Ce sunt silozurile de date și ce probleme provoacă?

Datele sunt avantajul tău competitiv. Vă permite să vă îmbunătățiți procesele, produsele și operațiunile pentru a construi o afacere mai bună decât concurența. Dar datele sunt, de asemenea, fragile, iar fără o guvernare adecvată a datelor, integritatea datelor poate fi compromisă.

În această postare pe blog, vom vorbi despre unul dintre motivele majore ale problemelor de integritate a datelor: silozurile de date. Să analizăm ce sunt, de ce există și cum să le descompunem.

Recomandări cheie

• Silozurile de date sunt date pe care un individ sau un departament le susține că alții din organizație nu le pot accesa.
• Organizațiile în creștere, cultura slabă a datelor și lipsa tehnologiei potrivite sunt principalele cauze ale datelor izolate.
• Silozurile de date sunt problematice deoarece limitează vizibilitatea afacerii, amenință integritatea datelor, risipesc resursele companiei, creează un mediu mai puțin colaborativ, duc la o experiență slabă a clienților și compromit securitatea datelor.
• Unele simptome comune ale datelor izolate sunt timpul lent până la înțelegere sau angajații frustrați din cauza lipsei de vizibilitate a afacerii.
• Distrugerea silozurilor de date este un proces lung și provocator. Puteți face acest lucru mai ușor folosind platforme de automatizare, cum ar fi o conductă ETL care extrage date din diferite surse, le transformă și le împinge la o singură sursă de adevăr (SSOT).

Ce sunt silozurile de date?

Gândiți-vă la silozurile de date ca la insule de date de afaceri care aparțin unui departament sau chiar unui individ – și care nu pot fi accesate de alții din organizație. Acest lucru are ca rezultat informații izolate care în cele din urmă corupă calitatea datelor organizației.

De ce există silozuri de date?

Nimeni nu începe să plănuiască să facă silozuri de date. Dar unele organizații sunt mai susceptibile la acestea.

Structura organizatorică se pretează la date izolate

Afacerile beneficiază adesea de o separare a responsabilităților. Dar departamentarea poate duce la izolarea unor date. Cu fiecare departament care își colectează propriile date pentru propriul scop, ei creează din neatenție silozuri de date.

Afacerea nu are o cultură bună a calității datelor

Organizațiile cu o cultură a datelor imatură au mai multe șanse să aibă probleme cu silozurile de date. Aceste companii nu au de obicei documentație și guvernanță a datelor, așa că nu există o înțelegere comună a colectării, gestionării și stocării datelor.

Acest lucru are ca rezultat angajații fără îndrumări adecvate cu privire la partajarea datelor pe care le colectează.

Tehnologia reduce eforturile de calitate a datelor

Tehnologia poate sabota uneori eforturile unei organizații de a menține date de bună calitate.

Atunci când o întreprindere folosește diverse programe software pentru a-și desfășura operațiunile, este posibil ca aceste piese diferite de software să nu fie compatibile între ele. Acest lucru complică partajarea datelor.

Alternativ, unele organizații nu au acces la tehnologia care acordă prioritate comunicării între diferite surse de date, ceea ce duce inevitabil la probleme de siloz de date.

Creșterea afacerii slăbește practicile de gestionare a datelor

Creșterea afacerii duce la formarea de noi departamente, noi angajați, noi procese și noi software pentru a sprijini afacerea în expansiune.

Când gestionarea datelor nu este o prioritate, toate aceste schimbări recente îi lasă pe indivizi să inventeze lucrurile pe măsură ce merg, ceea ce duce aproape întotdeauna la probleme de calitate a datelor, în special la silozuri de date.

Exemple comune de silozuri de date

Datele nu stau în silozuri de la sine. Acțiunile pe care le întreprindem sunt cele care pun datele în silozuri. Iată o trecere în revistă a cazurilor obișnuite de utilizare când organizațiile limitează accesibilitatea datelor (cel mai adesea neintenționat).

Utilizarea foilor de calcul în majoritatea operațiunilor de afaceri

Foile de calcul sunt încă cel mai popular instrument de procesare, interogare și democratizare a datelor în multe companii. Chiar dacă adesea devin o durere în gât pentru echipele de date.

Specialiștii non-tehnici (de exemplu, marketeri sau ofițeri financiari) stăpânesc formulele foilor de calcul și fac lucruri incredibile cu o singură CĂUTARE V.

