O que é software de colaboração e por que sua organização precisa dele?

Hoje em dia, o mercado está inundado de ferramentas que prometem simplificar os processos de trabalho dos seus colaboradores e conseguir isso.

Mas eles realmente?

De acordo com um relatório de terça-feira da Pegasystems Inc.*, os funcionários alternam entre 35 aplicativos de trabalho crítico diferentes mais de 1.100 vezes todos os dias!

Quantos aplicativos sua equipe usa?

Softwares ineficazes e processos ineficientes estão impactando na produtividade de cada equipe e para evitar que muitas empresas busquem ajuda em softwares de colaboração.

Mas essa é a melhor solução para sua equipe e necessidades?

Neste artigo, responderemos a todas as suas perguntas relacionadas ao software de colaboração. Incluindo o que é software de colaboração, como funcionam as ferramentas de colaboração online, qual é a diferença entre uma solução multifuncional e uma solução pontual e muito mais.

O que é software de colaboração?

O software de colaboração é um software projetado para ajudar as equipes a serem mais produtivas e trabalharem com mais eficiência, permitindo que colaborem em uma única plataforma.

A história do software de colaboração tradicional começou há mais de 30 anos, quando as empresas começaram a formar seus departamentos de TI e precisavam reunir produtos de vários fornecedores para obter toda a gama de funcionalidades necessárias para realizar seu trabalho. Naquela época, o software de colaboração era uma solução única para o caso de uso único da equipe, seja gerenciamento de tarefas, dados ou bate-papo.

Avançando rapidamente para o presente tecnologicamente avançado, esses tipos de software de colaboração chamados soluções pontuais ainda existem, mas foram superados há muito tempo pelas soluções de colaboração tudo-em-um.

O software de colaboração tudo-em-um foi projetado para ajudar as equipes a serem mais produtivas e trabalharem com mais eficiência, permitindo que compartilhem, gerenciem documentos, arquivos e outros tipos de dados e trabalhem juntos em projetos e tarefas de qualquer local e dispositivo .

O software de colaboração tudo-em-um é uma ferramenta fantástica para todas as equipes existentes, mas mais especificamente para equipes ágeis e qualquer equipe que trabalhe remotamente.

Experimente o estilingue

Como funcionam as ferramentas de colaboração online multifuncionais?

As ferramentas de colaboração online ajudam as equipes a se comunicarem e colaborarem perfeitamente em tarefas e projetos e facilitam o uso de uma variedade de outras ferramentas de produtividade em uma única plataforma. O software de colaboração elimina a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos, desperdiçar tempo e interromper seu fluxo de trabalho, permitindo permanecer na mesma ferramenta para realizar o trabalho.

Ele também resolve o caos de ter arquivos hospedados em diferentes serviços e aplicativos e ter que pesquisar em longas listas para encontrar informações críticas, permitindo que os usuários tenham tudo em um só lugar, de onde qualquer pessoa pode acessar tudo o que precisa para concluir suas tarefas.

Outra maneira como as ferramentas de colaboração online funcionam é que elas mantêm toda a comunicação interna sob o mesmo teto. Esqueça a busca de mensagens em sua caixa de entrada e aplicativos de bate-papo novamente porque as ferramentas de colaboração online mantêm suas conversas organizadas e transparentes.

As ferramentas de colaboração online não apenas ajudam sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente, mas também ajudam a aumentar a produtividade geral da equipe e acompanhar o progresso de projetos e tarefas e obter atualizações de status em tempo real.

Como funcionam as ferramentas de solução de ponto e colaboração online?

As ferramentas de colaboração online de solução pontual reúnem toda a sua equipe em um local de colaboração para uma necessidade específica e o que ela oferece é uma variedade de recursos que suportam apenas essa necessidade específica. Por exemplo, um software de colaboração de solução pontual pode ser uma plataforma de comunicação. O que você pode fazer nessa plataforma é conversar com colegas de equipe e, eventualmente, fazer chamadas em conferência e videoconferências.

Neste exemplo da plataforma de comunicação, você não conseguiria encontrar um painel onde pudesse visualizar suas tarefas, não conseguiria acompanhar seu progresso e garantir que cada tarefa seja concluída no prazo.

