7 способов приспособить свое рабочее место к миру после COVID-19

Глобальный кризис COVID-19 изменил работу миллионов американцев, вынудив предприятия закрыть свои офисы и перейти на удаленную работу.

И это может стать нормой после того, как закончится социальное дистанцирование и компаниям снова будет разрешено работать на месте. Опрос, проведенный Gartner, показал, что 74% финансовых директоров и бизнес-лидеров считают, что не менее 5% их сотрудников будут работать из дома на постоянной основе .

К счастью, распространение онлайн-инструментов позволяет сотрудникам оставаться на связи с руководством, клиентами и друг с другом по всему миру. У команд были месяцы, чтобы привыкнуть к ним, и некоторые из них будут полагаться на них в долгосрочной перспективе.

Имея это в виду, вот 7 способов адаптировать свое рабочее место к миру после COVID-19 и некоторые инструменты, которые могут помочь вам в этом:

1. Удаленное сотрудничество

Для удаленного сотрудничества вам может не понадобиться ничего, кроме Quire. В качестве комплексного решения Quire позволяет компаниям визуализировать рабочие процессы с помощью удобных канбан-досок, разбивать крупномасштабные проекты на управляемые этапы с помощью вложенных списков и делиться проектами с клиентами с помощью простых ссылок-приглашений.

Quire включает в себя функцию обмена мгновенными сообщениями, позволяющую командам обсуждать проекты в режиме реального времени и сортировать задачи с помощью многочисленных фильтров (приоритет, исполнитель и т. д.). Еще одним сильным элементом является Quire API, который позволяет пользователям создавать сценарии и интегрировать предпочитаемые приложения с Quire. Файлы могут быть загружены с Google Диска для быстрого обмена.

2. Облачная телефонная система

Zoom — это хорошо, но на самом деле он не заменяет офисную телефонную систему. Однако, когда работники выполняют свою работу из дома, им по-прежнему нужен офисный телефон. Отсюда Нектива. Эта облачная телефонная система объединяет команды, где бы они ни находились, практически с любого устройства.

Nextiva совместим со смартфонами, ноутбуками, планшетами и офисными телефонами для максимального удобства. Эта гибкость является важным преимуществом, когда сотрудники имеют ограниченное тихое пространство, в котором они могут общаться с коллегами или клиентами дома.

С помощью Nextiva предприятия могут настроить автосекретаря для маршрутизации вызовов, виртуальной голосовой почты и подключить телефонную систему к своей CRM для получения подробной идентификации вызывающего абонента. Безопасность транспортного уровня (TLS) может использоваться для шифрования всех сообщений, чтобы обеспечить конфиденциальность на самом высоком уровне.

3. Управление виртуальными задачами

Как инструмент управления задачами, MeisterTask разработан, чтобы помочь командам отслеживать задачи от создания и назначения до завершения. Его доски в стиле канбан предлагают простую функцию перетаскивания для быстрой и визуальной организации задач, а приложения MeisterTask (Android и iOS) позволяют управлять задачами на ходу.

MeisterTask можно адаптировать для удовлетворения различных потребностей бизнеса, включая функции, созданные для корпоративного использования (автоматизация, отслеживание времени и т. д.). Интерфейс оптимизирован и лишен помех, с широкими возможностями настройки. Статистика и отчеты предлагают подробные сведения о производительности команды, чтобы определить возможности для улучшения. MeisterTask прост в использовании, что является преимуществом при попытке подключиться и начать работать с целой командой новых пользователей.

4. Управление глобальной командой

Одним из наиболее сложных аспектов удаленной работы является управление разными часовыми поясами. Например, компании, которые зависят от фрилансеров в творческой работе, могут нанимать людей со всего мира. Планирование встреч и сроков может стать кошмаром без надлежащего инструмента управления временем, такого как World Time Buddy.

World Time Buddy включает в себя множество функций, позволяющих командам интегрировать его с Календарем Google, чтобы находить доступные слоты, создавать события и делиться ими, группировать местоположения в пользовательские категории, активировать предупреждения о переходе на летнее время и просматривать время в различных форматах.

World Time Buddy получил похвалу от The Atlantic, TNW и других уважаемых изданий. Доступно бесплатное мобильное приложение с дополнительным платным обновлением.

5. Используйте облачные технологии для совместной работы

Забудьте Microsoft Word. Для написания и редактирования документов Google Docs (часть Google Диска) — фантастический инструмент. Он имеет множество вариантов форматирования и представления, чтобы привести документы в соответствие с фирменным стилем или фирменным стилем.

Никаких загрузок не требуется, и несколько сотрудников могут одновременно редактировать или комментировать документы для упрощения совместной работы. Все изменения автоматически сохраняются онлайн, чтобы не терять часы напряженной работы, а при необходимости можно восстановить предыдущие версии.

Документы Google работают с файлами разных типов (.docx., pdf, .rtf, .html и т. д.), а обмен файлами с другими пользователями очень прост. Компании любого размера могут использовать Документы Google для создания сообщений в блогах, презентаций, отчетов, контрактов и любых других типов документов, как если бы они были на месте.

6. Безопасное управление паролями

Dashlane — это инструмент управления паролями, который помогает компаниям сохранять свои пароли безопасными и доступными. Это избавляет сотрудников от необходимости хранить пароли локально или в уязвимой облачной электронной таблице.

Поскольку при удаленной работе команды используют несколько инструментов, отслеживание разных паролей может занимать много времени и снижать производительность: ежегодно теряется около 11 часов из-за сброса паролей.

Dashlane сохраняет пароли и логины по мере того, как пользователи просматривают сайт, с возможностью хранения неограниченного количества для универсального доступа. Данные синхронизируются между устройствами, но Dashlane серьезно относится к безопасности и конфиденциальности: инструмент создан таким образом, что команда Dashlane не может видеть хранящуюся в нем информацию. Это делает данные максимально конфиденциальными и безопасными.