11 Strategie di Project Management per un'esecuzione di successo

La gestione dei progetti non è scienza missilistica, ma a volte è piuttosto difficile. Indipendentemente dal duro lavoro che i project manager e i team di progetto mettono nei loro progetti, non sempre hanno successo. A volte le scadenze non vengono rispettate, altre volte il budget viene superato o i risultati finali semplicemente non hanno soddisfatto le aspettative.

È scoraggiante e demotivante, lo sappiamo. Fortunatamente, ci sono strategie di project management che puoi applicare al tuo processo di project management per colmare il divario tra strategia ed esecuzione.

Dalla scelta del team giusto al mantenimento di una cultura della responsabilità, in questo blog esaminiamo 11 strategie di gestione dei progetti per un'esecuzione di successo che puoi mettere subito in pratica.

Che cos'è la pianificazione strategica?

La pianificazione strategica è il processo di creazione di una strategia aziendale specifica che viene utilizzata per definire una missione, obiettivi a lungo termine e piani attuabili. Integra diversi dipartimenti come marketing e vendite, o contabilità e finanza e garantisce che tutti lavorino verso obiettivi comuni, con tutti i file e i documenti conservati in un unico posto. Un piano strategico ben definito ed efficace può svolgere un ruolo fondamentale nella crescita e nel successo della tua attività poiché definisce chiaramente dove sta andando un'organizzazione e le azioni necessarie per fare progressi.

Quali sono le strategie di gestione dei progetti?

Nella sfera del project management è praticamente lo stesso. Le strategie di gestione del progetto sono metodi utilizzati dai project manager per unire i loro team e aiutare tutti a comprendere gli obiettivi e le esigenze del progetto, nonché il modo in cui il manager desidera che ciascuna parte del progetto progredisca.

Perché utilizzare le strategie di gestione dei progetti?

Una strategia di gestione del progetto fornisce un piano chiaro per un migliore lavoro di squadra, aumentando la produttività e l'efficienza. Aiuta i team a essere agili, affrontare le sfide del progetto, tenere traccia di ciò che sta accadendo e raggiungere gli obiettivi del progetto.

Prova la fionda

11 Strategie di gestione del progetto

Ci vuole più di un'idea brillante per gestire e completare con successo i progetti, oltre a raggiungere gli obiettivi strategici del progetto. Le strategie di gestione del progetto assistono l'intero processo dall'inizio alla fine e garantiscono risultati finali migliori.

Queste 11 strategie di gestione dei progetti ti aiuteranno a gestire e rimanere aggiornato su ogni futuro progetto o organizzazione di eventi:

Definisci il successo

Se non hai impostato i criteri di successo del progetto, anche se lo hai consegnato nei tempi e nel budget, puoi davvero dire che il tuo progetto ha successo? In definitiva, il successo del progetto è definito dagli obiettivi e dagli obiettivi che ha raggiunto, ma ci sono un paio di fattori da tenere in considerazione per definire se lo ha fatto o meno.

Ecco le 6 metriche in base alle quali viene misurato il successo del progetto:

• Ambito : raggiungimento dei risultati attesi del progetto.
• Programma – rispetto della scadenza.
• Budget : consegna del progetto per il budget concordato al momento del lancio.
• Soddisfazione del team: il team è soddisfatto di ciò che ha sviluppato?
• Soddisfazione del cliente: i clienti sono soddisfatti del risultato finale?
• Qualità : soddisfa le aspettative degli stakeholder?

Scrivere obiettivi intelligenti e impostare criteri di successo del progetto sono due cose di cui puoi 'sviluppare il progetto senza, ma non puoi completare con successo. Prenditi del tempo, segui quel passaggio e, subito dopo averlo fatto, puoi pensare di implementare una qualsiasi delle altre strategie.

2. Comprendere i rischi che potrebbero influire sul successo del tuo progetto

Ci sono sempre dei rischi coinvolti nei progetti che possono avere un impatto sul risultato complessivo. Prendere in considerazione l'esecuzione di un'analisi dei rischi prima dell'avvio del progetto per identificare eventuali rischi e creare potenziali soluzioni. Quando all'inizio sei consapevole dei possibili rischi, puoi gestirli e prevenirli.

Scegli la squadra o le squadre giuste

Una delle strategie di gestione del progetto più vitali per un'esecuzione di successo è mettere insieme la squadra perfetta. Non tutti saranno adatti a ogni progetto, quindi devi scegliere saggiamente. Ciascun membro del team dovrebbe essere scelto in base alle capacità e alle competenze che può apportare al progetto. Tieni presente le esigenze del progetto e riunisci un team di persone in grado di allinearsi con i requisiti specifici del progetto.