Você também não poderá armazenar seus principais arquivos, documentos e recursos aos quais costuma se referir, receber notificações de atualizações de projetos e tarefas ou ter acesso a dados.

Há muitas outras coisas que você não poderá fazer a partir de uma solução pontual, mas temos certeza de que você já entendeu.

Ferramenta de colaboração de solução tudo-em-um vs. ponto

As ferramentas de colaboração são ótimas, pois aumentam a eficiência e a produtividade da equipe, e você quer isso para o seu negócio, mas aí se depara com o dilema de qual tipo de solução você deve escolher: solução completa ou pontual?

Já explicamos como os dois tipos de soluções funcionam, mas para ajudá-lo a entender melhor algumas diferenças importantes e os prós e contras de cada solução, fizemos essa tabela de comparação para referência:

Principais recursos do software de colaboração tudo-em-um

Cada software de colaboração é diferente, mas a maioria das ferramentas incluirá (ou deverá) incluir os seguintes recursos:

Gerenciamento de projetos – Organize todos os aspectos de um projeto, desde o planejamento e programação até a alocação e execução de recursos.

Gerenciamento de tarefas – Tudo o que é necessário para gerenciar uma tarefa ao longo de seu ciclo de vida, desde o planejamento até a execução. Defina prazos, dependências e prioridades e garanta que o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído a tempo.

Gerenciamento de documentos – O recurso de gerenciamento de documentos é importante para todos os softwares de colaboração. Ele permite que os usuários compartilhem e trabalhem em documentos juntos, integrando facilmente aplicativos de armazenamento em nuvem de terceiros à plataforma. Esse recurso também ajuda a manter os documentos organizados em um só lugar, para que todos possam acessá-los facilmente a qualquer momento.

Colaboração multifuncional – Um único local onde todos em sua organização (marketing, vendas, RH, logística, desenvolvedores, suporte, etc.) se reúnem para trabalhar em uma meta ou projeto.

Mensagens internas – O software de colaboração que possui recursos de mensagens integrados pode ajudar a manter a comunicação organizada e dentro do tópico. A capacidade de se comunicar no aplicativo e colaborar em tarefas e projetos individuais, compartilhando comentários, feedback e ideias, mantendo um registro histórico de discussões que todos podem consultar a qualquer momento. A maioria das ferramentas de colaboração também oferece aos usuários a capacidade de comentar sobre os níveis de tarefa e projeto e anexar arquivos para dar suporte adicional a tarefas e projetos.

Análise de dados – Esse recurso não é muito comum, mas altamente benéfico para a saúde do seu negócio. Ao ter acesso a dados em tempo real, os usuários podem tomar decisões mais bem informadas que não são baseadas em instinto, mas apoiadas com insights de dados importantes.

Notificações – Para se manter atualizado com todas as modificações recentes feitas em tarefas, menções, discussões e muito mais.

Oportunidades de integração – Com o software de colaboração, os usuários devem poder acessar todos os tipos de documentos, arquivos e recursos, alguns dos quais armazenados em um aplicativo de terceiros. Assim, é importante que a solução de software de colaboração escolhida ofereça oportunidades de integração robustas com ferramentas como Dropbox, Google Drive, etc.

Interface intuitiva – Um bom software de colaboração deve ser intuitivo e fácil de usar e não deve levar mais do que alguns dias para se acostumar. O objetivo desses tipos de ferramentas é simplificar o processo de trabalho e torná-lo mais eficiente, portanto, um dos recursos mais importantes de qualquer software de colaboração é ser simples e direto.

Design compatível com dispositivos móveis – As ferramentas de colaboração online também devem funcionar corretamente em telefones celulares e tablets. Funcionários remotos ou funcionários que exigem deslocamento nem sempre estarão na frente da área de trabalho, portanto, fornecer a eles uma solução que permita que eles permaneçam produtivos e trabalhem em suas tarefas mesmo em trânsito deve ser uma prioridade.

