Como escrevo uma avaliação de desempenho?

Publicados: 2019-08-23

Um leitor da Flórida pergunta:

“Como escrevo uma avaliação de desempenho? Minha empresa está crescendo e enquanto tentamos dar feedback verbal, sinto a necessidade de ser mais formal. Mas estou um pouco perdido sobre por onde começar. Preciso de exemplos de avaliação de desempenho e um guia passo a passo. Você pode ajudar?"

– Tomás de Miami

Obrigado pela sua pergunta, Tomas. Como você provavelmente reconhece, há mais na realização de uma avaliação de desempenho do funcionário do que simplesmente escrever um formulário.

No entanto, a forma escrita é muito, muito importante. Por quê? Ele coloca estrutura em avaliações de desempenho. E diz ao funcionário que você acha que ele é importante, porque você se deu ao trabalho de escrever uma avaliação.

Infelizmente, muitos gerentes e empresários abordam as avaliações de desempenho com tanto entusiasmo quanto um tratamento de canal. Então, parabéns por querer fazer uma avaliação “formal” do desempenho dos funcionários.

Vamos direto ao assunto para ajudá-lo a entender como fazer uma avaliação anual incrível e obter o melhor desempenho dos funcionários durante todo o ano. Fornecemos frases de amostra e o vincularemos a um formulário de avaliação de desempenho e a amostras de avaliação de desempenho preenchidas.

Como se preparar para uma avaliação de desempenho

Pense em uma avaliação de desempenho do funcionário como um ciclo de um ano, não um evento único. Afinal, seus funcionários não ficam apenas “no gelo” até um evento anual, não é? Eles estão atuando. E você está (espero) treinando-os durante todo o ano.

O ciclo de cada ano culmina em uma revisão formal. Mas essa revisão anual deve refletir o que aconteceu ao longo do ano. Não deve ser a única vez que você fala sobre desempenho ou dá feedback.

Aqui estão os 5 estágios do ciclo anual de avaliação de desempenho.

  • Dê feedback regular ao longo do ano
  • Na hora da revisão, peça ao funcionário para escrever uma autoavaliação
  • Você escreve uma avaliação de desempenho avaliando o funcionário
  • Conduza a reunião de revisão cara a cara
  • Se você estiver dando um aumento de remuneração baseado em desempenho, comunique-o na hora ou logo depois.

Em seguida, enxágue e repita a cada ano.

Vamos dividi-lo em mais detalhes em cada estágio.

1. Dê feedback regular ao longo do ano

Se você deseja um bom desempenho durante todo o ano, deve dar feedback e fornecer treinamento regularmente ao longo do ano. Aqui estão algumas diretrizes para dar feedback:

  • Mantenha o feedback verbal na maioria das vezes. Os funcionários ficarão menos temerosos e mais receptivos se você der pequenos feedbacks regularmente. Não faça uma grande produção dando feedback.
  • Dê mais feedback positivo do que negativo. O que eles dizem sobre pegar mais moscas com mel do que com vinagre? Se você quer mais de algo, o reforço positivo funciona. Isso não significa que você deve evitar corrigir ou fazer uma crítica. Apenas saia do seu caminho para encontrar coisas positivas para dizer. Alguns empregadores adotam uma proporção de 3 para 1 ou até 5 para 1 quando se trata de feedback positivo sobre negativo.
  • Ofereça treinamento proativo também, não apenas críticas após o fato. Todos podem se beneficiar de algum tipo de treinamento – não importa o nível de experiência ou quantos anos de trabalho. Todos nós temos que aprimorar nossas habilidades. Às vezes, é útil colocar diretrizes ou instruções por escrito, para uma melhor retenção.

2. Peça ao funcionário para escrever uma autoavaliação

À medida que a hora da revisão anual se aproxima, peça ao funcionário para fazer uma autoavaliação. Basicamente, os funcionários podem usar exatamente o mesmo modelo de avaliação de desempenho que você usará para revisá-los. O funcionário simplesmente preenche uma versão do documento refletindo sobre seu próprio desempenho.

