実行を成功させるための 11 のプロジェクト管理戦略

プロジェクト管理は高度な科学ではありませんが、非常に難しい場合があります。 プロジェクト マネージャーやプロジェクト チームがプロジェクトにどれだけの労力を費やしても、常に成功するとは限りません。 締め切りに間に合わなかったり、予算を超過したり、最終結果が期待どおりにならなかったりすることもあります。

それは困難でやる気をなくさせるものです。 幸いなことに、プロジェクト管理プロセスに適用して、戦略と実行の間のギャップを埋めることができるプロジェクト管理戦略があります。

このブログでは、適切なチームの選択から説明責任の文化の維持まで、すぐに実践できる 11 のプロジェクト管理戦略を紹介します。

戦略計画とは

戦略的計画は、ミッション、長期目標、および実行可能な計画を設定するために使用される特定のビジネス戦略を作成するプロセスです。 マーケティングと営業、経理と財務などのさまざまな部門を統合し、すべてのファイルとドキュメントを 1 か所に保管して、全員が共通の目標に向かって作業できるようにします。 十分に確立された効果的な戦略計画は、組織の方向性と進歩に必要な行動を明確に定義するため、ビジネスの成長と成功において極めて重要な役割を果たすことができます。

プロジェクト管理戦略とは?

プロジェクト管理の分野でもほとんど同じです。 プロジェクト管理戦略は、プロジェクト マネージャーがチームをまとめ、プロジェクトの目標とニーズ、およびマネージャーがプロジェクトの各部分をどのように進めたいかを全員が理解できるようにするための方法です。

プロジェクト管理戦略を使用する理由

プロジェクト管理戦略は、チームワークを改善し、生産性と効率を向上させるための明確な計画を提供します。 チームが機敏になり、プロジェクトの課題に対処し、何が起こっているかを追跡し、プロジェクトの目標を達成するのに役立ちます。

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11 プロジェクト管理戦略

プロジェクトをうまく管理して完了し、プロジェクトの戦略的目標を達成するには、優れたアイデア以上のものが必要です。 プロジェクト管理戦略は、最初から最後までプロセス全体を支援し、より良い最終結果を保証します。

これらの 11 のプロジェクト管理戦略は、将来のすべてのプロジェクトまたはイベント組織を管理し、常に把握するのに役立ちます。

成功の定義

プロジェクトの成功基準を設定していない場合、時間と予算を守ってプロジェクトを完了したとしても、プロジェクトが成功したと本当に言えますか? 最終的に、プロジェクトの成功は、到達した目標と目標によって定義されますが、それを達成したかどうかを定義するために考慮すべき要因がいくつかあります。

プロジェクトの成功を測定する 6 つの指標は次のとおりです。

• スコープ– プロジェクトの意図した結果を達成すること。
• スケジュール– 締め切りに間に合わせる。
• 予算– 開始時に合意された予算でプロジェクトを提供します。
• チームの満足度– チームは開発したものに満足していますか?
• 顧客満足– 顧客は最終結果に満足していますか?
• 品質– 利害関係者の期待に応えていますか?

賢明な目標を書き、プロジェクトの成功基準を設定することは、プロジェクトを開発する上で欠かせないものですが、成功させることはできません。 時間をかけてそのステップを実行し、それが完了した直後に、他の戦略の実装について考えることができます.

2. プロジェクトの成功に影響を与えるリスクを理解する

プロジェクトには常に、全体的な結果に影響を与える可能性のあるリスクが伴います。 プロジェクトの開始前にリスク分析を実行して、リスクを特定し、潜在的な解決策を作成することを検討してください。 最初に起こりうるリスクを認識していれば、それらを管理して未然に防ぐことができます。

適切なチームを選択する

実行を成功させるための最も重要なプロジェクト管理戦略の 1 つは、完璧なチームを編成することです。 すべての人がすべてのプロジェクトに適しているわけではないため、賢明に選択する必要があります。 各チーム メンバーは、プロジェクトにもたらすことができるスキルと専門知識に基づいて選択する必要があります。 プロジェクトのニーズを念頭に置いて、特定のプロジェクト要件に対応できる人々のチームを集めてください。

