11 стратегий управления проектами для успешного выполнения

Управление проектами — это не высшая математика, но временами это довольно сложно. Какую бы тяжелую работу ни вкладывали руководители проектов и проектные команды в свои проекты, они не всегда добиваются успеха. Иногда сроки не соблюдаются, иногда превышен бюджет или конечные результаты просто не оправдали ожиданий.

Это пугает и демотивирует, мы это знаем. К счастью, существуют стратегии управления проектами, которые можно применить к процессу управления проектами, чтобы сократить разрыв между стратегией и реализацией.

В этом блоге мы рассмотрим 11 стратегий управления проектами для успешного выполнения, от выбора правильной команды до поддержания культуры ответственности, которые вы можете сразу же применить на практике.

Что такое стратегическое планирование?

Стратегическое планирование — это процесс создания конкретной бизнес-стратегии, которая используется для определения миссии, долгосрочных целей и планов действий. Он объединяет различные отделы, такие как маркетинг и продажи или бухгалтерия и финансы, и гарантирует, что все работают для достижения общих целей, а все файлы и документы хранятся в одном месте. Хорошо продуманный и эффективный стратегический план может сыграть ключевую роль в росте и успехе вашего бизнеса, поскольку он четко определяет, куда движется организация, и действия, необходимые для достижения прогресса.

Что такое стратегии управления проектами?

В сфере управления проектами примерно то же самое. Стратегии управления проектами — это методы менеджеров проектов, позволяющие объединить свои команды и помочь всем понять цели и потребности проекта, а также то, как менеджер хочет, чтобы каждая часть проекта развивалась.

Зачем использовать стратегии управления проектами?

Стратегия управления проектами предоставляет четкий план улучшения командной работы, повышения производительности и эффективности. Это помогает командам быть гибкими, решать проблемы проекта, отслеживать, что происходит, и достигать целей проекта.

Попробуйте Рогатку

11 стратегий управления проектами

Для успешного управления проектами и их завершения, а также для достижения стратегических целей проекта требуется нечто большее, чем блестящая идея. Стратегии управления проектами помогают всему процессу от начала до конца и обеспечивают лучшие конечные результаты.

Эти 11 стратегий управления проектами помогут вам управлять каждым будущим проектом или организацией мероприятия и оставаться на высоте:

Определите успех

Если вы не установили критерии успеха проекта, даже если вы выполнили его вовремя и в рамках бюджета, можете ли вы действительно сказать, что ваш проект успешен? В конечном счете, успех проекта определяется целями и задачами, которых он достиг, но есть несколько факторов, которые необходимо учитывать, чтобы определить, удалось это или нет.

Вот 6 показателей, по которым измеряется успех проекта:

• Масштаб – достижение намеченных результатов проекта.
• График – соблюдение сроков.
• Бюджет – выполнение проекта в рамках бюджета, согласованного при запуске.
• Удовлетворенность команды – довольна ли команда тем, что они разработали?
• Удовлетворенность клиентов – довольны ли клиенты конечным результатом?
• Качество – соответствует ли оно ожиданиям заинтересованных сторон?

Написание разумных целей и установка критериев успеха проекта — это две вещи, без которых вы можете разработать проект, но не сможете успешно завершить его. Не торопитесь, пройдите этот шаг, и сразу после того, как вы его сделаете, вы можете подумать о реализации любой из других стратегий.

2. Поймите риски, которые могут повлиять на успех вашего проекта

В проектах всегда есть риски, которые могут повлиять на общий результат. Рассмотрите возможность проведения анализа рисков перед запуском проекта, чтобы выявить любые риски и создать потенциальные решения. Зная о возможных рисках с самого начала, вы можете управлять ими и предотвращать их возникновение.

Выберите правильную команду

Одна из наиболее важных стратегий управления проектами для успешного выполнения — собрать идеальную команду. Не каждый будет отлично подходить для каждого проекта, поэтому вам нужно выбирать с умом. Каждый член команды должен выбираться с учетом навыков и опыта, которые они могут привнести в проект. Помните о потребностях проекта и соберите команду людей, которые смогут соответствовать конкретным требованиям проекта.

