業績評価を書くにはどうすればよいですか？

公開: 2019-08-23

フロリダの読者はこう尋ねます：

「業績評価を書くにはどうすればよいですか？ 私の会社は成長しており、口頭でフィードバックを提供しようとしていますが、より正式なものにする必要があると感じています。 しかし、私はどこから始めればよいのか少し戸惑っています。 業績評価の例とステップバイステップガイドが必要です。 手伝ってくれますか？"

–マイアミのトーマス

質問ありがとう、トーマス。ご存知かもしれませんが、単にフォームを作成するだけでなく、従業員の業績評価を実施することも重要です。

ただし、書面は非常に重要です。なんで？構造をパフォーマンス評価に入れます。そして、それはあなたが評価を書くのに時間をかけたので、あなたが彼または彼女が重要であると思うことを従業員に伝えます。

残念ながら、多くの管理者や事業主は、根管と同じくらい熱心に業績評価に取り組んでいます。したがって、「正式な」従業員の業績評価を行いたいと思ったことを称賛します。

素晴らしい年次レビューを行い、年間を通じて従業員から最高のパフォーマンスを得る方法を理解するのに役立つように、追いかけましょう。サンプルフレーズを提供し、パフォーマンスレビューフォームと完成したパフォーマンスレビューサンプルにリンクします。

業績評価の準備方法

従業員の業績評価は、1回限りのイベントではなく、1年にわたるサイクルと考えてください。結局のところ、あなたの従業員は年に一度のイベントまで「氷の上」に座っているだけではありませんか？彼らは演奏しています。そして、あなたは（願わくば）一年中彼らを指導しています。

毎年のサイクルは、正式なレビューで最高潮に達します。しかし、その年次レビューは、年間を通じて行われたことを反映する必要があります。パフォーマンスについて話したり、フィードバックを提供したりするのは、これだけではありません。

これが年次業績評価サイクルの5つの段階です。

年間を通じて定期的にフィードバックを提供する
レビュー時に、従業員に自己評価を書いてもらいます
従業員を評価する業績評価を書き出す
対面でレビュー会議を実施する
パフォーマンスベースの報酬を増やす場合は、その時点で、またはその直後にそれを伝えます。

その後、すすぎ、毎年繰り返します。

各段階でさらに詳しく見ていきましょう。

1.年間を通じて定期的にフィードバックを提供する

一年中良いパフォーマンスが必要な場合は、フィードバックを提供し、年間を通じて定期的にコーチングを提供する必要があります。フィードバックを提供するためのガイドラインは次のとおりです。

ほとんどの場合、フィードバックは口頭で行ってください。 あなたが定期的に少しのフィードバックを与えるならば、従業員はより恐れが少なく、より受け入れやすくなります。フィードバックを提供することで大規模な制作を行わないでください。
負帰還よりも正のフィードバックを与える。 彼らは酢よりも蜂蜜でより多くのハエを捕まえることについて何と言いますか？もっと何かが必要な場合は、積極的な強化が機能します。これは、あなたが訂正したり批評したりすることを避けなければならないという意味ではありません。言うべき前向きなことを見つけるためにあなたの邪魔にならないでください。一部の雇用主は、負帰還よりも正のフィードバックに関しては、3対1または5対1の比率を採用しています。
事後の批評だけでなく、積極的なトレーニングも提供します。 経験のレベルや仕事の年数に関係なく、誰もが何らかのトレーニングの恩恵を受けることができます。私たちは皆、スキルを磨く必要があります。保持を改善するために、ガイドラインや指示を書面で書き留めると役立つ場合があります。

2.従業員に自己評価を書いてもらいます

年次レビューの時期が近づいたら、従業員に自己評価を完了するように依頼します。基本的に、従業員は、レビューに使用するのとまったく同じ業績評価テンプレートを使用できます。従業員は、自分のパフォーマンスを反映したバージョンのドキュメントを完成させるだけです。