始める前にプロジェクトの詳細を確定する

過小評価され、無視されることが多いこのプロジェクト管理戦略は、大いに役立ちます。 プロジェクトを開始する前に、すべての詳細を確定し、すべての計画を策定し、すべてのチーム メンバーのさまざまな役割と責任を定義してください。 それを行い、開始前にチームに提示すると、各従業員の日常業務を管理する必要がなくなります。従業員が計画と詳細を認識し、何をすることが期待されているかを知っていれば、プロセスはスムーズで、最終的に、成功。

達成マイルストーンを設定して進捗状況を追跡する

具体的で測定可能なマイルストーンがなければ、プロジェクトはスケジュールより遅れて実行されることがよくあります。 マイルストーンを設定すると、プロジェクトがフェーズに分割され、進捗状況を追跡しやすくなります。 このプロセスにより、発生した問題や課題について常に通知を受けながら、各フェーズが正常に完了するようにします。

スプリントでプロジェクトのタスクを管理する

並行アジャイル チームのメンバーが行うことを行うことができます。 そのチームでは、スプリントごとに全員の仕事が変わります (チームが一定量の作業を完了するために作業する短いタイムボックス期間)。 たとえば、あるスプリントでは全員がコードを書き、次のスプリントでは全員がそれをテストします。

はい、共通のプロジェクトに取り組んでいるすべての従業員が同じスキルと能力を持っているわけではありません。 ただし、アイデアを借りて、プロジェクトに合わせて調整します。 各プロジェクトには時間管理が不可欠です。そのため、1 日に完了する必要があるさまざまなアクティビティやタスクに特定の時間を設定することは賢明なことです。それぞれに十分な時間を与え、互いに干渉しないようにします。

中心的なコミュニケーション ツールを用意し、明確なコミュニケーションを確立する

チーム コミュニケーション アプリへの投資はもはやオプションではありません。 コミュニケーションは、プロジェクト全体の成否を左右します。 対面でのコミュニケーションとコラボレーションは素晴らしいものですが、それが不可能な場合は、コラボレーション ソフトウェアなどのオンライン ツールが、会話、フィードバック、アイデアの流れを維持するのに役立ちます。 効率的なコミュニケーションは、生産性を向上させるだけでなく、問題の防止と解決にも役立ちます。

説明責任の文化を維持する

プロジェクトのすべてのメンバーは、特定の責任を持って参加し、それぞれが自分のパフォーマンスに責任を持つ必要があります。 しかし、説明責任の文化をどのように達成し、維持するのでしょうか? 自分から始めましょう。 Hillwork, LLC の Steve Pao 氏は、自分の約束を果たし、自分の過ちを認めてくださいと言っています。 フィードバックを受け入れ、説明責任を果たす方法を従業員に教えます。

説明責任の文化とは、誰かが間違いを犯したときに指摘することではなく、自分の行動に責任を持ち、結果を理解し、問題を解決し、間違いから学ぶことです。

あらゆる種類のマイクロマネジメントを避ける

チームを細かく管理することは悪い考えです。 もちろん、時には善意でそれをしたくなることもありますが、そうしないでください。 誰かの肩越しに立ち、彼らが行うすべての動きを観察することは効果的ではなく、プロジェクトの成功の妨げになります。 細かく管理されている従業員は、しばしばフリーズしてパニックに陥り、その結果、高レベルのストレスやエラーが発生することさえあります。

ですから、マイクロマネージャーになるのではなく、リーダーになりましょう。 チーム内で信頼関係を築くことに取り組み、コミュニケーションと双方向のフィードバックを維持してください。 チームの誰かが正しい方向に進んでいないと感じたら、首をかしげる代わりに、ディスカッションを開いて考えを共有し、一緒に最善の解決策を見つけてください。

柔軟性と適応性を維持する

ノースイースタン大学のプロジェクト管理プログラムの教職員である Connie Emerson 氏は、プロジェクト計画は静的な文書ではなく、新しいニーズや課題に対応するために進化、変更、適応する能力を備えた生きた文書であることを覚えておくことが重要であると述べています。事業。

