11 إستراتيجيات إدارة المشروع للتنفيذ الناجح

إدارة المشروع ليست علم الصواريخ ، لكنها صعبة للغاية في بعض الأحيان. بغض النظر عن العمل الشاق الذي يبذله مديرو المشاريع وفرق المشروع في مشاريعهم ، فهم لا ينجحون دائمًا. في بعض الأحيان لا يتم الوفاء بالمواعيد النهائية ، أو في أحيان أخرى يتم تجاوز الميزانية ، أو لا تلبي النتائج النهائية التوقعات.

إنه أمر مخيف ومثبط للهمة ، ونحن نعلم ذلك. لحسن الحظ ، هناك استراتيجيات لإدارة المشروع يمكنك تطبيقها على عملية إدارة المشروع لسد الفجوة بين الإستراتيجية والتنفيذ.

من اختيار الفريق المناسب إلى الحفاظ على ثقافة المساءلة ، في هذه المدونة ، نراجع 11 إستراتيجية لإدارة المشاريع للتنفيذ الناجح والتي يمكنك تنفيذها على الفور.

ما هو التخطيط الاستراتيجي؟

التخطيط الاستراتيجي هو عملية إنشاء إستراتيجية عمل محددة يتم استخدامها لتعيين مهمة وأهداف طويلة الأجل وخطط قابلة للتنفيذ. إنه يدمج أقسامًا مختلفة مثل التسويق والمبيعات ، أو المحاسبة والتمويل ، ويضمن أن يعمل الجميع لتحقيق أهداف مشتركة ، مع الاحتفاظ بجميع الملفات والمستندات في مكان واحد. يمكن أن تلعب الخطة الإستراتيجية الراسخة والفعالة دورًا محوريًا في نمو ونجاح عملك لأنها تحدد بوضوح إلى أين تتجه المنظمة والإجراءات اللازمة لإحراز تقدم.

ما هي استراتيجيات إدارة المشروع؟

في مجال إدارة المشروع هو نفسه إلى حد كبير. استراتيجيات إدارة المشروع هي أساليب مديري المشاريع لتوحيد فرقهم ومساعدة الجميع على فهم أهداف واحتياجات المشروع ، وكذلك كيف يريد المدير أن يتقدم كل جزء من المشروع.

لماذا نستخدم استراتيجيات إدارة المشاريع؟

توفر استراتيجية إدارة المشروع خطة واضحة للعمل الجماعي بشكل أفضل ، وزيادة الإنتاجية والكفاءة. فهي تساعد الفرق على أن تكون مرنة ، ومعالجة تحديات المشروع ، وتتبع ما يجري وتحقيق أهداف المشروع.

جرب مقلاع

11 إستراتيجيات إدارة المشروع

يتطلب الأمر أكثر من فكرة لامعة لإدارة المشاريع وإكمالها بنجاح ، وكذلك تحقيق الأهداف الإستراتيجية للمشروع. تساعد استراتيجيات إدارة المشروع العملية برمتها من البداية إلى النهاية وتضمن نتائج نهائية أفضل.

ستساعدك استراتيجيات إدارة المشاريع الـ 11 هذه على إدارة كل مشروع أو منظمة حدث في المستقبل والبقاء على اطلاع بها:

حدد النجاح

إذا لم تكن قد حددت معايير نجاح المشروع ، حتى لو قمت بتسليمه في الوقت المحدد والميزانية ، فهل يمكنك حقًا أن تقول إن مشروعك ناجح؟ في نهاية المطاف ، يتم تحديد نجاح المشروع من خلال الأهداف والغايات التي تم التوصل إليها ولكن هناك عدة عوامل يجب أخذها في الاعتبار لتحديد ما إذا كان قد فعل ذلك أم لا.

فيما يلي المقاييس الستة التي يتم من خلالها قياس نجاح المشروع:

• النطاق - تحقيق النتائج المرجوة من المشروع.
• الجدول الزمني - الوفاء بالموعد النهائي.
• الميزانية - تسليم المشروع للميزانية المتفق عليها عند الإطلاق.
• رضا الفريق - هل الفريق راضٍ عما طوره؟
• رضا العملاء - هل العملاء سعداء بالنتيجة النهائية؟
• الجودة - هل تلبي توقعات أصحاب المصلحة؟

كتابة أهداف ذكية ووضع معايير نجاح المشروع هما شيئان يمكنك "تطوير المشروع بدونهما ، لكن لا يمكنك إتمامه بنجاح. خذ بعض الوقت ، وتجاوز هذه الخطوة ، وبعد القيام بذلك ، يمكنك التفكير في تنفيذ أي من الاستراتيجيات الأخرى.

