ฉันจะเขียนรีวิวประสิทธิภาพได้อย่างไร

3. เขียนทบทวนผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

ใช้เทมเพลตการตรวจสอบประสิทธิภาพที่ลิงก์ด้านล่าง ตรวจทานพนักงานของคุณเอง คำนึงถึงการประเมินตนเองสำหรับการป้อนข้อมูล (เพราะคุณอาจเรียนรู้สิ่งใหม่)

ฉันชอบแบบฟอร์มที่ประกอบด้วยคุณลักษณะส่วนบุคคลหรือพื้นที่ที่คุณให้คะแนนพร้อมเครื่องหมายถูก แต่คุณต้องเขียนสองสามประโยคใต้แต่ละพื้นที่ด้วย ฉันคิดว่าการเขียนข้อสังเกตบางอย่างเป็นสิ่งสำคัญ เพราะมันแสดงให้เห็นว่าคุณคิดเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงานจริงๆ มากกว่าที่จะเลือกจากกล่อง

อย่ารู้สึกว่าคุณต้องลงน้ำด้วยการสังเกตเป็นลายลักษณ์อักษรทีละหน้า คุณไม่ได้เขียนเรียงความ เขียนให้ชัดเจนและตรงประเด็น แต่ให้ข้อเสนอแนะในเชิงบวกมากที่สุด (แม้ว่าคุณจะวิจารณ์ก็ตาม) บันทึกข้อสังเกตของคุณสำหรับการสนทนาด้วยวาจา คุณสามารถปรับโทนเสียงและความหมายด้วยวาจาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการเขียน

วลีทบทวนผลการปฏิบัติงานของพนักงานเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้

ผู้จัดการหลายคนสงสัยว่าจะพูดอะไรในการตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงาน ต่อไปนี้คือตัวอย่างวลีบางส่วนที่จะให้ผลตอบรับเชิงบวก:

• “ทำได้ดีในหลายพื้นที่”
• “ประทับใจมากกับการที่คุณทำ YZ ในปีนี้”
• “คุณได้ก้าวหน้าอย่างมากในปีนี้”
• “ปีนี้คุณพัฒนาขึ้นมาก”
• “ฉันพอใจมากกับการที่ VWX เข้ามาเกี่ยวข้อง”
• “คุณถูกไฟไหม้กับ ABC”
• “ทำได้ดีมากในโครงการ PQR”

แต่แน่นอนว่าต้องซื่อสัตย์ การเน้นด้านบวกเป็นเรื่องหนึ่ง เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ล้มเหลวในการให้ข้อเสนอแนะที่ถูกต้องว่าในระยะยาวจะมีคุณค่าต่ออาชีพการงานของพนักงานมากขึ้น

วลีทบทวนประสิทธิภาพโดยรวม

เผชิญหน้าในส่วนที่ต้องปรับปรุงหรือจุดที่คุณรู้สึกว่าพนักงานสามารถทำได้ดีกว่า

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวลีเชิงลบบางส่วน (แต่นุ่มนวลขึ้นเพื่อให้พนักงานยังคงรู้สึกดีกับตัวเอง):

• “ปีนี้ฉันอยากเห็นคุณทำงานกับ D และ E มากกว่านี้”
• “ฉันอยากเห็นคุณนำความกระตือรือร้นแบบเดียวกันมาสู่ G เช่นเดียวกับที่คุณทำเพื่อ H ซึ่งคุณมีประสิทธิภาพมาก”
• “คุณใส่ใจในรายละเอียดมากใน EFG แต่ฉันอยากเห็นคุณอารมณ์เสียโดยการเคลื่อนไหวให้เร็วขึ้นอีกนิด สมดุลทั้งสอง”
• “ฉันคิดว่าถ้าคุณตั้งใจ คุณจะประสบความสำเร็จอย่างมากในด้าน RST”
• “โครงการ LMN อาจราบรื่นขึ้นเล็กน้อยโดยเน้นการวางแผน การวางแผนเป็นสิ่งที่ฉันต้องการเห็นคุณทำงานในปีที่จะมาถึงนี้”
• “คุณเก่งมากเมื่อคุณทำ AB เราต้องการให้คุณนำทัศนคติแบบเดียวกันนี้มาใช้กับซีดี”

เทมเพลตการตรวจสอบประสิทธิภาพที่ฉันแนะนำมีส่วนสำหรับความสำเร็จในเป้าหมายของปีที่แล้ว และมีที่สำหรับตั้งเป้าหมายในปีหน้า

เป้าหมายอาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการทบทวนประจำปี จำกัดไว้ไม่เกินห้าเป้าหมายต่อปี ไม่มีใครสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายมากมาย คุณจะท่วมท้นพนักงาน

เป้าหมายอาจเป็นโครงการหรือเป้าหมายการพัฒนาตนเอง เพียงส่งสัญญาณให้พนักงานทราบถึงบางสิ่งที่คุณคิดว่าสำคัญสำหรับพวกเขาที่ต้องทำในปีหน้า อย่ากังวลถ้าคุณรู้สึกว่าคุณทิ้งบางอย่างไว้ แม้แต่สองเป้าหมายก็เพียงพอแล้ว

