Bir İç İletişim Stratejisi Nasıl Oluşturulur ve Uygulanır

İster küçük ister büyük bir işletme olun, çalışanlarınızın hepsi aynı binada veya dünyanın dört bir yanına dağılmış olsa bile başarılı olmak için gerçekten iyi bir iç iletişime sahip olmanız gerekir – etkili iletişimin şirketinizin başarısı üzerinde büyük ve doğrudan etkisi vardır. Bunun kulağa biraz telaşlı geldiğini biliyoruz, ancak şu var ki, etkili iç iletişim gerçekten başarıya götürür.

Ve hayır, iletişim sadece bir şirket duyurusu, bir e-posta veya sosyal bir gönderi değildir. Ve sadece bilgiyi yönetmek ve dağıtmaktan çok daha fazlasıdır. Bunun yerine, şirketteki pozisyonları veya zamanları ne olursa olsun tüm çalışanlar ve şirket arasında süregelen bir diyalogdur - bir topluluk duygusu yaratır.

Etkili iç iletişiminiz olmadığında ne bekleyebilirsiniz?

• Düşük üretkenlik seviyeleri
• Düşük çalışan bağlılığı
• Düşük çalışan deneyimi
• Dedikodu ve asılsız söylentiler
• Kafası karışmış ve sinirli çalışanlar yüksek ciroya yol açar

İletişim şirketinizin bel kemiğidir, sizi karlı tutan şeydir.

Neden İç İletişim Stratejisi Gereklidir ?

Etkili bir iç iletişim stratejisi olmadan, ilk planda başarmaya çalıştığınız şeyin şeffaf bir kaydından yoksun kalırsınız. Ayrıca, bir iç iletişim stratejisi, kuruluş içindeki güçlü veya zayıf alanları vurgular.

İstatistikler, bir iç iletişim stratejisi kullanmanın önemini desteklemektedir:

• Gallup, yüksek düzeyde bağlı çalışanlara sahip şirketlerin üretkenlikte %20'lik bir iyileşme yaşadığını tespit etti
• Kültür IQ, bağlı çalışanlara sahip kuruluşların %200 daha iyi performans gösterdiğini öğrendi
• Bir Willis Tower Watson raporu, iç iletişim stratejisine sahip şirketler için hissedarlara olmayanlara göre %47 daha yüksek toplam getiri keşfetti.
• Gallup State of the American Workplace raporu, çalışanların yaklaşık %70'inin iş yerlerine bağlı olmadığını ve bunun kuruluşlara her yıl 450-550 milyar dolara mal olduğunu ortaya çıkardı.

Peki bunu nasıl başarabilirsin? Aşağıda sadece birkaç adımı listeledik, ancak ayrıntıları arıyorsanız, etkili bir iç iletişim stratejisi oluşturmanın tam özetini almak için biraz daha aşağı kaydırın.

• Bu sadece istediğiniz zaman mesaj göndermek değil, çalışanlara enerji vermek için güncel ve açık iletişim sağlamakla ilgilidir.
• Kimseyi ihmal etmeyin, tüm çalışanlar mesajdan haberdar olmalıdır. Bu şekilde çalışanlarınızla bir bağ kurar ve güven oluşturursunuz.
• Yöneticilerin ihtiyaçlarına uyum sağlayabilmeleri ve sonuç olarak motivasyonu artırabilmeleri için çalışanlarınızdan değerli geri bildirimler alın.
• Açık iletişimi teşvik ettiğinizde, çalışanlarınız daha fazla kişisel değer hisseder ve bu onların performansı üzerinde olumlu bir etki yaratır.
• Şirket hedefleri ve iletişim stratejisi uyumlu olmalıdır. Durum böyle olduğunda, çalışanlarınız şirketin hedeflerini gerçekleştirmeye kendilerini daha fazla adamış hissettikçe üretkenlik düzeylerinin arttığını göreceksiniz.

Gerçekten iyi bir iç iletişim stratejisi uygulamanın göz korkutucu bir görev gibi göründüğünü nasıl düşündüğünüzü görebiliriz, ancak sonuç veren bir planı uygulamak aslında kolaydır. Kendinize bir iç iletişim stratejisinde ne olduğunu soruyor musunuz ? Endişelenmeyin, sonuçları görmek için planınıza tam olarak neleri dahil etmeniz gerektiğini ana hatlarıyla açıkladık - daha sonra bunun hakkında daha fazlası! Aşağıda, bir iç iletişim stratejisini uygulamak için atmanız gereken adımların genel bir taslağı bulunmaktadır - adım adım talimatlar içeren daha ayrıntılı bir özetle ilgileniyorsanız, okumaya devam edin.

