ไซโลข้อมูลคืออะไรและก่อให้เกิดปัญหาอะไร

ข้อมูลคือข้อได้เปรียบในการแข่งขันของคุณ ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ และการดำเนินการเพื่อสร้างธุรกิจที่ดีกว่าคู่แข่ง แต่ข้อมูลก็เปราะบางเช่นกัน และหากไม่มีการกำกับดูแลข้อมูลที่เหมาะสม ความสมบูรณ์ของข้อมูลอาจถูกบุกรุกได้

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงสาเหตุหลักประการหนึ่งของปัญหาความสมบูรณ์ของข้อมูล นั่นคือ ไซโลข้อมูล เรามาเจาะลึกกันว่ามันคืออะไร ทำไมมันถึงมีอยู่ และจะทำลายมันได้อย่างไร

ประเด็นที่สำคัญ

• ไซโลข้อมูลคือข้อมูลที่บุคคลหรือแผนกเก็บรักษาไว้ซึ่งผู้อื่นในองค์กรไม่สามารถเข้าถึงได้
• องค์กรที่กำลังเติบโต วัฒนธรรมข้อมูลที่ไม่ดี และการขาดเทคโนโลยีที่เหมาะสม เป็นสาเหตุหลักของข้อมูลที่แยกไว้
• ไซโลข้อมูลเป็นปัญหาเนื่องจากจำกัดการมองเห็นทางธุรกิจ คุกคามความสมบูรณ์ของข้อมูล สูญเสียทรัพยากรของบริษัท สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันน้อยลง นำไปสู่ประสบการณ์ที่ไม่ดีของลูกค้า และส่งผลต่อความปลอดภัยของข้อมูล
• อาการทั่วไปบางประการของข้อมูลที่แยกไว้คือเวลาในการเข้าใจข้อมูลเชิงลึกช้าหรือพนักงานหงุดหงิดเนื่องจากขาดการมองเห็นทางธุรกิจ
• การทำลายไซโลข้อมูลเป็นกระบวนการที่ยาวนานและท้าทาย คุณสามารถทำให้สิ่งนี้ราบรื่นขึ้นได้โดยใช้แพลตฟอร์มการทำงานอัตโนมัติ เช่น ไปป์ไลน์ ETL ที่ดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ แปลงข้อมูล และส่งไปยังแหล่งความจริงแหล่งเดียว (SSOT)

ไซโลข้อมูลคืออะไร?

คิดว่าไซโลข้อมูลเป็นเกาะของข้อมูลทางธุรกิจที่เป็นของแผนกหรือแม้แต่บุคคล—และไม่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลอื่นในองค์กร ซึ่งส่งผลให้เกิดข้อมูลที่แยกออกมาซึ่งในที่สุดจะทำให้คุณภาพข้อมูลขององค์กรเสียหาย

เหตุใดจึงมีไซโลข้อมูล

ไม่มีใครเริ่มวางแผนสร้างไซโลข้อมูล แต่บางองค์กรมีความอ่อนไหวต่อพวกเขามากกว่า

โครงสร้างองค์กรยืมตัวเองเพื่อข้อมูลที่แยกไว้

ธุรกิจมักจะได้ประโยชน์จากการแบ่งความรับผิดชอบ แต่การแบ่งแผนกอาจนำไปสู่การแยกข้อมูลบางส่วน เมื่อแต่ละแผนกรวบรวมข้อมูลของตนเองเพื่อจุดประสงค์ของตนเอง พวกเขาจึงสร้างไซโลข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ

ธุรกิจไม่มีวัฒนธรรมคุณภาพข้อมูลที่ดี

องค์กรที่มีวัฒนธรรมข้อมูลยังไม่สมบูรณ์มีแนวโน้มที่จะมีปัญหาเกี่ยวกับไซโลข้อมูล บริษัทเหล่านี้มักขาดเอกสารและการกำกับดูแลข้อมูล ดังนั้นจึงไม่มีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับการรวบรวม จัดการ และจัดเก็บข้อมูล