Os benefícios de uma autoavaliação são poderosos:

  • Isso torna os funcionários mais autoconscientes. Quando um funcionário tem que se sentar e refletir sobre todas as categorias nas quais está sendo avaliado, provavelmente haverá algumas realizações particulares “uh oh”. Os funcionários começam a imaginar como eles aparecem aos olhos dos outros. Isso contribui para um funcionário mais eficaz no próximo ano.
  • Uma auto-avaliação também instila confiança. Quando os funcionários refletem conscientemente sobre o que conquistaram e o bom trabalho que fizeram, eles naturalmente se inflarão um pouco com um sentimento de orgulho. Eles vão fazer seus trabalhos com mais confiança.
  • Uma autoavaliação pode ser muito esclarecedora para você, como chefe. Você pode ter esquecido algumas das realizações do funcionário. E você pode começar a ver melhor as coisas através dos olhos deles. As condições de trabalho que podem afetar negativamente o desempenho às vezes se revelam – condições que você pode corrigir assim que souber delas. Muitas vezes mudei minha avaliação depois de ler a autoavaliação de um funcionário.

Revisão Anual de Desempenho Exemplos de Autoavaliação do Funcionário

Peça ao funcionário para entregar o formulário de autoavaliação preenchido um pouco antes da reunião agendada. Um dia ou dois à frente deve ser tempo suficiente para ler a auto-avaliação. Não se esqueça de dar tempo aos funcionários em seu dia de trabalho para concluir a autoavaliação.

Ocasionalmente, um funcionário tem receio de preencher o formulário. Não faça um grande negócio com isso. Lembre-os de que é para fins de discussão e não por qualquer outro motivo. Você sempre pode deixar o funcionário dizer verbalmente como se sente sobre seu desempenho. Não deixe o formulário ser um ponto de discórdia.

Confira nosso modelo de avaliação de desempenho

Aqui está um modelo de avaliação de desempenho que desenvolvi ao longo dos anos. Isso mostra um exemplo de autoavaliação do funcionário para que você possa ter uma ideia de frases de exemplo que um funcionário pode usar (salve uma cópia em seu próprio Google Drive ou faça o download de uma cópia para o seu computador e edite-a):

https://docs.google.com/document/d/1na3J4PxoFXUX3KNdzc7wb7Vi-5ZpbgvVaLgdXvNY_Ms/

3. Escreva uma avaliação de desempenho do funcionário

Usando o modelo de avaliação de desempenho vinculado abaixo, faça sua própria avaliação do funcionário. Leve em consideração a autoavaliação deles para entrada (porque você pode aprender algo novo).

Eu prefiro um formulário que inclua uma combinação de atributos individuais ou áreas onde você dá uma pontuação com uma marca de verificação. Mas você também deve escrever algumas frases embaixo de cada área. Acho importante fazer algumas observações, porque mostra que você realmente pensou no desempenho do seu funcionário, além de marcar as caixas.

Não se sinta obrigado a exagerar com páginas e mais páginas de observações escritas. Você não está escrevendo um ensaio. Escreva de forma clara e direta, mas expresse o feedback da forma mais positiva possível (mesmo se você estiver sendo crítico). Guarde algumas de suas observações para a conversa verbal. Você pode ajustar o tom e o significado de forma mais eficaz verbalmente do que por escrito.

Frases de avaliação de desempenho do funcionário para você começar

Muitos gerentes se perguntam o que dizer em uma avaliação de desempenho de funcionários. Aqui estão alguns exemplos de frases para dar feedback positivo:

  • “Ótimo trabalho em várias áreas”
  • “Muito impressionado com a forma como você fez YZ este ano”
  • “Você fez um tremendo progresso este ano”
  • “Você melhorou muito este ano”
  • “Estou muito satisfeito com a evolução do VWX”
  • “Você está pegando fogo com a ABC”
  • “Bom trabalho no projeto PQR”

Mas claro, seja honesto. Uma coisa é enfatizar os pontos positivos. Outra coisa é deixar de dar um feedback preciso que, a longo prazo, será mais valioso para a carreira do funcionário.

Frases gerais de avaliação de desempenho

Confronte as áreas que precisam de melhorias ou onde você acha que o funcionário poderia fazer melhor.

Aqui estão alguns exemplos de frases negativas (mas suavizadas para que o funcionário ainda se sinta bem consigo mesmo):

  • “Este ano eu gostaria de ver você trabalhar mais em D e E”
  • “Gostaria de ver você trazer o mesmo entusiasmo para G e para H, onde você é muito eficaz.”
  • “Você presta muita atenção aos detalhes no EFG, mas eu gostaria de ver você temperar isso movendo-se um pouco mais rápido. Equilibre os dois.”
  • “Acho que se você se dedicar a isso, poderá realizar muito na área de RST”
  • “O projeto LMN poderia ter sido um pouco mais tranquilo, enfatizando o planejamento. Planejamento é algo que eu gostaria de ver você trabalhando no próximo ano.”
  • “Você é tão bom quando faz AB, nós realmente precisamos que você traga essa mesma atitude para a mesa para o CD.”

