11 Estratégias de gerenciamento de projetos para uma execução bem-sucedida

O gerenciamento de projetos não é ciência de foguetes, mas às vezes é bastante difícil. Não importa o trabalho árduo que os gerentes de projeto e as equipes de projeto coloquem em seus projetos, eles nem sempre são bem-sucedidos. Às vezes os prazos não são cumpridos, outras vezes o orçamento é excedido ou os resultados finais simplesmente não atendem às expectativas.

É assustador e desmotivador, sabemos disso. Felizmente, existem estratégias de gerenciamento de projetos que você pode aplicar ao seu processo de gerenciamento de projetos para fechar a lacuna entre estratégia e execução.

Desde a escolha da equipe certa até a manutenção de uma cultura de responsabilidade, neste blog, analisamos 11 estratégias de gerenciamento de projetos para uma execução bem-sucedida que você pode colocar em prática imediatamente.

O que é Planejamento Estratégico?

O planejamento estratégico é o processo de criação de uma estratégia de negócios específica que é usada para definir uma missão, metas de longo prazo e planos acionáveis. Ele integra diferentes departamentos, como marketing e vendas, ou contabilidade e finanças, e garante que todos trabalhem em prol de objetivos comuns, com todos os arquivos e documentos mantidos em um só lugar. Um plano estratégico bem estabelecido e eficaz pode desempenhar um papel fundamental no crescimento e sucesso do seu negócio, pois define claramente para onde uma organização está indo e as ações necessárias para progredir.

O que são estratégias de gerenciamento de projetos?

Na esfera de gerenciamento de projetos é praticamente o mesmo. As estratégias de gerenciamento de projetos são métodos dos gerentes de projeto para unir suas equipes e ajudar todos a entender os objetivos e necessidades do projeto, bem como o modo como o gerente deseja que cada parte do projeto progrida.

Por que usar estratégias de gerenciamento de projetos?

Uma estratégia de gerenciamento de projetos fornece um plano claro para um melhor trabalho em equipe, aumentando a produtividade e a eficiência. Ele ajuda as equipes a serem ágeis, enfrentar os desafios do projeto, acompanhar o que está acontecendo e atingir as metas do projeto.

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11 Estratégias de Gerenciamento de Projetos

É preciso mais do que uma ideia brilhante para gerenciar e concluir projetos com sucesso, bem como atingir os objetivos estratégicos do projeto. As estratégias de gerenciamento de projetos auxiliam todo o processo do início ao fim e garantem melhores resultados finais.

Estas 11 estratégias de gerenciamento de projetos ajudarão você a gerenciar e ficar por dentro de cada projeto futuro ou organização de eventos:

Definir sucesso

Se você não definiu os critérios de sucesso do projeto, mesmo que o tenha entregue dentro do prazo e do orçamento, pode realmente dizer que seu projeto é bem-sucedido? Em última análise, o sucesso do projeto é definido pelas metas e objetivos alcançados, mas há alguns fatores a serem considerados para definir se ele fez isso ou não.

Aqui estão as 6 métricas pelas quais o sucesso do projeto é medido:

• Escopo – alcançar os resultados pretendidos do projeto.
• Cronograma – cumprimento do prazo.
• Orçamento – entregar o projeto para o orçamento acordado no lançamento.
• Satisfação da equipe – a equipe está satisfeita com o que desenvolveu?
• Satisfação do cliente – os clientes estão satisfeitos com o resultado final?
• Qualidade – atende às expectativas das partes interessadas?

Escrever metas inteligentes e estabelecer critérios de sucesso do projeto são duas coisas sem as quais você não pode desenvolver o projeto, mas não pode completá-lo com sucesso. Reserve um tempo, passe por essa etapa e, logo após ter feito isso, você pode pensar em implementar qualquer uma das outras estratégias.

2. Entenda os riscos que podem afetar o sucesso do seu projeto

Sempre há riscos envolvidos em projetos que podem afetar o resultado geral. Considere realizar uma análise de risco antes do lançamento do projeto para identificar quaisquer riscos e criar soluções potenciais. Quando você está ciente dos possíveis riscos no início, você pode gerenciá-los e evitar que eles aconteçam.

Escolha a(s) equipe(s) certa(s)

Uma das estratégias de gerenciamento de projetos mais vitais para uma execução bem-sucedida é montar a equipe perfeita. Nem todo mundo será adequado para todos os projetos, então você precisa escolher com sabedoria. Cada membro da equipe deve ser escolhido pelas habilidades e conhecimentos que podem trazer para o projeto. Tenha em mente as necessidades do projeto e reúna uma equipe de pessoas que possam se alinhar com os requisitos específicos do projeto.

