14 moduri simple și eficiente de a reduce costurile afacerii în 2023

Adevărat sau fals: proprietarii de afaceri au obiceiul de a face bani. Adevărat, desigur!

Dar, iată problema, mult prea mulți proprietari de afaceri risipesc bani inutil.

De fapt, 82% din toate afacerile eșuează din cauza problemelor de flux de numerar, relatează Business Insider .

Reducerea costurilor de afaceri și crearea de procese sănătoase, care costă mai puțin în timp, nu trebuie să consume mult timp sau să se gândească prea mult. Totul este doar despre a face alegeri inteligente atunci când reduceți costurile de afaceri.

În acest blog, vă împărtășim 14 moduri simple prin care puteți reduce costurile de afaceri. Crede-ne, nu este atât de complicat pe cât crezi.

Folosirea tehnologiei ori de câte ori este posibil vă poate ajuta să economisiți bani și să vă duceți afacerea mai departe.

• Țineți întâlniri virtual, astfel încât să puteți economisi bani pe benzină/gaz
• Utilizați servicii de plată online gratuite, cum ar fi PayPal sau Venmo
• Google Docs sau Trello sunt soluții care ajută la organizarea și centralizarea documentelor companiei dvs., în plus, este un instrument bun pentru a ajuta la managementul proiectelor

Dar dacă sunteți în căutarea unor modalități de a vă gestiona eficient afacerea și echipa, fără a pierde bani, atunci aveți nevoie de Connecteam. Connecteam este o aplicație multifuncțională de conducere a angajaților, care oferă funcții robuste pentru a vă ajuta să eficientizați operațiunile zilnice și să creșteți implicarea angajaților.

• Salarizare precisă cu urmărirea timpului alimentată prin GPS: direct de pe telefonul lor mobil, angajații pot marca intrarea și ieșirea acolo unde este etichetată un marcaj de timp în timp real și locația GPS.
• Comunicare internă mai puternică: mențineți toată lumea la curent și implicați prin partajarea de actualizări sau buletine de știri prin intermediul unui flux social, începeți grupuri 1:1 sau de chat și căutați contacte cu directorul angajaților din aplicație.
• O implicare mai bună a angajaților: publicați sondaje, partajați fotografii, videoclipuri sau GIF-uri, utilizați caseta de sugestii și creați o politică cu ușile deschise pentru a crește implicarea angajaților.
• Instruire și integrare eficiente: oferiți cea mai bună experiență angajaților prin acces direct la resursele de formare, inclusiv manualul angajaților, politica de vacanță, programe, beneficii, cod vestimentar etc.
• Trimiteți și primiți rapoarte în timp real: eficientizați raportarea în timp ce sunteți în deplasare cu rapoarte în timp real care pot fi trimise de oriunde, cum ar fi rambursarea cheltuielilor, raportul zilnic de declarație de sănătate COVID-19 etc.
• Programare eficientă a locurilor de muncă: creați un program care se bazează pe diferite cerințe, furnizați toate informațiile necesare, cum ar fi ora, adresa și instrucțiuni speciale, permiteți echipei dvs. să accepte și să respingă ture și multe altele.
• Asigurați-vă conformitatea: păstrați-vă echipa conformă cu formularele digitale „citește și semnează”, cum ar fi manualul angajaților, politica privind hărțuirea sexuală etc.

Eliminarea publicității plătite nu este recomandată în totalitate, dar există câteva alternative mai ieftine pe care ar trebui să le explorați atunci când căutați să reduceți costurile de afaceri:

• Reţea! Clienții sunt mai susceptibili de a lucra cu dvs. deoarece vă recunosc, așa că profitați de toate oportunitățile de networking.
• Faceți mai mult din munca dvs. de marketing la nivel intern, în loc să plătiți pe altcineva. Sigur, există o mulțime de experți, dar puteți face câteva cercetări online pentru a găsi sfaturi și ghiduri care funcționează pentru dvs.
• Îmbunătățește-ți prezența în rețelele sociale, dar alege platforma potrivită pentru tine, cum ar fi Facebook, Snapchat, LinkedIn, Instagram, Twitter, Pinterest etc. Asigurați-vă că vă stabiliți un obiectiv și creați o strategie, deoarece postarea aleatorie nu vă va duce nicăieri. Asigurați-vă că sunteți autentic și că vă conectați cu adevărat cu publicul.
• Oferiți un program de recomandare în timp ce vă construiți lista de e-mail pentru clienți. Recomandările clienților actuali pot duce la vânzări mai rapid.
• Cereți clienților actuali să scrie recenzii, indiferent dacă, pe site-ul dvs. web sau pe canalul dvs. de socializare, recenziile strălucitoare ale clienților sunt de aur! Sau cereți recomandări pe Reddit sau Quora. Amintiți-vă că oamenii au încredere în recenziile online aproape la fel de mult ca și când ar primi o recomandare de la un prieten sau un membru al familiei.