ส่งผลให้พนักงานไม่ได้รับคำแนะนำที่เหมาะสมในการแบ่งปันข้อมูลที่รวบรวม

เทคโนโลยีกำลังขัดขวางความพยายามด้านคุณภาพข้อมูล

บางครั้งเทคโนโลยีอาจทำลายความพยายามขององค์กรในการรักษาข้อมูลให้มีคุณภาพดี

เมื่อธุรกิจใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆ เพื่อดำเนินการ ซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันเหล่านี้อาจใช้งานร่วมกันไม่ได้ สิ่งนี้ทำให้การแบ่งปันข้อมูลซับซ้อน

อีกทางหนึ่ง บางองค์กรไม่สามารถเข้าถึงเทคโนโลยีที่จัดลำดับความสำคัญของการสื่อสารระหว่างแหล่งข้อมูลต่างๆ ซึ่งนำไปสู่ปัญหาด้านไซโลข้อมูลอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

การเติบโตของธุรกิจทำให้การจัดการข้อมูลอ่อนแอลง

การเติบโตของธุรกิจนำไปสู่การจัดตั้งแผนกใหม่ พนักงานใหม่ กระบวนการใหม่ และซอฟต์แวร์ใหม่เพื่อรองรับการขยายธุรกิจ

เมื่อการจัดการข้อมูลไม่ได้มีความสำคัญเป็นอันดับแรก การเปลี่ยนแปลงล่าสุดเหล่านี้ทำให้แต่ละคนต้องทำสิ่งต่างๆ เองตามที่พวกเขาดำเนินการ ซึ่งมักจะนำไปสู่ปัญหาด้านคุณภาพของข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งไซโลข้อมูล

ตัวอย่างทั่วไปของไซโลข้อมูล

ข้อมูลไม่ได้อยู่ในไซโลเพียงอย่างเดียว การกระทำของเราคือการใส่ข้อมูลลงในไซโล นี่คือการทบทวนกรณีการใช้งานทั่วไปเมื่อองค์กรจำกัดการเข้าถึงข้อมูล (โดยส่วนใหญ่มักจะไม่ได้ตั้งใจ)

การใช้สเปรดชีตในการดำเนินธุรกิจส่วนใหญ่

สเปรดชีตยังคงเป็นเครื่องมือที่นิยมมากที่สุดในการประมวลผล สืบค้น และทำให้ข้อมูลเป็นประชาธิปไตยในหลายๆ บริษัท แม้ว่าพวกเขามักจะกลายเป็นความเจ็บปวดที่คอสำหรับทีมข้อมูล

ผู้เชี่ยวชาญที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค (เช่น นักการตลาดหรือเจ้าหน้าที่การเงิน) เชี่ยวชาญสูตรสเปรดชีตและทำสิ่งที่เหลือเชื่อด้วย VLOOKUP เดียว

แม้จะใช้งานง่าย แต่สเปรดชีตมักกลายเป็นสุสานสำหรับข้อมูล หลังจากทำแบบสอบถามที่จำเป็นแล้ว ข้อมูลจะสูญหายไปบนคลาวด์ของใครบางคนและไม่สามารถเข้าถึงที่เก็บข้อมูลส่วนกลางได้

สเปรดชีตยังกลายเป็นไซโลข้อมูลเมื่อย้ายจากต้นแบบไปสู่การผลิต หากตรรกะทางธุรกิจบางอย่างของคุณเกี่ยวข้องกับสเปรดชีต ก็เป็นสัญญาณที่ชัดเจนว่าคุณต้องคิดหาสิ่งที่ใช้งานได้จริงมากขึ้น มีหลายเหตุผลที่ควรหลีกเลี่ยงสเปรดชีต ตั้งแต่การจำกัดข้อมูลไปจนถึงการไม่สามารถรวมสเปรดชีตแต่ละรายการในกระบวนการกำกับดูแลข้อมูล

วิธีแยกข้อมูลของคุณออกจากสเปรดชีต: เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบสเปรดชีตขนาดมหึมาซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินธุรกิจบางอย่างของคุณ พวกเขามักจะไม่มีประสิทธิภาพเนื่องจากขนาดและมาโครและสูตรมากมายที่อยู่ด้านบน

การหาวิธีถ่ายโอนข้อมูลไปยังสถาปัตยกรรมที่ยั่งยืนมากขึ้น เช่น คลังข้อมูลบนคลาวด์ จะช่วยปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลและประสิทธิภาพส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคนที่โต้ตอบกับข้อมูล