În ciuda ușurinței lor de utilizare, foile de calcul devin adesea un cimitir pentru date. După efectuarea interogărilor necesare, datele se pierd pe cloud-ul cuiva și nu ajung la stocarea centralizată.

O foaie de calcul devine, de asemenea, un siloz de date atunci când trece de la prototip la producție. Dacă o parte din logica dvs. de afaceri se învârte în jurul foilor de calcul, este un semn clar că trebuie să veniți cu ceva mai practic. Există mai multe motive pentru a evita foile de calcul, de la limite de date până la incapacitatea de a include fiecare foaie de calcul într-un proces de guvernare a datelor.

Cum să vă eliminați datele din foile de calcul: Începeți cu examinarea foilor de calcul gigantice care sunt fundamentale pentru unele dintre operațiunile dvs. de afaceri. Cel mai probabil, sunt ineficiente din cauza dimensiunii lor și a numeroaselor macrocomenzi și formule care se află deasupra lor.

Găsirea unei modalități de a transfera date într-o arhitectură mai durabilă, cum ar fi un depozit de date în cloud, va îmbunătăți accesibilitatea datelor și performanța individuală a fiecărui angajat care interacționează cu datele.

Interogări de transformare slab structurate

Când se adună diferite tipuri de date, cum ar fi datele financiare, de marketing și de vânzări, pentru a crea o singură sursă de adevăr, lucrurile devin puțin dezordonate.

În primul rând, date diferite au convenții de denumire diferite care trebuie aliniate pentru a avea sens. În plus, trebuie să creați interogări suplimentare pe lângă cele anterioare pentru a crea rapoarte ad-hoc privind performanța campaniei, creșterea veniturilor și așa mai departe.

În cele din urmă, ajungeți să aveți o interogare SQL de trei pagini, care are sens numai pentru proprietarul său. Lucrările dvs. de transformare ar putea fi atât de complexe încât o parte din datele necesare pur și simplu nu ajunge în conducta de date.

Partea cea mai proastă este că analiștii pot observa scăderea/creșterea drastică a valorilor, dar nu pot înțelege motivul din spatele acesteia, deoarece nu își pot da seama cum au fost interogate aceste date.

Cum să vă eliminați datele din interogări complexe: problema poate fi abordată în două moduri diferite.

Dacă compania dvs. efectuează transformări în interior, împărțiți interogările complexe în mai multe puncte de control și stocați-le în tabele pentru o verificare intermediară a calității datelor. Pașii de transformare clar definiți și verificarea calității datelor după fiecare pas asigură că niciuna dintre date nu scapă din conductă.

O altă opțiune este utilizarea soluțiilor de transformare automată pentru diferite tipuri de date. De exemplu, Improvado, o conductă automată de date de marketing, transformă toate datele conform unor rețete predefinite. Poți alege orice rețetă și știi exact cum vor arăta datele tale după procesul de transformare.

Improvado vă permite, de asemenea, să vă creați propriile interogări de transformare asemănătoare SQL într-o interfață fără cod, asemănătoare unei foi de calcul. Puteți vedea clar dependențele dintre diferite intrări de date și puteți transforma datele în orice mod aveți nevoie, fără a scrie nicio interogare SQL.

Soluții de la terțe părți care vă țin datele ostatice

Piața de astăzi este plină de soluții ETL care vă pot extrage datele din orice sursă, le pot transforma într-un format ușor de digerat și le pot afișa în tablouri de bord perspicace. Cu toate acestea, majoritatea acestor soluții au un dezavantaj major: blocarea furnizorului.

Să luăm ca exemplu Datorama (Salesforce Marketing Cloud). Este o soluție cuprinzătoare pentru companiile mari, care automatizează raportarea de marketing și eficientizează datele din sute de surse. De la prima vedere, este visul fiecărui marketer. Dispune de rapoarte ad-hoc privind datele de pe toate platformele de anunțuri populare.

Lucrurile se complică dacă sunt privite dintr-un unghi siloz de date. Nu puteți încărca date din Datorama în stocarea dvs. internă sau îmbina aceste date cu informații terță parte adunate de partea dvs. Cu alte cuvinte, devii destul de blocat cu date disponibile numai în Datorama și nu poți împărtăși informații utile și în afara platformei.

Această blocare a furnizorului vă face dependent de furnizor și vulnerabil la orice modificare a politicii de prețuri. Dacă nu ești de acord cu modificările de preț, nu poți pur și simplu să renunți la platformă, deoarece pierzi toate datele istorice pe care le-ai acumulat. De aceea trebuie să te gândești de două ori înainte de a-ți încredința datele unor astfel de platforme.