Finalize os detalhes do projeto antes de começar

Muitas vezes subestimada e negligenciada, essa estratégia de gerenciamento de projetos pode percorrer um longo caminho. Antes de iniciar um projeto, certifique-se de finalizar todos os detalhes, estabelecer todos os planos, definir as várias funções e responsabilidades de todos os membros da equipe. Ao fazer isso e apresentá-lo à equipe antes de começar, você não precisará gerenciar o trabalho diário de cada funcionário - se eles estiverem cientes dos planos e detalhes e souberem o que se espera que façam, o processo será tranquilo e enfim, bem sucedido.

Definir marcos de conquista para acompanhar o progresso

Sem marcos específicos e mensuráveis, os projetos geralmente são executados com atraso. A definição de marcos divide um projeto em fases, facilitando o acompanhamento do progresso. Esse processo mantém você informado sobre quaisquer problemas ou desafios que surgem, garantindo que cada fase seja concluída com êxito.

Gerenciar as tarefas do projeto em Sprints

Você pode fazer o que os membros de uma equipe ágil paralela fazem. Nessa equipe, o trabalho de todos muda por sprint (período curto e limitado no tempo em que uma equipe trabalha para concluir uma determinada quantidade de trabalho). Por exemplo, em um sprint, todos escreverão código e, no próximo sprint, todos o testarão.

E sim, nem todos os funcionários que trabalham em um projeto comum terão as mesmas habilidades e habilidades para fazer isso. No entanto, você ainda empresta a ideia e a ajusta ao projeto. O gerenciamento de tempo é essencial para cada projeto, portanto, definir horários específicos para diferentes atividades e tarefas que precisam ser concluídas em um dia é uma coisa inteligente a fazer – apenas reserve tempo suficiente para cada um e não deixe que interfiram uns nos outros.

Tenha uma ferramenta de comunicação central e estabeleça uma comunicação clara

Investir em um aplicativo de comunicação de equipe não é mais opcional. A comunicação pode fazer ou quebrar um projeto inteiro. A comunicação e a colaboração pessoalmente são ótimas, mas quando isso não é possível, ferramentas online como software de colaboração nos ajudam a manter o fluxo de conversas, feedback e ideias. A comunicação eficiente não só aumenta a produtividade, mas também ajuda a prevenir e resolver problemas.

Mantenha uma cultura de responsabilidade

Cada membro do projeto foi contratado com responsabilidades específicas e cada um deve ser responsável por seu desempenho. Mas como alcançar e manter uma cultura de responsabilidade? Comece com você mesmo. Cumpra seus próprios compromissos e admita seus próprios erros, diz Steve Pao, da Hillwork, LLC. Esteja aberto ao feedback e ensine os funcionários a serem responsáveis.

Uma cultura de responsabilidade não é apontar o dedo quando alguém comete um erro, é assumir a responsabilidade por suas ações, entender as consequências, resolver o problema e aprender com os erros.

Evite qualquer tipo de microgerenciamento

Microgerenciar sua equipe é uma má ideia. Mesmo que às vezes você se sinta tentado a fazê-lo de boa vontade, é claro – não faça. Ficar de pé sobre o ombro de alguém, observando cada movimento que eles fazem, não é eficaz e distrai da conclusão bem-sucedida do projeto. Os funcionários que estão sendo microgerenciados geralmente congelam e entram em pânico, o que resulta em altos níveis de estresse e até erros.

Então, não seja um microgerente, seja um líder. Trabalhe na construção de confiança em sua equipe e mantenha a comunicação e o feedback bidirecional. Se você sentir que alguém da equipe não está no caminho certo, em vez de respirar fundo, abra uma discussão, compartilhe seus pensamentos e encontrem a melhor solução juntos.

Mantenha-se flexível e adaptável

Connie Emerson, membro do corpo docente do programa de gerenciamento de projetos da Northeastern, observa que é importante lembrar que um plano de projeto não é um documento estático, mas um documento vivo que deve ter a capacidade de evoluir, mudar e se adaptar para atender às necessidades ou desafios emergentes do projeto.

“Gerentes de projeto bem-sucedidos reconhecem que as estratégias de gerenciamento de projetos mais eficazes mudarão ao longo do projeto”, diz ela. “Ele ou ela precisa estar continuamente pensando: O que está acontecendo? O que eu preciso para estar acontecendo? O que precisa ser feito neste momento? O que está me apoiando ou me atrapalhando? E quais ferramentas, habilidades ou competências de gerenciamento de projetos me ajudarão? Como coloco isso em ação? Isso requer conhecer não apenas as teorias de gerenciamento de projetos, mas também como aplicá-las.”