แบบสอบถามการแปลงที่มีโครงสร้างไม่ดี

เมื่อรวบรวมข้อมูลประเภทต่างๆ เช่น ข้อมูลการเงิน การตลาด และการขาย เพื่อสร้างแหล่งความจริงแหล่งเดียว สิ่งต่างๆ จะดูยุ่งเหยิงเล็กน้อย

ประการแรก ข้อมูลที่แตกต่างกันมีหลักการตั้งชื่อที่แตกต่างกันซึ่งต้องสอดคล้องกันเพื่อให้เข้าใจได้ นอกจากนี้ คุณต้องสร้างข้อความค้นหาเพิ่มเติมจากข้อความก่อนหน้าเพื่อสร้างรายงานเฉพาะกิจเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแคมเปญ การเติบโตของรายได้ และอื่นๆ

ในที่สุดคุณก็จบลงด้วยการสืบค้น SQL ยาวสามหน้าที่เหมาะสมสำหรับเจ้าของเท่านั้น งานการแปลงของคุณอาจซับซ้อนมากจนส่วนหนึ่งของข้อมูลที่จำเป็นไปไม่ถึงท่อส่งข้อมูล

ส่วนที่แย่ที่สุดคือนักวิเคราะห์สามารถสังเกตเห็นการลดลง/เพิ่มขึ้นอย่างมากของเมตริก แต่พวกเขาไม่สามารถเข้าใจเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังได้ เนื่องจากพวกเขาไม่สามารถทราบได้ว่าข้อมูลนี้ถูกสืบค้นอย่างไร

วิธีแยกข้อมูลของคุณออกจากข้อความค้นหาที่ซับซ้อน: แก้ไขปัญหาได้สองวิธี

หากบริษัทของคุณดำเนินการแปลงภายในองค์กร ให้แบ่งการสืบค้นข้อมูลที่ซับซ้อนออกเป็นหลายจุดตรวจสอบและจัดเก็บไว้ในตารางสำหรับการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลระหว่างกลาง ขั้นตอนการแปลงที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลหลังจากแต่ละขั้นตอนทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีข้อมูลใดหลุดออกจากไปป์ไลน์

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้โซลูชันการแปลงอัตโนมัติสำหรับข้อมูลประเภทต่างๆ ตัวอย่างเช่น Improvado ซึ่งเป็นไปป์ไลน์ข้อมูลการตลาดอัตโนมัติ แปลงข้อมูลทั้งหมดตามสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณสามารถเลือกสูตรใดก็ได้และรู้ว่าข้อมูลของคุณจะมีลักษณะอย่างไรหลังจากกระบวนการแปลงร่าง

อิมโพรวาโดยังช่วยให้คุณสร้างคิวรีการแปลงที่คล้ายกับ SQL ของคุณเองในอินเทอร์เฟซแบบสเปรดชีตที่ไม่ต้องใช้โค้ด คุณสามารถดูการขึ้นต่อกันระหว่างรายการข้อมูลต่างๆ และแปลงข้อมูลได้อย่างชัดเจนในแบบที่คุณต้องการ โดยไม่ต้องเขียนคำสั่ง SQL

โซลูชันของบุคคลที่สามที่เก็บข้อมูลของคุณไว้เป็นตัวประกัน

ตลาดทุกวันนี้เต็มไปด้วยโซลูชัน ETL ที่สามารถดึงข้อมูลของคุณจากแหล่งใดก็ได้ แปลงเป็นรูปแบบที่ย่อยง่าย และแสดงในแดชบอร์ดที่เจาะลึก อย่างไรก็ตาม โซลูชันเหล่านี้ส่วนใหญ่มีข้อเสียเปรียบที่สำคัญ นั่นคือ การล็อคอินผู้ขาย

ลองใช้ Datorama (Salesforce Marketing Cloud) เป็นตัวอย่าง เป็นโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่ทำการรายงานทางการตลาดโดยอัตโนมัติและปรับปรุงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลหลายร้อยแห่ง จากแวบแรก มันเป็นความฝันของนักการตลาดแต่ละคน มันมีรายงานเฉพาะกิจเกี่ยวกับข้อมูลจากแพลตฟอร์มโฆษณายอดนิยมทั้งหมด

