Performans İncelemesini Nasıl Yazabilirim?

Yayınlanan: 2019-08-23

Florida'dan bir okuyucu soruyor:

“Performans incelemesini nasıl yazarım? Şirketim büyüyor ve biz sözlü geri bildirim vermeye çalışırken, daha resmi olma ihtiyacı hissediyorum. Ama nereden başlayacağım konusunda biraz kayboldum. Performans inceleme örneklerine ve adım adım bir kılavuza ihtiyacım var. Yardım edebilir misin?"

- Miami'den Tomas

Sorunuz için teşekkürler, Tomas. Muhtemelen fark ettiğiniz gibi, bir çalışan performans incelemesi yapmak, bir form yazmaktan daha fazlasıdır.

Ancak yazılı şekli çok ama çok önemlidir. Niye ya? Yapıyı performans değerlendirmelerine sokar. Ve çalışana, onun önemli olduğunu düşündüğünüzü söyler, çünkü bir değerlendirme yazmak için zaman ayırdınız.

Ne yazık ki, birçok yönetici ve işletme sahibi, performans incelemelerine bir kök kanal kadar hevesle yaklaşıyor. Bu nedenle, "resmi" bir çalışan performans incelemesi yapmak istediğiniz için sizi tebrik ederiz.

Harika bir yıllık incelemeyi nasıl yapacağınızı ve yıl boyunca çalışanlardan en iyi performansı nasıl alacağınızı anlamanıza yardımcı olmak için işin peşini bırakalım. Örnek ifadeler sağlıyoruz ve sizi bir performans inceleme formuna ve tamamlanmış performans inceleme örneklerine bağlayacağız.

Performans İncelemesine Nasıl Hazırlanılır

Çalışan performans incelemesini tek seferlik bir olay olarak değil, yıl boyu süren bir döngü olarak düşünün. Sonuçta, çalışanlarınız yılda bir kez düzenlenen bir etkinliğe kadar “buz üzerinde” oturmazlar, değil mi? Performans sergiliyorlar. Ve (umarım) tüm yıl boyunca onlara koçluk yapıyorsun.

Her yılın döngüsü resmi bir gözden geçirmeyle sonuçlanır. Ancak bu yıllık gözden geçirme, yıl boyunca neler olup bittiğini yansıtmalıdır. Performans hakkında konuştuğunuz veya geri bildirim verdiğiniz tek zaman bu olmamalıdır.

İşte yıllık performans inceleme döngüsünün 5 aşaması.

  • Yıl boyunca düzenli geri bildirim verin
  • İnceleme zamanında, çalışandan bir öz değerlendirme yazmasını isteyin
  • Çalışanı değerlendiren bir performans incelemesi yazarsınız
  • Gözden geçirme toplantısını yüz yüze gerçekleştirin
  • Performansa dayalı bir ücret artışı yapıyorsanız, bunu o zaman veya kısa bir süre sonra iletin.

Ardından durulayın ve her yıl tekrarlayın.

Her aşamada daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

1. Yıl boyunca düzenli geri bildirimde bulunun

Tüm yıl boyunca iyi bir performans istiyorsanız, yıl boyunca düzenli olarak geri bildirimde bulunmalı ve koçluk sağlamalısınız. Geri bildirim vermek için bazı yönergeler şunlardır:

  • Geri bildirimi çoğu zaman sözlü tutun. Düzenli olarak küçük geri bildirimler verirseniz, çalışanlar daha az korkacak ve daha anlayışlı olacaktır. Geri bildirim vererek büyük bir prodüksiyon yapmayın.
  • Negatif geribildirimden daha fazla olumlu geribildirim verin. Bal ile sirkeden daha çok sinek yakalamaya ne derler? Bir şeyden daha fazlasını istiyorsanız, olumlu pekiştirme işe yarar. Bu, düzeltmekten veya eleştiri yapmaktan kaçınmanız gerektiği anlamına gelmez. Söyleyecek olumlu şeyler bulmak için yolundan çekil. Bazı işverenler, olumlu ve olumsuz geri bildirimler söz konusu olduğunda 3'e 1 veya hatta 5'e 1 oranını benimser.
  • Sadece olay sonrası eleştiri değil, proaktif eğitim de verin. Deneyim düzeyi ne olursa olsun veya işte kaç yıldır çalışıyor olursa olsun, herkes bir tür eğitimden yararlanabilir. Hepimiz becerilerimizi keskinleştirmek zorundayız. Bazen daha iyi akılda tutmak için yönergeleri veya talimatları yazılı olarak yazmak yardımcı olur.

