backup-Plan?
• Welche Formate werden derzeit verwendet (z. B. Telefone, E-Mails, Dokumente, WhatsApp usw.) und mehr?

Nach der Erstellung der Organisationskommunikationslandkarte besteht der nächste Schritt des Managers für interne Kommunikation darin, Kommunikationsprobleme, Engpässe und überbeanspruchte (oder zu wenig genutzte) Kanäle zu identifizieren.

In dieser Phase müssen Pläne gemacht werden, um Alternativen und Lösungen anzubieten, den Zeitplan festzulegen, die neuen Verfahren zu implementieren, die implementiert werden müssen, und angeben, welche neuen Kommunikationsplattformen benötigt werden.

In dieser Phase muss der Manager für interne Kommunikation alle technischen Tools abbilden, die die Organisation verwendet. Sie werden sich wahrscheinlich fragen, ob die aktuellen Tools aktiv sind und ordnungsgemäß verwendet werden und ob die Organisation neue Tools kaufen muss oder nicht?

Dies ist ein absolut entscheidender Schritt im Lebenszyklus eines jeden Unternehmens. Ohne die richtige Toolbox und die entsprechenden Kommunikationsplattformen wird es sehr schwierig sein, die Arbeit zu erledigen. Wie kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern, die nicht vor einem Computer arbeiten? Wie erreichen Sie die Mitarbeiter, die das E-Mail-Netzwerk der Organisation nicht nutzen? Bleibt die Antwort bei Schwarzen Brettern, SMS, Telefon und Fax – Ihnen sind die Hände gebunden.

Aber es ist noch nicht alles verloren: Es ist durchaus möglich, eine interne Kommunikationsstrategie zu erstellen und umzusetzen und sogar einige der vielen Tools, die eine Organisation verwendet, loszuwerden! Die Verwendung einer All-in-One-Kommunikations-App könnte die Lösung sein, die ein neuer Manager für interne Kommunikation benötigt, um alle aktuellen Probleme zu lösen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist.

In dieser Phase muss der Internal Communications Manager einen Backup-Plan für die Worst-Case-Szenarien erstellen, z. B. wissen, wohin der Kommunikationsverkehr verschoben werden soll, falls einer der Hauptkanäle blockiert ist.

Nehmen wir als praktisches Beispiel an, ein Angebot ist eingegangen und muss unterschrieben werden, aber die für die Unterzeichnung dieser Dokumente zuständige Person befindet sich häufig im Ausland oder ist nicht erreichbar. Wer stellt in diesem Fall ein Backup zur Verfügung? Was ist die Alternative im Falle eines blockierten oder überfüllten Kanals und wohin leiten wir den Verkehr davon weg?

Eine Organisation steht und fällt durch ihr Verhalten in Notfällen. Ein schwieriges Ereignis wie Diebstahl, sexuelle Belästigung oder ein wenig schmeichelhafter Artikel in den Lokalnachrichten oder sogar eine große anhaltende Pandemie können eine Krise auslösen.

Es ist wichtig, in solchen Situationen einen Notfallplan zu erstellen, der Informationen und klare Vorgehensweisen enthält. Wie will die Organisation mit dieser Krise umgehen? Über welche Kanäle werden Informationen und Updates übermittelt? All diese Dinge müssen klar und vordefiniert sein.

Verfahren helfen bei der Ausführung der Pläne des Managers für interne Kommunikation. Wem müssen wir einen Diebstahl melden? Wo kann man eine Anzeige wegen sexueller Belästigung erstatten? Es ist wichtig, klare Verfahren für diese Art von Ereignissen festzulegen. Ein Kanal, der genau erklärt, wie ein Vorfall gemeldet wird, ist von entscheidender Bedeutung. Wenn solche Verfahren nicht vorhanden sind, ist es am besten, sie zu erstellen und sicherzustellen, dass sich alle Mitarbeiter damit vertraut machen.