สิ่งต่าง ๆ มีความซับซ้อนหากมองจากมุมของไซโลข้อมูล คุณไม่สามารถโหลดข้อมูลจาก Datorama ไปยังที่จัดเก็บข้อมูลภายในองค์กรหรือรวมข้อมูลนี้เข้ากับข้อมูลเชิงลึกของบุคคลที่สามที่รวบรวมมาจากฝั่งของคุณได้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณจะถูกจำกัดด้วยข้อมูลที่มีอยู่ใน Datorama เท่านั้น และคุณก็ไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์นอกแพลตฟอร์มได้เช่นกัน

การล็อคอินผู้ขายนี้ทำให้คุณต้องพึ่งพาผู้ขายและมีความเสี่ยงต่อการเปลี่ยนแปลงนโยบายราคา หากคุณไม่เห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงราคา คุณจะเลิกใช้แพลตฟอร์มนี้ไม่ได้ง่ายๆ เพราะคุณจะสูญเสียข้อมูลประวัติทั้งหมดที่คุณสะสมไว้ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องคิดสองครั้งก่อนที่จะมอบข้อมูลของคุณให้กับแพลตฟอร์มดังกล่าว

วิธีบันทึกข้อมูลของคุณไม่ให้ถูกดักจับ: หากคุณตัดสินใจใช้แพลตฟอร์มของบุคคลที่สาม ให้เลือกผู้ให้บริการที่ให้คุณเข้าถึงข้อมูลของคุณได้อย่างเต็มที่

มาดู Improvado กัน มันเสนอวิธีต่างๆ ในการจัดเก็บข้อมูลของคุณ สามารถโหลดไปยังคลังข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ เช่น Google Big Query หรือคุณสามารถสืบค้นข้อมูลจากสภาพแวดล้อมของ Improvado หากคุณไม่มีคลังข้อมูลหรือความเชี่ยวชาญในการจัดการคลังข้อมูลของคุณเอง Improvado ขอเสนอบริการจัดการคลังข้อมูล

ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าข้อมูลของคุณจะอยู่กับคุณในทุกสถานการณ์ และคุณสามารถทำให้พนักงานทุกคนในบริษัทของคุณเข้าถึงข้อมูลนี้ได้อย่างเต็มที่

เหตุใดไซโลข้อมูลจึงมีปัญหา

ไซโลข้อมูลเป็นปัญหาที่พบบ่อยมากซึ่งมีผลกระทบต่อองค์กรและธุรกิจอย่างกว้างขวาง

จำกัดการมองเห็นธุรกิจ

เมื่อข้อมูลทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องไม่สามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลกลางได้ ข้อมูลเชิงลึกที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจได้รับจะไม่สะท้อนถึงสถานะที่แท้จริงของการดำเนินธุรกิจ สิ่งนี้อาจนำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจซึ่งส่งผลเสียมากกว่าผลดี

นอกจากนี้ เมื่อนักวิเคราะห์ต้องการข้อมูลที่ไม่สามารถเข้าถึงได้ง่าย พวกเขาจะใช้เวลามากในการค้นหาข้อมูลจากที่ต่างๆ ซึ่งช่วยลดเวลาในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึก เวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการรับข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้ และทำให้ความคล่องตัวทางธุรกิจช้าลง

ข้อมูลเชิงลึกบางอย่างอาจหลุดหายไปจากการวิเคราะห์ได้อย่างสมบูรณ์หากไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนก

ตัวอย่างเช่น คุณจะระบุแหล่งที่มาของรายได้และระบุช่องทางที่มีประสิทธิภาพดีที่สุดได้อย่างไรโดยไม่ต้องมีการขายและการตลาด หรือคุณจะทราบ LTV ของลูกค้าได้อย่างไรหากไม่มีข้อมูลจากทีมความสำเร็จของลูกค้า

บั่นทอนความสมบูรณ์ของข้อมูล

ไซโลข้อมูลส่งผลให้ข้อมูลทางธุรกิจไม่สมบูรณ์ ซึ่งเป็นอันตรายต่อความสมบูรณ์ของข้อมูล

สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การตัดสินใจทางธุรกิจที่ไม่ดีอย่างน้อยที่สุด หรือภัยพิบัติครั้งใหญ่ที่เลวร้ายที่สุด ดังที่ NASA ได้เรียนรู้หลังจากที่พวกเขาสูญเสีย Mars Climate Orbiter เนื่องจากสองแผนกล้มเหลวในการสื่อสารว่าพวกเขาใช้หน่วยการวัดที่แตกต่างกัน

แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานในอุตสาหกรรมการบินและอวกาศ แต่คุณก็ยังเสี่ยงต่ออคติที่เกิดจากไซโลข้อมูล ลองนึกภาพแผนกการตลาดที่พยายามเพิ่มประสิทธิภาพแคมเปญเพื่อหารายได้โดยไม่มีข้อมูลการขายที่เกี่ยวข้อง การเพิ่มประสิทธิภาพทั้งหมดกลายเป็นเพียงการคาดเดาเท่านั้น

เสียทรัพยากรทางธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลอาจมีราคาแพงมาก เนื่องจากไซโลข้อมูลจำนวนมากจัดเก็บข้อมูลที่คล้ายคลึงกันหรือล้าสมัย องค์กรของคุณจึงจัดสรรทรัพยากรงบประมาณให้กับที่จัดเก็บข้อมูลที่ไม่ได้ให้บริการแก่องค์กรอีกต่อไป

ท้ายที่สุดแล้ว การตัดสินใจทางธุรกิจโดยอาศัยข้อมูลนี้อาจส่งผลต่อรายได้ของธุรกิจด้วยซ้ำ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในระหว่างการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ผู้ให้บริการอีเมล (EMS) ของคุณอาจส่งอีเมลที่ไม่ถูกต้องให้กับลูกค้า หรือไปผิดส่วนหรือผิดวัน สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำลายความไว้วางใจของลูกค้าเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อ ROI อีกด้วย

ลดการทำงานร่วมกันของพนักงาน

ข้อมูลที่ไม่ได้แบ่งปันอย่างอิสระอาจสร้างความขัดแย้งระหว่างพนักงานและแผนกต่างๆ

สมมติว่าคุณต้องการทราบว่าข้อความใหม่โดนใจและเข้าถึงลูกค้าเป้าหมายหรือไม่ สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องประเมินคุณภาพลีดและตรวจสอบลีดกับอัตราการแปลงการขาย

จะเป็นอย่างไรหากใช้เวลานานในการรับข้อมูลจากการขาย หากเป็นเช่นนั้นจะทำให้กระบวนการของคุณช้าลง สิ่งนี้อาจเริ่มต้นความรู้สึกแย่ ๆ ระหว่างคุณและผู้ติดต่อของคุณในแผนกขาย

ในทำนองเดียวกัน การขาดความโปร่งใสของข้อมูลเป็นอุปสรรคต่อการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ พวกเขากลายเป็นเกาะเล็ก ๆ ของตัวเองที่ความคิดดี ๆ ตายเพราะไม่สนับสนุนความร่วมมือและความร่วมมือ

ขยายประสบการณ์ของลูกค้าที่ไม่ดี

ทุกครั้งที่ลูกค้ามีส่วนร่วมกับธุรกิจ จะมีซอฟต์แวร์ที่สามารถบันทึกการโต้ตอบนั้นได้

ลองนึกดูว่าหากไม่มีวิธีเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างเครื่องมือต่างๆ เหล่านี้ ข้อมูลจำนวนมากจะถูกแยกออกจากกัน และคุณจะมีช่วงเวลาที่แย่มากในการหาว่าส่วนใดของการเดินทางของลูกค้าที่จะเพิ่มประสิทธิภาพ และวิธีที่คุณสามารถปรับแต่งการมีส่วนร่วมของลูกค้าทุกราย

สิ่งนี้จะนำไปสู่ประสบการณ์ของลูกค้าที่ไม่ปะติดปะต่อซึ่งจะทำให้พวกเขาออกจากแบรนด์ของคุณ

