Cómo recordarle a alguien que le pague por correo electrónico, teléfono y en persona

Una de las mejores cosas de trabajar por cuenta propia es que te pagan por hacer las cosas que te gustan, pero ¿qué pasa cuando no lo haces? Necesita saber cómo recordarle a alguien que le pague.

Los aspectos positivos son que eliges cada proyecto, decides cómo invertir tu tiempo y qué dirección quieres que tome tu carrera, y puedes hacerlo todo desde cualquier tipo de espacio de trabajo que te convenga.

Pero si en realidad no te pagan, ese sueño se convierte en una pesadilla.

Un informe publicado por el Consejo de Economía Independiente a principios de este año encontró que los clientes no les pagan a tiempo al 72% de los trabajadores temporales y, lo que es aún más sorprendente, ¡los clientes les deben más de $ 50,000 a más de la mitad de esos trabajadores!

A pesar de todas las ventajas del trabajo independiente, uno de los inconvenientes es que estás solo. Administrar su negocio, asegurarse de que esas facturas se envíen y hacer el seguimiento del pago es todo suyo. Y para algunas personas, hablar de dinero es incómodo.

Entonces, necesitas un plan. Si ya sabe cómo recordarle a alguien que le pague antes de que se produzca una factura atrasada, estará listo cuando suceda.

En este artículo, exploraremos cómo recordarle a alguien que le pague, con algunos ejemplos prácticos y herramientas que realmente lo ayudarán a realizar los cambios que necesita para tener éxito. También hablaremos sobre cómo ser más proactivo para evitar la mayoría de esos pagos atrasados ​​en primer lugar.

Cómo recordarle a alguien que le pague: qué hacer y qué no hacer

Entonces, hablemos de algunas prácticas recomendadas sobre cómo recordarle a alguien que le pague.

A medida que avanza más allá de la fecha límite de pago, en algún momento, tendrá que pedir el dinero. A nadie le gusta este proceso, pero hay algunas maneras de hacerlo más fácil, tanto para usted como para su cliente.

HACER:

• Primero revise sus registros. Siempre existe la posibilidad de que la factura no se haya enviado cuando usted pensó que se envió, o que algún otro error administrativo podría estar impidiendo el pago. Siempre es mejor entrar en una conversación difícil armado con toda la información.
• Enviar una solicitud de pago. Utilice cualquier forma de comunicación a la que su cliente esté acostumbrado y solicite formalmente la cantidad de dinero que se le debe. Es útil tener una plantilla lista para usar.
• Di gracias. Mi consejo número uno sobre cómo recordarle a alguien que le pague sucede después de que le paguen. Hay tanto poder en la gratitud, e incluso cuando el proceso no fue tan sencillo como podría haber esperado, seguir con un agradecimiento puede ayudarlo a mantener intacta la relación con su cliente.

NO:

• Deja que tus emociones tomen el control. Ser grosero casi nunca te da lo que quieres. Puede ser muy frustrante esperar un pago, pero proyectarlo a su cliente es un error. En su lugar, trate de ponerse en sus zapatos. Pueden estar pasando por un desafío financiero, o puede haber algún tipo de evento en su lugar de trabajo que los mantenga inusualmente ocupados. Hay tantas razones por las que un pago se atrasa, que es mejor asumir buena voluntad por adelantado.
• Confundir el problema. Su cliente necesita entender exactamente lo que está pidiendo. Usar mucho lenguaje adicional o bailar alrededor del problema solo resultará en más ida y vuelta, y tendrá que esperar más tiempo para su pago.
• Renunciar demasiado rápido. Si no está seguro de cómo recordarle a alguien que le pague, puede ser tentador cancelar un pago atrasado y pasar a otra cosa. Recoger tu dinero requiere mucha energía, ¡pero no te rindas sin luchar! Hiciste el trabajo, mereces que te paguen de manera justa. Siga enviando seguimientos y cortésmente hágale saber al cliente que no se va a ir sin su dinero.

