Come ricordare a qualcuno di pagarti tramite e-mail, telefono e di persona

Una delle cose migliori del freelance è che vieni pagato per fare le cose che ami, ma che dire quando non lo fai? Devi sapere come ricordare a qualcuno di pagarti.

Gli aspetti positivi sono che scegli ogni progetto, decidi come investire il tuo tempo e quale direzione vuoi che la tua carriera prenda, e puoi fare tutto da qualsiasi tipo di spazio di lavoro ti parli.

Ma se non vieni effettivamente pagato, quel sogno diventa un po' un incubo.

Un rapporto pubblicato dall'Independent Economy Council all'inizio di quest'anno ha rilevato che il 72% dei gig worker non viene pagato in tempo dai clienti e, cosa ancora più scioccante, più della metà di questi lavoratori deve più di $ 50k dai clienti!

Nonostante tutti i vantaggi del freelance, uno degli svantaggi è che sei da solo. Gestire la tua attività, assicurarti che le fatture vengano inviate e seguire il pagamento dipende solo da te. E per alcune persone, parlare di soldi è imbarazzante.

Quindi, hai bisogno di un piano. Se sai già come ricordare a qualcuno di pagarti prima che si verifichi una fattura in ritardo, sarai pronto quando accadrà.

In questo articolo esploreremo come ricordare a qualcuno di pagarti, con alcuni esempi pratici e strumenti per aiutarti davvero ad apportare le modifiche necessarie per avere successo. Parleremo anche di come essere più proattivi per evitare la maggior parte di quei ritardi di pagamento in primo luogo.

Come ricordare a qualcuno di pagarti: cosa fare e cosa non fare

Quindi, parliamo di alcune best practice su come ricordare a qualcuno di pagarti.

Man mano che vai oltre una scadenza di pagamento, a un certo punto dovrai chiedere i soldi. A nessuno piace questo processo, ma ci sono alcuni modi per renderlo più semplice, sia per te che per il tuo cliente.

FARE:

• Controlla prima i tuoi record. C'è sempre la possibilità che la fattura non sia stata inviata quando pensavi che lo fosse, o qualche altro errore materiale potrebbe impedire il pagamento. È sempre meglio entrare in una conversazione difficile armati di tutte le informazioni.
• Invia una richiesta di pagamento. Usa qualsiasi forma di comunicazione a cui è abituato il tuo cliente e richiedi formalmente l'importo che ti è dovuto. È utile avere un modello pronto per l'uso.
• Dì "Grazie. Il mio consiglio numero uno su come ricordare a qualcuno di pagarti viene effettivamente dopo che sei stato pagato. C'è così tanto potere nella gratitudine, e anche quando il processo non è stato così semplice come avresti sperato, dare seguito a un ringraziamento può aiutarti a mantenere intatta la relazione con il tuo cliente.

NON:

• Lascia che le tue emozioni prendano il sopravvento. Essere scortesi non ti dà quasi mai quello che vuoi. Può essere così frustrante aspettare un pagamento, ma proiettarlo sul tuo cliente è un errore. Invece, prova a metterti nei loro panni. Potrebbero affrontare una sfida finanziaria o potrebbe esserci qualche tipo di evento sul posto di lavoro che li tiene insolitamente occupati. Ci sono così tanti motivi per cui un pagamento è in ritardo, è meglio presumere la buona volontà in anticipo.
• Confondere il problema. Il tuo cliente deve capire esattamente cosa stai chiedendo. Usare molto linguaggio extra o ballare attorno al problema si tradurrà in più avanti e indietro e dovrai aspettare più a lungo per il pagamento.
• Arrenditi troppo in fretta. Se non sei sicuro di come ricordare a qualcuno di pagarti, può essere allettante cancellare un pagamento in ritardo e passare a qualcos'altro. Ci vuole molta energia per raccogliere i tuoi soldi, ma non arrenderti senza combattere! Hai fatto il lavoro, meriti di essere pagato equamente. Continua a inviare follow-up e fai sapere educatamente al cliente che non te ne andrai senza i tuoi soldi.

Come ricordare a qualcuno di pagarti tramite solleciti di pagamento

Man mano che aumenti la tua attività e acquisisci più clienti, la raccolta di denaro diventa sempre più complicata. Fortunatamente, ci sono una varietà di strumenti per aiutarti a ricordare a qualcuno di pagarti automaticamente, così non devi più pensarci o avere quelle conversazioni imbarazzanti.

