14 maneiras simples e eficazes de reduzir os custos comerciais em 2023

Verdadeiro ou falso: os empresários têm o hábito de ganhar dinheiro. Verdade, claro!

Mas, aqui está o problema, muitos empresários estão desperdiçando dinheiro desnecessariamente.

Na verdade, 82% de todas as empresas falham devido a problemas de fluxo de caixa, relata o Business Insider .

Reduzir os custos de negócios e criar processos saudáveis ​​que custam menos ao longo do tempo não precisa consumir muito tempo ou pensar muito. Trata-se apenas de fazer escolhas inteligentes ao reduzir os custos de negócios.

Neste blog, compartilhamos 14 maneiras fáceis de reduzir custos de negócios. Confie em nós, não é tão complicado quanto você pensa.

Usar a tecnologia sempre que possível pode ajudá-lo a economizar dinheiro e levar seus negócios adiante.

• Realize reuniões virtualmente para economizar dinheiro com gasolina/gás
• Use serviços de pagamento online gratuitos, como PayPal ou Venmo
• Google Docs ou Trello são soluções que ajudam a organizar e centralizar os documentos da sua empresa, além de ser uma boa ferramenta para auxiliar na gestão de projetos

Mas se você está procurando maneiras de gerenciar seus negócios e sua equipe de forma eficaz sem perder dinheiro, então você precisa do Connecteam. O Connecteam é um aplicativo completo de gerenciamento de funcionários líder que oferece recursos robustos para ajudá-lo a otimizar as operações diárias e aumentar o envolvimento dos funcionários.

• Apure a folha de pagamento com rastreamento de tempo com GPS: diretamente de seu telefone celular, os funcionários podem marcar a entrada e saída onde um registro de data e hora em tempo real e a localização GPS estão marcados.
• Comunicação interna mais forte: mantenha todos atualizados e engajados compartilhando atualizações ou boletins por meio de um feed social, inicie grupos 1:1 ou de bate-papo e pesquise contatos com o diretório de funcionários no aplicativo.
• Melhor envolvimento dos funcionários: faça pesquisas, compartilhe fotos, vídeos ou GIFs, use a caixa de sugestões e crie uma política de portas abertas para aumentar o envolvimento dos funcionários.
• Treinamento e integração eficientes: forneça a melhor experiência do funcionário por meio de acesso direto a recursos de treinamento, incluindo manual do funcionário, política de férias, horários, benefícios, código de vestimenta etc.
• Envie e receba relatórios em tempo real: simplifique os relatórios em movimento com relatórios em tempo real que podem ser enviados de qualquer lugar, como reembolso de despesas, relatório diário de declaração de saúde COVID-19 etc.
• Agendamento de trabalho eficiente: crie um agendamento baseado em diferentes requisitos, forneça todas as informações necessárias, como horário, endereço e instruções especiais, permita que sua equipe aceite e rejeite turnos e muito mais.
• Garanta a conformidade: mantenha sua equipe em conformidade com formulários digitais de 'ler e assinar', como manual do funcionário, política de assédio sexual etc.

A eliminação da publicidade paga não é totalmente recomendada, mas existem algumas alternativas mais baratas que você deve explorar ao procurar reduzir os custos comerciais:

• Rede! É mais provável que os clientes trabalhem com você porque o reconhecem, então aproveite todas as oportunidades de networking.
• Faça mais do seu trabalho de marketing internamente em vez de pagar a outra pessoa. Claro, existem muitos especialistas por aí, mas você pode fazer algumas pesquisas on-line para encontrar dicas e guias que funcionem para você.
• Aumente sua presença nas mídias sociais, mas escolha a plataforma certa para você, como Facebook, Snapchat, LinkedIn, Instagram, Twitter, Pinterest, etc. Certifique-se de definir uma meta e criar uma estratégia, pois postar aleatoriamente não levará a lugar algum. Apenas certifique-se de estar sendo genuíno e realmente se conectar com seu público.
• Ofereça um programa de referência enquanto cria sua lista de e-mail de clientes. Recomendações de clientes atuais podem levar a vendas mais rapidamente.
• Peça aos clientes atuais para escrever comentários, seja em seu site ou canal de mídia social, comentários brilhantes de clientes são de ouro! Ou peça recomendações no Reddit ou Quora. Lembre-se de que as pessoas confiam nas avaliações on-line quase tanto quanto se recebessem uma recomendação de um amigo ou membro da família.

