11 strategii zarządzania projektami dla pomyślnej realizacji

Zarządzanie projektami nie jest nauką o rakietach, ale czasami jest dość trudne. Bez względu na ciężką pracę, jaką kierownicy projektów i zespoły projektowe wkładają w swoje projekty, nie zawsze odnoszą one sukces. Czasami nie są dotrzymywane terminy, innym razem przekraczany jest budżet, albo wyniki końcowe po prostu nie spełniają oczekiwań.

To zniechęcające i demotywujące, wiemy o tym. Na szczęście istnieją strategie zarządzania projektami, które można zastosować w procesie zarządzania projektami, aby wypełnić lukę między strategią a wykonaniem.

Od wyboru odpowiedniego zespołu po utrzymanie kultury odpowiedzialności, w tym blogu omawiamy 11 strategii zarządzania projektami, które umożliwiają pomyślną realizację, które można od razu zastosować w praktyce.

Czym jest planowanie strategiczne?

Planowanie strategiczne to proces tworzenia określonej strategii biznesowej, która służy do wyznaczania misji, celów długoterminowych i planów praktycznych. Integruje różne działy, takie jak marketing i sprzedaż lub księgowość i finanse, i zapewnia, że ​​wszyscy pracują nad wspólnymi celami, a wszystkie pliki i dokumenty są przechowywane w jednym miejscu. Dobrze ustalony i skuteczny plan strategiczny może odegrać kluczową rolę w rozwoju i sukcesie Twojej firmy, ponieważ jasno określa, dokąd zmierza organizacja i jakie działania są niezbędne do osiągnięcia postępu.

Jakie są strategie zarządzania projektami?

W sferze zarządzania projektami jest prawie tak samo. Strategie zarządzania projektami to metody kierowników projektów mające na celu zjednoczenie zespołów i pomoc wszystkim w zrozumieniu celów i potrzeb projektu, a także tego, w jaki sposób kierownik chce, aby każda część projektu przebiegała.

Dlaczego warto korzystać ze strategii zarządzania projektami?

Strategia zarządzania projektami zapewnia jasny plan lepszej pracy zespołowej, zwiększając produktywność i wydajność. Pomaga zespołom być zwinnym, stawiać czoła wyzwaniom projektowym, śledzić, co się dzieje i osiągać cele projektu.

Wypróbuj procę

11 strategii zarządzania projektami

Aby skutecznie zarządzać i realizować projekty, a także osiągać cele strategiczne projektu, potrzeba czegoś więcej niż tylko błyskotliwego pomysłu. Strategie zarządzania projektami wspierają cały proces od początku do końca i zapewniają lepsze wyniki końcowe.

Te 11 strategii zarządzania projektami pomoże Ci zarządzać każdym przyszłym projektem lub organizacją wydarzenia i pozostać na szczycie:

Zdefiniuj sukces

Jeśli nie ustaliłeś kryteriów sukcesu projektu, nawet jeśli dostarczyłeś go na czas i zgodnie z budżetem, czy możesz naprawdę powiedzieć, że twój projekt jest udany? Ostatecznie sukces projektu jest definiowany przez cele, które osiągnął, ale istnieje kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę, aby określić, czy to się udało, czy nie.

Oto 6 wskaźników, za pomocą których mierzy się sukces projektu:

• Zakres – osiągnięcie zamierzonych rezultatów projektu.
• Harmonogram – dotrzymanie terminu.
• Budżet – dostarczenie projektu do budżetu uzgodnionego przy uruchomieniu.
• Satysfakcja zespołu – czy zespół jest zadowolony z tego, co wypracował?
• Zadowolenie klienta – czy klienci są zadowoleni z efektu końcowego?
• Jakość – czy spełnia oczekiwania interesariuszy?

Pisanie inteligentnych celów i ustalanie kryteriów sukcesu projektu to dwie rzeczy, bez których nie możesz rozwijać projektu, ale nie możesz ukończyć go pomyślnie. Poświęć trochę czasu, przejdź przez ten krok, a zaraz po wykonaniu tego możesz pomyśleć o wdrożeniu dowolnej innej strategii.