Cómo recordarle a alguien que le pague a través de recordatorios de pago

A medida que amplía su negocio y capta más clientes, la recaudación de dinero solo se vuelve más complicada. Afortunadamente, hay una variedad de herramientas para ayudarte a recordarle a alguien que te pague automáticamente, para que ya no tengas que pensar en ello o tener esas conversaciones incómodas.

Los recordatorios de pago son correos electrónicos estilo formulario que se envían a una hora predeterminada. Los configura una vez y luego, a medida que factura a sus clientes, el software les recordará los pagos venideros y atrasados, generará cargos por mora según sea necesario y, en general, lo hará lucir extremadamente profesional.

La mayoría del software de contabilidad tendrá la opción de configurar recordatorios de pago automáticos. Por lo general, se trata de completar una configuración cuando genera sus facturas. Consulte cualquier software que esté utilizando para conocer los pasos exactos. Una vez que perfeccione su carta, nunca más tendrá que recordarle personalmente a alguien que le pague, ¡su herramienta de contabilidad lo hace por usted!

Scripts sobre cómo recordarle a alguien que le pague

Así que entremos en los detalles esenciales de cómo recordarle a alguien que le pague. Las mejores prácticas y las herramientas automáticas son excelentes, pero sea cual sea la dirección que tome, primero debe perfeccionar las palabras exactas que usa.

Con eso en mente, aquí hay algunos ejemplos sólidos de cómo recordarle a alguien que le pague que deberían ayudarlo a comenzar.

Vía correo electrónico

1. CodeinWP ofrece una plantilla de correo electrónico excelente y simple en su sitio, con opciones para correos electrónicos de seguimiento si el pago sigue atrasado.

Hola [nombre del cliente],

Quería ponerme en contacto con su última factura. Lo envié el [fecha X] y vencía el [fecha Y]. Mis registros muestran que aún no hemos recibido el pago. Si tiene alguna pregunta sobre la factura, estaremos encantados de revisarla con usted.

De lo contrario, háganos saber lo antes posible cuándo podemos esperar recibir el pago.

Gracias,

[Firma]

2. El tono de su correo electrónico dependerá de cuán atrasado sea el pago. Regpack tiene un excelente guión, que se muestra a continuación, para un recordatorio más urgente.

Hola [Nombre del cliente],

Este es un recordatorio de que ahora tiene un mes de retraso en el pago de $[cantidad] de la factura #[número].

Como se indica en las condiciones de pago, tenemos derecho a cobrar tarifas adicionales por los pagos realizados después de la fecha de vencimiento. [inserte más detalles aquí, la cantidad de días que acordó previamente u otros términos]

Todos los detalles de pago están en la factura adjunta. Póngase en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta o problema.

Saludos,

[Su firma]

3. Honeybook es una excelente opción para la contabilidad independiente. También ofrecen un puñado de plantillas de correo electrónico para ayudarlo a resolver la pregunta "cómo recordarle a alguien que le pague". Aquí hay uno que es realmente proactivo, enviado antes de que venza el pago, con algunos cambios:

Hola [Nombre del cliente],

¡Espero que lo estés haciendo bién! Este es un recordatorio amistoso de que la factura #[XX], por un total de $[cantidad], debe pagarse el [fecha], dentro de una semana a partir de hoy.

No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta sobre la factura o los detalles de pago.

Gracias,

[Su firma]

Sobre el telefono

Probablemente sea menos común que los autónomos llamen para cobrar el pago, pero, dependiendo de su cliente, pueden responder de manera más positiva, por no mencionar más rápido, a una llamada telefónica más personal.

Si va a hablar por teléfono, prepárese con anticipación y sepa lo que va a decir. Aquí hay solo un ejemplo de guión, inspirado en esta publicación de TCM, que tiene algunos buenos consejos.

“Hola, mi nombre es [Tu nombre]. Llamo por el [producto/servicio] en el que trabajé para usted. ¿Quería asegurarme de que todo salió bien con eso?

–Esperar respuesta del cliente. Mientras no haya problemas, puedes seguir adelante.–

“¡Eso es genial! Entonces, mis registros indican que aún no he recibido el pago, aunque la factura se envió el [fecha]. ¿Esperaba que pudieras ayudarme con eso?