Esses métodos modernos realmente funcionam, no entanto, para garantir que você corte os custos do negócio, basta tentar o máximo possível para ver o que funciona e o que não funciona para você.

Claro, o preço do papel, tinta, suprimentos de correio e postagem é mínimo, mas pode chegar a quantias extraordinárias se você não for cuidadoso.

Ao eliminar o papel (a menos que a impressão seja absolutamente necessária), você pode reduzir esses custos comerciais recorrentes. Mude para uma fatura digital e sistema de pagamento de contas e você pode arquivar toda a papelada em seu computador, porque uma vez que você imprime tudo, você tem que lidar com pilhas de papelada que só atrapalham o espaço do escritório! E isso não é ecologicamente correto nem é bom para os custos do negócio.

E não vamos começar com todas as listas de verificação, formulários e relatórios aos quais seus funcionários precisam acessar. Especialmente quando estão em movimento, a última coisa que querem fazer é carregar pastas de formulários. E a última coisa que você quer fazer é passar por cada formulário manualmente, se você o receber a tempo.

E se você se lembra, Connecteam é o aplicativo líder para gerenciar todos os fluxos de trabalho! Sejam formulários de integração, formulários de reembolso de despesas, solicitações de férias, formulários de licença médica, relatórios de segurança, faturas, check-out de equipamentos e qualquer outra coisa que você possa imaginar, pode ser preenchido de qualquer lugar. Além disso, ele pousará automaticamente em sua mesa em tempo real. Tudo o que você e seus funcionários precisam está disponível ao seu alcance.

O tempo do telefone fixo acabou. Muito tempo.

Se você ainda estiver usando um, está perdendo dinheiro, pois é um custo comercial desnecessário. Em vez disso, você deve usar seu telefone celular, VoIP ou até mesmo linhas telefônicas virtuais para economizar dinheiro.

De fato, a AT&T disse que até 2020, eles removerão a cobertura de telefone fixo: “Estamos investindo em uma tecnologia que os consumidores disseram que não querem mais e desperdiçando centenas de milhões de dólares preciosos que poderiam estar indo para as novas tecnologias isso faria um trabalho melhor no atendimento aos clientes.”

O orçamento é uma espécie de acéfalo quando se trata de reduzir os custos do negócio. Você simplesmente não pode tomar decisões financeiras inteligentes se não tiver uma ideia clara de quanto dinheiro está entrando e saindo a cada mês. Um orçamento permite que você tenha uma visão diária de como você pode reduzir as despesas de negócios ali mesmo.

O orçamento e a gestão financeira devem ser um foco para que você possa evitar erros comuns. A melhor opção é criar um “orçamento de trabalho”.

O termo “orçamento de trabalho” significa que é um trabalho em andamento. O dono olha todos os dias, consulta, acompanha e faz ajustes. É o plano de jogo para o negócio.

Um orçamento de trabalho permite que você faça ajustes à medida que avança para que você possa reduzir os custos de negócios em tempo real e não após o fato. No que diz respeito a como reduzir os custos de negócios, esta dica é realmente óbvia.

Dê uma olhada em suas apólices de seguro e contas financeiras para reduzir as despesas comerciais:

• Compare os provedores de seguros para economizar dinheiro no seguro e, em seguida, peça ao seu provedor atual que corresponda a essa taxa.
• Se possível, consolide apólices de seguro ou contas bancárias.
• Avalie as apólices de seguro para verificar se você está com excesso de seguro ou se tem cobertura duplicada.
• Evite dívidas desnecessárias. Conduza uma análise completa de custo-benefício e previsões futuras visando a expansão dos negócios.
  Considere os custos de oportunidade e os efeitos que ocorrem com os pagamentos da dívida no fluxo de caixa. O excesso de dívida pode afetar fortemente a classificação da empresa, as taxas de juros e os empréstimos no futuro.

