Cum scriu o evaluare a performanței?

Publicat: 2019-08-23

Un cititor din Florida întreabă:

„Cum scriu o evaluare a performanței? Compania mea este în creștere și, în timp ce încercăm să oferim feedback verbal, simt nevoia să devin mai formal. Dar sunt puțin cam pierdut în privința de unde să încep. Am nevoie de exemple de evaluare a performanței și de un ghid pas cu pas. Poți să ajuți?"

– Tomas din Miami

Mulțumesc pentru întrebarea ta, Tomas. După cum probabil recunoașteți, efectuarea unei analize a performanței angajaților înseamnă mai mult decât simpla redactare a unui formular.

Cu toate acestea, forma scrisă este foarte foarte importantă. De ce? Ea pune structură în evaluările de performanță. Și îi spune angajatului că crezi că este important, pentru că ți-ai făcut timp să scrii o evaluare.

Din păcate, mulți manageri și proprietari de afaceri abordează recenziile de performanță cu la fel de mult entuziasm ca un canal radicular. Așadar, felicitări pentru că doriți să faceți o evaluare „formală” a performanței angajaților.

Să trecem la goană pentru a vă ajuta să înțelegeți cum să faceți o evaluare anuală extraordinară și să obțineți cea mai bună performanță de la angajați pe tot parcursul anului. Oferim exemple de fraze și vă vom trimite la un formular de evaluare a performanței și la mostre completate de evaluare a performanței.

Cum să vă pregătiți pentru o evaluare a performanței

Gândiți-vă la o evaluare a performanței angajaților ca la un ciclu de un an, nu la un eveniment unic. La urma urmei, angajații tăi nu stau doar „pe gheață” până la un eveniment o dată pe an, nu-i așa? Ei fac performanță. Și îi antrenezi (sperăm) tot anul.

Ciclul fiecărui an culminează cu o revizuire oficială. Dar acea revizuire anuală ar trebui să reflecte ceea ce a avut loc pe parcursul anului. Nu ar trebui să fie singura dată când vorbiți despre performanță sau oferiți feedback.

Iată cele 5 etape ale ciclului anual de evaluare a performanței.

  • Oferiți feedback regulat pe tot parcursul anului
  • La momentul revizuirii, cereți angajatului să scrie o autoevaluare
  • Scrieți o evaluare a performanței care evaluează angajatul
  • Conduceți întâlnirea de revizuire față în față
  • Dacă oferiți o creștere a compensației bazată pe performanță, comunicați-o atunci sau la scurt timp după aceea.

Apoi clătiți și repetați în fiecare an.

Haideți să o descompunem în mai multe detalii sub fiecare etapă.

1. Oferiți feedback regulat pe tot parcursul anului

Dacă vrei performanță bună pe tot parcursul anului, trebuie să oferi feedback și să oferi coaching regulat pe tot parcursul anului. Iată câteva îndrumări pentru a oferi feedback:

  • Păstrați feedback-ul verbal de cele mai multe ori. Angajații vor fi mai puțin fricoși și mai receptivi dacă oferiți în mod regulat câteva cantități de feedback. Nu face o mare producție din oferirea de feedback.
  • Oferă mai mult feedback pozitiv decât negativ. Ce spun ei despre prinderea mai multor muște cu miere decât cu oțet? Dacă vrei mai mult din ceva, întărirea pozitivă funcționează. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să evitați să corectați sau să faceți o critică. Doar ieșiți din cale pentru a găsi lucruri pozitive de spus. Unii angajatori adoptă un raport de 3 la 1 sau chiar 5 la 1 când vine vorba de feedback pozitiv față de negativ.
  • Oferiți, de asemenea, instruire proactivă, nu doar critici ulterioare. Toată lumea poate beneficia de un fel de formare – indiferent de nivelul de experiență sau de câți ani petrecuți la locul de muncă. Cu toții trebuie să ne perfecționăm abilitățile. Uneori, este de ajutor să scrieți îndrumări sau instrucțiuni în scris, pentru o mai bună păstrare.

2. Cereți angajatului să scrie o autoevaluare

Pe măsură ce se apropie timpul pentru revizuirea anuală, cereți angajatului să finalizeze o autoevaluare. Practic, angajații pot folosi exact același șablon de evaluare a performanței pe care îl veți folosi pentru a le revizui. Angajatul completează pur și simplu o versiune a documentului reflectând asupra propriei sale performanțe.