2. Çalışandan bir öz değerlendirme yazmasını isteyin

Yıllık gözden geçirme zamanı yaklaşırken, çalışandan bir öz değerlendirme yapmasını isteyin. Temel olarak, çalışanlar, onları incelemek için kullanacağınız performans değerlendirme şablonunun aynısını kullanabilir. Çalışan sadece kendi performansını yansıtan belgenin bir versiyonunu tamamlar.

Bir öz değerlendirmenin faydaları güçlüdür:

  • Çalışanları daha bilinçli hale getirir. Bir çalışanın oturup değerlendirildiği tüm kategoriler üzerinde düşünmesi gerektiğinde, muhtemelen birkaç özel “uh oh” gerçekleştirme olacaktır. Çalışanlar başkalarının gözünde nasıl göründüklerini hayal etmeye başlar. Bu, önümüzdeki yıl daha etkili bir çalışan için yapar.
  • Bir öz değerlendirme aynı zamanda güven aşılar. Çalışanlar, başardıklarını ve yaptıkları iyi işleri bilinçli olarak düşündüklerinde, doğal olarak biraz gurur duyacaklardır. İşlerine daha güvenle devam edecekler.
  • Patron olarak bir öz değerlendirme sizin için çok aydınlatıcı olabilir. Çalışanın bazı başarılarını unutmuş olabilirsiniz. Ve olayları onların gözünden daha iyi görmeye başlayabilirsiniz. Performansı olumsuz etkileyebilecek çalışma koşulları bazen kendini gösterir - bunları öğrendikten sonra düzeltebileceğiniz durumlar. Bir çalışanın öz değerlendirmesini okuduktan sonra değerlendirmemi sık sık değiştirdim.

Yıllık Performans Değerlendirmesi Çalışan Öz Değerlendirme Örnekleri

Çalışandan, planlanan toplantınızdan biraz önce doldurulmuş öz değerlendirme formunu size ulaştırmasını isteyin. Bir veya iki gün önceden öz değerlendirmeyi okumak için yeterli zaman olmalıdır. Çalışanlara iş günlerinde öz değerlendirmeyi tamamlamaları için zaman vermeyi unutmayın.

Bazen bir çalışanın formu doldurma konusunda endişesi olabilir. Olayı çok büyütme. Onlara bunun tartışma amaçlı olduğunu ve başka bir neden olmadığını hatırlatın. Çalışanın size performansları hakkında nasıl hissettiğini sözlü olarak söylemesine her zaman izin verebilirsiniz. Formun bir yapışma noktası olmasına izin vermeyin.

Performans İnceleme Şablonumuza Göz Atın

İşte yıllar içinde geliştirdiğim bir performans inceleme şablonu. Bu, bir çalışanın kullanabileceği örnek ifadeler hakkında bir fikir edinebilmeniz için örnek bir çalışan öz değerlendirmesini gösterir (lütfen kendi Google Drive'ınıza bir kopyasını kaydedin veya bir kopyasını bilgisayarınıza indirin ve ardından düzenleyebilirsiniz):

https://docs.google.com/document/d/1na3J4PxoFXUX3KNdzc7wb7Vi-5ZpbgvVaLgdXvNY_Ms/

3. Bir çalışan performans incelemesi yazın

Aşağıda bağlantısı verilen performans inceleme şablonunu kullanarak, çalışanla ilgili kendi incelemenizi tamamlayın. Girdi için öz değerlendirmelerini dikkate alın (çünkü yeni bir şey öğrenebilirsiniz).