2. Zrozum zagrożenia, które mogą wpłynąć na sukces Twojego projektu

Z projektami zawsze wiąże się ryzyko, które może wpłynąć na ogólny wynik. Rozważ wykonanie analizy ryzyka przed rozpoczęciem projektu, aby zidentyfikować wszelkie zagrożenia i stworzyć potencjalne rozwiązania. Kiedy na początku jesteś świadomy możliwych zagrożeń, możesz nimi zarządzać i zapobiegać ich występowaniu.

Wybierz odpowiedni zespół/y

Jedną z najważniejszych strategii zarządzania projektami dla pomyślnej realizacji jest stworzenie idealnego zespołu. Nie każdy będzie pasował do każdego projektu, dlatego trzeba wybierać mądrze. Każdy członek zespołu powinien być wybrany ze względu na umiejętności i wiedzę, które może wnieść do projektu. Pamiętaj o potrzebach projektu i zbierz zespół ludzi, którzy potrafią dostosować się do konkretnych wymagań projektu.

Sfinalizuj szczegóły projektu, zanim zaczniesz

Często niedoceniana i zaniedbywana strategia zarządzania projektami może zajść daleko. Zanim zaczniesz projekt, upewnij się, że sfinalizowałeś wszystkie szczegóły, ustaliłeś wszystkie plany, określiłeś różne role i obowiązki wszystkich członków zespołu. Kiedy to zrobisz i zaprezentujesz to zespołowi przed rozpoczęciem pracy, nie będziesz musiał zarządzać codzienną pracą każdego pracownika – jeśli są oni świadomi planów i szczegółów oraz wiedzą, czego się od nich oczekuje, proces przebiegnie sprawnie i ostatecznie udany.

Ustaw kamienie milowe osiągnięć, aby śledzić postępy

Bez konkretnych i mierzalnych kamieni milowych projekty często przebiegają z opóźnieniem. Wyznaczanie kamieni milowych dzieli projekt na fazy, co ułatwia śledzenie postępów. Ten proces informuje Cię o wszelkich pojawiających się problemach lub wyzwaniach, zapewniając jednocześnie pomyślne zakończenie każdej fazy.

Zarządzaj zadaniami projektu w sprintach

Możesz robić to, co robią członkowie równoległego zespołu Agile. W tym zespole każda praca zmienia się na sprint (krótki, ograniczony czasowo okres, w którym zespół pracuje nad wykonaniem określonej pracy). Na przykład w jednym sprincie wszyscy będą pisać kod, a w następnym wszyscy będą go testować.

I tak, nie wszyscy pracownicy pracujący nad wspólnym projektem będą mieli do tego takie same umiejętności i zdolności. Jednak nadal pożyczasz pomysł i dostosowujesz go do projektu. Zarządzanie czasem jest niezbędne dla każdego projektu, więc ustalenie określonych godzin dla różnych czynności i zadań, które muszą być wykonane w ciągu jednego dnia, jest mądrą rzeczą – po prostu daj każdemu wystarczająco dużo czasu i nie pozwól, aby przeszkadzały sobie nawzajem.

Miej centralne narzędzie komunikacji i nawiąż przejrzystą komunikację

Inwestowanie w aplikację do komunikacji zespołowej nie jest już opcjonalne. Komunikacja może spowodować lub przerwać cały projekt. Komunikacja i współpraca osobista są świetne, ale gdy nie jest to możliwe, narzędzia online, takie jak oprogramowanie do współpracy, pomagają nam utrzymać przepływ rozmów, opinii i pomysłów. Skuteczna komunikacja nie tylko zwiększa produktywność, ale także pomaga zapobiegać problemom i je rozwiązywać.

