Cum să reamintiți cuiva să vă plătească prin e-mail, telefon și în persoană

Unul dintre cele mai bune lucruri despre freelancing este că ești plătit pentru a face lucrurile pe care le iubești, dar ce zici când nu le faci? Trebuie să știi cum să reamintești cuiva să te plătească.

Aspectele pozitive sunt că alegi fiecare proiect, tu decizi cum să-ți investești timpul și în ce direcție vrei să ia cariera ta și poți să faci totul din orice tip de spațiu de lucru îți vorbește.

Dar dacă nu ești plătit efectiv, acel vis devine un pic un coșmar.

Un raport publicat de Independent Economy Council la începutul acestui an a constatat că 72% dintre lucrătorii din gig nu sunt plătiți la timp de către clienți și, și mai șocant, mai mult de jumătate dintre acești lucrători sunt datorați mai mult de 50.000 USD de către clienți!

Pentru toate avantajele freelancing-ului, unul dintre dezavantajele este că ești pe cont propriu. Gestionarea afacerii dvs., asigurarea faptului că acele facturi sunt trimise și urmărirea plății sunt toate în sarcina dvs. Și pentru unii oameni, a vorbi despre bani este incomodă.

Deci, ai nevoie de un plan. Dacă știți deja cum să reamintiți cuiva să vă plătească înainte de întârzierea facturii, veți fi gata când o va face.

În acest articol, vom explora cum să reamintiți cuiva să vă plătească, cu câteva exemple practice și instrumente care să vă ajute cu adevărat să faceți schimbările de care aveți nevoie pentru a avea succes. Vom vorbi, de asemenea, despre cum să fim mai proactivi pentru a evita în primul rând majoritatea acestor plăți întârziate.

Cum să-ți reamintești cuiva să te plătească: lucruri de făcut și ce nu

Așadar, haideți să vorbim despre câteva dintre cele mai bune practici despre cum să reamintiți cuiva să vă plătească.

Pe măsură ce treceți mai departe de un termen limită de plată, la un moment dat, va trebui să cereți banii. Nimănui nu îi place acest proces, dar există câteva modalități de a-l face mai ușor, atât pentru tine, cât și pentru clientul tău.

DO:

• Verifică-ți mai întâi înregistrările. Există întotdeauna șansa ca factura să nu fi fost trimisă atunci când credeai că este, sau o altă eroare materială ar putea împiedica plata. Este întotdeauna mai bine să intri într-o conversație grea înarmată cu toate informațiile.
• Trimiteți o cerere de plată. Utilizați orice formă de comunicare cu care este obișnuit clientul dvs. și solicitați în mod oficial suma de bani care vi se datorează. Este de ajutor să aveți un șablon gata de utilizare.
• Spune mulțumesc. Sfatul meu numărul unu despre cum să reamintești cuiva să te plătească se întâmplă de fapt după ce ești plătit. Există atât de multă putere în recunoștință și, chiar și atunci când procesul nu a fost atât de simplu pe cât ați fi sperat, mulțumirea vă poate ajuta să vă mențineți intactă relația cu clientul.

NU:

• Lasă-ți emoțiile să preia controlul. A fi nepoliticos aproape niciodată nu obține ceea ce îți dorești. Poate fi atât de frustrant să așteptați o plată, dar proiectarea acesteia către clientul dvs. este o greșeală. În schimb, încearcă să te pui în locul lor. Ei pot trece printr-o provocare financiară sau ar putea exista un fel de eveniment la locul lor de muncă care îi ține neobișnuit de ocupați. Există atât de multe motive pentru care o plată întârzie, cel mai bine este să presupunem că voință bună în avans.
• Încurcă problema. Clientul dumneavoastră trebuie să înțeleagă exact ce cereți. Folosind o mulțime de limbaj suplimentar sau dansând în jurul problemei, va avea ca rezultat mai mult înainte și înapoi și va trebui să așteptați mai mult pentru plata.
• Renunță prea repede. Dacă nu sunteți sigur cum să reamintiți cuiva să vă plătească, poate fi tentant să anulați o plată întârziată și să treceți la altceva. Este nevoie de multă energie pentru a-ți aduna banii, dar nu renunța fără luptă! Ai făcut treaba, meriți să fii plătit corect. Continuați să trimiteți urmăriri și spuneți politicos clientul că nu veți pleca fără banii tăi.