Onay işaretli bir puan verdiğiniz, bireysel özelliklerin veya alanların bir kombinasyonunu içeren bir formu tercih ederim. Ancak her alanın altına da birkaç cümle yazmalısınız. Bazı gözlemler yazmanın önemli olduğunu düşünüyorum çünkü bu, kutuları işaretlemenin ötesinde çalışanınızın performansını gerçekten düşündüğünüzü gösteriyor.

Sayfalarca yazılı gözlemlerle aşırıya kaçmak zorunda hissetmeyin. Makale yazmıyorsun. Açık ve net bir şekilde yazın, ancak geri bildirimi olabildiğince olumlu bir şekilde belirtin (eleştiri yapıyor olsanız bile). Sözlü konuşma için bazı gözlemlerinizi kaydedin. Tonu ve anlamı yazılı olarak olduğundan daha etkili bir şekilde sözlü olarak ayarlayabilirsiniz.

Başlamak için Çalışan Performansı İnceleme İfadeleri

Pek çok yönetici, bir çalışan performans incelemesinde ne söyleyeceğini merak ediyor. Olumlu geribildirim vermek için bazı örnek ifadeler:

  • “Birkaç alanda harika iş”
  • “YZ'yi bu yıl nasıl yaptığınızdan çok etkilendim”
  • “Bu yıl çok büyük ilerleme kaydettiniz”
  • “Bu yıl çok geliştin”
  • "VWX'in gidişatından gerçekten memnunum"
  • “ABC ile yandınız”
  • “PQR projesinde güzel çalışma”

Ama tabii ki dürüst ol. Pozitifleri vurgulamak bir şeydir. Uzun vadede çalışanın kariyeri için daha değerli olacağına dair doğru geri bildirim vermemek de başka bir şeydir.

Genel Performans İnceleme İfadeleri

İyileştirilmesi gereken veya çalışanın daha iyisini yapabileceğini düşündüğünüz alanlarla yüzleşin.

İşte bazı örnek olumsuz ifadeler (ancak çalışanın kendisi hakkında hala iyi hissetmesi için yumuşatılmış):

  • “Bu yıl seni D ve E üzerinde daha çok çalışırken görmek isterim”
  • "Çok etkili olduğun yerde, H için olduğun coşkuyu G'ye de getirdiğini görmek isterim."
  • "EFG'de ayrıntılara çok dikkat ediyorsunuz, ancak biraz daha hızlı hareket ederek bunu yumuşattığınızı görmek isterim. İkisini dengeleyin."
  • “Bence eğer buna karar verirseniz, RST alanında çok şey başarabilirsiniz”
  • "Proje LMN, planlamayı vurgulayarak biraz daha sorunsuz gidebilirdi. Planlama, önümüzdeki yıl üzerinde çalıştığınızı görmek istediğim bir şey.”
  • “AB yaptığınızda çok iyisiniz, aynı tavrı CD için masaya getirmenize gerçekten ihtiyacımız var.”

Önerdiğim performans inceleme şablonunda geçen yılki hedeflerle ilgili başarılar için bir bölüm var. Ve önümüzdeki yıl için birkaç hedef koyacak bir yeri var.

Hedefler, belki de yıllık gözden geçirmenin en önemli parçasıdır. Yılda en fazla beş hedefle sınırlayın. Kimse çok fazla hedefe odaklanamaz. Sadece çalışanı bunaltacaksınız.

Hedefler, projeler veya kendini geliştirme hedefi olabilir. Çalışana, gelecek yıl yapmaları için önemli olduğunu düşündüğünüz birkaç şeyi bildirmeniz yeterlidir. Bir şeyi atladığınızı düşünüyorsanız endişelenmeyin. İki gol bile yeter.

