İş Yerinizi COVID-19 Sonrası Bir Dünyaya Ayarlamanın 7 Yolu

Küresel COVID-19 krizi, milyonlarca Amerikalı için işleri dönüştürerek işletmeleri ofislerini kilitlemeye ve uzak bir yapı benimsemeye zorladı.

Ve bu, sosyal mesafe sona erdikten ve şirketlerin tekrar yerinde çalışmasına izin verildikten sonra norm haline gelebilir. Gartner tarafından yapılan bir anket, CFO'ların ve iş liderlerinin yüzde 74'ünün çalışanlarının en az yüzde 5'inin sürekli olarak evden çalışacağına inandığını ortaya koydu .

Neyse ki, çevrimiçi araçların yaygınlaşması, iş gücünün dünya genelinde yönetimle, müşterilerle ve birbirleriyle bağlantıda kalmasını sağlıyor. Takımların onlara alışması için ayları oldu ve bazıları uzun vadede onlara güvenmeye başlayacak.

Bunu akılda tutarak, iş yerinizi COVID-19 sonrası bir dünyaya uyarlamanın 7 yolu ve bunları başarmanıza yardımcı olabilecek bazı araçlar:

1. Uzaktan İşbirliği

Uzaktan işbirliği için Quire'den başka bir şeye ihtiyacınız olmayabilir. Eksiksiz bir çözüm olarak Quire, işletmelerin kullanıcı dostu kanban panolarıyla iş akışlarını görselleştirmesine, büyük ölçekli projeleri iç içe listelerle yönetilebilir adımlara ayırmasına ve projeleri basit davet bağlantılarıyla müşterilerle paylaşmasına olanak tanır.

Quire, ekiplerin projeleri gerçek zamanlı olarak tartışmaları ve görevleri çok sayıda filtre (öncelik, atanan vb.) aracılığıyla sıralamaları için bir anlık mesajlaşma özelliği içerir. Diğer bir güçlü unsur, kullanıcıların komut dosyaları oluşturmasına ve tercih edilen uygulamaları Quire ile entegre etmesine olanak tanıyan Quire API'sidir. Hızlı paylaşım için dosyalar Google Drive'dan yüklenebilir.

2. Bulut Tabanlı Telefon Sistemi

Yakınlaştırma güzel, ancak aslında ofis telefon sisteminin yerini almıyor. Ancak işçiler işlerini evden yaparken yine de ofis telefonuna ihtiyaç duyarlar. Bu nedenle Nextiva. Bu bulut tabanlı telefon sistemi, nerede olurlarsa olsunlar ekipleri neredeyse her cihazdan bir araya getiriyor.

Nextiva, maksimum rahatlık için akıllı telefonlar, dizüstü bilgisayarlar, tabletler ve ofis telefonları ile uyumludur. Bu esneklik, çalışanların evde iş arkadaşları veya müşterilerle sohbet etmek için sınırlı sessiz alanları olduğunda büyük bir avantajdır.

Nextiva ile işletmeler, arama yönlendirme, Sanal Sesli Posta için bir Otomatik Görevli ayarlayabilir ve ayrıntılı arayan kimliği için telefon sistemini CRM'lerine bağlayabilir. Aktarım Katmanı Güvenliği (TLS), en yüksek standardın gizliliği için tüm iletişimleri şifrelemek için kullanılabilir.

3. Sanal Görev Yönetimi

Bir görev yönetimi aracı olarak MeisterTask, ekiplerin oluşturma ve atamadan tamamlamaya kadar görevleri takip etmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Kanban tarzı panoları, görevleri hızlı ve görsel olarak düzenlemek için basit sürükle ve bırak işlevi sunar ve MeisterTask'ın uygulamaları (Android ve iOS) hareket halindeyken görev yönetimine izin verir.

MeisterTask, kurumsal kullanım için oluşturulmuş özellikler (otomasyonlar, zaman takibi, vb.) dahil olmak üzere çeşitli iş gereksinimlerine uyacak şekilde özelleştirilebilir. Arayüz, kapsamlı özelleştirme seçenekleriyle akıcı ve düzenlidir. İstatistikler ve raporlar, iyileştirme fırsatlarını belirlemek için ekip üretkenliğine ilişkin ayrıntılı bilgiler sunar. MeisterTask'ın kullanımı kolaydır, tüm yeni kullanıcılardan oluşan bir ekiple çalışmaya başlamaya çalışırken bir avantajdır.

4. Küresel Bir Ekibi Yönetmek

Uzaktan çalışmanın daha karmaşık yönlerinden biri, farklı zaman dilimlerini yönetmektir. Örneğin, yaratıcı çalışma için serbest çalışanlara bağımlı olan şirketler, dünyanın her yerinden insanları işe alabilir. World Time Buddy gibi uygun bir zaman yönetimi aracı olmadan toplantıları ve son teslim tarihlerini planlamak bir kabus olabilir.

World Time Buddy, ekiplerin uygun yerleri bulmak, etkinlikler oluşturmak ve paylaşmak, konumları özel kategoriler halinde gruplandırmak, yaz saati uyarılarını etkinleştirmek ve saatleri farklı biçimlerde görüntülemek için Google Takvim ile entegre etmesine olanak tanıyan çok sayıda özellik içerir.

World Time Buddy, The Atlantic, TNW ve diğer saygın yayınlardan övgü topladı. İsteğe bağlı ücretli yükseltme ile ücretsiz bir mobil uygulama mevcuttur.

5. Birlikte Çalışmak için Bulut Tabanlı Teknolojiyi Benimseyin

Microsoft Word'ü unutun. Doküman yazmak ve düzenlemek için Google Dokümanlar (Google Drive'ın bir parçası) harika bir araçtır. Belgeleri marka bilinci oluşturma veya ev stilleriyle hizalamak için birçok biçimlendirme ve sunum seçeneği sunar.

İndirme gerekmez ve basit işbirliği için birden fazla çalışan aynı anda belgeleri düzenleyebilir veya yorumlayabilir. Tüm değişiklikler, saatlerce süren sıkı çalışmayı önlemek için otomatik olarak çevrimiçi olarak kaydedilir ve gerekirse önceki sürümler geri yüklenebilir.

Google Dokümanlar farklı dosya türleriyle (.docx., pdf, .rtf, .html ve daha fazlası) çalışır ve başkalarıyla dosya paylaşmak basittir. Her büyüklükteki işletme, sitede olduğu gibi blog gönderileri, sunumlar, raporlar, sözleşmeler ve diğer her tür belgeyi oluşturmak için Google Dokümanlar'dan yararlanabilir.

6. Güvenli Şifre Yönetimi

Dashlane, işletmelerin parolalarını güvenli ve erişilebilir tutmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış bir parola yönetim aracıdır. Çalışanların parolaları yerel olarak veya savunmasız bulut tabanlı bir elektronik tabloda saklama ihtiyacını ortadan kaldırır.

Ekiplerin uzaktan çalışırken birden fazla araca güvenmesiyle, farklı parolaları takip etmek zaman alabilir ve üretkenliği etkileyebilir: parolaların sıfırlanması nedeniyle her yıl yaklaşık 11 saat kaybedilir .

Dashlane, evrensel erişim için sınırsız miktarda saklama kapasitesiyle, kullanıcılar göz atarken parolaları ve oturum açma bilgilerini kaydeder. Veriler cihazlar arasında senkronize edilir, ancak Dashlane güvenlik ve gizliliği ciddiye alır: Araç, Dashlane ekibinin içinde saklanan bilgileri görememesi için oluşturulmuştur. Bu, verileri mümkün olduğunca özel ve güvenli tutar.