Além disso, se você é proprietário de uma pequena empresa, é provável que seu cartão de crédito comercial esteja em seu próprio nome. E se for o caso, você precisa quitar o cartão, integralmente, todo mês. No entanto, os juros podem aumentar rapidamente, então adquira o hábito de pagá-los todos os meses, em vez de somar o valor e pagá-lo no final do ano. A maioria das taxas de juros do cartão de crédito é de 15,96%, o que significa que você pode economizar milhares todos os anos por não ter saldo no cartão de crédito.

Tempo é dinheiro – não é assim que diz o ditado? Portanto, certifique-se de trabalhar produtivamente sem perder tempo, caso contrário você estará apenas desperdiçando dinheiro. E isso é totalmente o oposto de reduzir os custos de negócios.

• Minimize as distrações com aplicativos como Focus Booster, Todoist ou Rescue Time. Essas soluções podem ajudá-lo a se concentrar rastreando sites que consomem seu tempo para que você possa ficar no ponto.
• Connecteam e Toggl são aplicativos que podem rastrear as horas de trabalho dos funcionários, o tempo gasto em atividades/projetos de trabalho e mostra as horas faturáveis. Isso não apenas mostra como e onde estão os projetos para que você tome decisões de negócios inteligentes, mas também garante que você tenha planilhas de horas precisas quando for a hora da folha de pagamento (com o Connecteam, você pode exportar planilhas de horas diretamente para o Quickbooks Online e Gusto para uma folha de pagamento 100% precisa ).

• Defina as expectativas de quanto tempo uma atividade ou tarefa deve levar e ofereça um incentivo se a expectativa for atendida ou demorar ainda menos.
• As reuniões devem ocorrer em um período de tempo predeterminado, para que todos tenham que chegar na hora, cumprir a agenda e terminar na hora marcada.
• Evite reuniões desnecessárias fazendo com que todos enviem uma agenda de reuniões para que possam destacar o que precisa ser discutido. Se você puder responder a maioria dos pontos deles em um e-mail, não há necessidade de uma reunião. Além disso, isso permite que você mostre à reunião as respostas ao que foi levantado, em vez de ter que agendar uma reunião de acompanhamento.

Se você não precisar de um local físico para sua empresa, não compre ou alugue um. Procure trabalhar em casa, em locais de trabalho compartilhados ou a cada semana ou mês, você pode alternar em qual casa você e seus funcionários trabalham.

No entanto, se um local físico é o que você precisa, aproveite ao máximo. Analise quanto espaço físico você tem, porque é provável que você não precise de tanto espaço de armazenamento. Consolide diferentes funções do seu negócio, como ter um espaço que seja bom para dupla finalidade. Uma sala de reuniões pode ser uma sala de descanso, por exemplo.

Equipamentos novos e com preço de varejo podem ser um custo comercial enorme e podem ser facilmente evitados. Então, ao pensar em como reduzir os custos do negócio, comece comprando móveis e equipamentos reformados. Afinal, é tão bom quanto o novo equipamento. Você não precisa de uma mesa ou cadeira nova, algo de uma loja Goodwill ou venda de garagem também pode fazer o truque.

Lembre-se que reformar não significa apenas uma coisa, pode envolver reestofar, adicionar um novo acabamento ou um assento diferente e até pintar alguns móveis antigos. Pense em todos aqueles projetos de antes e depois do Pinterest que você vê, é preciso um simples toque e muita paciência para transformar um equipamento usado em uma obra-prima moderna.