2- افهم المخاطر التي يمكن أن تؤثر على نجاح مشروعك

هناك دائمًا مخاطر مرتبطة بالمشاريع التي يمكن أن تؤثر على النتيجة الإجمالية. ضع في اعتبارك إجراء تحليل للمخاطر قبل إطلاق المشروع لتحديد أي مخاطر وإنشاء حلول محتملة. عندما تكون على دراية بالمخاطر المحتملة في البداية ، يمكنك إدارتها ومنع حدوثها.

اختر الفريق المناسب

واحدة من أكثر استراتيجيات إدارة المشروع حيوية للتنفيذ الناجح هي تجميع الفريق المثالي. لن يكون الجميع مناسبًا تمامًا لكل مشروع ، لذلك عليك أن تختار بحكمة. يجب اختيار كل عضو في الفريق للمهارات والخبرات التي يمكنهم تقديمها للمشروع. ضع في اعتبارك احتياجات المشروع واجمع فريقًا من الأشخاص الذين يمكنهم التوافق مع متطلبات المشروع المحددة.

استكمل تفاصيل المشروع قبل أن تبدأ

غالبًا ما يتم التقليل من شأنها وإهمالها ، يمكن لاستراتيجية إدارة المشروع هذه أن تقطع شوطًا طويلاً. قبل أن تبدأ مشروعًا ، تأكد من الانتهاء من جميع التفاصيل ووضع جميع الخطط وتحديد الأدوار والمسؤوليات المختلفة لجميع أعضاء الفريق. عندما تفعل ذلك وتقدمه إلى الفريق قبل أن تبدأ ، فلن تحتاج إلى إدارة العمل اليومي لكل موظف - إذا كانوا على دراية بالخطط والتفاصيل ويعرفون ما يتوقع منهم القيام به ، فستكون العملية سلسة وستكون العملية في النهاية ، ناجح.

قم بتعيين معالم الإنجاز لتتبع التقدم

بدون معالم محددة وقابلة للقياس ، غالبًا ما تتأخر المشاريع عن الجدول الزمني. يؤدي تعيين المعالم إلى تقسيم المشروع إلى مراحل مما يسهل تتبع التقدم. تبقيك هذه العملية على اطلاع بأي مشكلات أو تحديات تظهر مع ضمان إكمال كل مرحلة بنجاح.

إدارة مهام المشروع في Sprints

يمكنك أن تفعل ما يفعله أعضاء فريق أجايل الموازي. في هذا الفريق ، تتغير وظيفة كل فرد في كل سباق (فترة قصيرة ومحددة زمنياً عندما يعمل الفريق لإكمال قدر معين من العمل). على سبيل المثال ، في أحد السباقات ، سيكتب الجميع رمزًا ، ثم في السباق التالي ، سيختبره الجميع.

ونعم ، لن يكون لدى جميع الموظفين العاملين في مشروع مشترك نفس المهارات والقدرات للقيام بذلك. ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك استعارة الفكرة وتكييفها مع المشروع. تعد إدارة الوقت أمرًا ضروريًا لكل مشروع ، لذا فإن تحديد أوقات محددة للأنشطة والمهام المختلفة التي يجب إكمالها في يوم واحد هو أمر ذكي يجب القيام به - فقط امنح الوقت الكافي لكل مشروع ولا تسمح لهم بالتدخل مع بعضهم البعض.

امتلك أداة اتصال مركزية وقم بإنشاء اتصال واضح

لم يعد الاستثمار في تطبيق اتصالات الفريق أمرًا اختياريًا. يمكن أن يؤدي الاتصال إلى إنشاء مشروع بأكمله أو كسره. يعد التواصل والتعاون شخصيًا أمرًا رائعًا ، ولكن عندما لا يكون ذلك ممكنًا ، تساعدنا الأدوات عبر الإنترنت مثل برامج التعاون في مواكبة تدفق المحادثات والتعليقات والأفكار. لا يؤدي الاتصال الفعال إلى تعزيز الإنتاجية فحسب ، بل يساعد أيضًا في منع المشكلات وحلها.