Eine der wichtigsten Aufgaben des Managers für interne Kommunikation besteht darin, die Mitarbeiter mit den Werten, dem Wesen, den Zielen und dem Management der Organisation vertraut zu machen, damit sich die Mitarbeiter zugehörig fühlen (insbesondere während einer Pandemie).

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter ist nach der Arbeit zu Hause bei seiner Familie, faltet die Zeitung auf, für die er arbeitet, oder schaltet den Fernseher ein, nur um plötzlich zu sehen, dass in seiner Organisation etwas passiert, von dem er nicht einmal ahnt, dass es geplant ist.

Diese Art von Situation kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter weniger mit der Organisation verbunden fühlen. Ein anderes Beispiel: Wenn der Mitarbeiter des Monats gekürt wurde, aber die Teamkollegen nichts davon mitbekamen, wurde der ganze Punkt komplett verfehlt.

All dies zeigt, dass der Internal Communications Manager an einer einheitlichen Kommunikationsstrategie arbeiten muss.

Der Tagesablauf eines internen Kommunikationsmanagers

Um unterwegs die richtigen Entscheidungen und Anpassungen treffen zu können, muss man die Organisation durch und durch kennen. Interne Kommunikationsmanager haben wirklich viel zu tun: Sie müssen über alle Veränderungen im Unternehmen auf dem Laufenden sein und diese entsprechend verfolgen.

Wir sehen zum Beispiel, dass jeder ein Handy hat, also ist jetzt klar, dass die Verwendung von Faxen wirklich keine Option mehr ist und es Zeit für ein Upgrade ist, mit einer Mitarbeiter-App. Eine weitere Filiale an einem anderen Standort eröffnet? Alle Mitarbeiter in der Mensa zusammenzutrommeln ist wahrscheinlich nicht mehr effizient und es muss ein neuer Weg der Kommunikation gefunden werden.

Der Internal Communications Manager muss jederzeit mit der Organisation verbunden sein, egal wie groß die Organisation ist. Das bedeutet, bei jedem Manager-Meeting dabei zu sein, verschiedene Prozesse in der Organisation wie Re-Branding oder Übernahmen voranzutreiben und zu wissen, welche Veränderungen notwendig sind, um jeden einzelnen Mitarbeiter zu erreichen. Mit anderen Worten, ohne das Wissen des Internal Communication Managers können keine organisatorischen Entscheidungen getroffen werden.

Nehmen wir an, das Schlimmste passiert: Der CEO wird entlassen, eine wenig schmeichelhafte Nachricht wird ausgestrahlt, ein verärgerter ehemaliger Mitarbeiter gibt Unternehmensinformationen an die Presse weiter oder jedes Ereignis, das die Organisation untergraben kann, muss mit einer klaren und angemessenen Reaktion des Managers für interne Kommunikation behandelt werden , deren Aufgabe es ist, die Notfallverfahren zu unterstützen und sicherzustellen, dass die getroffenen Entscheidungen (und die diesbezüglichen Kommunikationspunkte) alle Mitarbeiter erreichen.

Ein schwieriger Mitarbeiter mit einem kaputten Computer sagt, dass er fünfmal länger braucht, um die Arbeit zu erledigen? Ein Mitarbeiter an vorderster Front kann seinen Vorgesetzten nicht erreichen? Anscheinend gibt es irgendwo im Beschwerdekanal einen Kommunikationsfehler.

Es ist die Aufgabe des Managers für interne Kommunikation, den Fehler und die Anzahl der Kanäle zu identifizieren, die der Mitarbeiter durchlaufen muss, um einen schnellen einzigen Kommunikationskanal herzustellen, um das Problem direkt zu beheben. Tatsächlich ist dies von all unseren Tipps zur internen Kommunikation wahrscheinlich der unmittelbarste und wichtigste.

Woher wissen wir, ob der Manager für interne Kommunikation gute Arbeit geleistet hat?

