什麼是內部溝通經理，他們做什麼？

與生活中的任何事情一樣，溝通是最重要的技能之一，在商業中更是如此。

因此，內部溝通經理的職位聽起來可能不是最重要或最緊急的招聘……但這可能是你錯的地方。

事實上，聘請內部溝通經理作為首批員工之一（甚至在招聘、培訓和福利主管之前）是您可以做出的最明智的舉措之一。

這是因為，除了大流行或更“平常”之外，員工和管理層都需要快速和即時的解決方案、更新和溝通。

究竟什麼是內部通信管理器？

那麼什麼是內部溝通經理，真的嗎？

聽起來很像——內部溝通經理管理公司的所有內部溝通。

想想作為交通官員的角色。 當突然發生交通或緊急情況時，警官將確切地知道該怎麼做。 需要突然創建新的車道嗎？ 他們在上面。 救護車需要通過僵局？ 他們是你打電話的人，依此類推。

內部溝通經理也有類似的工作。 在組織溝通方面，他們可以決定哪些問題需要立即響應，哪些可以延遲（這就是大多數企業組織尋求招聘的原因）。 在本文中，我們將研究內部溝通經理在首次獲得職位時所扮演的角色，以及後來作為日常工作的角色。

內部溝通經理的首要任務：

全新的內部溝通經理將採取的第一步是規劃所有當前的組織溝通，然後將他們的發現傳達給管理層。 這意味著，通過員工、管理層和每個部門的所有日常溝通渠道，弄清楚通過這些渠道流動的信息、它們的重要性、使用頻率和白天的使用頻率，以及哪些員工/管理此信息將滿足。

內部溝通經理會問自己的其他問題是 -

• 這些渠道有備用計劃嗎？
• 當前正在使用哪些格式（例如，電話、電子郵件、文檔、WhatsApp 等）等等？

創建組織溝通圖後，內部溝通經理將採取的下一步行動是識別溝通問題、瓶頸和過度使用（或未充分使用）的渠道。

在這個階段，必須制定計劃以提供替代方案和解決方案，指定時間表、需要實施的新程序，並說明需要哪些新的通信平台。

在這個階段，內部溝通經理需要映射組織使用的所有技術工具。 他們可能會問自己當前的工具是否有效且使用正確，以及組織是否需要購買新工具？

這是任何公司生命週期中絕對關鍵的一步。 如果沒有合適的工具箱和相關的交流平台，任何工作都很難完成。 您如何與不在電腦前工作的員工溝通？ 您如何联係不使用組織電子郵件網絡的員工？ 如果答案仍然是公告板、短信、電話和傳真——你的雙手就束手無策了。

但是，一切都不會丟失：創建和實施內部溝通策略是完全可能的，甚至可以擺脫組織正在使用的眾多工具中的一些！ 使用一體化通信應用程序可能是新的內部通信經理需要解決組織當前面臨的所有問題的解決方案。

在這個階段，內部通信經理必須為最壞的情況制定一個備份計劃，例如知道通信流量應該轉移到哪裡，以防主要渠道之一被阻塞。

舉個實際的例子，假設收到了投標並且必須簽署，但負責簽署這些文件的人通常在國外或無法聯繫到。 在這種情況下誰提供備份？ 在通道阻塞或擁擠的情況下有什麼替代方案，我們在哪裡引導流量遠離它？

一個組織在緊急情況下的興衰取決於其行為。 諸如盜竊、性騷擾或當地新聞中令人不快的報導，甚至是持續的重大流行病等困難事件都可能造成危機。

制定應急計劃非常重要，其中包含這些情況下的信息和明確的程序。 該組織希望如何處理這場危機？ 哪些渠道將用於傳達信息和更新？ 所有這些事情都必須是明確的和預先定義的。

程序有助於執行內部溝通經理的計劃。 如果發生盜竊，我們應該向誰報告？ 在哪裡可以提出性騷擾投訴？ 為此類事件設置明確的程序很重要。 準確解釋如何報告事件的渠道至關重要。 如果不存在這樣的程序，最好創建它們並確保所有員工都熟悉它們。

