Cum să creați și să implementați o strategie de comunicare internă

Indiferent dacă sunteți o afacere mică sau mare, trebuie să aveți o comunicare internă foarte bună pentru a reuși, chiar dacă angajații dvs. sunt toți în aceeași clădire sau sunt împrăștiați pe tot globul - comunicarea eficientă are un impact masiv și direct asupra succesului companiei dvs. Știm că acest lucru sună puțin agitat, dar iată chestia, comunicarea internă eficientă chiar duce la succes.

Și nu, comunicarea nu este doar un anunț al companiei sau un e-mail sau o postare socială. Și este mult mai mult decât gestionarea și distribuirea informațiilor. În schimb, este un dialog continuu între toți angajații și companie, indiferent de poziția sau timpul lor în companie – creează un sentiment de comunitate.

La ce te poți aștepta când nu ai o comunicare internă eficientă?

• Niveluri scăzute de productivitate
• Angajamentul scăzut al angajaților
• Experiență scăzută a angajaților
• Bârfe și zvonuri false
• Angajații confuzi și frustrați duc la o rotație mare

Comunicarea este coloana vertebrală a companiei tale, este ceea ce te face să fii profitabil.

De ce este necesară o strategie de comunicare internă?

Fără o strategie de comunicare internă eficientă, vă lipsește o înregistrare transparentă a ceea ce încercați să realizați în primul plan. Mai mult, o strategie de comunicare internă evidențiază zonele forte sau slabe din cadrul organizației.

Statisticile susțin importanța utilizării unei strategii de comunicare internă:

• Gallup a descoperit că companiile cu angajați foarte angajați se confruntă cu o îmbunătățire cu 20% a productivității
• Culture IQ a aflat că organizațiile cu angajați implicați au rezultate cu 200% mai bune
• Un raport Willis Tower Watson a descoperit o rentabilitate totală cu 47% mai mare pentru acționari pentru companiile cu o strategie de comunicare internă decât cele fără
• Raportul Gallup State of the American Workplace a constatat că aproape 70% dintre lucrători sunt dezactivați la locul de muncă, ceea ce costă organizațiile 450-550 de miliarde de dolari în fiecare an.

Deci, cum poți să o faci? Mai jos enumeram doar câțiva pași, dar dacă sunteți în căutarea unor detalii, derulați puțin mai mult în jos pentru a obține o descriere completă a creării unei strategii eficiente de comunicare internă.

• Nu este doar trimiterea unui mesaj oricând doriți, este vorba despre livrarea unei comunicări actualizate și deschise pentru a dinamiza angajații.
• Nu neglija pe nimeni, toți angajații ar trebui să fie conștienți de mesaj. În acest fel, mențineți o conexiune cu angajații dvs. și construiți încredere.
• Obțineți feedback valoros de la angajații dvs., astfel încât managerii să se poată adapta nevoilor lor și, ca urmare, să crească motivația.
• Atunci când promovați comunicarea deschisă, angajații dvs. simt mai multă valoare personală și asta creează un efect pozitiv asupra performanței lor.
• Obiectivele companiei și strategia de comunicare ar trebui să fie aliniate. Atunci când acesta este cazul, veți vedea creșterea nivelurilor de productivitate pe măsură ce angajații dvs. se simt mai dedicați să atingă obiectivele companiei.

Putem vedea cum ați crede că implementarea unei strategii de comunicare internă foarte bună sună ca o sarcină descurajantă, dar este de fapt ușor să implementați un plan care oferă rezultate. Vă întrebați ce este într-o strategie de comunicare internă ? Nu vă faceți griji, am subliniat exact ce trebuie să includeți în planul dvs. pentru a vedea rezultate - mai multe despre asta mai târziu! Mai jos este o schiță generală a pașilor pe care trebuie să îi urmați pentru a implementa o strategie de comunicare internă – dacă sunteți interesat de un rezumat mai detaliat cu instrucțiuni pas cu pas, citiți mai departe.