自己評価の利点は強力です。

それは従業員をより自己認識させます。 従業員が座って、彼または彼女が評価されているすべてのカテゴリーについて熟考しなければならないとき、いくつかの私的な「ええと」の認識があるでしょう。従業員は、自分が他人の目にどのように見えるかを想像し始めます。これにより、来年はより効果的な従業員になります。
自己評価も自信を植え付けます。 従業員が自分の達成したことや良い仕事を意識的に振り返ると、自然に誇りを持って少し膨らみます。彼らはより自信を持って仕事に取り掛かるでしょう。
自己評価は、上司としてあなたにとって非常に明るいかもしれません。 従業員の業績の一部を忘れている可能性があります。そして、あなたは彼らの目を通して物事をよりよく見始めるかもしれません。パフォーマンスに悪影響を与える可能性のある作業条件が明らかになることがあります—それらを知ったら修正できる条件です。従業員の自己評価を読んだ後、評価を変えることがよくあります。

年次業績評価従業員の自己評価の例

予定されている会議の少し前に、記入済みの自己評価フォームを入手するように従業員に依頼してください。自己評価を読むには、1日か2日先に十分な時間が必要です。自己評価を完了するために、従業員に勤務時間の時間を与えることを忘れないでください。

時折、従業員はフォームへの記入に不安を感じることがあります。それを大したことはしないでください。それは議論の目的であり、他の理由ではないことを彼らに思い出させてください。あなたはいつでも従業員に彼らが彼らのパフォーマンスについてどのように感じているかを口頭であなたに話させることができます。フォームをこだわりのポイントにしないでください。

パフォーマンスレビューテンプレートをご覧ください

これは私が長年にわたって開発した業績評価テンプレートです。これは、従業員の自己評価のサンプルを示しているため、従業員が使用する可能性のあるサンプルフレーズを把握できます（コピーを自分のGoogleドライブに保存するか、コンピューターにダウンロードしてから編集してください）。

https://docs.google.com/document/d/1na3J4PxoFXUX3KNdzc7wb7Vi-5ZpbgvVaLgdXvNY_Ms/

3.従業員の業績評価を書く

以下にリンクされている業績評価テンプレートを使用して、従業員の独自のレビューを完了します。入力に対する彼らの自己評価を考慮に入れてください（あなたは何か新しいことを学ぶかもしれないので）。

チェックマークを付けてスコアを付ける個々の属性または領域の組み合わせを含むフォームが好きです。ただし、各領域の下にいくつかの文を書く必要もあります。チェックボックスをオフにするだけでなく、従業員のパフォーマンスについて本当に考えたことを示しているので、いくつかの観察結果を書くことが重要だと思います。

書面による観察のページを次々とページごとにやり過ぎていく必要があるとは思わないでください。あなたはエッセイを書いているのではありません。わかりやすく要点を述べながら、フィードバックを可能な限り積極的に伝えます（批判的であっても）。口頭での会話のために観察結果の一部を保存します。とにかく、あなたは書面よりも口頭でより効果的に口調と意味を調整することができます。

開始するための従業員の業績評価フレーズ

多くのマネージャーは、従業員の業績評価で何を言うべきか疑問に思っています。正のフィードバックを与えるためのいくつかのサンプルフレーズは次のとおりです。

「いくつかの分野で素晴らしい仕事」
「今年のYZのやり方にとても感銘を受けました」
「今年は大きな進歩を遂げました」
「今年はとても良くなりました」
「VWXがどのように登場しているかに本当に満足しています」
「あなたはABCに火をつけてきました」
「PQRプロジェクトの素晴らしい仕事」

しかしもちろん、正直に言ってください。ポジティブを強調することは一つのことです。長期的には従業員のキャリアにとってより価値があるという正確なフィードバックを提供できないこともまた別のことです。