Daha Fazla Performans İnceleme Şablonu

Örnek performans inceleme şablonuna, birkaç fikri tetiklemek için bazı örnek hedefler ekledim. İşte örnek ifadeler içeren performans inceleme şablonu. (Lütfen bir kopyasını kendi Google Drive'ınıza kaydedin veya bir kopyasını bilgisayarınıza indirin, böylece düzenleyebilirsiniz):

https://docs.google.com/document/d/1wPsfxj1QWe0g9Q0AZ4Kts5_jvcvtFP1vv-p0R-jpyUs/

Gözden geçirme toplantısını yüz yüze yapın

Özel bir yerde bir saat bir araya gelin. Önceden programlayın. Rahatsız edilmek istemediğinizi başkalarına açıkça belirtin. Birlikte oturun ve çalışanı rahat ettirin. Örneğin, çalışana bir içecek teklif edebilirsiniz.

Ardından değerlendirmenizi konuşun. Konuşkan olun. Mümkün olduğu kadar çok pozitifi ön planda vurgulayarak buzu kırın. Olumlu bir ton oluşturmak için başlangıçta gerçekten coşkulu bir dil kullanın.

4. Performans İncelemesi Nasıl Yapılır?

Göz teması kurun ve gülümseyin. Çalışanın şirketteki geleceği veya bu yıl onunla çalışmayı nasıl dört gözle beklediğiniz hakkında konuşun. Bu, çalışanınızı işten çıkarmayı planlamadığınızı gösterir. Bu çok önemli! Bir çalışanın aklından ne geçtiğini asla bilemezsiniz.

Tartışmanızı tamamladıktan sonra, çalışanın formu almasına ve üzerinde düşünmesine izin verin. Herhangi bir soru veya yorumla size gelmesi için onu teşvik edin. İmzalamasını ve formu birkaç gün içinde iade etmesini isteyin.

Son bir nokta: Yıllık performans değerlendirmesini asla bir çalışanı kovma hilesi veya pusu olarak kullanmayın. Çalışan, işsiz kalacağından korkarak toplantıya girmemelidir. Böyle bir durumda, düzenli olarak geri bildirim vermediğiniz veya performans gözden geçirme toplantısı için doğru beklentileri oluşturmadığınız anlamına gelir.

4. Tazminat artışı verin

Şirketiniz yıllık gözden geçirme sonucunda maaş artışı sağlayan bir şirketse, iki seçeneğiniz vardır. Artışı gözden geçirme toplantısının sonunda bildirebilirsiniz. Veya çalışan imzalı inceleme formunu iade ettiğinde, belki birkaç gün sonra bunu iletebilirsiniz.

Şöyle bir şey söyleyin: “Tüm sıkı çalışmanız için teşekkür ederim. Yaptığınız işe değer veriyoruz ve maaşınızı X'e çıkaracağımızı söylemekten memnuniyet duyuyorum.”

Performansın, bir artışın garanti edilmediği dereceye kadar iyileştirilmesi gerekiyorsa, bunu çalışana açıklayın. Bazı yöneticiler, çalışandan örneğin 3 ay boyunca iyileştirmesini isteyecek ve daha sonraki bir tarihte tazminatı tekrar değerlendirmeyi kabul edecektir.

Bazı işverenler, performans incelemeleriyle bağlantılı olarak yıllık ücret artışları vermezler. Durum buysa - diyelim ki yılda bir kez yıllık yaşam maliyeti artışı veriyorsunuz veya yıl sonu kar paylaşımı ikramiyesi veriyorsunuz - o zaman muhtemelen çalışanınız bunu zaten biliyor.

Gördüğünüz gibi, doğru bir şekilde yapılırsa, çalışan performans incelemesi yapmak, dahil olan herkes için olumlu ve faydalı bir deneyim olabilir.

İyi şanlar!

Daha fazla istihdam tavsiyesi alın.

Okuyucu sorularına verilen tüm cevaplar, 50 yılı aşkın birleşik iş deneyimine sahip Küçük İşletme Eğilimleri Yayın Kurulu'ndan gelir. Bir soru göndermek istiyorsanız, lütfen buraya gönderin .

Resim: Depositphotos.com