الحفاظ على ثقافة المساءلة

تم تعيين كل عضو في المشروع على عاتقه مسؤوليات محددة ويجب أن يكون كل فرد مسؤولاً عن أدائه. ولكن كيف نحقق ثقافة المساءلة والمحافظة عليها؟ ابدأ بنفسك. تلبية التزاماتك الخاصة والاعتراف بأخطائك يقول ستيف باو من شركة Hillwork، LLC. كن منفتحًا على الملاحظات وعلّم الموظفين كيف يكونون مسؤولين.

لا تعني ثقافة المساءلة توجيه أصابع الاتهام عندما يرتكب شخص ما خطأ ، بل تتعلق بتحمل المسؤولية عن أفعالك ، وفهم العواقب ، وحل المشكلة ، والتعلم من الأخطاء.

تجنب أي نوع من الإدارة الجزئية

الإدارة الدقيقة لفريقك فكرة سيئة. حتى لو كنت تميل أحيانًا إلى القيام بذلك بحسن نية ، بالطبع - لا تفعل ذلك. الوقوف فوق كتف شخص ما ، ومراقبة كل خطوة يقوم بها ليست فعالة وتشتت الانتباه عن إكمال المشروع بنجاح. غالبًا ما يتجمد الموظفون الذين يخضعون للإدارة الدقيقة والذعر ، مما يؤدي إلى مستويات عالية من التوتر وحتى الأخطاء.

لذا ، لا تكن مديرًا دقيقًا ، كن قائدًا. اعمل على بناء الثقة في فريقك واستمر في التواصل والتغذية الراجعة ثنائية الاتجاه. إذا شعرت أن أحد أفراد الفريق ليس على المسار الصحيح ، فبدلاً من التنفس لأسفل ، افتح مناقشة وشارك أفكارك واعثر على أفضل حل معًا.

ابق مرنًا وقادرًا على التكيف

تشير كوني إيمرسون ، عضو هيئة التدريس في برنامج إدارة المشاريع في جامعة نورث إيسترن ، إلى أنه من المهم أن تتذكر أن خطة المشروع ليست وثيقة ثابتة ، ولكنها خطة حية يجب أن تتمتع بالقدرة على التطور والتغيير والتكيف لتلبية الاحتياجات أو التحديات الناشئة مشروع.

"يدرك مديرو المشروع الناجحون أن استراتيجيات إدارة المشروع الأكثر فاعلية ستتغير طوال فترة المشروع" ، كما تقول. "هو أو هي بحاجة إلى التفكير باستمرار: ما الذي يحدث؟ ما الذي أحتاجه لأستمر؟ ما الذي يجب القيام به في هذا الوقت؟ ما الذي يدعمني أو يعوقني؟ وما هي الأدوات أو المهارات أو الكفاءات الخاصة بإدارة المشاريع التي ستساعدني؟ كيف أضعها موضع التنفيذ؟ وهذا يتطلب معرفة ليس فقط نظريات إدارة المشروع ، ولكن أيضًا كيفية تطبيقها ".

تقييم المشروع بعد الانتهاء

حتى إذا وضعت كل استراتيجيات إدارة المشروع هذه في مكانها الصحيح ، فمن المحتمل جدًا أنك ستظل تفشل في بعض الأحيان. هذا هو السبب في أنه من المهم مراجعة كل مشروع بعد الانتهاء. تجاوز النجاح أو الفشل. من كل مشروع ، يمكنك استخراج المعلومات التي يمكنك استخدامها في المستقبل.

ما الذي سار بشكل جيد ، وما الذي لم يحدث؟ لاحظ مجالات التحسين وتأكد من البحث عن الأماكن والمراحل في العملية التي تعطل فيها شيء ما. ما الذي يمكنك فعله لتجنب حدوث نفس الخطأ مرة أخرى؟

عندما يجد مديرو المشاريع إجابات لهذه الأسئلة ، يمكنهم تحسين عمليات إدارة المشاريع وتطوير ممارسات أفضل للمشاريع القادمة.

هل يجب عليك استخدام برنامج إدارة المشاريع للتنفيذ الناجح؟

برنامج إدارة المشاريع هو برنامج لتخطيط المشاريع وتعقبها وتنفيذها يساعد مديري المشاريع والمستخدمين وأصحاب المصلحة على تتبع مهام المشروع والوفاء بالمواعيد النهائية والبقاء على الميزانية. والغرض الأساسي منه هو مساعدة الفريق خلال مراحل المشروع المختلفة وتبسيط عملية إدارة المشروع الشاملة وتحسينها في نفس الوقت.