Aceste metode moderne chiar funcționează, totuși, pentru a vă asigura că reduceți costurile de afaceri, atunci trebuie doar să încercați cât mai multe pentru a vedea ce funcționează și ce nu funcționează pentru dvs.

Sigur, prețul hârtiei, cernelii, consumabilelor de corespondență și poștale este minim, dar poate ajunge la sume extraordinare dacă nu ești atent.

Făcând fără hârtie (cu excepția cazului în care imprimarea este absolut necesară), puteți reduce aceste costuri de afaceri recurente. Treceți la un sistem digital de plată a facturii și a facturilor și puteți depune toate documentele pe computer, deoarece odată ce imprimați totul, trebuie să vă ocupați de grămezi de documente care nu vor face decât să aglomerați spațiul de birou! Și asta nu este ecologic și nici nu este bun pentru costurile afacerii.

Și nu ne face să începem cu toate listele de verificare, formularele și rapoartele la care angajații dvs. au nevoie de acces. Mai ales atunci când sunt în mișcare, ultimul lucru pe care vor să-l facă este să se învârtească prin liere de formulare. Și ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să parcurgeți manual fiecare formular, dacă chiar îl primiți la timp.

Și dacă vă amintiți, Connecteam este aplicația principală pentru gestionarea tuturor fluxurilor de lucru! Fie că este vorba despre formulare de înscriere, formulare de rambursare a cheltuielilor, cereri de vacanță, formulare de concediu medical, rapoarte de siguranță, facturi, verificarea echipamentelor și orice altceva la care vă puteți gândi poate fi completat de oriunde. În plus, va ateriza automat pe biroul tău în timp real. Tot ce aveți nevoie dvs. și angajații dvs. este disponibil la îndemâna dvs.

Timpul telefonului fix a trecut. De mult peste.

Dacă încă folosești unul, sângerezi bani, deoarece este un cost de afaceri inutil. În schimb, ar trebui să utilizați telefonul mobil, VoIP sau chiar liniile telefonice virtuale pentru a economisi bani.

De fapt, AT&T a spus că până în 2020, vor elimina acoperirea liniilor fixe, „Investim într-o tehnologie pe care consumatorii au spus că nu o mai doresc și risipim sute prețioase de milioane de dolari care ar putea fi destinate noilor tehnologii. asta ar face o treabă mai bună de a servi clienții.”

Bugetarea este o oarecare idee când vine vorba de reducerea costurilor de afaceri. Pur și simplu nu poți lua decizii financiare inteligente dacă nu ai de fapt o idee clară despre câți bani vin și ies în fiecare lună. Un buget vă permite să aveți o vedere zilnică a modului în care puteți reduce cheltuielile de afaceri imediat și acolo.

Bugetul și managementul financiar trebuie să fie un accent, astfel încât să puteți evita greșelile comune. Cea mai bună opțiune este crearea unui „buget de lucru”.

Termenul „buget de lucru” înseamnă că este o lucrare în curs. Proprietarul îl privește în fiecare zi, îl consultă, îl urmărește și face ajustări. Este planul de joc pentru afacere.

Un buget funcțional vă permite să faceți ajustări pe măsură ce mergeți, astfel încât să puteți reduce costurile de afaceri în timp real și nu după fapt. În ceea ce privește modul de reducere a costurilor de afaceri, acest sfat este într-adevăr o idee simplă.

Aruncă o privire atentă la polițele de asigurare și la conturile financiare pentru a reduce cheltuielile de afaceri:

• Comparați furnizorii de asigurări pentru a economisi bani pe asigurare și apoi cereți furnizorului dvs. actual să corespundă tarifului respectiv.
• Dacă este posibil, consolidați polițele de asigurare sau conturile bancare.
• Evaluați polițele de asigurare pentru a verifica dacă sunteți supraasigurat sau dacă aveți acoperire duplicat.
• Evitați datoria inutile. Efectuați o analiză amănunțită cost-beneficiu și previziuni viitoare privind extinderea afacerii.
  Luați în considerare costurile de oportunitate și efectele care apar cu plățile datoriilor asupra fluxului de numerar. Datoria în exces poate afecta puternic ratingul companiei, ratele dobânzilor și împrumuturile în viitor.

