14 Cara Sederhana & Efektif untuk Mengurangi Biaya Bisnis di 2023

Benar atau salah: Pemilik bisnis memiliki kebiasaan menghasilkan uang. Benar, tentu saja!

Tapi, inilah masalahnya, terlalu banyak pemilik bisnis yang membuang-buang uang untuk hal yang tidak perlu.

Faktanya, 82% dari semua bisnis gagal karena masalah arus kas, lapor Business Insider .

Mengurangi biaya bisnis dan menciptakan proses yang sehat dengan biaya lebih sedikit dari waktu ke waktu tidak harus memakan waktu atau terlalu banyak berpikir. Ini semua hanya tentang membuat pilihan cerdas saat mengurangi biaya bisnis.

Di blog ini, kami membagikan 14 cara mudah untuk mengurangi biaya bisnis. Percayalah, itu tidak serumit yang Anda pikirkan.

Menggunakan teknologi bila memungkinkan dapat membantu Anda menghemat uang dan memajukan bisnis Anda.

• Adakan rapat secara virtual sehingga Anda dapat menghemat uang bensin/gas
• Gunakan layanan pembayaran online gratis, seperti PayPal atau Venmo
• Google Docs atau Trello adalah solusi yang membantu mengatur dan memusatkan dokumen perusahaan Anda, ditambah itu adalah alat yang baik untuk membantu manajemen proyek

Tetapi jika Anda mencari cara untuk mengelola bisnis dan tim Anda secara efektif tanpa mengeluarkan uang, maka Anda memerlukan Connecteam. Connecteam adalah aplikasi manajemen karyawan all-in-one terkemuka yang menawarkan fitur canggih untuk membantu Anda merampingkan operasi harian dan meningkatkan keterlibatan karyawan.

• Penggajian yang akurat dengan pelacakan waktu bertenaga GPS: langsung dari ponsel mereka, karyawan dapat masuk dan keluar di mana stempel waktu real-time dan lokasi GPS ditandai.
• Komunikasi internal yang lebih kuat: buat semua orang tetap up to date dan terlibat dengan berbagi pembaruan atau buletin melalui umpan sosial, mulai 1:1 atau grup obrolan, dan cari kontak dengan direktori karyawan dalam aplikasi.
• Keterlibatan karyawan yang lebih baik: terbitkan survei, bagikan foto, video, atau GIF, gunakan kotak saran, dan buat kebijakan pintu terbuka untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.
• Pelatihan & orientasi yang efisien: memberikan pengalaman karyawan terbaik melalui akses langsung ke sumber daya pelatihan, termasuk buku pegangan karyawan, kebijakan liburan, jadwal, tunjangan, aturan berpakaian, dll.
• Kirim dan terima laporan secara real-time: merampingkan pelaporan saat bepergian dengan laporan real-time yang dapat dikirimkan dari mana saja, seperti penggantian biaya, laporan pernyataan kesehatan harian COVID-19, dll.
• Penjadwalan pekerjaan yang efisien: buat jadwal yang didasarkan pada persyaratan yang berbeda, berikan semua informasi yang diperlukan seperti waktu, alamat, dan instruksi khusus, izinkan tim Anda menerima dan menolak shift, dan banyak lagi.
• Pastikan kepatuhan: jaga agar tim Anda mematuhi formulir 'baca-dan-tanda' digital seperti buku pegangan karyawan, kebijakan pelecehan seksual, dll.

Menghilangkan iklan berbayar tidak disarankan sama sekali, tetapi ada beberapa alternatif yang lebih murah yang harus Anda jelajahi saat ingin mengurangi biaya bisnis:

• Jaringan! Pelanggan lebih cenderung bekerja dengan Anda karena mereka mengenali Anda, jadi ambillah semua peluang jaringan.
• Lakukan lebih banyak pekerjaan pemasaran Anda di rumah daripada membayar orang lain. Tentu, ada banyak ahli di luar sana, tetapi Anda dapat melakukan riset online untuk menemukan tip dan panduan yang cocok untuk Anda.
• Tingkatkan kehadiran media sosial Anda tetapi pilih platform yang tepat untuk Anda seperti Facebook, Snapchat, LinkedIn, Instagram, Twitter, Pinterest, dll. Pastikan untuk menetapkan tujuan dan membuat strategi, karena memposting secara acak tidak akan membawa Anda ke mana-mana. Pastikan saja Anda tulus dan benar-benar terhubung dengan audiens Anda.
• Tawarkan program rujukan sambil membangun daftar email pelanggan Anda. Rekomendasi dari pelanggan saat ini dapat menghasilkan penjualan lebih cepat.
• Minta pelanggan saat ini untuk menulis ulasan, baik di situs web atau saluran media sosial Anda, ulasan pelanggan yang bersinar adalah emas! Atau minta rekomendasi di Reddit atau Quora. Ingatlah bahwa orang-orang memercayai ulasan online hampir sama seperti jika mereka menerima rekomendasi dari teman atau anggota keluarga.