Beneficiile unei autoevaluări sunt puternice:

  • Îi face pe angajați mai conștienți de sine. Atunci când un angajat trebuie să se așeze și să reflecteze la toate categoriile la care este evaluat, probabil că vor exista câteva realizări private „uh oh”. Angajații încep să-și imagineze cum apar în ochii celorlalți. Acest lucru face ca un angajat mai eficient în anul următor.
  • O autoevaluare dă, de asemenea, încredere. Când angajații reflectă în mod conștient la ceea ce au realizat și la munca bună pe care au făcut-o, în mod natural se vor umfla puțin cu un sentiment de mândrie. Își vor lucra cu mai multă încredere.
  • O autoevaluare ar putea fi foarte iluminatoare pentru tine, ca șef. Este posibil să fi uitat unele dintre realizările angajatului. Și s-ar putea să începi să vezi mai bine lucrurile prin ochii lor. Condițiile de lucru care pot afecta negativ performanța se dezvăluie uneori - condiții pe care le puteți rezolva odată ce aflați despre ele. Mi-am schimbat adesea evaluarea după ce am citit autoevaluarea unui angajat.

Analiza anuală a performanței Exemple de autoevaluare a angajaților

Cereți angajatului să vă aducă formularul de autoevaluare completat cu puțin înainte de întâlnirea programată. O zi sau două înainte ar trebui să fie suficient timp pentru a citi autoevaluarea. Nu uitați să acordați timp angajaților în ziua lor de lucru pentru a finaliza autoevaluarea.

Ocazional, un angajat are teamă de a completa formularul. Nu face mare lucru din asta. Amintiți-le că este în scop de discuție și nu pentru orice alt motiv. Ai putea întotdeauna să-l lași pe angajat să-ți spună verbal ce simt despre performanța lor. Nu lăsați forma să fie un punct de lipire.

Consultați șablonul nostru de evaluare a performanței

Iată un șablon de evaluare a performanței pe care l-am dezvoltat de-a lungul anilor. Aceasta arată un exemplu de autoevaluare a angajaților, astfel încât să vă puteți face o idee despre exemplele de expresii pe care le-ar putea folosi un angajat (vă rugăm să salvați o copie în propriul dvs. Google Drive sau să descărcați o copie pe computer, apoi o puteți edita):

https://docs.google.com/document/d/1na3J4PxoFXUX3KNdzc7wb7Vi-5ZpbgvVaLgdXvNY_Ms/

3. Scrieți o evaluare a performanței angajaților

Folosind șablonul de evaluare a performanței de mai jos, finalizați propria evaluare a angajatului. Luați în considerare autoevaluarea lor pentru intrare (pentru că este posibil să învățați ceva nou).

Prefer un formular care include o combinație de atribute individuale sau zone în care dați un scor cu o bifă. Dar trebuie să scrieți și câteva propoziții sub fiecare zonă. Cred că este important să scrii câteva observații, deoarece arată că te-ai gândit cu adevărat la performanța angajatului tău, dincolo de bifarea casetelor.

Nu simți că trebuie să exagerezi cu observații scrise pagină după pagină. Nu scrii un eseu. Scrieți clar și la obiect, oferind totuși feedback-ul cât mai pozitiv posibil (chiar dacă sunteți critic). Păstrați câteva dintre observațiile dvs. pentru conversația verbală. Oricum, puteți ajusta tonul și sensul mai eficient verbal decât în ​​scris.

Expresii de evaluare a performanței angajaților pentru a începe

Mulți manageri se întreabă ce să spună într-o evaluare a performanței angajaților. Iată câteva exemple de fraze pentru a oferi feedback pozitiv:

  • „O treabă bună în mai multe domenii”
  • „Foarte impresionat de modul în care ai făcut YZ anul acesta”
  • „Ați făcut progrese extraordinare anul acesta”
  • „Te-ai îmbunătățit atât de mult anul acesta”
  • „Sunt foarte mulțumit de modul în care apare VWX”
  • „Ai fost în flăcări cu ABC”
  • „Frumoasă muncă la proiectul PQR”

Dar desigur, fii sincer. Un lucru este să subliniezi aspectele pozitive. Este un alt lucru să nu reușești să oferi feedback precis, care pe termen lung va fi mai valoros pentru cariera angajatului.

Expresii de evaluare a performanței generale

Confruntați-vă cu zonele care necesită îmbunătățiri sau în care simțiți că angajatul ar putea face mai bine.

Iată câteva exemple de fraze negative (dar înmuiate, astfel încât angajatul să se simtă în continuare bine cu sine):

  • „Anul acesta aș vrea să te văd lucrând la D și E mai mult”
  • „Mi-ar plăcea să văd că aduci același entuziasm în G ca și pentru H, unde ești foarte eficient.”
  • „Acorzi multă atenție detaliilor în EFG, dar aș dori să văd cum temperezi asta, mișcându-te puțin mai repede. Echilibrează cele două.”
  • „Cred că dacă te-ai gândit la asta, ai putea realiza multe în domeniul RST”
  • „Proiectul LMN ar fi putut decurge puțin mai ușor, punând accent pe planificare. Planificarea este ceva la care mi-ar plăcea să te văd lucrând anul acesta.”
  • „Ești atât de bun când faci AB, chiar avem nevoie să aduci aceeași atitudine la masă pentru CD.”