Sind im Notfall alle Mitarbeiter sofort erreichbar? Haben die Anweisungen und Entscheidungen des Managements die gesamte Belegschaft erreicht, ohne unterwegs stecken zu bleiben? Ist alles messbar und Sie können erkennen, wer die Informationen erhalten hat und wer nicht? Wenn die Antwort auf diese Fragen „Ja“ lautet, hat der Internal Communication Manager seine Arbeit gut gemacht.

Das Management muss wissen, dass es alle Mitarbeiter leicht erreichen kann, um Richtlinien zu vermitteln und sie zu messen. Wenn der HR-Manager die Mitarbeiter schnell und einfach erreichen kann, bedeutet dies, dass der Internal Communication Manager effiziente Kanäle geschaffen hat. Zum Beispiel: Wenn Sie Weihnachtsgeschenke verteilen und die Mitarbeiter zwischen mehreren Optionen wählen müssen. Wie einfach ist es, sie zu erreichen und eine Entscheidung basierend auf ihren Vorlieben zu treffen?

Es ist wichtig, Kanäle zu schaffen, die schnelle Lösungen für alle Dienstleister in der Organisation bieten (Sozialhilfe, Personalabteilung, die für Firmenwagen zuständige Abteilung usw.). Die Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass die Organisation ihnen einen Kommunikationsdienst anbietet, genau wie den, den sie beispielsweise von ihrem Kabel-, Internet- oder Mobilfunkanbieter erhalten. Alle Informationen, die der Mitarbeiter benötigt, sollten zugänglich sein und Antworten auf Fragen sollten schnell und effizient erhalten werden.

Die Mitarbeiter sollten sich stärker mit der Organisation und ihren Zielen beschäftigen. Die Personalabteilung kann ihre Arbeit den Mitarbeitern in relevanten Kanälen anzeigen. Das können Bilder vom Teambuilding-Tag der Organisation sein, ein netter Bonus oder eine Vergünstigung, die sie den Mitarbeitern sichern konnten, oder sogar die Veröffentlichung der Namen der besten Mitarbeiter des Monats.

Sind die Mitarbeiter in die Marketingpläne eingebunden? Gab es Austausch und Brainstorming über Marketingideen? All dies kann zu einer noch größeren Bindungsrate zwischen den Mitarbeitern und der Organisation führen, da Ihre Mitarbeiter außerhalb des Schreibtischs chatten müssen und somit zu den gemeinsamen Bemühungen der gesamten Organisation beitragen.

Das Fazit: Eine All-in-One-Lösung, auf die jeder Manager für interne Kommunikation schwört  

Interne Kommunikationsmanager haben wirklich so viel zu tun, egal wie technisch versiert die Organisation ist.

Aber eine Möglichkeit, alle Kommunikationsprozesse zu beschleunigen und jede Organisation in das digitale Zeitalter zu führen, besteht darin, eine der am besten bewerteten Kommunikations-Apps online zu verwenden:

Lernen Sie Connecteam kennen. Es ist eine All-in-One-App für die Unternehmens- und Mitarbeiterverwaltung, mit der Sie die gesamte interne Kommunikation meistern können. Mit Funktionen wie –

• 1:1 und Gruppenchat (alles über die Smartphone-App)
• Unternehmensübergreifende Updates im Stil von Social-Feeds (mit messbarer Nachverfolgung, sodass Sie sehen können, wer ein Update gelesen hat und daran interessiert ist … und dann automatische Erinnerungen an diejenigen senden, die noch nicht dazu gekommen sind!).
• Ein In-App-Mitarbeiterverzeichnis mit einfachem Zugriff auf alle in der Organisation (Sie müssen nicht herumkramen, um eine Telefonnummer zu finden).

Der Internal Communication Manager muss der rote Faden sein, der alle verschiedenen Teile der Organisation verbindet. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Wahl der richtigen internen Kommunikations-App; Eine andere Möglichkeit besteht darin, Connecteam einfach herunterzuladen, es 14 Tage lang kostenlos auszuprobieren und zu sehen, welche Wunder es für Ihr Unternehmen bewirken kann.