• O situație actuală a afacerii dvs. – ce tip de conținut trimiteți și cât de des? Și invers, ce conținut nu comunicați?
• Ce vrei să realizezi, ca în obiectivele tale de afaceri și de comunicare? Cum ar fi implicarea angajaților dvs., făcându-i mândri de companie și așa mai departe.
• Cunoaște-ți publicul! Cui este destinat mesajul tău?
• Care este cea mai bună metodă de a comunica mesajul? E-mail, buletin, rețele sociale, aplicație de comunicare internă etc. Acest lucru depinde de publicul dvs.
• Când este cel mai bun moment pentru a trimite mesajul?
• Cum pot angajații să interacționeze cu conținutul și să vă trimită feedback?
• Cum îți vei măsura progresul?

Nu uitați că o strategie de comunicare internă nu este o simplă listă de tactici. În schimb, tacticile sunt o parte integrantă a planului general și trebuie să reflecte ceea ce intenționați să faceți pentru a vă atinge obiectivele de afaceri.

Strategia dvs. de comunicare internă poate ajuta în atât de multe moduri, cum ar fi ajutarea angajaților cu noi proceduri, abordarea problemelor importante ale companiei, subiectele sensibile ale angajaților, o campanie de reducere a accidentelor, creșterea productivității și multe altele. Indiferent de ceea ce trebuie să realizați, utilizați următoarele valori pentru a vă dezvolta strategia.

Ce să includeți în strategia dvs. de comunicare internă :

1. Măsurați performanța și întrebați-vă,

• Ce sunt activitățile cu valoare mare și mică?
• Care a fost performanța dvs. cu obiectivele, KPI-urile și așteptările dvs.?
• Obțineți feedback de la manageri, angajați de nivel inferior și clienți.
• Priviți campaniile și strategiile eșuate, ce a mers prost?

Când definiți obiectivele dvs. de afaceri - vă poate ajuta să stabiliți o linie de bază, astfel încât să puteți înțelege ceea ce măsurați pentru a determina eficacitatea acestuia - și stabiliți obiective, devine o sarcină mai ușor de gestionat în ceea ce privește definirea strategiei de comunicare internă.

Dacă încă nu sunteți sigur cum să măsurați exact comunicarea internă, atunci ghidul nostru gratuit vă poate ajuta! Vă conducem prin fiecare proces, pas cu pas, astfel încât să puteți începe să vă măsurați eficient strategia de comunicare internă.

2. Care este cel mai eficient instrument pentru a stimula implicarea?

• Ce canal livrează întotdeauna? Și ce instrument optimizează acel canal?
• Cum îi place publicului tău să primească informații? Preferă un videoclip sau un mesaj rapid?
• Ce instrument sau canal generează cel mai mult trafic?

De exemplu, aveți la dispoziție câteva metode care vă pot defini care instrument este cel mai bun atunci când promovați implicarea și distribuiți mesajul dvs.:

• Comunicare față în față: atunci când doriți să faceți o conexiune personală și ar trebui să se facă o dată pe lună, cel puțin, pentru a crea acea relație, pentru a îmbunătăți angajamentul și pentru a obține feedback.
• Întâlniri de echipă: astfel încât să puteți obține feedback de la echipa dvs., îmbunătățind în același timp moralul la birou și stabilind o relație de lucru mai bună între echipa dvs. prin jocuri și exerciții de team building.
• Video: astfel încât să puteți spune o poveste și să partajați prezentări vizuale pentru a conduce mesajul mai departe.
• Rețelele sociale interne: vă permite să construiți cultură și relații.
• Aplicația pentru angajați: nimic nu se încadrează între fisuri, ești mereu angajat cu toți angajații tăi și ei cu tine.
  • Creați canale pentru a comunica ușor cu echipa dvs., canalele pot fi create prin locație, titlul postului, departament etc.
  • Toată comunicarea de lucru este stocată într-un singur loc și este separată de spațiul de stocare personal al unui lucrător
  • Toată comunicarea se face în timp real, astfel încât să puteți împinge implicarea și productivitatea la următorul nivel
  • Toate datele pot fi acționate, astfel încât să fiți la curent, astfel încât cine vă citește mesajul, trimite mementouri celor care nu au făcut-o, înțelege rezultatele sondajelor și ale sondajelor în direct pe măsură ce apar și așa mai departe.

De fapt, o aplicație de comunicare a angajaților este folosită de majoritatea companiilor pentru a reinventa comunicarea și implicarea.