Finalizza i dettagli del progetto prima di iniziare

Spesso sottovalutata e trascurata, questa strategia di project management può fare molto. Prima di iniziare un progetto, assicurati di finalizzare tutti i dettagli, definire tutti i piani, definire i vari ruoli e responsabilità di tutti i membri del team. Quando lo fai e lo presenti al team prima di iniziare, non avrai bisogno di gestire il lavoro quotidiano di ogni dipendente: se sono a conoscenza dei piani e dei dettagli e sanno cosa dovrebbero fare, il processo sarà fluido e in definitiva, di successo.

Imposta traguardi raggiunti per tenere traccia dei progressi

Senza traguardi specifici e misurabili, i progetti spesso vanno in ritardo. L'impostazione di pietre miliari suddivide un progetto in fasi, semplificando il monitoraggio dei progressi. Questo processo ti tiene informato su eventuali problemi o sfide che si presentano assicurando che ogni fase sia completata con successo.

Gestisci le attività del progetto in Sprint

Puoi fare ciò che fanno i membri di un team agile parallelo. In quel team, il lavoro di tutti cambia per sprint (periodo breve e limitato in cui un team lavora per completare una determinata quantità di lavoro). Ad esempio, in uno sprint tutti scriveranno il codice e poi nello sprint successivo tutti lo testeranno.

E sì, non tutti i dipendenti che lavorano su un progetto comune avranno le stesse capacità e capacità per farlo. Tuttavia, prendi ancora in prestito l'idea e la adatti al progetto. La gestione del tempo è essenziale per ogni progetto, quindi impostare orari specifici per le diverse attività e attività che devono essere completate in un giorno è una cosa intelligente da fare: basta concedere abbastanza tempo a ciascuno e non lasciare che interferiscano tra loro.

Avere uno strumento di comunicazione centrale e stabilire una comunicazione chiara

Investire in un'app di comunicazione di squadra non è più un optional. La comunicazione può creare o distruggere un intero progetto. La comunicazione e la collaborazione di persona sono ottime, ma quando ciò non è possibile, strumenti online come i software di collaborazione ci aiutano a mantenere il flusso di conversazioni, feedback e idee. Una comunicazione efficiente non solo aumenta la produttività, ma aiuta anche a prevenire e risolvere i problemi.

Mantenere una cultura della responsabilità

Ogni singolo membro del progetto è stato coinvolto con responsabilità specifiche e ciascuno dovrebbe essere responsabile delle proprie prestazioni. Ma come raggiungere e mantenere una cultura della responsabilità? Inizia da te stesso. Rispetta i tuoi impegni e ammetti i tuoi errori, afferma Steve Pao di Hillwork, LLC. Sii aperto al feedback e insegna ai dipendenti come essere responsabili.

Una cultura della responsabilità non consiste nel puntare il dito quando qualcuno commette un errore, ma nell'assumersi la responsabilità delle proprie azioni, comprenderne le conseguenze, risolvere il problema e imparare dagli errori.

Evita qualsiasi tipo di microgestione

Microgestire la tua squadra è una cattiva idea. Anche se a volte sei tentato di farlo di buona volontà, ovviamente – non farlo. Stare dietro le spalle di qualcuno, osservare ogni sua mossa non è efficace e distrae dal completamento del progetto con successo. I dipendenti che vengono microgestiti spesso si bloccano e si fanno prendere dal panico, il che si traduce in alti livelli di stress e persino errori.

Quindi, non essere un micromanager, sii un leader. Lavora per creare fiducia nel tuo team e mantieni la comunicazione e il feedback bidirezionale in corso. Se ritieni che qualcuno della squadra non sia sulla strada giusta, invece di fiato sul collo, apri una discussione, condividi i tuoi pensieri e trova insieme la soluzione migliore.

Rimani flessibile e adattabile

Connie Emerson, membro della facoltà del programma di gestione dei progetti di Northeastern, osserva che è importante ricordare che un piano di progetto non è un documento statico, ma vivente che dovrebbe avere la capacità di evolversi, cambiare e adattarsi per soddisfare le esigenze o le sfide emergenti del progetto.

"I project manager di successo riconoscono che le strategie di gestione del progetto più efficaci cambieranno durante il progetto", afferma. “Lui o lei ha bisogno di pensare continuamente: cosa sta succedendo? Di cosa ho bisogno per andare avanti? Cosa bisogna fare a questo punto? Cosa mi sostiene o mi ostacola? E quali strumenti, abilità o competenze di project management mi aiuteranno? Come li metto in atto? Ciò richiede la conoscenza non solo delle teorie del project management, ma anche di come applicarle”.