Cum să reamintiți cuiva să vă plătească prin mementouri de plată

Pe măsură ce vă extindeți afacerea și atrageți mai mulți clienți, colectarea banilor devine doar mai complicată. Din fericire, există o varietate de instrumente care vă ajută să reamintiți cuiva să vă plătească automat, astfel încât să nu mai trebuie să vă gândiți la asta sau să aveți acele conversații incomode.

Mementourile de plată sunt e-mailuri sub formă de formular, care apar la o oră prestabilită. Le configurați o dată și apoi, pe măsură ce facturați clienții, software-ul le va reaminti despre plățile viitoare și întârziate, va genera taxe de întârziere după cum este necesar și, în general, vă va face să arăți extrem de profesionist.

Majoritatea software-ului de contabilitate vor avea opțiunea de a configura mementouri automate de plată. De obicei, este vorba de a completa o setare atunci când generați facturile. Consultați orice software pe care îl utilizați pentru a afla pașii exacti. Odată ce ți-ai perfecționat scrisoarea, nu trebuie să reamintești personal cuiva să te plătească din nou, instrumentul tău de contabilitate o face pentru tine!

Scripturi despre cum să reamintiți cuiva să vă plătească

Deci, să intrăm în detaliile esențiale despre cum să reamintiți cuiva să vă plătească. Cele mai bune practici și instrumentele automate sunt excelente, dar indiferent de direcția pe care o luați, mai întâi trebuie să perfecționați cuvintele exacte pe care le folosiți.

Având în vedere acest lucru, iată câteva exemple solide despre cum să reamintiți cuiva să vă plătească, care ar trebui să vă ajute să începeți.

Prin email

1. CodeinWP oferă un șablon de e-mail simplu și grozav pe site-ul lor, cu opțiuni pentru e-mailuri de urmărire dacă plata întârzie.

Bună [Nume client],

Am vrut să vă contactez cu privire la cea mai recentă factură. L-am trimis pe [data X] și era scadentă pe [data Y]. Înregistrările mele arată că nu am primit încă plata. Dacă aveți întrebări despre factură, vom fi bucuroși să o examinăm împreună cu dvs.

În caz contrar, vă rugăm să ne anunțați cât mai curând posibil când ne putem aștepta să primim plata.

Mulțumiri,

[Semnătură]

2. Tonul e-mailului dvs. va depinde de cât de întârziată este plata. Regpack are un script grozav, prezentat mai jos, pentru un memento mai urgent.

Bună [Nume client],

Acesta este un memento că acum aveți o lună în întârziere la plata dvs. de [suma] USD pentru factura #[număr].

După cum se precizează în termenii de plată, avem dreptul de a percepe taxe suplimentare pentru plățile efectuate după data scadentă. [inserați mai multe detalii aici, numărul de zile cu care ați convenit anterior sau alți termeni]

Toate detaliile de plată sunt în factura atașată. Vă rugăm să ne contactați dacă aveți întrebări sau probleme.

Toate cele bune,

[Semnatura ta]

3. Honeybook este o alegere excelentă pentru contabilitatea independentă. De asemenea, oferă o mână de șabloane de e-mail pentru a vă ajuta să rezolvați întrebarea „cum să reamintiți cuiva să vă plătească”. Iată unul care este de fapt proactiv, trimis înainte de scadența plății, cu câteva modificări:

Bună [Nume client],

Sper ca esti bine! Acesta este o reamintire prietenoasă că factura #[XX], în valoare totală de [suma] USD, este datorată pentru plată la [data]—o săptămână de astăzi.

Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați dacă aveți întrebări despre factură sau detaliile de plată.

Mulțumesc,

[Semnatura ta]

La telefon

Probabil că este mai puțin obișnuit ca freelancerii să sune pentru a încasa plata, dar, în funcție de clientul dvs., aceștia pot răspunde mai pozitiv – ca să nu mai vorbim mai repede – la un apel telefonic mai personal.

Dacă aveți de gând să vorbiți la telefon, pregătiți-vă din timp și știți ce veți spune. Iată doar un exemplu de script, inspirat de această postare TCM, care are câteva indicații bune.

„Bună ziua, numele meu este [Numele tău]. Te sun pentru [produsul/serviciul] la care am lucrat pentru tine. Am vrut să mă asigur că totul merge bine cu asta?”

– Așteptați răspunsul clientului. Atâta timp cât nu există probleme, poți merge mai departe.–

"Asta e grozav! Deci, înregistrările mele indică faptul că nu am primit încă plata, deși factura a fost trimisă la [data]. Speram că mă poți ajuta cu asta?”