Metode modern ini benar-benar berhasil, namun, untuk memastikan Anda memotong biaya bisnis, maka Anda hanya perlu mencoba sebanyak mungkin untuk melihat apa yang berhasil dan tidak untuk Anda.

Tentu, harga kertas, tinta, perlengkapan surat, dan perangko memang minimal, tetapi bisa bertambah hingga jumlah yang luar biasa jika Anda tidak hati-hati.

Dengan tidak menggunakan kertas (kecuali pencetakan mutlak diperlukan), Anda dapat mengurangi biaya bisnis berulang ini. Beralih ke faktur digital dan sistem pembayaran tagihan dan Anda dapat mengajukan semua dokumen di komputer Anda karena setelah Anda mencetak semuanya, Anda harus berurusan dengan tumpukan dokumen yang hanya akan mengacaukan ruang kantor! Dan itu tidak ramah lingkungan juga tidak baik untuk biaya bisnis.

Dan jangan biarkan kami memulai semua daftar periksa, formulir, dan laporan yang perlu diakses oleh karyawan Anda. Terutama ketika mereka sedang bepergian, hal terakhir yang ingin mereka lakukan adalah membawa-bawa penjilid formulir. Dan hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah memeriksa setiap formulir secara manual jika Anda mendapatkannya tepat waktu.

Dan jika Anda ingat, Connecteam adalah aplikasi terkemuka untuk mengelola semua alur kerja! Baik itu formulir orientasi, formulir penggantian biaya, permintaan liburan, formulir cuti sakit, laporan keselamatan, faktur, checkout peralatan, dan apa pun yang dapat Anda pikirkan dapat diisi dari mana saja. Plus, itu akan secara otomatis mendarat di meja Anda secara real-time. Semua yang Anda dan karyawan Anda butuhkan tersedia di ujung jari Anda.

Waktu telepon rumah sudah habis. Lama berakhir.

Jika Anda masih menggunakannya, Anda mengeluarkan uang karena itu adalah biaya bisnis yang tidak perlu. Sebaliknya, Anda harus menggunakan ponsel Anda, VoIP, atau bahkan saluran telepon virtual untuk menghemat uang.

Faktanya, AT&T telah mengatakan bahwa pada tahun 2020, mereka akan menghapus cakupan telepon rumah, “Kami berinvestasi dalam teknologi yang menurut konsumen tidak mereka inginkan lagi dan membuang ratusan juta dolar yang berharga yang dapat digunakan untuk teknologi baru. itu akan melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam melayani pelanggan.”

Penganggaran adalah jenis no-brainer ketika datang untuk mengurangi biaya bisnis. Anda tidak dapat membuat keputusan keuangan yang cerdas jika Anda tidak benar-benar memiliki gagasan yang jelas tentang berapa banyak uang yang masuk dan keluar setiap bulan. Anggaran memungkinkan Anda untuk memiliki pandangan harian tentang bagaimana Anda dapat mengurangi pengeluaran bisnis saat itu juga.

Penganggaran dan pengelolaan keuangan harus menjadi fokus agar Anda terhindar dari kesalahan umum. Pilihan terbaik adalah membuat "anggaran kerja".

Yang dimaksud dengan “anggaran kerja” adalah pekerjaan yang sedang berjalan. Pemiliknya melihatnya setiap hari, berkonsultasi, mengikutinya, dan membuat penyesuaian. Ini adalah rencana permainan untuk bisnis.

Anggaran kerja memungkinkan Anda melakukan penyesuaian seiring berjalannya waktu sehingga Anda dapat memangkas biaya bisnis secara real-time dan bukan setelahnya. Sejauh bagaimana mengurangi biaya bisnis, tip ini benar-benar tidak perlu dipikirkan.

Perhatikan baik-baik polis asuransi dan rekening keuangan Anda untuk mengurangi pengeluaran bisnis:

• Bandingkan penyedia asuransi untuk menghemat uang pada asuransi dan kemudian minta penyedia Anda saat ini untuk mencocokkan tarif itu.
• Jika memungkinkan, konsolidasikan polis asuransi atau rekening bank.
• Evaluasi polis asuransi untuk memeriksa apakah Anda terlalu diasuransikan atau memiliki cakupan ganda.
• Hindari hutang yang tidak perlu. Lakukan analisis biaya-manfaat menyeluruh dan peramalan masa depan untuk melihat ekspansi bisnis.
  Pertimbangkan biaya peluang dan efek yang terjadi dengan pembayaran utang pada arus kas. Kelebihan hutang dapat sangat mempengaruhi peringkat perusahaan, suku bunga, dan pinjaman di masa depan.