ประนีประนอมความปลอดภัยของข้อมูล

เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ดิจิทัลของใครบางคน ซึ่งไม่สามารถเข้าถึงได้โดยเครือข่ายการรักษาความปลอดภัยข้อมูลแบบรวมศูนย์ องค์กรจะใส่มาตรการรักษาความปลอดภัยลงในที่เก็บถาวรเหล่านี้ได้ยาก คุณจะไม่มีอำนาจควบคุมสิทธิ์ของผู้ใช้ ซึ่งจะเพิ่มความเสี่ยงในการละเมิดข้อมูล

คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณมีปัญหาเกี่ยวกับไซโลข้อมูล

ปัญหาเกี่ยวกับไซโลข้อมูลมักปรากฏให้เห็นในการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน ส่งผลกระทบต่อทุกคนในทุกระดับ ตั้งแต่ผู้มีอำนาจตัดสินใจไปจนถึงพนักงานแนวหน้า

ผู้บริหารระดับสูงจะใช้เวลานานกว่าจะได้ข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจ พวกเขาไม่รู้ว่าต้องดึงคันโยกคันไหนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ การขาดการมองเห็นแนวโน้มของอุตสาหกรรมหมายความว่าพวกเขามักจะตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไปได้ช้า

การขาดการจัดแนวการขายและการตลาดอาจเป็นสัญญาณของปัญหาไซโลข้อมูล เมื่อบุคคลรู้สึกว่าไม่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อปฏิบัติงาน การชี้นิ้วไปที่พนักงานคนอื่นๆ ที่ “ระงับ” ข้อมูลนั้นเป็นเรื่องที่สะดวก สิ่งนี้มักจะนำไปสู่การแข่งขันที่ไม่ดีต่อสุขภาพและสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นพิษ ไม่ต้องพูดถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่ดีและการสูญเสียรายได้

วิธีทำลายไซโลข้อมูล

การทำลายไซโลข้อมูลอาจเป็นหนึ่งในงานที่ท้าทายที่สุดสำหรับธุรกิจ สิ่งเหล่านี้ฝังแน่นอยู่ในวัฒนธรรมของบริษัทจนยากจะกำจัด การทำลายพวกเขาจะต้องเป็นการริเริ่มจากบนลงล่างและเป็นโปรแกรมการศึกษาทั่วทั้งบริษัท

ยอมรับว่ามีอยู่จริง

ไซโลข้อมูลสามารถเกิดขึ้นได้กับทุกองค์กร ยิ่งบริษัทของคุณยอมรับสิ่งนี้ได้เร็วเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อกำจัดสิ่งเหล่านี้เร็วขึ้นเท่านั้น

คิดดูว่ามีการตัดสินใจอย่างไรในองค์กรของคุณ

เป้าหมายหลักของข้อมูลในองค์กรคือการตัดสินใจที่ดีขึ้น ดังนั้น เพื่อให้เข้าใจการไหลของข้อมูลภายในบริษัทของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดกระบวนการตัดสินใจให้ชัดเจน

Chris Ortega ซีอีโอของ Fresh FP&A และผู้มีอิทธิพลทางการเงินที่โดดเด่น แนะนำให้ใช้กรอบงานที่เรียกว่า Decision Cycle ตามกรอบนี้ วงจรการตัดสินใจแบ่งการตัดสินใจออกเป็นห้าเสาหลัก:

1. กระบวนการ
2. ข้อมูล
3. ข้อมูล
4. ความรู้
5. การตัดสินใจทางธุรกิจ

เสาเหล่านี้เชื่อมโยงถึงกัน กล่าวอีกนัยหนึ่ง ประมวลผลข้อมูลไดรฟ์ ข้อมูลจะถูกเปลี่ยนเป็นข้อมูล ในทางกลับกัน ข้อมูลนั้นจะกลายเป็นความรู้ที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจทั้งหมด

เมื่อคุณทราบว่ามีการตัดสินใจอย่างไรภายในองค์กรของคุณ คุณจะสามารถระบุไซโลข้อมูลในแผนกต่างๆ และค้นหาเทคโนโลยีที่เหมาะสมเพื่อทำให้กระบวนการแปลงข้อมูลเป็นความรู้เป็นไปโดยอัตโนมัติ และลดความขัดแย้งในกระบวนการตัดสินใจ