Segurança – Ao focar nos recursos que as soluções de software de colaboração fornecem, você não deve esquecer a importância da proteção e segurança dos dados. E embora algumas ferramentas de software de colaboração online gratuitas ofereçam menos proteção do que as ferramentas corporativas, todas elas devem exigir logins e senhas para proteger os dados e as informações compartilhadas na plataforma. Se o software de colaboração oferecer autenticação de dois fatores, melhor. Ele ajuda a evitar violações de segurança e verifica a identidade do usuário.

Por que as empresas usam software de produtividade colaborativa online?

Imagine trabalhar em um projeto onde as equipes estão distribuídas pelo mundo: os engenheiros de software estão em Nova York, a equipe de marketing está em Londres e sua equipe de gerenciamento de design está em Paris. Garantir que todos permaneçam focados e sincronizados pode ser um desafio, pois cada equipe está em um país diferente e opera em fusos horários diferentes.

Então, como você pode ter certeza de que todos estão informados?

O software de colaboração ajuda a reduzir o estresse de trabalhar com outras pessoas, não importa onde estejam localizadas. Pode ajudar a fortalecer os relacionamentos da equipe, economizar tempo e dores de cabeça, melhorar a organização e aumentar a velocidade e a eficiência.

Software de produtividade colaborativa pelos números:

• 70% dos funcionários disseram que a tecnologia digital melhorou sua colaboração. (ArubaNetworks)
• As ferramentas de colaboração online e os locais de trabalho digitais facilitam o aumento da produtividade em até 30%, revelam as estatísticas de colaboração digital. (McKinsey)
• Sistemas de comunicação totalmente operacionais ajudam a reter os melhores talentos nas empresas em até 450%. (Instituto do Trabalho)
• Equipes extremamente conectadas demonstram um aumento de 21% na lucratividade. (Gallup)
• Os funcionários agora passam cerca de 50% mais tempo envolvidos em trabalho colaborativo. (Revisão de negócios de Harvard)
• Aproximadamente 75% dos funcionários consideram importante a colaboração e o trabalho em equipe. (Queens University of Charlotte)

Como as ferramentas de colaboração on-line multifuncionais podem levar ao trabalho em equipe produtivo?

Há muitas vantagens que vêm com o software de colaboração. Talvez o principal de tudo seja a oportunidade de melhorar a produtividade entre equipes que não necessariamente trabalham no mesmo escritório, no mesmo país ou no mesmo fuso horário.

Aqui estão alguns outros benefícios das ferramentas de colaboração online e como elas levam a um trabalho em equipe produtivo:

Comunicação melhorada

A comunicação, dizem eles, é a chave para o trabalho em equipe.

A comunicação e a colaboração pessoalmente são ótimas, mas quando isso não é possível, ferramentas online como software de colaboração nos ajudam a manter o fluxo de conversas, feedback e ideias. A comunicação eficiente não só aumenta a produtividade, mas também ajuda a prevenir e resolver problemas.

Gerenciamento de Projetos Aprimorado

Gerenciar um projeto pode ser uma tarefa simples, mas que tal gerenciar dezenas de projetos ao mesmo tempo? Como evitar se perder na organização e coordenação de eventos ou projetos sem a ajuda de uma ferramenta de colaboração?

Felizmente, você não precisa se preocupar com isso. O software de colaboração garante que tudo esteja no caminho certo para evitar erros e confusões que podem atrasar projetos ou tarefas individuais.

Melhor Organização

Ao usar várias ferramentas para gerenciar tarefas, comunicar e armazenar arquivos, é fácil perder o controle do que foi feito, o que não foi, quem disse o quê e a qual tarefa eles estavam se referindo. Tudo é uma bagunça. Mas manter todos os aspectos de seus projetos e tarefas organizados não precisa ser complicado. O software de colaboração ajuda a criar calma e organização no fluxo de trabalho de sua equipe por meio de comunicação aberta e coordenação de projetos e eventos e mantendo tudo em uma plataforma onde nada se perde misteriosamente.

Tomada de decisão orientada por dados

Com o poder de uma solução de análise de dados integrada ao seu software de colaboração, sua equipe não precisará mais perder tempo tentando analisar planilhas para obter seus dados, mas terá mais tempo para se concentrar nos insights coletados e fazer escolhas com base em fatos que ajudá-lo a alcançar as metas e objetivos da sua empresa mais rapidamente. Ter isso disponível em um só lugar com todas as outras ferramentas de produtividade traz facilidade instantânea e eficácia ao processo de tomada de decisão orientado por dados.

