7 façons d'adapter votre lieu de travail à un monde post-COVID-19

La crise mondiale du COVID-19 a transformé le travail de millions d'Américains, obligeant les entreprises à fermer leurs bureaux et à adopter une structure à distance.

Et cela pourrait devenir la norme après la fin de la distanciation sociale et les entreprises sont à nouveau autorisées à travailler sur place. Une enquête de Gartner a révélé que 74 % des directeurs financiers et chefs d'entreprise pensent qu'au moins 5 % de leurs employés travailleront à domicile de manière permanente .

Heureusement, la prolifération des outils en ligne permet aux employés de rester en contact avec la direction, les clients et entre eux à travers le monde. Les équipes ont eu des mois pour s'y habituer, et certaines finiront par s'y fier à long terme.

Dans cet esprit, voici les 7 façons d'adapter votre lieu de travail à un monde post-COVID-19 et quelques outils qui peuvent vous aider à les atteindre :

1. Collaboration à distance

Pour la collaboration à distance, vous n'aurez peut-être besoin de rien de plus que Quire. En tant que solution complète, Quire permet aux entreprises de visualiser les flux de travail avec des tableaux kanban conviviaux, de diviser les projets à grande échelle en étapes gérables avec des listes imbriquées et de partager des projets avec les clients via de simples liens d'invitation.

Quire inclut une fonctionnalité de messagerie instantanée permettant aux équipes de discuter des projets en temps réel et de trier les tâches via de nombreux filtres (priorité, cessionnaire, etc.). Un autre élément fort est l'API Quire, qui permet aux utilisateurs de créer des scripts et d'intégrer des applications préférées avec Quire. Les fichiers peuvent être téléchargés depuis Google Drive pour un partage rapide.

2. Système téléphonique basé sur le cloud

Le zoom est agréable, mais il ne remplace pas réellement le système téléphonique de bureau. Cependant, lorsque les travailleurs font leur travail à domicile, ils ont toujours besoin du téléphone du bureau. D'où Nextiva. Ce système téléphonique basé sur le cloud rassemble les équipes où qu'elles se trouvent, à partir de presque n'importe quel appareil.

Nextiva est compatible avec les smartphones, les ordinateurs portables, les tablettes et les téléphones de bureau pour un maximum de confort. Cette flexibilité est un avantage majeur lorsque les employés disposent d'espaces calmes limités pour discuter avec des collègues ou des clients à la maison.

Avec Nextiva, les entreprises peuvent configurer un standard automatique pour le routage des appels, la messagerie vocale virtuelle et peuvent connecter le système téléphonique à leur CRM pour une identification détaillée de l'appelant. Transport Layer Security (TLS) peut être utilisé pour crypter toutes les communications, pour une confidentialité de la plus haute qualité.

3. Gestion des tâches virtuelles

En tant qu'outil de gestion des tâches, MeisterTask est conçu pour aider les équipes à suivre les tâches depuis la création et l'affectation jusqu'à l'achèvement. Ses tableaux de style Kanban offrent une fonctionnalité simple de glisser-déposer pour organiser les tâches rapidement et visuellement, et les applications de MeisterTask (Android et iOS) permettent la gestion des tâches en déplacement.

MeisterTask peut être adapté pour répondre aux divers besoins de l'entreprise, en incorporant des fonctionnalités conçues pour une utilisation en entreprise (automatisations, suivi du temps, etc.). L'interface est simplifiée et sans encombrement, avec de nombreuses options de personnalisation. Les statistiques et les rapports offrent des informations détaillées sur la productivité de l'équipe, afin d'identifier les opportunités d'amélioration. MeisterTask est facile à utiliser, un avantage lorsque vous essayez d'intégrer et de travailler avec toute une équipe de nouveaux utilisateurs.

4. Gérer une équipe mondiale

L'un des aspects les plus compliqués du travail à distance est la gestion de différents fuseaux horaires. Les entreprises qui dépendent de freelances pour le travail créatif, par exemple, peuvent embaucher des personnes du monde entier. La planification des réunions et des délais peut être un cauchemar sans un outil de gestion du temps approprié comme World Time Buddy.

World Time Buddy comprend une multitude de fonctionnalités, permettant aux équipes de l'intégrer à Google Calendar pour trouver des créneaux horaires disponibles, créer et partager des événements, regrouper des emplacements dans des catégories personnalisées, activer des avertissements d'heure d'été et afficher les heures dans différents formats.

World Time Buddy a reçu les éloges de The Atlantic, TNW et d'autres publications respectées. Une application mobile gratuite est disponible, avec une mise à niveau payante en option.

5. Adoptez la technologie basée sur le cloud pour travailler ensemble

Oubliez Microsoft Word. Pour écrire et éditer des documents, Google Docs (qui fait partie de Google Drive) est un outil fantastique. Il propose de nombreuses options de formatage et de présentation pour aligner les documents sur les styles de marque ou de la maison.

Aucun téléchargement n'est requis et plusieurs employés peuvent modifier ou commenter des documents en même temps pour une collaboration simple. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées en ligne pour éviter de perdre des heures de travail acharné, et les versions précédentes peuvent être restaurées si nécessaire.

Google Docs fonctionne avec différents types de fichiers (.docx., pdf, .rtf, .html, etc.) et le partage de fichiers avec d'autres est simple. Les entreprises de toutes tailles peuvent tirer parti de Google Docs pour rédiger des articles de blog, des présentations, des rapports, des contrats et tout autre type de document comme elles le feraient sur place.

6. Gestion sécurisée des mots de passe

Dashlane est un outil de gestion de mots de passe conçu pour aider les entreprises à garder leurs mots de passe sécurisés et accessibles. Il élimine le besoin pour les employés de stocker les mots de passe localement ou dans une feuille de calcul vulnérable basée sur le cloud.

Les équipes dépendant de plusieurs outils tout en travaillant à distance, le suivi des différents mots de passe peut prendre du temps et avoir un impact sur la productivité : environ 11 heures sont perdues chaque année en raison de la réinitialisation des mots de passe.

Dashlane enregistre les mots de passe et les identifiants au fur et à mesure que les utilisateurs naviguent, avec la capacité de stocker un montant illimité pour un accès universel. Les données se synchronisent sur tous les appareils, mais Dashlane prend la sécurité et la confidentialité au sérieux : l'outil est créé pour que l'équipe de Dashlane ne puisse pas voir les informations qui y sont stockées. Cela permet de garder les données aussi privées et sécurisées que possible.