Avalie o projeto após a conclusão

Mesmo se você colocar todas essas estratégias de gerenciamento de projetos em prática, é muito provável que você ainda falhe algumas vezes. É por isso que é importante revisar cada projeto após a conclusão. Vá além do sucesso ou do fracasso. De cada projeto, você pode extrair informações que podem ser utilizadas no futuro.

O que deu certo, o que não deu? Observe as áreas de melhoria e certifique-se de procurar lugares e estágios no processo em que algo falhou. O que você pode fazer para evitar que o mesmo erro aconteça novamente?

Quando os gerentes de projeto encontram as respostas para essas perguntas, eles podem refinar seus processos de gerenciamento de projetos e desenvolver melhores práticas para os próximos projetos.

Você deve usar o software de gerenciamento de projetos para uma execução bem-sucedida?

O software de gerenciamento de projetos é um software para planejamento, rastreamento e execução de projetos que ajuda os gerentes de projeto, usuários e partes interessadas a acompanhar as tarefas do projeto, cumprir prazos e permanecer dentro do orçamento. Seu objetivo principal é auxiliar uma equipe ao longo das diferentes etapas do projeto e, simultaneamente, simplificar e melhorar o processo geral de gerenciamento de projetos.

Alguns dos benefícios do software de gerenciamento de projetos incluem planejamento de projeto sem esforço, melhor colaboração em equipe e padronização de todo o processo de trabalho. Ter todas as ferramentas necessárias para planejar e desenvolver com sucesso um projeto visível e acessível em uma tela faz com que os gerentes de projeto trabalhem melhor, de forma mais inteligente e sem estresse. A colaboração é outro grande benefício. As soluções de gerenciamento de projetos permitem e facilitam a colaboração entre diferentes equipes e departamentos que às vezes precisam trabalhar juntos em projetos. E o melhor é que eles podem fazer isso no mesmo sistema sem precisar alternar ou pular entre aplicativos diferentes.

Então, você deve usar um software de gerenciamento de projetos para uma execução bem-sucedida do projeto?

O fato de você estar lendo isso significa que você considera a opção porque provavelmente algo em seu processo de gerenciamento de projetos atual não funciona como você gostaria ou talvez você não conclua seus projetos com êxito.

Aqui está uma estatística preocupante. Um estudo da Gallup realizado em 10.640 equipes de gerenciamento de projetos de 200 empresas em 30 países em vários setores descobriu que apenas 2,5% das equipes concluíram com sucesso 100% de seus projetos.

Isso equivalia a mais de US$ 50 bilhões a US$ 150 bilhões em perdas!

Os outros 97,5% das equipes não cumpriram suas metas originais, perderam prazos, desalinharam e tiveram problemas de dependência e responsabilidade, além de excederem seus orçamentos.

Os recursos de gerenciamento de projetos podem ajudar a colocar tudo isso em ordem e criar o roteiro de projeto perfeito. Eles são os diferentes componentes do software de gerenciamento de projetos que realmente simplificam e facilitam o gerenciamento do seu espaço de trabalho. Existem muitas soluções diferentes no mercado e todas elas variam em funcionalidades e capacidades. Por exemplo, uma solução pode ter recursos de bate-papo integrados no aplicativo, enquanto outras não terão esse recurso.

Mas você precisa disso? Depois de determinar o que seus projetos e equipes precisam para melhor desempenhar seu trabalho e acompanhar as etapas do projeto, você pode encontrar a melhor solução para atender a essas necessidades e ajudá-lo a entrar nesses 2,5% que concluem 100% de seus projetos com sucesso.

Como o Slingshot pode ajudá-lo?

O Slingshot vem pronto para levar suas estratégias de gerenciamento de projetos para o próximo nível. Ao manter todos informados, as equipes podem manter o controle dos projetos mesmo em fusos horários diferentes, o que significa que a produtividade não é afetada, mesmo que os membros da equipe não possam estar fisicamente presentes uns com os outros.

O Slingshot simplifica a colaboração incorporando gerenciamento moderno de arquivos de projetos e equipes, bate-papo e análise de dados em um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com membros da equipe e compartilhar projetos com membros externos da equipe, a calma é restaurada. Com fluxos de produtividade robustos prontos para uso e projetado para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho de colaboração contínuos. Isso ajuda as equipes a ultrapassar os silos de colaboração, evita interrupções no trabalho e facilita o trabalho conjunto das equipes.

Você está pronto para transformar a maneira como sua equipe trabalha? Experimente hoje e veja como o Slingshot pode ajudar suas equipes a entregar resultados extraordinários que impulsionam o crescimento dos negócios.