Cum să vă salvați datele de a fi blocate: dacă decideți să utilizați o platformă terță parte, alegeți un furnizor care vă oferă acces deplin la datele dvs.

Din nou, să aruncăm o privire la Improvado. Vă oferă diferite moduri de a vă stoca datele. Poate fi încărcat fie în depozitul dvs. de date cloud, cum ar fi Google Big Query, fie vă puteți interoga datele din mediul Improvado. Dacă nu aveți propriul depozit de date sau expertiză pentru a gestiona unul, Improvado vă oferă servicii de gestionare a depozitului de date.

În acest fel, știi că datele tale vor rămâne cu tine în orice circumstanță și le poți face pe deplin accesibile oricărui angajat din compania ta.

De ce sunt silozurile de date problematice?

Silozurile de date sunt o problemă foarte comună cu implicații organizaționale și de afaceri de anvergură.

Limitați vizibilitatea afacerii

Atunci când datele relevante de afaceri nu pot fi conectate la o bază de date centrală, informațiile la care ajung factorii de decizie nu vor reflecta starea reală a operațiunilor de afaceri. Acest lucru poate contribui la deciziile de afaceri care fac mai mult rău decât bine.

De asemenea, atunci când analiștii au nevoie de date care nu sunt ușor accesibile, le va lua mult timp să le găsească din locuri diferite. Acest lucru reduce timpul de obținere a informațiilor, timpul mediu necesar pentru a obține informații utile și încetinește agilitatea afacerii.

Unele perspective pot scăpa complet de analiză fără schimbul de date între departamente.

De exemplu, cum veți atribui clienții potențiali veniturilor și cum veți identifica canalele cu cele mai bune performanțe fără alinierea vânzărilor și a marketingului? Sau, cum veți cunoaște LTV-ul clienților dvs. fără informații de la echipa de succes a clienților?

Subminați integritatea datelor

Silozurile de date au ca rezultat date comerciale incomplete, ceea ce pune în pericol integritatea datelor.

Acest lucru poate duce la decizii de afaceri proaste în cel puțin sau în cel mai rău caz dezastre mari - după cum a aflat NASA după ce au pierdut Mars Climate Orbiter, deoarece două departamente nu au reușit să comunice că foloseau unități de măsură diferite.

Chiar dacă nu lucrați în industria aerospațială, sunteți totuși vulnerabil la părtiniri cauzate de silozurile de date. Imaginați-vă un departament de marketing care încearcă să optimizeze campaniile pentru venituri fără date relevante de vânzări. Întreaga optimizare devine doar o presupunere.

Risipirea resurselor de afaceri

Costurile de stocare a datelor pot fi prohibitiv de costisitoare. Deoarece multe silozuri de date stochează date similare sau învechite, organizația dvs. alocă resurse bugetare pentru stocarea de date care nu mai deservește organizația.

În continuare, deciziile de afaceri bazate pe aceste date pot afecta chiar veniturile afacerii. De exemplu, dacă aveți date inexacte în timpul lansării unui produs, furnizorul dvs. de servicii de e-mail (EMS) poate trimite e-mailul greșit clienților. Sau la segmentul greșit, sau în ziua greșită. Acest lucru nu numai că distruge încrederea clienților, ci afectează și rentabilitatea investiției.

Reduceți colaborarea angajaților

Datele care nu sunt partajate liber pot crea conflicte între angajați și departamente.

Să presupunem că doriți să știți dacă noul mesaj rezonează și ajunge la clienți potențiali. Pentru aceasta, trebuie să evaluați calitatea clienților potențiali și să verificați rata de conversie a clienților potențiali către vânzări.

Ce se întâmplă dacă este nevoie de mult timp pentru a obține aceste date din vânzări, dacă este deloc, încetinind procesele dvs.? Acest lucru poate declanșa sentimente teribile între dvs. și punctul dvs. de contact din departamentul de vânzări.

În mod similar, lipsa transparenței datelor împiedică colaborarea între diferite departamente. Ei devin propriile lor insule unde ideile bune mor pentru că colaborarea și cooperarea nu sunt încurajate.

Amplifică experiența slabă a clienților

De fiecare dată când clienții interacționează cu o afacere, există un software care poate înregistra acea interacțiune.

Acum imaginați-vă dacă nu ar exista nicio modalitate de a conecta datele între aceste instrumente diferite. O mulțime de date ar fi izolate și ați avea un timp groaznic să vă dați seama ce parte a călătoriei clienților să optimizați și cum ați putea personaliza fiecare implicare a clientului.