3. Identificați și înțelegeți-vă publicul

• Care sunt placerile/antipatiile și interesele lor?
• Care mesaje atrag cea mai mare atenție?

Acest lucru este deosebit de important atunci când conduceți o echipă de angajați, de la tineri până la bătrâni. Majoritatea generației mai tinere sunt mai degrabă cunoașteți în tehnologie, așa că trebuie să îi ajungeți acolo unde sunt cei mai eficienți, dar amintiți-vă că chiar și cei mai în vârstă din echipa dvs. au nevoie de instrumentele potrivite pentru a lucra mai inteligent.

În plus, trebuie să înțelegi când este momentul potrivit pentru a-ți trimite mesajul, astfel încât acesta să primească atenția potrivită. Dimineaţă? Dupa pranz? În timpul accidentului de la ora 3?

4. Examinați SWOT (puncte tari, puncte slabe, oportunități și amenințări)

• Puncte forte: acestea sunt atributele interne, pozitive ale companiei și sunt sub controlul dumneavoastră.
• Puncte slabe: factori negativi care vă pot înlătura punctele forte și va trebui să vă îmbunătățiți pentru a avea succes.
• Oportunități: factori externi din mediul dumneavoastră de afaceri care pot contribui, de asemenea, la succesul dumneavoastră.
• Amenințări: factori externi pe care nu îi puteți controla. Gândiți-vă la instalarea unor planuri de urgență pentru a avea grijă de amenințări dacă apar.

Metoda SWOT vă permite să examinați clar ce puncte tari și puncte slabe aveți în strategia de comunicare internă, astfel încât să puteți profita de oportunitățile disponibile și să abordați orice amenințări în viitor.

5. Dezvoltați-vă mesajul

Nu ratați niciun detaliu crucial atunci când descrieți exact ceea ce trebuie să spuneți publicului relevant.

• Ce: Care este decizia? Ce înseamnă? Ce a dus la asta?
• De ce: De ce este decizia corectă?
• Unde: Unde/ce locații sunt afectate? De unde puteți obține mai multe informații?
• Când: Când se întâmplă asta?
• Cum: Cum va fi implementat mesajul? Cum va decurge comunicarea intern și extern?
• Cine: Cine a luat decizia? Cine este la conducere? Pe cine afectează?

Fii specific în mesajele tale, deoarece dacă nici măcar nu-l înțelegi sau scopul ei, atunci cu siguranță angajații tăi nu vor „primi mesajul”.

6. Stabiliți obiective SMART

Obiectivele SMART sunt specifice, măsurabile, realizabile, relevante și bazate pe timp. De exemplu,

• Specific: definiți ceea ce doriți să realizați în termeni simpli, astfel încât toată lumea să înțeleagă.
• Măsurabil: creați etape și obiective, astfel încât să puteți urmări progresul.
• Atins: fii ambițios, dar păstrează obiectivele gestionabile și realiste.
• Relevant: Creați obiective care vă vor dezvolta echipa și vă vor conecta la modelul dvs. de afaceri.
• Bazat pe timp: creați o cronologie specifică, astfel încât să rămâneți pe drumul cel bun.

Prin elaborarea obiectivelor SMART, este mai probabil să rămâneți la mesaj și șansele ca angajații dvs. să interacționeze cu mesajele dvs. sunt, de asemenea, mult mai mari.

Concluzia unei strategii de comunicare internă

O strategie de comunicare internă poate fi ultimul lucru pe care îl aveți în vedere, dar este coloana vertebrală a afacerii dvs., deoarece vă ține întreaga echipă pe aceeași pagină, astfel încât să poată oferi clienților dvs. cele mai bune servicii și să vă ducă compania la următorul nivel.

Prin implementarea strategiilor de comunicare internă pe care le evidențiem mai sus, puteți dezvolta cea mai bună strategie de comunicare internă pentru organizația dumneavoastră și angajați. De asemenea, vă recomandăm să vă ajustați strategia în mod continuu, deoarece lucrurile sunt fluide, așa cum ar trebui să fie strategia de comunicare internă.

Un ultim sfat este să fii la curent cu cele mai recente tendințe de comunicare, astfel încât să te poți asigura că ești mereu cu un pas înainte.