تتضمن بعض مزايا برامج إدارة المشروع تخطيطًا سهلًا للمشروع ، وتحسين تعاون الفريق ، وتوحيد عملية العمل بأكملها. إن امتلاك جميع الأدوات اللازمة للتخطيط الناجح لمشروع ما وتطويره بشكل مرئي ويمكن الوصول إليه على شاشة واحدة يجعل مديري المشاريع يعملون بشكل أفضل وأكثر ذكاءً وخالٍ من الإجهاد. التعاون هو فائدة كبيرة أخرى. تعمل حلول إدارة المشاريع على تمكين وتسهيل التعاون بين الفرق والإدارات المختلفة التي قد تحتاج في بعض الأحيان إلى العمل معًا في المشاريع. وأفضل شيء هو أنه يمكنهم فعل ذلك من نفس النظام دون الحاجة إلى التبديل أو التنقل بين التطبيقات المختلفة.

لذا ، هل يجب عليك استخدام برنامج إدارة المشاريع لتنفيذ المشروع بنجاح؟

حقيقة أنك تقرأ هذا يعني أنك تفكر في الخيار لأنه من المحتمل أن شيئًا ما في عملية إدارة المشروع الحالية لا يعمل كما تريد أو ربما لم تكمل مشاريعك بنجاح.

هذه إحصائية مقلقة. وجدت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب على 10،640 فريقًا لإدارة المشاريع من 200 شركة في 30 دولة عبر مختلف الصناعات أن 2.5 ٪ فقط من الفرق أكملت 100 ٪ من مشاريعها بنجاح.

هذه الخسائر تعادل ما يزيد عن 50 مليار دولار إلى 150 مليار دولار!

أما الـ 97.5٪ الأخرى من الفرق فشلت في تحقيق أهدافها الأصلية ، وتغيبت عن المواعيد النهائية ، وانحرفت ، وكان لديها مشاكل التبعية والمساءلة ، فضلاً عن تجاوز ميزانياتها.

يمكن أن تساعد ميزات إدارة المشروع في ترتيب كل هذا وإنشاء خارطة طريق مثالية للمشروع. إنها المكونات المختلفة لبرنامج إدارة المشاريع التي تجعل إدارة مساحة العمل الخاصة بك أكثر بساطة وسهولة. هناك العديد من الحلول المختلفة في السوق وتتنوع جميعها في الوظائف والقدرات. على سبيل المثال ، قد يحتوي أحد الحلول على ميزات دردشة مدمجة في التطبيق ، بينما لا يمتلك الآخرون هذه الميزة.

لكن هل تحتاجه؟ بعد تحديد ما تحتاجه مشاريعك وفرقك لأداء عملهم على أفضل وجه والبقاء على المسار الصحيح مع مراحل المشروع ، يمكنك العثور على أفضل حل لتلبية هذه الاحتياجات ومساعدتك في الوصول إلى هذه 2.5٪ التي تكمل 100٪ من مشاريعها بنجاح.

كيف يمكن أن تساعدك مقلاع؟

يأتي Slingshot جاهزًا لنقل استراتيجيات إدارة المشروع إلى المستوى التالي. من خلال إبقاء الجميع على اطلاع ، يمكن للفرق البقاء على اطلاع بالمشاريع حتى عبر مناطق زمنية مختلفة ، مما يعني أن الإنتاجية لا تتأثر على الرغم من أن أعضاء الفريق لا يمكنهم التواجد فعليًا مع بعضهم البعض.

يبسط Slingshot التعاون من خلال دمج إدارة المشاريع الحديثة والملفات الجماعية والدردشة وتحليلات البيانات ، كل ذلك في تطبيق واحد. عندما يمكنك بسهولة مشاركة كل هذه العناصر في مكان واحد مع أعضاء الفريق ومشاركة المشاريع مع أعضاء الفريق الخارجيين ، يتم استعادة الهدوء. مع تدفقات إنتاجية قوية خارج الصندوق وهي مصممة للعمل بسلاسة لتمكين سير عمل التعاون المستمر. يساعد هذا الفرق على قطع مجموعات التعاون ، ويمنع اضطرابات العمل ، ويسهل على الفرق العمل معًا بشكل أفضل.

هل أنت مستعد لتغيير طريقة عمل فريقك؟ جربه اليوم وشاهد كيف يمكن لـ Slingshot أن تساعد فرقك على تحقيق نتائج غير عادية تدفع نمو الأعمال.