Șablonul de evaluare a performanței pe care îl recomand are o secțiune pentru realizările privind obiectivele de anul trecut. Și are un loc pentru a stabili câteva obiective pentru anul care vine.

Obiectivele sunt poate cea mai importantă parte a evaluării anuale. Limitați-l la cel mult cinci obiective pe an. Nimeni nu se poate concentra pe o mulțime de obiective. Pur și simplu vei copleși angajatul.

Obiectivele pot fi proiecte sau o țintă de auto-îmbunătățire. Pur și simplu semnalați angajatului câteva lucruri pe care le considerați importante să le facă în anul următor. Nu-ți face griji dacă simți că ai omis ceva. Chiar și două goluri sunt suficiente.

Mai multe șabloane de evaluare a performanței

În modelul de șablon de evaluare a performanței, am inclus câteva exemple de obiective pentru a declanșa câteva idei. Iată șablonul de evaluare a performanței cu exemple de fraze. (Vă rugăm să salvați o copie în propriul dvs. Google Drive sau să descărcați o copie pe computer, astfel încât să o puteți edita):

https://docs.google.com/document/d/1wPsfxj1QWe0g9Q0AZ4Kts5_jvcvtFP1vv-p0R-jpyUs/

Țineți întâlnirea de revizuire față în față

Reunește-te timp de o oră într-un loc privat. Programează-l în avans. Spune-le celorlalți că nu vrei să fii deranjat. Așezați-vă împreună și faceți angajatul confortabil. De exemplu, ai putea oferi angajatului o băutură.

Apoi discutați despre evaluarea dvs. Fii conversațional. Spargeți gheața subliniind cât mai multe aspecte pozitive în față. Folosește un limbaj cu adevărat entuziast de la început pentru a da un ton pozitiv.

4. Cum se efectuează o evaluare a performanței

Faceți contact vizual și zâmbește. Vorbește despre viitorul angajatului cu compania sau despre cum aștepți cu nerăbdare să lucrezi cu el sau ea anul viitor. Asta arată că nu intenționați să vă concediați angajatul. Este foarte important! Nu știi niciodată ce trece prin mintea unui angajat.

Odată ce ați finalizat discuția, lăsați angajatul să preia formularul și să se gândească la el. Încurajează-l să vină la tine cu orice întrebări sau comentarii. Cereți-i să semneze și să returneze formularul în câteva zile.

Un ultim punct: nu folosiți niciodată o evaluare anuală a performanței ca o ambuscadă sau un șiretlic pentru a concedia un angajat. Angajatul nu ar trebui să intre la întâlnire temându-se că va ieși șomer. Dacă se întâmplă acest lucru, înseamnă că nu ați oferit feedback în mod regulat sau nu ați stabilit așteptările potrivite pentru întâlnirea de evaluare a performanței.

4. Oferiți o creștere a compensației

Dacă compania dumneavoastră este una care oferă o creștere salarială ca urmare a unei revizuiri anuale, atunci aveți două opțiuni. Puteți comunica creșterea la sfârșitul ședinței de revizuire. Sau o poți comunica atunci când angajatul returnează formularul de recenzie semnat, poate câteva zile mai târziu.

Spuneți ceva de genul „Vă mulțumesc pentru toată munca depusă. Apreciem ceea ce faceți și sunt încântat să vă spun că vă vom crește salariul la X.”

Dacă performanța necesită îmbunătățiri în măsura în care o creștere nu este justificată, atunci explicați-o angajatului. Unii manageri vor cere angajatului să se îmbunătățească timp de 3 luni și vor fi de acord să evalueze din nou compensația la o dată ulterioară.

Unii angajatori nu oferă creșteri anuale de salariu legate de evaluările performanței. Dacă acesta este cazul - să presupunem că oferiți o creștere anuală a costului vieții o dată pe an sau oferiți bonusuri de împărțire a profitului la sfârșitul anului - atunci probabil că angajatul dvs. știe deja asta.

După cum puteți vedea, evaluarea performanței angajaților poate fi o experiență pozitivă și benefică pentru toți cei implicați, dacă este făcută corect.

Noroc!

Obțineți mai multe sfaturi de angajare.

Toate răspunsurile la întrebările cititorilor vin de la Comitetul editorial pentru Tendințe pentru afaceri mici, cu peste 50 de ani de experiență în afaceri combinată. Dacă doriți să trimiteți o întrebare, vă rugăm să o trimiteți aici .

Imagine: Depositphotos.com