Existem maneiras de reduzir custos de negócios, como custos de material, e otimizar seus recursos. Tente isto:

• Venda sobras de papelão, papel e metal em vez de reciclar. Procure maneiras de usar seus resíduos para criar outro produto.
• Tire o máximo proveito do seu imóvel. Centralize ou consolide qualquer espaço possível e procure alugar espaço não utilizado.
• Ajuste e otimize recursos rastreando e medindo a eficiência operacional da empresa. Defina parâmetros de desempenho que reflitam suas metas e ofereça incentivos quando as metas forem atingidas.

Considere realmente se você precisa de um desenvolvedor web em tempo integral, designer gráfico, redator de conteúdo, etc. Talvez você só precise de alguns empregos por mês? Ofereça posições de meio período e certifique-se de terceirizar o trabalho para tarefas especializadas. No entanto, escolher o freelancer mais barato nem sempre é a opção mais inteligente, pois você pode não receber um trabalho de qualidade em troca. Um bom freelancer pode ter um alto custo inicial, mas é melhor pagar a alguém uma vez por um trabalho de alta qualidade do que pagar a alguém repetidamente para consertá-lo.

Fiverr e Upwork são os principais sites onde você pode encontrar freelancers de boa qualidade e preços para fazer o trabalho.

Nós sugerimos isso anteriormente, mas fazer viagens desnecessárias só consumirá seu tempo e fará com que as despesas de viagem aumentem. Evite isso para reduzir os custos comerciais usando aplicativos online que oferecem serviço de vídeo de qualidade, como Skype ou Zoom. Você pode fazer videoconferências, realizar webinars, compartilhar tela e muito mais.

Agora, sabemos que, devido ao COVID-19, viajar menos é muito mais fácil do que era antes e há muitas empresas que estão mudando para o trabalho remoto quando possível. Portanto, se você estiver trabalhando em casa, certifique-se de trabalhar de forma produtiva lendo nosso guia.

Seja rigoroso com as políticas do escritório, porque a conta de eletricidade pode ser um custo comercial ridiculamente alto. Desconecte eletrônicos não utilizados, desligue as luzes quando não estiverem em uso, use salas iluminadas pelo sol e muito mais, para economizar dinheiro. Parece uma maneira fácil de reduzir os custos de negócios, mas muitas vezes é esquecido.

Além disso, pode ser útil ligar para a empresa de eletricidade local para que ela faça uma auditoria de eletricidade para que você possa entender melhor como a eletricidade está sendo usada no escritório ou mesmo em sua casa.

Algumas outras dicas incluem: troque as lâmpadas, pois há muitas opções de economia de energia disponíveis, verifique se há vazamentos de ar, substitua o filtro de ar, ajuste o termostato para que você não o troque com frequência se houver uma geladeira e ajuste-o para 35 –38 graus e mais.

E, finalmente, ao ver como reduzir os custos do negócio, compre do pequeno!

Comprar localmente oferece mais flexibilidade porque, ao contrário de grandes provedores de serviços, uma pequena empresa local pode otimizar seu serviço para atender às suas necessidades como uma luva. Escreva uma lista de todas as principais empresas com as quais você trabalha e analise as listagens locais para ver se há outra empresa que custa menos.

Há também mais benefícios para toda a comunidade quando você compra localmente. Por exemplo, mais empregos são criados, dinheiro é mantido na comunidade, empresas de propriedade local contribuirão muito mais para instituições de caridade locais, a comunidade permanece única e oferece serviços únicos, oferece mais opções ao consumidor, reduz impactos ambientais, e muito mais.

Bottom Line sobre como reduzir os custos de negócios

Não importa em que nível sua empresa esteja atualmente, desde a fase de inicialização até uma fase bem estabelecida, cortar custos de negócios está sempre na mente de um empresário.

Por meio das dicas que descrevemos acima sobre como reduzir os custos do negócio, você tem muitas ideias na manga ao procurar reduzir os custos do negócio, e a última coisa que você quer fazer é cortar a equipe. Este deve ser sempre o último passo. Experimente uma combinação ou mesmo todas as dicas acima para reduzir os custos de negócios em qualquer ponto que for necessário.