• İşletmenizin mevcut durumu – ne tür içerik gönderiyorsunuz ve ne sıklıkla? Ve tam tersi, hangi içeriği iletmiyorsunuz?
• İş ve iletişim hedeflerinizde olduğu gibi neyi başarmak istiyorsunuz? Çalışanlarınızın ilgisini çekmek, onları şirketle gururlandırmak vb.
• Kitlenizi tanıyın! Mesajınız kime yönelik?
• Mesajı iletmenin en iyi yöntemi nedir? E-posta, bülten tahtası, sosyal medya, iç iletişim uygulaması vb. Bu, hedef kitlenizin kim olduğuna bağlıdır.
• Mesajı göndermek için en iyi zaman ne zaman?
• Çalışanlar içerikle nasıl etkileşim kurabilir ve size geri bildirim gönderebilir?
• İlerlemenizi nasıl ölçeceksiniz?

Bir iç iletişim stratejisinin sadece bir taktikler listesi olmadığını unutmayın. Bunun yerine taktikler, genel planın ayrılmaz bir parçasıdır ve iş hedeflerinize ulaşmak için ne yapmayı planladığınızı yansıtması gerekir.

İç iletişim stratejiniz, çalışanlara yeni prosedürler konusunda yardımcı olmak, önemli şirket sorunlarını, hassas çalışan konularını ele almak, kazaları azaltmak için bir kampanya, üretkenliği artırmak ve daha pek çok yönden yardımcı olabilir. Neye ulaşmanız gerekiyorsa, stratejinizi geliştirmek için aşağıdaki metrikleri kullanın.

İç İletişim Stratejinize Neleri Dahil Etmelisiniz :

1. Performansı Ölçün ve Kendinize Sorun,

• Yüksek ve düşük değerli faaliyetler nelerdir?
• Hedefleriniz, KPI'larınız ve beklentilerinizle ilgili performansınız nasıldı?
• Yöneticilerden, alt kademe çalışanlardan ve müşterilerden geri bildirim alın.
• Başarısız kampanyalara ve stratejilere bakın, ne ters gitti?

İş hedeflerinizi tanımladığınızda – etkinliğini belirlemek için neyi ölçtüğünüzü anlayabilmeniz için bir temel belirlemenize yardımcı olabilir – ve hedefler belirlediğinizde, iç iletişim stratejinizi tanımlama açısından yönetilmesi daha kolay bir görev haline gelir.

Hala dahili iletişimi tam olarak nasıl ölçeceğinizden emin değilseniz, ücretsiz kılavuzumuz size orada yardımcı olabilir! İç iletişim stratejinizi etkin bir şekilde ölçmeye başlayabilmeniz için sizi her bir süreçten adım adım geçiriyoruz.

2. Katılımı Sağlamak İçin En Etkili Araç Nedir?

• Hangi kanal her zaman sunar? Ve hangi araç bu kanalı optimize ediyor?
• Kitleniz nasıl bilgi almayı sever? Videoyu mu yoksa hızlı bir mesajı mı tercih ediyorlar?
• En çok trafiği hangi araç veya kanal çekiyor?

Örneğin, etkileşimi artırırken ve mesajınızı paylaşırken hangi aracın en iyi olduğunu tanımlayabileceğiniz birkaç yöntem vardır:

• Yüz yüze iletişim: Kişisel bir bağlantı kurmak istediğinizde ve bu ilişkiyi oluşturmak, katılımı artırmak ve geri bildirim almak için en az ayda bir kez yapılmalıdır.
• Takım Toplantıları: Takım oluşturma oyunları ve alıştırmaları ile ofis moralini yükseltirken ve takımınız arasında daha iyi bir çalışma ilişkisi kurarken takımınızdan geri bildirim alabilmeniz için.
• Video: Mesajı daha da ileriye taşımak için bir hikaye anlatabilir ve görsel sunumlar paylaşabilirsiniz.
• Dahili sosyal medya: kültür ve uyum oluşturmanıza olanak tanır.
• Çalışan uygulaması: Çatlakların arasına hiçbir şey düşmez, her zaman tüm çalışanlarınızla ve onlarla birlikte meşgul olursunuz.
  • Ekibinizle kolayca iletişim kurmak için kanallar oluşturun, kanallar konum, iş unvanı, departman vb.
  • Tüm iş iletişimi tek bir yerde saklanır ve çalışanın kişisel depolama alanından ayrıdır
  • Tüm iletişim gerçek zamanlı olarak yapılır, böylece etkileşimi ve üretkenliği bir sonraki düzeye taşıyabilirsiniz
  • Tüm veriler eyleme geçirilebilir, böylece mesajınızı okuyanlar, okumayanlara hatırlatıcılar gönderen, anket ve canlı anket sonuçları geldikçe anlayan vb.