–En la mayoría de los casos, es probable que el cliente haya olvidado el pago y la conversación se resolverá sola. Sin embargo, si necesita comenzar a negociar, continúe después de escuchar con atención.–

“Lamento mucho escuchar que no podemos hacer que el pago se realice de inmediato. ¿Qué sugieres para resolver esto?”

-Una vez que haya negociado un plan de pago o una extensión, haga un seguimiento.–

"Muchísimas gracias por su tiempo. Agradezco que hagas este trabajo. Le enviaré un correo electrónico después de esta llamada con las nuevas condiciones de pago. ¿Le importaría responder a ese correo electrónico con su intención de pagar en la fecha acordada?”

En persona

Si nada más funciona, y realmente se está preguntando cómo recordarle a alguien que le pague de otra manera, puede ser hora de llevarlos a almorzar o conducir a su oficina y tener una conversación cara a cara a la antigua. Esto probablemente solo funcione con clientes que conoce muy bien o que ve regularmente.

Si esta es su mejor táctica, nuevamente, asegúrese de estar preparado. Lleve consigo la factura y otra información, y esté listo para respaldar todo lo que diga con pruebas. Además, considere traer un pequeño regalo como una caja de golosinas de una panadería local para ayudar a iniciar la conversación.

No existe un guión exacto para una conversación en persona, pero mi consejo es mantener las cosas ligeras. Menciona el proyecto y di algo como “Creo que resultó muy bien, ¿cuáles fueron tus pensamientos?”. Esperemos que no haya ningún problema, pero si lo hay, esta es una excelente manera de averiguarlo y luego redirigirlo para superar ese obstáculo. Si el proyecto fue un éxito, puede mencionar: “De hecho, aún no he recibido el pago por ese proyecto. ¿Hay algo que pueda hacer para acelerar eso?”

3 consejos para que le paguen a tiempo y evitar que le recuerden a alguien que le pague

Cobrar el pago se vuelve más complicado cuanto más tiempo pasa, por lo que la mejor estrategia es evitar los pagos atrasados ​​en primer lugar. Aquí hay algunos consejos para ayudar.

1. Cobra el pago antes de hacer el trabajo

No todos los clientes están abiertos a esta opción, pero es una excelente manera de protegerse como trabajador independiente. Al cobrar el pago por adelantado, nunca tendrá que preocuparse por cómo recordarle a alguien que le pague después de haber pasado horas en su proyecto.

2. Establecer condiciones de pago claras

En particular, cuando recién comienza a trabajar como autónomo, es muy tentador sumergirse en un proyecto tan pronto como un cliente acepta contratarlo. Sin embargo, es fundamental tener esa conversación difícil sobre el dinero antes de comenzar a trabajar. Sepa cuándo, cómo y cuánto le pagarán, o no acepte el proyecto.

3. Usa software de contabilidad

Hay tantas opciones de bajo costo o incluso gratuitas para la contabilidad independiente, por lo que realmente no hay excusa para usar lápiz y papel (o un archivo de Excel desordenado) para realizar un seguimiento de los pagos. En su lugar, elija una de las docenas de herramientas de facturación para ayudarlo a enviar facturas perfectas y recordatorios de pago automáticos.

No se arrepentirá y, con suerte, no tendrá que preguntarse cómo recordarle a alguien que le pague en el futuro. Echa un vistazo a estas increíbles opciones: Hectic, Freshbooks, HoneyBook y Bonsai.

Recoja el pago con confianza

Como trabajador independiente, negociar, rastrear y cobrar pagos viene con el trabajo. La primera vez que un cliente no responde de inmediato a su factura, se queda luchando para determinar cómo recordarle a alguien que le pague.

Ten un plan para que, cuando te suceda, ya sepas cómo recordarle a alguien que te pague. Con un poco de preparación, estas conversaciones realmente no son tan aterradoras como parecen, y pronto su flujo de efectivo estará zumbando como debería ser.

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