ระบุไซโลข้อมูลในองค์กรของคุณ

ระบุสาเหตุของปัญหาไซโลข้อมูลของคุณ มันเป็นวัฒนธรรมของ บริษัท หรือไม่? เทคโนโลยี? กระบวนการ? จากนั้นวางแผนเพื่อรวม แทนที่ หรือจัดการ

หากคุณมีข้อมูลที่แยกไว้ภายในองค์กร แผนกของคุณอาจทำงานเป็นหน่วยธุรกิจที่แยกจากกัน ซึ่งหมายความว่าคุณต้องระบุข้อมูลที่แยกไว้ภายในแต่ละแผนก

นี่คือสัญญาณบางอย่างที่บ่งบอกว่าคุณมาถูกทางแล้ว:

• แผนกมักจะบ่นเกี่ยวกับการขาดข้อมูลสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจบางอย่าง
• มีข้อมูลไม่เพียงพอที่จะเข้าใจอิทธิพลของแผนกที่มีต่อกระบวนการทางธุรกิจของบริษัท (ลองนึกภาพจิ๊กซอว์ชิ้นเดียวที่ขาดหายไปในภาพรวมของความพยายามของบริษัทของคุณ)
• มีความไม่แน่นอนเกี่ยวกับตัวชี้วัดความสำเร็จของแผนกใดแผนกหนึ่ง
• มีความไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของแผนกได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ ให้ติดต่อทีมไอทีของคุณเพื่อขอรายชื่อระบบที่ใช้โดยแต่ละแผนก เพื่อให้เข้าใจได้ดียิ่งขึ้นว่าข้อมูลหายไปจากที่ใด

ระบุความต้องการข้อมูลของแผนกและบุคคลต่างๆ

ระบุรายชื่อทีมต่างๆ ที่ต้องการข้อมูลและค้นหาว่าพวกเขาต้องการอะไรและเหตุใดจึงต้องการข้อมูลนั้น จากนั้นระบุว่าแผนกใดบันทึกข้อมูลนั้นไว้แล้วและบันทึกอย่างไร

รวมข้อมูลและแอปพลิเคชันทั้งหมด

หาวิธีรับแอปพลิเคชันทางธุรกิจต่างๆ เพื่อสื่อสารระหว่างกัน คุณสามารถรวมบางแอปพลิเคชันได้หรือไม่? มีซอฟต์แวร์ใดที่ทำให้การแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องยากหรือไม่? คุณสามารถแทนที่เครื่องมือใด ๆ ที่คุณกำลังใช้อยู่ได้หรือไม่?

เมื่อคุณเข้าใจแล้ว ให้สร้างแหล่งความจริงแหล่งเดียวสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่องค์กรของคุณรวบรวม ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่ยืดหยุ่นและปรับขนาดได้ เช่น แพลตฟอร์ม ETL ที่ช่วยแบ่งไซโลข้อมูล แปลงข้อมูลเป็นรูปแบบเดียว และโหลดข้อมูลที่รวมเป็นหนึ่งไปยังคลังข้อมูล

เพิ่มบริบททางธุรกิจให้กับข้อมูลของคุณ

ข้อมูลเป็นแนวคิดทางเทคนิคมาก มีตาราง การรวม สหภาพ และศัพท์แสงทางเทคนิคอีกมากมาย แต่เมื่อเป็นเรื่องของกระบวนการทางธุรกิจ ข้อมูลของคุณต้องมีบริบททางธุรกิจ

ลองนึกภาพตารางฐานข้อมูลชื่อ “cost-flowchart-1.XML” ฟังดูไม่เหมือนสิ่งที่มีค่ามากสำหรับผู้ที่ไม่มีความรู้ด้านเทคนิค แต่เมื่อทุกคนรู้ว่าตารางนี้เป็นลำดับชั้นของศูนย์ต้นทุนหรือแผนภูมิของลูกค้าเป้าหมายที่ดึงดูดระหว่างไตรมาส ก็จะมีความหมายบางอย่าง

ข้อมูลที่ไม่มีการแยกเป็นทรัพย์สินของทั้งบริษัท ไม่ใช่แค่ชุดตัวเลขสำหรับวิศวกรข้อมูล ดังนั้นจึงควรอ่านง่ายสำหรับทุกคนที่โต้ตอบกับมัน