Utrzymuj kulturę odpowiedzialności

Każdy członek projektu został zaangażowany w określone obowiązki i każdy powinien odpowiadać za swoje wykonanie. Ale jak osiągnąć i utrzymać kulturę odpowiedzialności? Zacznij od siebie. Wypełnij własne zobowiązania i przyznaj się do własnych błędów, mówi Steve Pao z Hillwork, LLC. Bądź otwarty na informacje zwrotne i naucz pracowników, jak być odpowiedzialnym.

Kultura odpowiedzialności nie polega na wskazywaniu palcem, gdy ktoś popełni błąd, ale na wzięciu odpowiedzialności za swoje działania, zrozumieniu konsekwencji, rozwiązaniu problemu i uczeniu się na błędach.

Unikaj wszelkiego rodzaju mikrozarządzania

Mikrozarządzanie zespołem to zły pomysł. Nawet jeśli czasami kusi cię, żeby to zrobić w dobrej woli, oczywiście – nie rób tego. Stanie nad czyimś ramieniem, obserwowanie każdego wykonywanego przez niego ruchu, nie jest skuteczne i odwraca uwagę od pomyślnego zakończenia projektu. Pracownicy objęci mikrozarządzaniem często zamarzają i wpadają w panikę, co skutkuje wysokim poziomem stresu, a nawet błędów.

Więc nie bądź mikromenedżerem, bądź liderem. Pracuj nad budowaniem zaufania w swoim zespole i utrzymuj komunikację i dwukierunkową informację zwrotną. Jeśli czujesz, że ktoś w zespole nie jest na dobrej drodze, zamiast oddychać mu na karku, otwórz dyskusję, podziel się przemyśleniami i wspólnie znajdź najlepsze rozwiązanie.

Pozostań elastyczny i elastyczny

Connie Emerson, członek wydziału w programie zarządzania projektami Northeastern, zauważa, że ​​należy pamiętać, że plan projektu nie jest dokumentem statycznym, ale żywym, który powinien mieć możliwość ewolucji, zmiany i adaptacji w celu zaspokojenia pojawiających się potrzeb lub wyzwań projekt.

„Odnoszący sukcesy kierownicy projektów zdają sobie sprawę, że najskuteczniejsze strategie zarządzania projektami będą się zmieniać w trakcie trwania projektu”, mówi. „On lub ona musi ciągle myśleć: co się dzieje? Co muszę robić? Co należy zrobić w tym momencie? Co mnie wspiera lub przeszkadza? A jakie narzędzia, umiejętności lub kompetencje zarządzania projektami mi pomogą? Jak je wprowadzić w życie? Wymaga to znajomości nie tylko teorii zarządzania projektami, ale także umiejętności ich zastosowania.”

Oceń projekt po zakończeniu

Nawet jeśli wdrożysz wszystkie te strategie zarządzania projektami, jest bardzo prawdopodobne, że czasami poniesiesz porażkę. Dlatego ważne jest, aby po zakończeniu przejrzeć każdy projekt. Wyjdź poza sukces lub porażkę. Z każdego projektu możesz wydobyć informacje, które możesz wykorzystać w przyszłości.

Co poszło dobrze, a co nie? Zwróć uwagę na obszary wymagające poprawy i pamiętaj, aby poszukać miejsc i etapów procesu, w których coś się zepsuło. Co możesz zrobić, aby uniknąć powtórzenia się tego samego błędu?

Kiedy kierownicy projektów znajdą odpowiedzi na te pytania, mogą udoskonalić swoje procesy zarządzania projektami i opracować lepsze praktyki dla przyszłych projektów.

Czy do pomyślnej realizacji należy używać oprogramowania do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami to oprogramowanie do planowania, śledzenia i realizacji projektów, które pomaga kierownikom projektów, użytkownikom i interesariuszom śledzić zadania projektowe, dotrzymywać terminów i trzymać się budżetu. Jego głównym celem jest wspomaganie zespołu na różnych etapach projektu przy jednoczesnym uproszczeniu i usprawnieniu całego procesu zarządzania projektem.