เทมเพลตการตรวจสอบประสิทธิภาพเพิ่มเติม

ในเทมเพลตการตรวจสอบประสิทธิภาพตัวอย่าง ฉันได้รวมเป้าหมายตัวอย่างเพื่อกระตุ้นแนวคิดสองสามข้อ นี่คือเทมเพลตการตรวจสอบประสิทธิภาพพร้อมวลีตัวอย่าง (โปรดบันทึกสำเนาใน Google Drive ของคุณเองหรือดาวน์โหลดสำเนาลงในคอมพิวเตอร์ เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขได้):

https://docs.google.com/document/d/1wPsfxj1QWe0g9Q0AZ4Kts5_jvcvtFP1vv-p0R-jpyUs/

ประชุมทบทวนแบบเห็นหน้ากัน

รวมตัวกันเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงในที่ส่วนตัว กำหนดการล่วงหน้า ทำให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่ต้องการที่จะถูกรบกวน นั่งลงด้วยกันและทำให้พนักงานสบายใจ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเสนอเครื่องดื่มให้พนักงาน

จากนั้นพูดคุยผ่านการประเมินของคุณ สนทนากัน. ทำลายน้ำแข็งโดยเน้นด้านบวกให้ได้มากที่สุดข้างหน้า ใช้ภาษาที่กระตือรือร้นจริงๆ ในตอนเริ่มต้นเพื่อสร้างน้ำเสียงในเชิงบวก

4. วิธีดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพ

สบตาและยิ้ม. พูดคุยเกี่ยวกับอนาคตของพนักงานกับบริษัท หรือสิ่งที่คุณตั้งตารอที่จะได้ร่วมงานกับเขาหรือเธอในปีที่จะมาถึงนี้ นั่นแสดงว่าคุณไม่ได้วางแผนที่จะเลิกจ้างพนักงานของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญมาก! คุณไม่มีทางรู้หรอกว่าพนักงานคิดอะไรอยู่

เมื่อคุณเสร็จสิ้นการสนทนาแล้ว ให้พนักงานกรอกแบบฟอร์มและครุ่นคิด กระตุ้นให้เขาหรือเธอมาหาคุณเมื่อมีคำถามหรือความคิดเห็น ขอให้เขาเซ็นชื่อและส่งคืนแบบฟอร์มภายในสองสามวัน

ประเด็นสุดท้าย: อย่าใช้การประเมินประสิทธิภาพประจำปีเป็นการซุ่มโจมตีหรืออุบายเพื่อไล่พนักงานออก พนักงานไม่ควรเข้าประชุมเพราะกลัวจะตกงาน หากเป็นเช่นนั้น แสดงว่าคุณ ไม่ได้ ให้ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอหรือไม่ ได้ ตั้งความคาดหวังที่เหมาะสมสำหรับการประชุมทบทวนประสิทธิภาพ

4. ให้ค่าตอบแทนเพิ่มขึ้น

หากบริษัทของคุณเป็นบริษัทที่ให้เงินเดือนเพิ่มขึ้นอันเป็นผลมาจากการตรวจสอบประจำปี คุณมีทางเลือกสองทาง คุณสามารถแจ้งการเพิ่มขึ้นได้เมื่อสิ้นสุดการประชุมทบทวน หรือคุณสามารถสื่อสารได้เมื่อพนักงานส่งคืนแบบฟอร์มการตรวจทานที่ลงนามแล้ว อีกสองสามวันต่อมา

พูดประมาณว่า “ขอบคุณสำหรับการทำงานหนักทั้งหมดของคุณ เราให้คุณค่ากับสิ่งที่คุณทำ และฉันยินดีที่จะบอกว่าเราจะเพิ่มเงินให้คุณเป็น X”

หากประสิทธิภาพจำเป็นต้องปรับปรุงในระดับที่ไม่รับประกันการเพิ่มขึ้น ให้อธิบายให้พนักงานทราบ ผู้จัดการบางคนจะขอให้พนักงานปรับปรุงเป็นเวลา 3 เดือนและตกลงที่จะประเมินค่าตอบแทนอีกครั้งในภายหลัง

นายจ้างบางคนไม่ให้ค่าจ้างรายปีเพิ่มขึ้นเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน หากเป็นกรณีนี้ สมมติว่าคุณให้ค่าครองชีพรายปีเพิ่มขึ้นปีละครั้ง หรือคุณให้โบนัสการแบ่งปันผลกำไรสิ้นปี สันนิษฐานว่าพนักงานของคุณคงทราบอยู่แล้ว

อย่างที่คุณเห็น การทบทวนผลการปฏิบัติงานของพนักงานอาจเป็นประสบการณ์ที่ดีและเป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง หากทำอย่างถูกต้อง

ขอให้โชคดี!

รับคำแนะนำการจ้างงานเพิ่มเติม

คำตอบสำหรับคำถามของผู้อ่านทั้งหมดมาจาก Small Business Trends Editorial Board ซึ่งมีประสบการณ์ทางธุรกิจรวมกันมากกว่า 50 ปี หากคุณต้องการส่งคำถาม โปรดส่งที่ นี่

ภาพ: Depositphotos.com