O modelo de avaliação de desempenho que eu recomendo tem uma seção para realizações das metas do ano passado. E tem um lugar para definir algumas metas para o próximo ano.

As metas são talvez a parte mais importante da revisão anual. Limite-o a não mais de cinco objetivos por ano. Ninguém pode se concentrar em muitos objetivos. Você só vai sobrecarregar o empregado.

Os objetivos podem ser projetos ou um alvo de auto-aperfeiçoamento. Simplesmente sinalize ao funcionário algumas coisas que você considera importantes para ele fazer no próximo ano. Não se preocupe se você sentir que deixou algo de fora. Mesmo dois gols são suficientes.

Mais modelos de avaliação de desempenho

No modelo de avaliação de desempenho de amostra, incluí algumas metas de amostra para desencadear algumas ideias. Aqui está o modelo de avaliação de desempenho com frases de exemplo. (Salve uma cópia em seu próprio Google Drive ou faça o download de uma cópia para o seu computador, para que você possa editá-la):

https://docs.google.com/document/d/1wPsfxj1QWe0g9Q0AZ4Kts5_jvcvtFP1vv-p0R-jpyUs/

Realize a reunião de revisão cara a cara

Reúnam-se por uma hora em um lugar privado. Agende com antecedência. Deixe claro para os outros que você não quer ser incomodado. Sentem-se juntos e deixem o funcionário confortável. Por exemplo, você pode oferecer uma bebida ao funcionário.

Então fale através de sua avaliação. Seja conversador. Quebre o gelo enfatizando o máximo possível de pontos positivos no início. Use uma linguagem realmente entusiasmada no início para definir um tom positivo.

4. Como conduzir uma análise de desempenho

Faça contato visual e sorria. Fale sobre o futuro do funcionário com a empresa ou como você está ansioso para trabalhar com ele no próximo ano. Isso mostra que você não está planejando demitir seu funcionário. Isto é muito importante! Você nunca sabe o que passa pela cabeça de um funcionário.

Depois de concluir sua discussão, deixe o funcionário pegar o formulário e refletir sobre ele. Incentive-o a vir até você com quaisquer perguntas ou comentários. Peça-lhe para assiná-lo e devolvê-lo dentro de alguns dias.

Um ponto final: nunca use uma avaliação de desempenho anual como uma emboscada ou um ardil para demitir um funcionário. O funcionário não deve entrar na reunião com medo de sair desempregado. Se isso acontecer, significa que você não tem dado feedback regularmente ou não estabeleceu as expectativas corretas para a reunião de avaliação de desempenho.

4. Dar aumento de compensação

Se a sua empresa oferece um aumento salarial como consequência de uma revisão anual, então você tem duas opções. Você pode comunicar o aumento no final da reunião de revisão. Ou você pode comunicá-lo quando o funcionário devolver o formulário de revisão assinado, talvez alguns dias depois.

Diga algo como: “Obrigado por todo o seu trabalho duro. Valorizamos o que você faz e tenho o prazer de dizer que aumentaremos seu pagamento para X.”

Se o desempenho precisar de melhorias a ponto de um aumento não ser justificado, explique isso ao funcionário. Alguns gerentes pedirão ao funcionário para melhorar por digamos 3 meses e concordam em avaliar a compensação novamente em uma data posterior.

Alguns empregadores não concedem aumentos salariais anuais relacionados a avaliações de desempenho. Se for esse o caso – digamos que você dê um aumento anual do custo de vida uma vez por ano, ou dê bônus de participação nos lucros no final do ano – então, presumivelmente, seu funcionário já sabe disso.

Como você pode ver, fazer uma avaliação de desempenho do funcionário pode ser uma experiência positiva e benéfica para todos os envolvidos, se feito corretamente.

Boa sorte!

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Todas as respostas às perguntas dos leitores vêm do Conselho Editorial da Small Business Trends, com mais de 50 anos de experiência empresarial combinada. Se você quiser enviar uma pergunta, envie-a aqui .

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