Selain itu, jika Anda adalah pemilik usaha kecil, maka kemungkinan besar kartu kredit bisnis Anda atas nama Anda sendiri. Dan jika itu masalahnya, Anda harus melunasi kartu tersebut, secara penuh, setiap bulan. Namun, biaya bunga dapat bertambah dengan cepat, jadi biasakan untuk melunasinya setiap bulan daripada menambahkan jumlah dan melunasinya pada akhir tahun. Sebagian besar suku bunga kartu kredit adalah 15,96% sehingga Anda dapat menghemat ribuan setiap tahun dengan tidak memiliki saldo di kartu kredit Anda.

Waktu adalah uang – bukankah begitu kata pepatah? Jadi pastikan untuk bekerja secara produktif tanpa membuang waktu jika tidak, Anda hanya membuang-buang uang. Dan itulah kebalikan total dari pengurangan biaya bisnis.

• Minimalkan gangguan dengan aplikasi seperti Focus Booster, Todoist, atau Rescue Time. Solusi ini dapat membantu Anda untuk fokus dengan melacak situs yang menghabiskan waktu Anda sehingga Anda dapat tetap fokus.
• Connecteam dan Toggl adalah aplikasi yang dapat melacak jam kerja karyawan, waktu yang dihabiskan untuk aktivitas/proyek kerja, dan menunjukkan jam yang dapat ditagih. Ini tidak hanya menunjukkan kepada Anda bagaimana dan di mana proyek berdiri sehingga Anda membuat keputusan bisnis yang cerdas, tetapi juga memastikan Anda memiliki lembar waktu yang akurat saat waktunya untuk penggajian (dengan Connecteam, Anda dapat mengekspor lembar waktu langsung ke Quickbooks Online dan Gusto untuk penggajian yang akurat 100% ).

• Tetapkan harapan untuk berapa lama suatu kegiatan atau tugas harus dilakukan dan tawarkan insentif jika harapan terpenuhi atau membutuhkan waktu lebih sedikit.
• Rapat harus berjalan pada blok waktu yang telah ditentukan sehingga setiap orang harus datang tepat waktu, harus tetap pada agenda, dan harus selesai pada waktu yang ditentukan.
• Hindari rapat yang tidak perlu dengan meminta semua orang mengirimkan agenda rapat sehingga mereka dapat menyoroti apa yang perlu didiskusikan. Jika Anda dapat menjawab sebagian besar poin mereka dalam email, maka tidak perlu ada rapat. Plus, ini memungkinkan Anda untuk menunjukkan ke rapat dengan jawaban atas apa yang diangkat daripada harus menjadwalkan rapat tindak lanjut.

Jika Anda tidak memerlukan lokasi fisik untuk bisnis Anda, maka jangan membeli atau menyewanya. Lihatlah bekerja dari rumah, tempat kerja bersama, atau setiap minggu atau bulan, Anda dapat beralih dari rumah mana Anda dan karyawan Anda bekerja.

Namun, jika lokasi fisik adalah yang Anda butuhkan, manfaatkan sebaik-baiknya. Analisis berapa banyak ruang fisik yang Anda miliki karena kemungkinan Anda tidak membutuhkan banyak ruang penyimpanan. Konsolidasikan berbagai fungsi bisnis Anda, seperti memiliki ruang yang bagus untuk tujuan ganda. Ruang pertemuan bisa menjadi ruang istirahat, misalnya.

Peralatan baru dengan harga eceran dapat menjadi biaya bisnis yang sangat besar dan merupakan salah satu yang dapat dengan mudah dihindari. Jadi, ketika berpikir tentang cara mengurangi biaya bisnis, mulailah dengan membeli furnitur dan peralatan yang diperbaharui. Lagi pula, itu sama bagusnya dengan peralatan baru. Anda tidak memerlukan meja atau kursi baru, sesuatu dari toko Goodwill atau garage sale juga bisa melakukannya.

Ingatlah bahwa perbaikan tidak hanya berarti satu hal, itu bisa melibatkan pelapisan ulang, menambahkan lapisan baru atau tempat duduk yang berbeda, dan bahkan mengecat beberapa perabotan lama. Pikirkan tentang semua Pinterest sebelum dan sesudah proyek yang Anda lihat, dibutuhkan sentuhan sederhana dan banyak kesabaran untuk mengubah peralatan bekas menjadi mahakarya modern.