– În cele mai multe cazuri, clientul a uitat probabil plata și conversația se va rezolva de la sine. Cu toate acestea, dacă trebuie să începeți să negociați, continuați după ce ascultați cu atenție.–

„Îmi pare foarte rău să aud că nu putem face plata imediat. Ce sugerezi pentru a rezolva asta?”

-După ce ați negociat un plan de plată sau o prelungire, urmăriți.–

„Vă mulțumesc foarte mult pentru timpul acordat. Apreciez că ai făcut această treabă. Vă voi trimite un e-mail în urma acestui apel cu noile condiții de plată. V-ar deranja să răspundeți la acel e-mail cu intenția de a plăti la data convenită?”

În persoană

Dacă nimic altceva nu funcționează și vă întrebați cu adevărat cum să reamintiți cuiva să vă plătească într-un mod diferit, ar putea fi timpul să-l duceți la prânz sau să conduceți la biroul lor și să aveți o discuție de modă veche, față în față. Acest lucru probabil funcționează doar cu clienții pe care îi cunoașteți foarte bine sau pe care îi vedeți în mod regulat.

Dacă aceasta este cea mai bună tactică, din nou, asigurați-vă că sunteți pregătit. Aduceți factura și alte informații cu dvs. și fiți gata să faceți o copie de rezervă a tot ceea ce spuneți cu dovezi. De asemenea, luați în considerare să aduceți un mic cadou, cum ar fi o cutie de bunătăți de la o brutărie locală, pentru a începe conversația.

Nu există un scenariu exact pentru o conversație în persoană, dar sfatul meu este să păstrați lucrurile ușor. Aduceți în discuție proiectul și spuneți ceva de genul „Am crezut că a ieșit foarte bine, ce părere aveți?” Sper că nu există probleme, dar dacă există, aceasta este o modalitate excelentă de a afla și apoi de a redirecționa pentru a depăși acest obstacol. Dacă proiectul a fost un succes, puteți menționa: „De fapt, nu am primit încă plata pentru acesta. Pot face ceva pentru a accelera asta?”

3 sfaturi pentru a fi plătit la timp, astfel încât să nu reamintiți cuiva să vă plătească

Încasarea plății devine mai dezordonată cu cât se derulează mai mult, așa că cea mai bună strategie este evitarea plăților întârziate în primul rând. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta.

1. Încasați plata înainte de a lucra

Nu fiecare client este deschis la această opțiune, dar este o modalitate excelentă de a te proteja ca freelancer. Încasând plata în avans, nu trebuie să vă faceți niciodată griji cu privire la cum să reamintiți cuiva să vă plătească după ce ați petrecut ore întregi pe proiectul său.

2. Setați termene de plată clare

În special atunci când abia începi să lucrezi independent, este foarte tentant să te arunci într-un proiect de îndată ce un client acceptă să te angajeze. Cu toate acestea, este esențial să aveți acea conversație grea despre bani înainte de a începe să lucrați. Aflați când, cum și cât veți fi plătit sau nu vă asumați proiectul.

3. Folosiți software de contabilitate

Există atât de multe opțiuni la costuri reduse sau chiar gratuite pentru contabilitatea independentă, așa că nu există nicio scuză pentru a folosi un pix și hârtie (sau un fișier Excel dezordonat) pentru a urmări plățile. În schimb, alegeți unul dintre zecile de instrumente de facturare care vă vor ajuta să trimiteți facturi perfecte și mementouri automate de plată.

Nu veți regreta și sperăm că nu va trebui să vă întrebați cum să reamintiți cuiva să vă plătească în viitor. Consultați aceste opțiuni minunate: Hectic, Freshbooks, HoneyBook și Bonsai.

Încasați plata cu încredere

În calitate de liber profesionist, negocierea, urmărirea și colectarea plăților vine cu jobul. Prima dată când un client nu răspunde imediat la factura dvs., sunteți lăsat să vă dați seama cum să reamintiți cuiva să vă plătească.

Aveți un plan în vigoare, astfel încât, atunci când vi se întâmplă, să știți deja cum să reamintiți cuiva să vă plătească. Cu puțină pregătire, aceste conversații nu sunt într-adevăr atât de înfricoșătoare pe cât par și, în curând, fluxul de numerar va freamăna așa cum ar trebui să fie.

Continuă conversația...

Peste 10.000 dintre noi poartă conversații zilnice în grupul nostru gratuit de Facebook și ne-ar plăcea să te vedem acolo. Alăturaţi-ne!