Niektóre z zalet oprogramowania do zarządzania projektami obejmują bezproblemowe planowanie projektów, lepszą współpracę w zespole i standaryzację całego procesu pracy. Posiadanie wszystkich narzędzi potrzebnych do skutecznego planowania i rozwijania projektu widocznych i dostępnych na jednym ekranie sprawia, że ​​kierownicy projektów pracują lepiej, mądrzej i bezstresowo. Współpraca to kolejna ogromna korzyść. Rozwiązania do zarządzania projektami umożliwiają i ułatwiają współpracę między różnymi zespołami i działami, które czasami muszą współpracować przy projektach. A najlepsze jest to, że mogą to robić z tego samego systemu bez konieczności przełączania lub przeskakiwania różnych aplikacji.

Czy zatem należy używać oprogramowania do zarządzania projektami w celu pomyślnej realizacji projektu?

Fakt, że to czytasz, oznacza, że ​​rozważasz tę opcję, ponieważ prawdopodobnie coś w twoim obecnym procesie zarządzania projektami nie działa tak, jak byś tego chciał lub być może nie kończysz pomyślnie swoich projektów.

Oto niepokojąca statystyka. Badanie przeprowadzone przez Gallupa na 10 640 zespołach zarządzających projektami z 200 firm w 30 krajach z różnych branż wykazało, że tylko 2,5% zespołów pomyślnie zrealizowało 100% swoich projektów.

Odpowiadały one stratom od ponad 50 miliardów do 150 miliardów dolarów!

Pozostałe 97,5% zespołów nie osiągnęło swoich pierwotnych celów, nie dotrzymało terminów, było niedopasowane, miało problemy z zależnością i odpowiedzialnością, a także przekroczyło swoje budżety.

Funkcje zarządzania projektami mogą pomóc uporządkować to wszystko i stworzyć idealną mapę drogową projektu. Są to różne składniki oprogramowania do zarządzania projektami, które w rzeczywistości upraszczają i ułatwiają zarządzanie obszarem roboczym. Na rynku istnieje wiele różnych rozwiązań, a wszystkie różnią się funkcjonalnością i możliwościami. Na przykład jedno rozwiązanie może mieć zintegrowane funkcje czatu w aplikacji, podczas gdy inne nie będą miały tej funkcji.

Ale czy tego potrzebujesz? Po ustaleniu, czego potrzebują Twoje projekty i zespoły, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę i być na bieżąco z etapami projektu, możesz znaleźć najlepsze rozwiązanie, które zaspokoi te potrzeby i pomoże Ci dostać się do tych 2,5%, które pomyślnie ukończą 100% swoich projektów.

Jak proca może ci pomóc?

Slingshot jest gotowy, aby przenieść Twoje strategie zarządzania projektami na wyższy poziom. Dzięki temu, że wszyscy są na bieżąco, zespoły mogą być na bieżąco z projektami nawet w różnych strefach czasowych, co oznacza, że ​​produktywność nie ucierpi, mimo że członkowie zespołu nie mogą być ze sobą fizycznie obecni.

Slingshot upraszcza współpracę, włączając nowoczesne zarządzanie plikami projektów i zespołów, czat i analizę danych w jednej aplikacji. Gdy w prosty sposób możesz udostępniać wszystkie te elementy w jednym miejscu członkom zespołu i udostępniać projekty członkom zespołu z zewnątrz, przywracany jest spokój. Dzięki solidnej produktywności płynie po wyjęciu z pudełka i jest zaprojektowany do bezproblemowej pracy, aby umożliwić ciągłą współpracę. Pomaga to zespołom przełamywać silosy współpracy, zapobiega przerwom w pracy i ułatwia zespołom lepszą współpracę.

Czy jesteś gotowy, aby zmienić sposób pracy swojego zespołu? Wypróbuj już dziś i zobacz, jak Slingshot może pomóc Twoim zespołom w osiąganiu nadzwyczajnych wyników, które napędzają rozwój firmy.