O que devo considerar ao escolher uma ferramenta de colaboração?

Obter software de colaboração para sua equipe é uma decisão de negócios crítica. Você não gostaria de perder tempo e dinheiro testando todas as soluções disponíveis no mercado. Ajudamos você a restringir suas escolhas, para que você possa tomar a melhor decisão possível – tanto para sua equipe quanto para seus negócios.

Aqui estão os 6 principais fatores a serem considerados ao escolher uma ferramenta de colaboração:

1. Necessidades – O primeiro passo para escolher uma ferramenta de colaboração é entender as necessidades de sua organização – como sua equipe trabalha atualmente, o que pode e deve ser melhorado em seu processo de trabalho, e seu trabalho está estruturado ou não? Para encontrar as respostas a essas perguntas, você deve não apenas observar o trabalho em equipe à distância, mas também consultá-los. Afinal, essas são as pessoas que usarão este software de colaboração, portanto, suas necessidades e suas opiniões sobre o assunto são o que você mais deve se preocupar em primeiro lugar.

O que mais você deve considerar nesta primeira etapa é se o software de colaboração é hospedado na Web ou no local. Os dados e arquivos da sua organização estarão seguros? Depois de determinar suas necessidades específicas, você pode passar para a próxima etapa.

2. Recursos – Os recursos que as ferramentas de colaboração online oferecem são as peças do quebra-cabeça que faltam para sua organização. O software deve fornecer todos os recursos necessários para que seja uma ferramenta de produtividade eficaz para sua equipe. Eles devem ser responsivos, fáceis de usar e, claro, devem ajudar sua equipe a realizar o trabalho com mais eficiência.

Ao explorar as diferentes opções, sempre peça testes gratuitos para testar como o software funciona e o que sua equipe acha dele.

3. Custo – Quanto seu orçamento permite para este tipo de software? Seu investimento deve ser razoável e deve considerar o valor de longo prazo que o software pode ter para sua equipe e organização, bem como todos os outros custos que possam vir com ele, como atualizações futuras, manutenção etc.

4. Suporte – Suporte confiável é essencial. Sua equipe precisará ser treinada e deve ter acesso a tutoriais e uma base de conhecimento. Se o fornecedor não oferecer isso, é melhor você passar para o próximo.

5. Integração com outras ferramentas – Você precisa encontrar um software de colaboração que possa se integrar com as ferramentas que sua equipe já utiliza. Não ignore esse fator se você escolher uma ferramenta que não pode se integrar com outras ferramentas necessárias para sua equipe, então o software não será de grande ajuda - sua equipe ainda precisará alternar entre aplicativos para poder acessar tudo necessário para completar seu trabalho.

6. Segurança – A segurança é importante, por isso, em qualquer caso, você deve escolher uma solução que tenha recursos de segurança que garantam a segurança de seus dados. Você também deve poder escolher onde seus dados serão armazenados. Se um fornecedor não oferece recursos de segurança ou oferece apenas segurança fraca, dê adeus a ele e continue procurando uma solução melhor.

Slingshot, uma solução completa de software de colaboração

O Slingshot vem pronto para levar a colaboração da sua equipe ao próximo nível. Ao manter todos informados, as equipes podem manter o controle dos projetos mesmo em fusos horários diferentes, o que significa que a produtividade não é afetada, mesmo que os membros da equipe não possam estar fisicamente presentes uns com os outros.

O Slingshot simplifica a colaboração incorporando gerenciamento moderno de arquivos de projetos e equipes, bate-papo e análise de dados em um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com membros da equipe e compartilhar projetos com membros externos da equipe, a calma é restaurada. Com fluxos de produtividade robustos prontos para uso e projetado para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho de colaboração contínuos. Isso ajuda as equipes a ultrapassar os silos de colaboração, evita interrupções no trabalho e facilita o trabalho conjunto das equipes.

*Fonte: Pegasystems Inc.