Завершите детали проекта, прежде чем приступить к работе

Эта стратегия управления проектами, которую часто недооценивают и которой пренебрегают, может иметь большое значение. Прежде чем приступить к проекту, убедитесь, что вы согласовали все детали, изложили все планы, определили различные роли и обязанности всех членов команды. Когда вы сделаете это и представите это команде перед началом работы, вам не нужно будет управлять повседневной работой каждого сотрудника — если они знают планы и детали и знают, что от них ожидается, процесс будет гладким и в итоге успешно.

Установите вехи достижения, чтобы отслеживать прогресс

Без конкретных и измеримых этапов проекты часто отстают от графика. Установка контрольных точек разбивает проект на этапы, что упрощает отслеживание прогресса. Этот процесс информирует вас о любых проблемах или проблемах, которые возникают, обеспечивая при этом успешное завершение каждого этапа.

Управление задачами проекта в спринтах

Вы можете делать то, что делают члены параллельной agile-команды. В этой команде работа каждого меняется в течение спринта (короткий, ограниченный по времени период, когда команда работает над выполнением определенного объема работы). Например, в одном спринте все будут писать код, а в следующем все будут его тестировать.

И да, не все сотрудники, работающие над общим проектом, будут иметь для этого одинаковые навыки и способности. Однако вы все равно берете идею и подгоняете ее под проект. Управление временем имеет важное значение для каждого проекта, поэтому разумно установить определенное время для различных действий и задач, которые необходимо выполнить в течение дня, — просто выделяйте достаточно времени для каждого и не позволяйте им мешать друг другу.

Иметь центральный инструмент связи и установить четкую связь

Инвестиции в приложение для командного общения больше не являются обязательными. Общение может сделать или разрушить весь проект. Личное общение и совместная работа — это здорово, но когда это невозможно, онлайн-инструменты, такие как программное обеспечение для совместной работы, помогают нам поддерживать поток разговоров, отзывов и идей. Эффективная коммуникация не только повышает производительность, но также помогает предотвращать и решать проблемы.

Поддерживайте культуру подотчетности

Каждый участник проекта был привлечен к работе с определенными обязанностями, и каждый должен нести ответственность за свою работу. Но как достичь и поддерживать культуру подотчетности? Начните с себя. Выполняйте взятые на себя обязательства и признавайте собственные ошибки, говорит Стив Пао из Hillwork, LLC. Будьте открыты для обратной связи и учите сотрудников ответственности.

Культура подотчетности заключается не в том, чтобы показывать пальцем, когда кто-то совершает ошибку, а в том, чтобы брать на себя ответственность за свои действия, понимать последствия, решать проблемы и учиться на ошибках.

Избегайте любого вида микроменеджмента

Микроуправление вашей командой — плохая идея. Даже если иногда и возникает соблазн сделать это по доброй воле, конечно – не надо. Стоять у кого-то через плечо и наблюдать за каждым его движением неэффективно и отвлекает от успешного завершения проекта. Сотрудники, которые подвергаются микроуправлению, часто замирают и паникуют, что приводит к высокому уровню стресса и даже к ошибкам.

Так что не будь микроменеджером, будь лидером. Работайте над укреплением доверия в вашей команде и поддерживайте общение и двустороннюю обратную связь. Если вы чувствуете, что кто-то в команде не на правильном пути, вместо того, чтобы дышать ему в затылок, откройте дискуссию, поделитесь своими мыслями и вместе найдите лучшее решение.

Оставайтесь гибкими и адаптируемыми

Конни Эмерсон, преподаватель программы управления проектами Северо-Восточного университета, отмечает, что важно помнить, что план проекта — это не статичный документ, а живой документ, который должен иметь возможность развиваться, изменяться и адаптироваться для удовлетворения возникающих потребностей или задач компании. проект.

«Успешные менеджеры проектов осознают, что наиболее эффективные стратегии управления проектами будут меняться на протяжении всего проекта», — говорит она. «Он или она должны постоянно думать: что происходит? Что мне нужно, чтобы продолжаться? Что нужно сделать на данный момент времени? Что меня поддерживает или мешает? И какие инструменты, навыки или компетенции управления проектами мне помогут? Как мне привести их в действие? Для этого необходимо знать не только теории управления проектами, но и способы их применения».