I promemoria di pagamento sono e-mail in stile modulo che escono a un'ora predeterminata. Li imposti una volta e poi, quando fattura ai tuoi clienti, il software ricorderà loro i pagamenti imminenti e in ritardo, genererà commissioni per i ritardi secondo necessità e generalmente ti farà sembrare estremamente professionale.

La maggior parte dei software di contabilità avrà la possibilità di impostare promemoria di pagamento automatici. Di solito, si tratta di compilare un'impostazione quando si generano le fatture. Consulta il software che stai utilizzando per scoprire i passaggi esatti. Una volta perfezionata la tua lettera, non dovrai mai più ricordare personalmente a qualcuno di pagarti di nuovo, il tuo strumento di contabilità lo fa per te!

Script su come ricordare a qualcuno di pagarti

Quindi entriamo nei dettagli più importanti di come ricordare a qualcuno di pagarti. Le migliori pratiche e gli strumenti automatici sono ottimi, ma qualunque sia la direzione che stai prendendo, devi prima perfezionare le parole esatte che usi.

Con questo in mente, ecco alcuni esempi concreti di come ricordare a qualcuno di pagarti che dovrebbe aiutarti a iniziare.

Via Posta Elettronica

1. CodeinWP offre un modello di e-mail semplice e intuitivo sul proprio sito, con opzioni per e-mail di follow-up se il pagamento rimane in ritardo.

Ciao [Nome cliente],

Volevo toccare la base per quanto riguarda la tua ultima fattura. L'ho inviato il [data X] ed era dovuto il [data Y]. I miei registri mostrano che non abbiamo ancora ricevuto il pagamento. In caso di domande sulla fattura, saremo lieti di esaminarla con te.

In caso contrario, ti preghiamo di comunicarci al più presto quando possiamo aspettarci di ricevere il pagamento.

Grazie,

[Firma]

2. Il tono della tua e-mail dipenderà dal ritardo del pagamento. Regpack ha un ottimo script, mostrato di seguito, per un promemoria più urgente.

Ciao [Nome cliente],

Questo è un promemoria per ricordare che ora sei in ritardo di un mese per il pagamento di $[importo] per la fattura #[numero].

Come indicato nei termini di pagamento, abbiamo il diritto di addebitare costi aggiuntivi per i pagamenti effettuati dopo la data di scadenza. [inserire maggiori dettagli qui, il numero di giorni concordati in precedenza o altri termini]

Tutti i dettagli del pagamento sono nella fattura allegata. Vi preghiamo di contattarci in caso di domande o problemi.

Distinti saluti,

[La tua firma]

3. Honeybook è un'ottima scelta per la contabilità freelance. Offrono anche una manciata di modelli di email per aiutarti a risolvere la domanda "come ricordare a qualcuno di pagarti". Eccone uno che è effettivamente proattivo, inviato prima della scadenza del pagamento, con alcune modifiche:

Ciao [Nome cliente],

Spero che tu stia bene! Questo è un promemoria amichevole che la fattura #[XX], per un totale di $[importo], deve essere pagata il [data], una settimana da oggi.

Non esitare a contattarmi in caso di domande sulla fattura o sui dettagli di pagamento.

Grazie,

[La tua firma]

Per telefono

Probabilmente è meno comune per i liberi professionisti chiamare per riscuotere il pagamento, ma, a seconda del cliente, potrebbero rispondere in modo più positivo, per non parlare più velocemente, a una telefonata più personale.

Se hai intenzione di parlare al telefono, preparati in anticipo e sappi cosa dirai. Ecco solo un esempio di script, ispirato a questo post di TCM, che ha alcuni buoni suggerimenti.

“Ciao, mi chiamo [il tuo nome]. Ti chiamo per il [prodotto/servizio] su cui ho lavorato per te. Volevo assicurarmi che tutto funzionasse bene con quello?

–Attendere la risposta del cliente. Finché non ci sono problemi, puoi andare avanti.–

"È grandioso! Quindi, i miei registri indicano che non ho ancora ricevuto il pagamento, sebbene la fattura sia stata inviata il [data]. Speravo che tu potessi aiutarmi con quello?"