Ada cara untuk memotong biaya bisnis seperti biaya material dan mengoptimalkan sumber daya Anda. Coba ini:

• Jual sisa kardus, kertas, dan logam alih-alih daur ulang. Cari tahu cara Anda dapat menggunakan limbah Anda untuk membuat produk lain.
• Dapatkan hasil maksimal dari real estat Anda. Memusatkan atau mengkonsolidasikan ruang apa pun yang memungkinkan dan melihat ke dalam penyewaan ruang yang tidak digunakan.
• Sesuaikan dan optimalkan sumber daya dengan melacak dan mengukur efisiensi operasional perusahaan. Tetapkan parameter kinerja yang mencerminkan sasaran Anda dan tawarkan insentif saat sasaran tercapai.

Benar-benar mempertimbangkan jika Anda membutuhkan pengembang web penuh waktu, desainer grafis, penulis konten, dll. Mungkin Anda hanya perlu beberapa pekerjaan sebulan? Tawarkan posisi paruh waktu dan pastikan untuk melakukan outsourcing pekerjaan untuk tugas-tugas khusus. Namun, memilih freelancer termurah tidak selalu merupakan pilihan paling cerdas karena Anda mungkin tidak mendapatkan pekerjaan yang berkualitas sebagai imbalannya. Seorang freelancer yang baik mungkin memiliki biaya di muka yang tinggi tetapi lebih baik membayar seseorang satu kali untuk pekerjaan berkualitas tinggi daripada membayar seseorang berulang kali untuk memperbaikinya.

Fiverr dan Upwork adalah situs teratas di mana Anda dapat menemukan freelancer berkualitas baik dan harga terjangkau untuk menyelesaikan pekerjaan.

Kami mengisyaratkan hal ini sebelumnya, tetapi melakukan perjalanan yang tidak perlu hanya akan menghabiskan waktu Anda dan akan menyebabkan biaya perjalanan bertambah. Hindari hal ini untuk mengurangi biaya bisnis dengan menggunakan aplikasi online yang menawarkan layanan video berkualitas, seperti Skype atau Zoom. Anda dapat melakukan konferensi video, mengadakan webinar, berbagi layar, dan banyak lagi.

Sekarang, kita tahu bahwa karena COVID-19, bepergian lebih sedikit jauh lebih mudah daripada sebelumnya dan ada banyak bisnis yang beralih ke pekerjaan jarak jauh jika memungkinkan. Jadi, jika Anda akan bekerja dari rumah, pastikan Anda bekerja secara produktif dengan membaca panduan kami.

Bersikaplah tegas terhadap kebijakan kantor karena tagihan listrik bisa menjadi biaya bisnis yang sangat tinggi. Cabut steker elektronik yang tidak digunakan, matikan lampu saat tidak digunakan, gunakan ruangan yang diterangi matahari, dan banyak lagi, untuk menghemat uang. Sepertinya cara mudah untuk mengurangi biaya bisnis tetapi sering diabaikan.

Selain itu, dapat membantu untuk menghubungi perusahaan listrik lokal Anda agar mereka menjalankan audit listrik sehingga Anda dapat lebih memahami bagaimana listrik digunakan di kantor atau bahkan di rumah Anda.

Beberapa tips lainnya antara lain: ganti bohlam karena tersedia banyak pilihan hemat energi, periksa kebocoran udara, ganti filter udara, atur termostat agar tidak sering ganti jika ada kulkas maka setel ke 35 –38 derajat, dan banyak lagi.

Dan akhirnya, ketika melihat bagaimana cara mengurangi biaya bisnis… belilah dari si kecil!

Berbelanja secara lokal menawarkan Anda lebih banyak fleksibilitas, karena, tidak seperti penyedia layanan besar, bisnis lokal kecil dapat mengoptimalkan layanan mereka agar sesuai dengan kebutuhan Anda seperti sarung tangan. Tulis daftar semua perusahaan besar tempat Anda bekerja dan lihat daftar lokal untuk melihat apakah ada perusahaan lain yang lebih murah.

Ada juga lebih banyak manfaat bagi seluruh komunitas ketika Anda membeli secara lokal. Misalnya, lebih banyak pekerjaan diciptakan, uang disimpan di komunitas, bisnis milik lokal akan berkontribusi lebih banyak untuk amal lokal, komunitas tetap unik dan menawarkan layanan yang unik, menawarkan lebih banyak pilihan konsumen, mengurangi dampak lingkungan, dan banyak lagi.

Intinya Tentang Cara Mengurangi Biaya Bisnis

Tidak peduli apa tingkat bisnis Anda saat ini, dari fase startup hingga yang mapan, pemotongan biaya bisnis selalu ada di benak pemilik bisnis.

Melalui tips yang kami uraikan di atas tentang cara mengurangi biaya bisnis, Anda memiliki banyak ide saat ingin mengurangi biaya bisnis, dan hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah memotong staf. Ini harus selalu menjadi langkah terakhir. Cobalah kombinasi atau bahkan semua tips di atas untuk mengurangi biaya bisnis kapan pun diperlukan.