Оцените проект после завершения

Даже если вы внедрите все эти стратегии управления проектами, весьма вероятно, что иногда вы все равно будете терпеть неудачи. Вот почему важно проверять каждый проект после его завершения. Выйдите за пределы успеха или неудачи. Из каждого проекта можно извлечь информацию, которую можно использовать в будущем.

Что прошло хорошо, что нет? Отмечайте области для улучшения и обязательно ищите места и этапы в процессе, где что-то сломалось. Что вы можете сделать, чтобы избежать повторения той же ошибки?

Когда менеджеры проектов найдут ответы на эти вопросы, они смогут усовершенствовать свои процессы управления проектами и разработать лучшие практики для будущих проектов.

Следует ли вам использовать программное обеспечение для управления проектами для успешного выполнения?

Программное обеспечение для управления проектами — это программное обеспечение для планирования, отслеживания и выполнения проектов, которое помогает руководителям проектов, пользователям и заинтересованным сторонам отслеживать задачи проекта, соблюдать сроки и оставаться в рамках бюджета. Его основная цель — помочь команде на разных этапах проекта и одновременно упростить и улучшить общий процесс управления проектом.

Некоторые из преимуществ программного обеспечения для управления проектами включают простое планирование проекта, улучшенное сотрудничество в команде и стандартизацию всего рабочего процесса. Наличие всех инструментов, необходимых для успешного планирования и разработки проекта, видимых и доступных на одном экране, позволяет руководителям проектов работать лучше, умнее и без стресса. Сотрудничество является еще одним огромным преимуществом. Решения для управления проектами позволяют и упрощают сотрудничество между различными командами и отделами, которым иногда может потребоваться совместная работа над проектами. И лучше всего то, что они могут делать это из одной и той же системы без необходимости переключаться между разными приложениями.

Итак, следует ли вам использовать программное обеспечение для управления проектами для успешного выполнения проекта?

Тот факт, что вы читаете это, означает, что вы рассматриваете вариант, потому что, вероятно, что-то в вашем текущем процессе управления проектами работает не так, как вам хотелось бы, или, возможно, вы не успешно завершаете свои проекты.

Вот тревожная статистика. Исследование Gallup, проведенное с участием 10 640 команд управления проектами из 200 компаний в 30 странах в различных отраслях, показало, что только 2,5% команд успешно завершили 100% своих проектов.

Это эквивалентно убыткам от 50 до 150 миллиардов долларов!

Остальные 97,5% команд не достигли своих первоначальных целей, не уложились в сроки, сбились с графика, столкнулись с проблемами зависимости и подотчетности, а также превысили свои бюджеты.

Функции управления проектами могут помочь привести все это в порядок и создать идеальную дорожную карту проекта. Это различные компоненты программного обеспечения для управления проектами, которые на самом деле упрощают и упрощают управление вашим рабочим пространством. На рынке представлено множество различных решений, и все они различаются по функциональности и возможностям. Например, в одном решении могут быть интегрированы функции чата в приложении, а в других — нет.

Но нужно ли вам это? После того, как вы определите, что нужно вашим проектам и командам для наилучшего выполнения своей работы и выполнения этапов проекта, вы сможете найти лучшее решение для удовлетворения этих потребностей и помочь вам попасть в эти 2,5%, которые успешно завершат 100% своих проектов.

Как Slingshot может вам помочь?

Slingshot готов вывести ваши стратегии управления проектами на новый уровень. Держа всех в курсе, команды могут оставаться на вершине проектов даже в разных часовых поясах, а это означает, что производительность не страдает, даже если члены команды не могут физически присутствовать друг с другом.

Slingshot упрощает совместную работу, объединяя современное управление файлами проекта и команды, чат и аналитику данных в одном приложении. Когда вы можете легко делиться всеми этими элементами в одном месте с членами команды и делиться проектами с внешними членами команды, спокойствие восстанавливается. Надежная производительность сразу после установки и разработана для бесперебойной работы, обеспечивающей непрерывные рабочие процессы совместной работы. Это помогает командам преодолеть разрозненность совместной работы, предотвращает сбои в работе и упрощает совместную работу команд.

Готовы ли вы изменить то, как работает ваша команда? Попробуйте сегодня и узнайте, как Slingshot может помочь вашим командам добиваться выдающихся результатов, стимулирующих рост бизнеса.