內部溝通經理最重要的角色之一是讓員工了解組織的價值觀、本質、目標和管理，讓員工覺得他們有歸屬感（尤其是在大流行期間）。

例如，假設一名員工下班後在家和家人在一起，打開他工作的報紙，或者打開電視，突然看到他們的組織發生了一些他們甚至不知道正在工作的事情。

這種情況可能會導致員工對組織的參與度降低。 再舉一個例子：如果當月的員工被宣布了，但他們的隊友甚至沒有聽說過，那整個點就完全錯過了。

所有這些都表明內部溝通經理需要努力製定統一的溝通策略。

內部溝通經理的日常工作

為了在旅途中做出正確的決定和調整，必須徹底了解組織。 內部溝通經理確實有他們的工作要做：他們需要掌握公司正在發生的所有變化，並確保相應地跟進它們。

例如，我們看到每個人都有一部手機，所以現在很明顯，使用傳真真的不再是一種選擇，是時候升級了，使用員工應用程序。 另一個分店在不同的地方開設？ 圍捕食堂裡的所有員工可能不再有效，必須找到一種新的溝通方式。

無論組織有多大，內部溝通經理都需要在任何特定時刻與組織保持聯繫。 這意味著參加每次經理會議，幫助促進組織中的不同流程，例如品牌重塑或收購，並了解需要進行哪些更改才能接觸到每一位員工。 換句話說，如果沒有內部溝通經理的知識，就無法做出任何組織決策。

假設最壞的情況發生了：CEO 被解僱，一條不討人喜歡的新聞被播出，心懷不滿的前員工向媒體洩露公司信息，或者任何可能破壞組織的事件都需要內部溝通經理做出明確和適當的回應，誰的工作是支持緊急程序並確保做出的決定（以及圍繞此的溝通點）傳達給所有員工。

一個電腦壞了的困難員工說他們需要 5 倍的時間才能完成這項工作？ 一線員工無法聯繫到他們的經理？ 顯然，投訴渠道的某處出現了通信故障。

內部溝通經理的工作是識別失誤和員工必須通過的渠道數量，以建立一個快速的單一溝通渠道，以便直接解決問題。 事實上，在我們所有的內部溝通技巧中，這可能是最直接和最重要的。

我們如何知道內部溝通經理是否做得很好？

如果發生緊急情況，是否可以立即聯繫到所有員工？ 管理層做出的指示和決定是否一直傳達給全體員工而不會卡在路上？ 是否一切都可以衡量，您可以分辨出誰收到了信息，誰沒有收到信息？ 如果這些問題的答案是“是”，則內部溝通經理的工作做得很好。

管理層需要知道它可以輕鬆地傳達給所有員工以傳達指導方針並對其進行衡量。 如果人力資源經理能夠快速輕鬆地聯繫到員工，則意味著內部溝通經理創建了有效的渠道。 例如：如果您要贈送節日禮物，員工需要在多個選項中進行選擇。 找到他們並根據他們的喜好做出決定有多簡單？

創建為組織中所有服務提供者（福利、人力資源、公司汽車負責部門等）提供快速解決方案的渠道非常重要。 員工需要感覺組織為他們提供了一種通信服務，就像他們從有線電視、互聯網或手機提供商那裡獲得的服務一樣。 員工需要的所有信息都應該可以訪問，並且應該快速有效地收到問題的答案。

員工應該更多地參與組織及其目標。 人力資源部門可以在相關渠道向員工展示其所做的工作。 它可以是組織團隊建設日的照片、豐厚的獎金，或者他們設法為員工爭取到的福利，甚至是公佈當月最佳員工的名字。

員工是否參與了營銷計劃？ 是否有關於營銷理念的分享和頭腦風暴？ 所有這些都可以在員工和組織之間創造更大的參與率，因為您的非辦公桌員工必須聊天，因此有助於整個組織的共同努力。

底線：每位內部溝通經理都信誓旦旦的一體化解決方案 

無論組織多麼精通技術，內部溝通經理確實有很多工作要做。

但是，加快所有通信流程並將任何組織帶入數字時代的一種方法是使用最受好評的在線通信應用程序之一：

認識連接團隊。 這是一款一體化的業務和員工管理應用程序，可讓您掌握所有內部溝通。 具有以下功能 -

• 1:1 和群聊（全部通過智能手機應用程序）
• 跨公司社交訂閱式更新（通過可衡量的跟踪，讓您查看誰已閱讀並參與更新……然後向尚未了解的人發送自動提醒！）。
• 應用內員工目錄，可輕鬆訪問組織中的每個人（無需四處尋找電話號碼）。

內部溝通經理需要成為連接組織所有不同部分的線程。 一種方法是選擇正確的內部通信應用程序； 另一種方法是簡單地下載 Connecteam，免費試用 14 天，看看它可以為您的業務帶來哪些奇蹟。