Valuta il progetto dopo il completamento

Anche se metti in atto tutte queste strategie di gestione dei progetti, è molto probabile che a volte fallirai comunque. Ecco perché è importante rivedere ogni progetto dopo il completamento. Vai oltre il successo o il fallimento. Da ogni progetto puoi estrarre informazioni che potrai utilizzare in futuro.

Cosa è andato bene, cosa no? Nota le aree di miglioramento e assicurati di cercare i luoghi e le fasi del processo in cui qualcosa si è rotto. Cosa puoi fare per evitare che lo stesso errore si ripeta?

Quando i project manager trovano le risposte a queste domande, possono perfezionare i loro processi di gestione dei progetti e sviluppare pratiche migliori per i progetti futuri.

Dovresti utilizzare un software di gestione dei progetti per un'esecuzione di successo?

Il software di gestione dei progetti è un software per la pianificazione, il monitoraggio e l'esecuzione dei progetti che aiuta i project manager, gli utenti e le parti interessate a tenere traccia delle attività del progetto, rispettare le scadenze e rispettare il budget. Il suo scopo principale è assistere un team durante le diverse fasi del progetto e contemporaneamente semplificare e migliorare il processo complessivo di gestione del progetto.

Alcuni dei vantaggi del software di gestione dei progetti includono una pianificazione del progetto senza sforzo, una migliore collaborazione in team e la standardizzazione dell'intero processo di lavoro. Avere tutti gli strumenti necessari per pianificare e sviluppare con successo un progetto visibili e accessibili su un unico schermo rende i project manager lavorare meglio, in modo più intelligente e senza stress. La collaborazione è un altro enorme vantaggio. Le soluzioni di gestione dei progetti consentono e facilitano la collaborazione tra diversi team e dipartimenti che a volte potrebbero dover lavorare insieme su progetti. E la cosa migliore è che possono farlo dallo stesso sistema senza dover cambiare o saltare diverse applicazioni.

Quindi, dovresti usare un software di gestione dei progetti per un'esecuzione di successo del progetto?

Il fatto che stai leggendo questo significa che consideri l'opzione perché probabilmente qualcosa nel tuo attuale processo di gestione del progetto non funziona come vorresti o forse non completi con successo i tuoi progetti.

Ecco una statistica preoccupante. Uno studio condotto da Gallup su 10.640 team di project management di 200 aziende in 30 paesi di vari settori ha rilevato che solo il 2,5% dei team ha completato con successo il 100% dei propri progetti.

Ciò equivaleva a perdite da oltre $ 50 miliardi a $ 150 miliardi!

L'altro 97,5% dei team non è riuscito a raggiungere i propri obiettivi originali, ha mancato le scadenze, è stato disallineato e ha avuto problemi di dipendenza e responsabilità, oltre a superare i propri budget.

Le funzionalità di gestione del progetto possono aiutare a mettere tutto in ordine e creare la roadmap del progetto perfetta. Sono i diversi componenti del software di gestione dei progetti che in realtà rendono più semplice e facile la gestione del tuo spazio di lavoro. Ci sono molte soluzioni differenti sul mercato e tutte variano in funzionalità e capacità. Ad esempio, una soluzione potrebbe avere funzionalità di chat integrate nell'app, mentre altre non avranno questa funzionalità.

Ma ne hai bisogno? Dopo aver determinato di cosa hanno bisogno i tuoi progetti e i tuoi team per svolgere al meglio il loro lavoro e rimanere al passo con le fasi del progetto, puoi trovare la soluzione migliore per soddisfare queste esigenze e aiutarti a entrare in questo 2,5% che completa il 100% dei loro progetti con successo.

In che modo la fionda può aiutarti?

Slingshot è pronto per portare le tue strategie di gestione dei progetti al livello successivo. Tenendo tutti al corrente, i team possono rimanere aggiornati sui progetti anche in fusi orari diversi, il che significa che la produttività non ne risente anche se i membri del team non possono essere fisicamente presenti l'uno con l'altro.

Slingshot semplifica la collaborazione incorporando la moderna gestione dei file di progetto e del team, la chat e l'analisi dei dati all'interno di un'unica app. Quando puoi condividere facilmente tutti questi elementi in un unico posto con i membri del team e condividere progetti con membri del team esterni, la calma viene ripristinata. Con una solida produttività fuori dagli schemi ed è progettato per funzionare senza problemi per consentire flussi di lavoro di collaborazione continui. Questo aiuta i team a superare i silos di collaborazione, previene le interruzioni del lavoro e rende più facile per i team lavorare meglio insieme.

Sei pronto a trasformare il modo in cui lavora il tuo team? Provalo oggi e scopri come Slingshot può aiutare i tuoi team a fornire risultati straordinari che guidano la crescita del business.