–Nella maggior parte dei casi, il cliente ha probabilmente dimenticato il pagamento e la conversazione si risolverà da sola. Tuttavia, se hai bisogno di iniziare a negoziare, continua dopo aver ascoltato attentamente.–

“Sono così dispiaciuto di sapere che non possiamo effettuare il pagamento immediatamente. Cosa suggerisci per risolvere questo problema?"

-Dopo aver negoziato un piano di pagamento o un'estensione, prosegui.–

“Grazie mille per il tuo tempo. Apprezzo che tu stia facendo questo lavoro. Ti invierò un'e-mail a seguito di questa chiamata con i nuovi termini di pagamento. Ti dispiacerebbe rispondere a quell'e-mail con l'intenzione di pagare alla data concordata?"

Di persona

Se nient'altro funziona e ti stai davvero chiedendo come ricordare a qualcuno di pagarti in un modo diverso, potrebbe essere il momento di portarlo a pranzo o guidare in ufficio e fare un colloquio faccia a faccia vecchio stile. Questo probabilmente funziona solo con i clienti che conosci molto bene o che vedi regolarmente.

Se questa è la tua tattica migliore, ancora una volta, assicurati di essere preparato. Porta con te la fattura e altre informazioni e preparati a eseguire il backup di tutto ciò che dici con una prova. Inoltre, prendi in considerazione la possibilità di portare un piccolo regalo come una scatola di dolcetti da una panetteria locale per iniziare la conversazione.

Non esiste un copione esatto per una conversazione di persona, ma il mio consiglio è di mantenere le cose leggere. Richiama il progetto e dì qualcosa del tipo: "Pensavo che fosse andato molto bene, quali erano i tuoi pensieri?" Si spera che non ci siano problemi, ma se ci sono, questo è un ottimo modo per scoprirlo e quindi reindirizzare per superare quell'ostacolo. Se il progetto è stato un successo, puoi menzionare: "In realtà non ho ancora ricevuto il pagamento per quello. C'è qualcosa che posso fare per accelerare questo passo?"

3 consigli per essere pagato in tempo in modo da evitare di ricordare a qualcuno di pagarti

La riscossione dei pagamenti diventa più disordinata più a lungo, quindi la strategia migliore è innanzitutto evitare i ritardi nei pagamenti. Ecco alcuni suggerimenti per aiutare.

1. Riscuoti il ​​pagamento prima di eseguire il lavoro

Non tutti i clienti sono aperti a questa opzione, ma è un ottimo modo per proteggerti come libero professionista. Raccogliendo il pagamento in anticipo, non devi mai preoccuparti di come ricordare a qualcuno di pagarti dopo che hai dedicato ore al suo progetto.

2. Imposta termini di pagamento chiari

Soprattutto quando hai appena iniziato a lavorare come freelance, è molto allettante tuffarsi in un progetto non appena un cliente accetta di assumerti. Tuttavia, è fondamentale avere quella dura conversazione sul denaro prima di iniziare a lavorare. Sapere quando, come e quanto verrai pagato o non accettare il progetto.

3. Utilizzare il software di contabilità

Ci sono così tante opzioni a basso costo o addirittura gratuite per la contabilità freelance, quindi non ci sono davvero scuse per usare carta e penna (o un file Excel disordinato) per tenere traccia dei pagamenti. Scegli invece uno tra le dozzine di strumenti di fatturazione per aiutarti a inviare fatture perfette e promemoria di pagamento automatici.

Non te ne pentirai e, si spera, non dovrai chiederti come ricordare a qualcuno di pagarti in futuro. Dai un'occhiata a queste fantastiche opzioni: Frenetico, Freshbooks, HoneyBook e Bonsai.

Riscuoti il ​​pagamento con fiducia

Come libero professionista, la negoziazione, il monitoraggio e la riscossione dei pagamenti vengono forniti con il lavoro. La prima volta che un cliente non risponde immediatamente alla tua fattura, sei costretto a decidere come ricordare a qualcuno di pagarti.

Avere un piano in atto in modo che, quando succede a te, sai già come ricordare a qualcuno di pagarti. Con un po' di preparazione, queste conversazioni non sono davvero così spaventose come sembrano, e presto il tuo flusso di cassa aumenterà proprio come dovrebbe essere.

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