ดังที่ Jagdish Sahasrabudhe รองประธานอาวุโสฝ่าย Business Applications and Platform ของ SAP กล่าวในการพูดคุยครั้งล่าสุดของเขาว่า “เฉพาะเมื่อคุณกำหนดบริบทและความหมายให้กับข้อมูลเท่านั้น นั่นคือสิ่งที่ทำให้ข้อมูลนั้นเข้าใกล้กระบวนการทางธุรกิจมากขึ้น หากปราศจากสิ่งนั้น มันก็เป็นเพียงบิตและไบต์จำนวนมาก”

พัฒนากลยุทธ์สำหรับข้อมูลที่ไม่มีการปกปิด

การทำให้ข้อมูลของคุณสามารถเข้าถึงได้นั้นยอดเยี่ยมตามค่าเริ่มต้น แต่ในระดับที่ใหญ่ขึ้น คุณต้องถามตัวเองว่า “ทำไมบริษัทของฉันถึงต้องการมัน”

อาจเป็นการก้าวกระโดดสู่นวัตกรรม เช่นเดียวกับความคิดริเริ่มที่ล้มเหลวในการให้ผลลัพธ์ใดๆ และความแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างผลลัพธ์เหล่านี้คือกลยุทธ์

คุณอาจพิจารณาหาพันธมิตรเพื่อเติมเต็มช่องว่างด้านประสบการณ์และกลยุทธ์เมื่อต้องใช้ข้อมูลของคุณเพื่อขับเคลื่อนนวัตกรรม แทนที่จะแบกรับความรับผิดชอบนี้ไว้กับตัวคุณหรือเพื่อนร่วมงาน ทำไมไม่ลองมอบหมายให้กับทีมที่ช่วยเหลือบริษัทต่างๆ ในอุตสาหกรรมต่างๆ ล่ะ

ผ่านกรอบงานบริการระดับมืออาชีพ Improvado เปลี่ยนจากผู้ขายเป็นคู่ค้าและช่วยทีมลูกค้าสร้างแดชบอร์ดที่ชาญฉลาดและทำการตัดสินใจโดยอิงตามข้อมูลที่มีอยู่ สิ่งสำคัญคือต้องมีคำแนะนำและความเชี่ยวชาญในด้านของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ ในกระบวนการ เพื่อให้มีกลยุทธ์ที่ชัดเจนว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลใหม่ของคุณ

พัฒนาและระดมโปรแกรมคุณภาพข้อมูลของคุณ

คุณภาพของข้อมูลมักถูกมองว่าเป็นปัญหาด้านไอที แต่ในความเป็นจริงแล้ว มันเป็นความรับผิดชอบร่วมกัน ส่งเสริมการเป็นเจ้าของข้อมูล ดังนั้นทุกคนมีหน้าที่สร้างและจัดเก็บข้อมูลที่มีคุณภาพดี เพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลของคุณจะประสบความสำเร็จ โปรดทำให้ทุกคนในบริษัทเข้าใจได้ง่ายและชัดเจน

ประการสุดท้าย ทำให้ข้อมูลโปร่งใสเป็นแง่มุมที่มีคุณค่าต่อธุรกิจ หยุดวัฒนธรรมการแข่งขันระหว่างแผนกและเน้นความสำคัญของการทำงานร่วมกันเพื่อการเติบโตของธุรกิจ

จัดการวัฒนธรรมข้อมูลใหม่ของคุณ

การจัดทำระบบคุณภาพข้อมูลใหม่อาจต้องใช้เวลา พนักงานบางคนอาจกลับไปใช้วิธีปฏิบัติแบบเก่าหรือสับสนว่าควรทำอย่างไร

เตรียมพร้อมสำหรับข้อเสียเหล่านี้ มีความยืดหยุ่นในการจัดการข้อมูลในอนาคต ในขณะที่ทีมเริ่มคุ้นเคยกับแนวทางใหม่ในการจัดการข้อมูลของคุณ

ตาคุณ

การทำลายไซโลข้อมูลควรเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการจัดการข้อมูลที่สมบูรณ์ เมื่อคุณมีข้อบังคับสำหรับวิธีที่องค์กรของคุณรวบรวม จัดการ และจัดเก็บข้อมูล ไซโลข้อมูลก็มีโอกาสน้อยที่จะเกิดขึ้น