Acest lucru ar duce în continuare la o experiență neconexă a clienților, care i-ar îndepărta de marca dvs.

Compromite securitatea datelor

Când datele sunt stocate în folderul digital al cuiva, care este inaccesibil de o rețea centralizată de securitate a datelor, devine dificil pentru organizații să pună măsuri de securitate în aceste arhive. Nu veți avea control asupra permisiunilor utilizatorilor, ceea ce crește amenințarea cu încălcarea datelor.

Cum știți că aveți probleme cu silozurile de date?

Problemele silozurilor de date se manifestă adesea în operațiunile de afaceri de zi cu zi. Ele afectează pe toată lumea la toate nivelurile, de la factorii de decizie până la angajații din prima linie.

Directorii de top vor avea nevoie de mult timp pentru a obține informațiile de care au nevoie pentru a lua decizii. Ei nu vor ști ce pârghii să tragă pentru a atinge obiectivele de afaceri. Această lipsă de vizibilitate asupra tendințelor din industrie înseamnă că acestea sunt adesea lente în a răspunde nevoilor în schimbare ale clienților.

Lipsa alinierii vânzărilor și marketingului poate fi, de asemenea, un simptom al problemelor silozului de date. Când indivizii simt că nu au acces la date relevante pentru a-și îndeplini munca, este convenabil să arăți cu degetul către alți angajați care „rețin” informațiile. Acest lucru duce adesea la concurență nesănătoasă și la un mediu de lucru toxic, ca să nu mai vorbim de performanțe slabe și pierderi de venituri.

Cum să distrugi silozurile de date

Defalcarea silozurilor de date poate fi una dintre cele mai dificile sarcini care există pentru companii. Sunt atât de înrădăcinate în cultura companiei încât sunt greu de eliminat. Defalcarea acestora trebuie să fie o inițiativă de sus în jos și un program de educație la nivel de companie.

Acceptă că există

Silozurile de date se pot întâmpla oricărei organizații. Cu cât compania dvs. acceptă mai repede acest lucru, cu atât mai repede veți lua măsurile necesare pentru a le elimina.

Aflați cum sunt luate deciziile în organizația dvs

Scopul principal al datelor în orice organizație este de a lua decizii mai bune. Deci, pentru a înțelege fluxul de date din interiorul companiei dvs., trebuie mai întâi să definiți clar procesul de luare a deciziilor.

Chris Ortega, CEO al Fresh FP&A și un influenț financiar remarcabil, sugerează utilizarea unui cadru numit Ciclul de decizie. Conform acestui cadru, ciclul decizional descompune deciziile în cinci piloni de bază:

1. Procesele
2. Date
3. informație
4. Cunoştinţe
5. Deciziile de afaceri

Acești piloni sunt interconectați unul cu celălalt. Cu alte cuvinte, procesele conduc datele. Datele sunt apoi transformate în informații. La rândul lor, acele informații devin cunoștințe care influențează toate deciziile de afaceri.

Când realizați cum sunt luate deciziile în cadrul organizației dvs., puteți identifica silozurile de date între departamente și puteți găsi tehnologiile potrivite pentru a automatiza procesul de conversie a datelor în cunoștințe și pentru a reduce frecarea în procesul de luare a deciziilor.

Identificați silozurile de date din organizația dvs

Identificați cauza principală a problemelor silozului de date. Este cultura companiei? Tehnologia? Procesele? Apoi faceți un plan pentru a le consolida, înlocui sau gestionați.

Dacă aveți date izolate în interiorul organizației, departamentele dumneavoastră funcționează probabil ca unități de afaceri separate. Aceasta înseamnă că trebuie să identificați orice date izolate în interiorul fiecărui departament.

Iată câteva semne care indică că ești pe drumul cel bun:

• Un departament se plânge adesea de lipsa de date pentru anumite activități de afaceri.
• Nu există date suficiente pentru a înțelege influența departamentului asupra proceselor de afaceri ale companiei (imaginați-vă că lipsește o singură piesă de puzzle din imaginea holistică a eforturilor companiei dvs.).
• Există incertitudine cu privire la valorile de succes ale unui anumit departament.
• Există o incapacitate de a accesa rapid datele departamentului.

De asemenea, contactați-vă echipa IT pentru a obține o listă a sistemelor utilizate de fiecare departament pentru a înțelege mai bine unde lipsesc datele.