全体的なパフォーマンスレビューフレーズ

改善が必要な領域、または従業員がより良くできると感じる領域に直面します。

ここにいくつかの否定的なフレーズの例があります（しかし、従業員がまだ自分自身について気分が良いように和らげられています）：

「今年はもっとDとEに取り組んでもらいたいです」
「非常に効果的なHの場合と同じように、Gにも熱意を持ってもらいたいと思います。」
「EFGの細部には細心の注意を払っていますが、少し速く動かすことでそれを和らげてもらいたいと思います。 2つのバランスを取ります。」
「気をつければ、RSTの分野で多くのことを成し遂げられると思います」
「プロジェクトLMNは、計画を強調することで少しスムーズに進むことができたはずです。計画は、来年の取り組みに期待したいものです。」
「あなたはABをするのがとても上手です、私たちは本当にあなたがCDのテーブルに同じ態度を持ってくる必要があります。」

私がお勧めする業績評価テンプレートには、昨年の目標の達成に関するセクションがあります。そして、来年のいくつかの目標を設定する場所があります。

目標は、おそらく年次レビューの最も重要な部分です。年間5ゴール以下に制限してください。誰も多くの目標に集中することはできません。あなたはただ従業員を圧倒するでしょう。

目標は、プロジェクトまたは自己改善の目標にすることができます。来年に彼らがすることが重要であるとあなたが考えるいくつかのことを従業員に単に合図してください。何かを忘れたと感じても心配しないでください。 2つの目標でも十分です。

その他のパフォーマンスレビューテンプレート

サンプルのパフォーマンスレビューテンプレートには、いくつかのアイデアをトリガーするためのサンプルの目標がいくつか含まれています。これは、サンプルフレーズを含むパフォーマンスレビューテンプレートです。（自分のGoogleドライブにコピーを保存するか、コンピューターにコピーをダウンロードして、編集できるようにしてください）：

https://docs.google.com/document/d/1wPsfxj1QWe0g9Q0AZ4Kts5_jvcvtFP1vv-p0R-jpyUs/

レビューミーティングを直接開催する

プライベートな場所で1時間集まります。事前にスケジュールしてください。邪魔されたくないことを他の人にはっきりと伝えてください。一緒に座って、従業員を快適にします。たとえば、従業員に飲み物を提供することができます。

次に、評価について話します。会話をする。できるだけ多くのポジティブな点を前もって強調することで、氷を壊します。最初は本当に熱心な言葉を使って前向きな姿勢を示しましょう。

4.業績評価の実施方法

アイコンタクトと笑顔を作ります。従業員の将来について会社と話し合ったり、来年の従業員との仕事をどのように楽しみにしているのかを話し合ってください。これは、従業員を解雇する予定がないことを示しています。これは非常に重要です！あなたは従業員の心に何が起こっているのかを決して知りません。

話し合いが終わったら、従業員にフォームを受け取ってもらい、それを熟考させます。質問やコメントを持ってあなたのところに来るように彼または彼女を励ましてください。彼または彼女に署名して、数日以内にフォームを返送するように依頼してください。

最後に、年次業績評価を待ち伏せや従業員を解雇するための策略として使用しないでください。従業員は、失業者から出て行くことを恐れて会議に参加するべきではありません。その場合は、定期的にフィードバックを行っていないか、業績評価会議に適切な期待を設定していないことを意味します。

4.報酬を増やします

あなたの会社が年次レビューの結果として昇給を与える会社である場合、2つの選択肢があります。レビューミーティングの最後に増加を伝えることができます。または、おそらく数日後に、従業員が署名されたレビューフォームを返したときにそれを伝えることができます。

次のように述べてください。私たちはあなたの行動を大切にしており、Xへの支払いを増やすことを嬉しく思います。」

パフォーマンスを向上させる必要がない場合は、そのことを従業員に説明してください。一部のマネージャーは、従業員にたとえば3か月間改善するように依頼し、後日、報酬を再度評価することに同意します。

一部の雇用主は、業績評価に関連して年次昇給を行いません。その場合、たとえば、年に1回、年間の生活費を増やすか、年末の利益分配ボーナスを与えるとすると、おそらく従業員はすでにそれを知っています。

ご覧のとおり、正しく行われた場合、従業員の業績評価を行うことは、関係するすべての人にとって前向きで有益な経験になる可能性があります。

幸運を！

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