În plus, dacă sunteți proprietarul unei mici afaceri, atunci sunt șanse ca cardul dvs. de credit de afaceri să fie în nume propriu. Și dacă este cazul, trebuie să plătiți cardul, integral, în fiecare lună. Cu toate acestea, dobânzile se pot adăuga rapid, așa că obișnuiește-te să le plătești în fiecare lună, în loc să adunăm suma și să o achiți la sfârșitul anului. Cele mai multe rate ale dobânzilor cardului de credit sunt de 15,96%, astfel încât ați putea economisi mii în fiecare an dacă nu aveți un sold pe cardul dvs. de credit.

Timpul înseamnă bani – nu așa se spune? Așa că asigurați-vă că lucrați productiv, fără a pierde timpul, altfel doar pierdeți bani. Și acesta este total opusul reducerii costurilor de afaceri.

• Minimizați distracția cu aplicații precum Focus Booster, Todoist sau Rescue Time. Aceste soluții vă pot ajuta să vă concentrați urmărind site-urile care vă consumă timpul, astfel încât să puteți rămâne la punct.
• Connecteam și Toggl sunt aplicații care pot urmări orele de lucru ale angajaților, timpul petrecut pe activități/proiecte de lucru și arată orele facturabile. Acest lucru nu numai că vă arată cum și unde se află proiectele, astfel încât să luați decizii de afaceri inteligente, dar vă asigură, de asemenea, că aveți foi de pontaj exacte atunci când este timpul pentru salarizare (cu Connecteam, puteți exporta foile de pontaj direct în Quickbooks Online și Gusto pentru salarizare 100% exactă ).

• Stabiliți așteptări pentru cât timp ar trebui să dureze o activitate sau sarcină și oferiți un stimulent dacă așteptarea este îndeplinită sau durează și mai puțin timp.
• Întâlnirile ar trebui să se desfășoare într-un interval de timp prestabilit, astfel încât toată lumea să se prezinte la timp, să respecte ordinea de zi și să se încheie la ora stabilită.
• Evitați întâlnirile inutile, solicitând tuturor să trimită o agendă a întâlnirii, astfel încât să poată evidenția ceea ce trebuie discutat. Dacă puteți răspunde la majoritatea punctelor lor într-un e-mail, atunci nu este nevoie de o întâlnire. În plus, acest lucru vă permite să arătați la întâlnire cu răspunsuri la ceea ce a fost ridicat în loc să trebuiască să programați o întâlnire ulterioară.

Dacă nu aveți nevoie de o locație fizică pentru afacerea dvs., atunci nu cumpărați sau închiriați una. Privește lucrul de acasă, locurile de muncă comune sau în fiecare săptămână sau lună, poți schimba din ce casă lucrezi tu și angajații tăi.

Cu toate acestea, dacă aveți nevoie de o locație fizică, profitați la maximum de ea. Analizați cât spațiu fizic aveți pentru că sunt șanse să nu aveți nevoie de atât de mult spațiu de stocare. Consolidați diferite funcții ale afacerii dvs., cum ar fi să aveți un spațiu bun pentru scopuri duble. O sală de ședințe ar putea fi o sală de pauză, de exemplu.

Echipamentul nou-nouț, la preț cu amănuntul, poate reprezenta un cost uriaș pentru afaceri și este unul care poate fi ușor evitat. Deci, atunci când vă gândiți la cum să reduceți costurile afacerii, începeți prin a cumpăra mobilier și echipamente recondiționate. La urma urmei, este la fel de bun ca echipamentul nou-nouț. Nu aveți nevoie de un birou sau un scaun nou-nouț, ceva dintr-un magazin Goodwill sau dintr-o vânzare de garaj poate fi la fel de bine.

Amintiți-vă că recondiționarea nu înseamnă un singur lucru, ci poate implica retapițarea, adăugarea unui nou finisaj sau a unui alt scaun și chiar și vopsirea unor mobilier vechi. Gândiți-vă la toate acele proiecte Pinterest înainte și după ce le vedeți, este nevoie de o simplă atingere și multă răbdare pentru a transforma echipamentele uzate într-o capodopera modernă.