Identificați nevoile de date ale diferitelor departamente și persoane

Enumeră diferitele echipe care au nevoie de date și află de ce au nevoie și de ce au nevoie de ele. Apoi identificați ce alte departamente înregistrează deja acele date și cum le înregistrează.

Integrați toate datele și aplicațiile

Găsiți o modalitate de a obține diferite aplicații de afaceri pentru a comunica între ele. Puteți combina câteva aplicații? Există vreun software care îngreunează partajarea datelor? Puteți înlocui oricare dintre instrumentele pe care le utilizați în prezent?

Odată ce ați înțeles acest lucru, construiți o singură sursă de adevăr pentru toate datele colectate de organizația dvs. Folosiți instrumente flexibile și scalabile, cum ar fi o platformă ETL care ajută la distrugerea silozurilor de date, transformă datele într-un singur format și încarcă datele unificate într-un depozit de date.

Adăugați context de afaceri datelor dvs

Datele în sine sunt un concept foarte tehnic. Există tabele, uniuni, uniuni și mult mai mult jargon tehnic. Dar când vine vorba de procese de afaceri, datele tale trebuie să aibă un context de afaceri.

Imaginați-vă un tabel de bază de date numit „cost-flowchart-1.XML”. Nu pare ceva de mare valoare pentru o persoană netehnică. Dar când toată lumea știe că acest tabel este o ierarhie a centrului de cost sau o diagramă a clienților potențiali atrași în timpul trimestrului, capătă o anumită semnificație.

Datele nesilozate sunt un activ la nivel de companie, nu doar un set de numere pentru inginerii de date. Deci, ar trebui să fie ușor de citit pentru oricine interacționează cu el.

Așa cum a spus Jagdish Sahasrabudhe, SVP Business Applications and Platform la SAP, în discursul său recent: „Doar atunci când aveți context și semantică atribuite datelor, aceasta este ceea ce aduce datele respective mai aproape de un proces de afaceri. Fără asta, sunt doar o grămadă de biți și octeți.”

Dezvoltați o strategie pentru datele nesilodate

A face datele tale accesibile este grozav în mod implicit. Dar, la o scară mai mare, trebuie să vă puneți o întrebare: „De ce are nevoie compania mea?”

Ar putea fi un impuls spre inovare, precum și o inițiativă care nu a reușit să ofere niciun rezultat. Și singura diferență între aceste rezultate este strategia.

S-ar putea să vă gândiți să găsiți un partener care să completeze lipsurile de experiență și strategie atunci când vine vorba de utilizarea datelor dvs. pentru a stimula inovația. În loc să vă asumați această responsabilitate asupra dvs. sau a colegilor dvs., de ce să nu o delegați unei echipe care a ajutat mai multe companii din diferite industrii?

Prin cadrul serviciilor profesionale, Improvado trece de la furnizor la partener și ajută echipele de clienți să construiască tablouri de bord perspicace și să ia decizii informate pe baza datelor disponibile. Este important să aveți îndrumare și expertiză de partea dvs. la începutul procesului pentru a avea o strategie clară despre ce să faceți cu noile dvs. date.

Dezvoltați și mobilizați programul dvs. de calitate a datelor

Calitatea datelor este adesea privită ca o problemă IT, dar, în realitate, este o responsabilitate comună. Încurajează proprietatea asupra datelor, astfel încât toată lumea să fie responsabilă pentru crearea și stocarea datelor de bună calitate. Pentru a asigura succesul programului dvs. de guvernare a datelor, faceți-l clar și ușor de înțeles pentru toată lumea din companie.

În cele din urmă, faceți din transparența datelor un aspect valoros al afacerii. Opriți cultura competiției între departamente și subliniați importanța colaborării pentru creșterea afacerii.

Gestionați-vă noua cultură a datelor

Lansarea unui nou sistem de calitate a datelor poate dura timp. Unii angajați s-ar putea întoarce la vechile practici sau ar putea fi confuzi cu privire la ceea ce ar trebui să facă.

Pregătiți-vă pentru aceste dezavantaje. Fiți flexibil în modul în care gestionați datele în viitor, în timp ce echipa se obișnuiește cu noua abordare a gestionării datelor.

Randul tau

Defalcarea silozurilor de date ar trebui să facă parte dintr-un program complet de gestionare a datelor. Când aveți reglementări în vigoare pentru exact modul în care organizația dvs. colectează, gestionează și stochează datele, este mai puțin probabil să apară silozuri de date.