Aslında, bir çalışan iletişim uygulaması, çoğu şirket tarafından iletişimi ve katılımı yeniden icat etmek için kullanılır.

3. Kitlenizi Tanımlayın ve Anlayın

• Sevdikleri/beğenmedikleri ve ilgi alanları nelerdir?
• En çok hangi mesajlar dikkat çekiyor?

Bu, özellikle gençlerden yaşlılara kadar değişen bir çalışan ekibini yönetirken önemlidir. Genç neslin çoğu teknoloji konusunda oldukça bilgilidir, bu nedenle onlara en verimli oldukları yerden ulaşmanız gerekir, ancak ekibinizdeki yaşlı kişilerin bile daha akıllı çalışmak için doğru araçlara ihtiyaç duyduğunu unutmayın.

Ek olarak, mesajınızı doğru miktarda dikkati çekmek için göndermek için doğru zamanın ne zaman olduğunu anlamalısınız. Sabah? Öğle yemeğinden sonra? Saat 3'teki çarpışma sırasında mı?

4. SWOT'u (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) gözden geçirin

• Güçlü Yönler: Bunlar şirketin dahili, olumlu özellikleridir ve kontrolünüz altındadır.
• Zayıf yönler: Güçlü yönlerinizden uzaklaşabilecek ve başarılı olmak için geliştirmeniz gereken olumsuz faktörler.
• Fırsatlar: İş ortamınızdaki, başarınıza katkıda bulunabilecek dış faktörler.
• Tehditler: Kontrol edemediğiniz dış faktörler. Ortaya çıkarlarsa tehditlerle ilgilenmek için acil durum planları kurmayı düşünün.

SWOT yöntemi, mevcut fırsatlardan yararlanabilmeniz ve gelecekte herhangi bir tehdidin üstesinden gelebilmeniz için iç iletişim stratejinizde hangi güçlü ve zayıf yönlerinizin olduğunu net bir şekilde incelemenize olanak tanır.

5. Mesajınızı Geliştirin

İlgili kitleye tam olarak ne söylemeniz gerektiğini özetlerken önemli ayrıntıları kaçırmayın.

• Ne: Karar ne? Bunun anlamı ne? Buna ne yol açar?
• Neden: Neden doğru karar?
• Nerede: Nerede/hangi yerler etkilenir? Daha fazla bilgiyi nereden edinebilirsiniz?
• Ne zaman: Bu ne zaman oluyor?
• Nasıl: Mesaj nasıl uygulanacak? İçte ve dışta iletişim nasıl akacak?
• Kim: Kararı kim verdi? Kim yetkili? Kimi etkiler?

Mesajınızda net olun çünkü siz onu veya amacını bile anlamadıysanız, o zaman çalışanlarınız kesinlikle “mesajı almayacak”.

6. AKILLI Hedefler Belirleyin

SMART hedefleri Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana dayalıdır. Örneğin,

• Spesifik: Herkesin anlaması için neyi başarmak istediğinizi basit terimlerle tanımlayın.
• Ölçülebilir: İlerlemeyi izleyebilmeniz için kilometre taşları ve hedefler oluşturun.
• Ulaşılabilir: Hırslı olun, ancak hedefleri yönetilebilir ve gerçekçi tutun.
• İlgili: Ekibinizi geliştirecek ve iş modelinize bağlanacak hedefler oluşturun.
• Zamana dayalı: Yolda kalmanız için belirli bir zaman çizelgesi oluşturun.

SMART hedefleri oluşturarak, mesajda kalma olasılığınız daha yüksektir ve çalışanlarınızın mesajınızla etkileşim kurma şansı da çok daha fazladır.

Bir İç İletişim Stratejisinin Sonuçları

Bir iç iletişim stratejisi, aklınızdaki son şey olabilir, ancak müşterilerinize en iyi hizmeti sunabilmeleri ve şirketinizi bir sonraki seviyeye taşıyabilmeleri için tüm ekibinizi aynı sayfada tuttuğu için işinizin bel kemiğidir.

Yukarıda altını çizdiğimiz iç iletişim stratejilerini uygulayarak kurumunuz ve çalışanlarınız için en iyi iç iletişim stratejisini geliştirebilirsiniz. Ayrıca, iç iletişim stratejinizin olması gerektiği gibi, işler akışkan olduğu için stratejinizde sürekli olarak ince ayar yapmanızı öneririz.

Son bir ipucu, her zaman bir adım önde olmanızı sağlamak için en son iletişim trendlerinden haberdar olmaktır.