Există modalități de a reduce costurile de afaceri, cum ar fi costurile materiale și de a vă optimiza resursele. Incearca asta:

• Vinde resturi de carton, hârtie și metal în loc să reciclezi. Căutați modalități în care vă puteți folosi deșeurile pentru a crea un alt produs.
• Profitați la maximum de imobilul dvs. Centralizați sau consolidați orice spațiu posibil și analizați închirierea spațiului nefolosit.
• Ajustați și optimizați resursele prin urmărirea și măsurarea eficienței operaționale a companiei. Setați parametri de performanță care reflectă obiectivele dvs. și oferă stimulente atunci când obiectivele sunt îndeplinite.

Luați în considerare cu adevărat dacă aveți nevoie de un dezvoltator web cu normă întreagă, designer grafic, redactor de conținut etc. Poate aveți nevoie doar de câteva locuri de muncă pe lună? Oferiți posturi cu fracțiune de normă și asigurați-vă că externalizați munca pentru sarcini specializate. Cu toate acestea, alegerea celui mai ieftin freelancer nu este întotdeauna cea mai inteligentă opțiune, deoarece este posibil să nu obțineți o muncă de calitate în schimb. Un freelancer bun poate avea un cost inițial ridicat, dar este mai bine să plătiți pe cineva o singură dată pentru o muncă de înaltă calitate decât să plătiți pe cineva din nou și din nou pentru a o repara.

Fiverr și Upwork sunt site-uri de top unde puteți găsi freelanceri de bună calitate și la prețuri pentru a face treaba.

Am făcut aluzie la acest lucru mai devreme, dar efectuarea de călătorii inutile vă va consuma doar timpul și va duce la creșterea cheltuielilor de călătorie. Evitați acest lucru pentru a reduce costurile de afaceri utilizând aplicații online care oferă servicii video de calitate, cum ar fi Skype sau Zoom. Puteți face conferințe video, puteți organiza seminarii web, puteți partaja ecranul și multe altele.

Acum, știm că din cauza COVID-19, călătoriile mai puține sunt mult mai ușoare decât înainte și există multe companii care trec la lucrul la distanță atunci când este posibil. Deci, dacă veți lucra de acasă, asigurați-vă că lucrați productiv citind ghidul nostru.

Fii strict cu privire la politicile biroului, deoarece factura de energie electrică poate fi un cost de afaceri ridicol de mare. Deconectați componentele electronice nefolosite, stingeți luminile atunci când nu sunt utilizate, folosiți camere luminate de soare și multe altele, pentru a economisi bani. Pare o modalitate ușoară de a reduce costurile de afaceri, dar este adesea trecută cu vederea.

În plus, vă poate ajuta să sunați la compania dvs. de electricitate locală pentru a le solicita să efectueze un audit de electricitate, astfel încât să puteți înțelege mai bine cum este utilizată electricitatea la birou sau chiar acasă.

Alte câteva sfaturi includ: schimbați becurile deoarece există multe opțiuni de economisire a energiei disponibile, verificați scurgerile de aer, înlocuiți filtrul de aer, setați termostatul astfel încât să nu îl schimbați des dacă există un frigider, apoi setați-l la 35 –38 de grade și mai mult.

Și, în sfârșit, când te uiți la cum să reduci costurile afacerii... du-te să cumperi de la băiețel!

Cumpărăturile la nivel local îți oferă mai multă flexibilitate, deoarece, spre deosebire de marii furnizori de servicii, o afacere mică, locală, își poate optimiza serviciile pentru a se potrivi nevoilor tale ca o mănușă. Scrieți o listă cu toate companiile majore cu care lucrați și căutați în listări locale pentru a vedea dacă există o altă companie care costă mai puțin.

Există, de asemenea, mai multe beneficii pentru întreaga comunitate atunci când cumpărați local. De exemplu, sunt create mai multe locuri de muncă, banii sunt păstrați în comunitate, întreprinderile locale vor contribui mult mai mult la organizațiile caritabile locale, comunitatea rămâne unică și oferă servicii unice, oferă mai multe opțiuni consumatorilor, reduce impactul asupra mediului, și mult mai mult.

Concluzie despre cum să reduceți costurile afacerii

Indiferent de nivelul la care se află afacerea dvs. în prezent, de la faza de pornire până la una bine stabilită, reducerea costurilor de afaceri este întotdeauna în mintea unui proprietar de afaceri.

Prin sfaturile pe care le-am subliniat mai sus despre cum să reduceți costurile de afaceri, aveți o mulțime de idei în mânecă atunci când căutați să reduceți costurile de afaceri, iar ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să reduceți personalul. Acesta ar trebui să fie întotdeauna ultimul pas. Încercați o combinație sau chiar toate sfaturile de mai sus pentru a reduce costurile de afaceri în orice moment este necesar.