「成功しているプロジェクト マネージャーは、最も効果的なプロジェクト管理戦略がプロジェクト全体で変化することを認識しています」と彼女は言います。 「彼または彼女は常に考え続ける必要があります。何が起こっているのか? 私は何をする必要がありますか？ この時点で何をする必要がありますか？ 私を支えたり妨げたりしているものは何ですか？ また、プロジェクト管理のどのツール、スキル、または能力が役に立ちますか? これらを実行に移すにはどうすればよいですか？ これには、プロジェクト管理の理論だけでなく、その適用方法も知る必要があります。」

完成後にプロジェクトを評価する

これらのプロジェクト管理戦略をすべて実施したとしても、失敗する可能性は非常に高くなります。 そのため、各プロジェクトの完了後にレビューすることが重要です。 成功や失敗を超えてください。 各プロジェクトから、今後活用できる情報を抽出できます。

何がうまくいき、何がうまくいかなかったのか? 改善が必要な領域に注意し、プロセスの中で何かが壊れた場所や段階を必ず探してください。 同じ過ちを繰り返さないために何ができるでしょうか。

プロジェクト マネージャーは、これらの質問に対する答えを見つけると、プロジェクト管理プロセスを改善し、今後のプロジェクトのより良いプラクティスを開発できます。

実行を成功させるためにプロジェクト管理ソフトウェアを使用する必要がありますか?

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト マネージャー、ユーザー、および利害関係者がプロジェクト タスクを追跡し、期限を守り、予算を守るのに役立つ、プロジェクトの計画、追跡、および実行のためのソフトウェアです。 その主な目的は、さまざまなプロジェクト段階でチームを支援し、同時にプロジェクト管理プロセス全体を簡素化および改善することです。

プロジェクト管理ソフトウェアの利点には、簡単なプロジェクト計画、改善されたチーム コラボレーション、作業プロセス全体の標準化などがあります。 プロジェクトの計画と開発を成功させるために必要なすべてのツールを 1 つの画面に表示してアクセスできるようにすると、プロジェクト マネージャーはより効率的に、よりスマートに、ストレスなく作業できます。 コラボレーションは、もう 1 つの大きな利点です。 プロジェクト管理ソリューションは、プロジェクトで一緒に作業する必要がある場合があるさまざまなチームや部門間のコラボレーションを可能にし、容易にします。 そして最高のことは、異なるアプリケーションを切り替えたりジャンプしたりすることなく、同じシステムからそれを実行できることです.

では、プロジェクトを成功させるためにプロジェクト管理ソフトウェアを使用する必要がありますか?

これを読んでいるということは、現在のプロジェクト管理プロセスの何かが思い通りにいかなかったり、プロジェクトをうまく完了できなかったりして、オプションを検討しているということです。

ここに厄介な統計があります。 Gallup がさまざまな業界の 30 か国の 200 社の 10,640 のプロジェクト管理チームを対象に実施した調査では、チームの 2.5% だけがプロジェクトの 100% を正常に完了したことがわかりました。

これらは、500 億ドルから 1500 億ドル以上の損失に相当します。

残りの 97.5% のチームは、当初の目標を達成できず、締め切りに間に合いませんでした。整合性が取れておらず、依存関係と説明責任の問題があり、予算を超過していました。

プロジェクト管理機能は、これらすべてを整理し、完璧なプロジェクト ロードマップを作成するのに役立ちます。 これらは、プロジェクト管理ソフトウェアのさまざまなコンポーネントであり、実際にワークスペースの管理をよりシンプルかつ簡単にします. 市場にはさまざまなソリューションがあり、それらはすべて機能と機能に幅があります。 たとえば、アプリにチャット機能が組み込まれているソリューションもあれば、この機能がないソリューションもあります。

しかし、あなたはそれが必要ですか？ プロジェクトとチームが仕事を最大限に遂行し、プロジェクトの段階を順調に進めるために何が必要かを判断したら、これらのニーズを満たす最適なソリューションを見つけ、プロジェクトの 100% を正常に完了するこれらの 2.5% に到達するのに役立ちます。

スリングショットはどのように役立ちますか?

Slingshot は、プロジェクト管理戦略を次のレベルに引き上げる準備ができています。 全員に情報を提供することで、タイム ゾーンが異なっていてもチームはプロジェクトを管理できます。つまり、チーム メンバーが物理的に一緒にいることができなくても、生産性が低下することはありません。

Slingshot は、最新のプロジェクトとチームのファイル管理、チャット、データ分析をすべて 1 つのアプリに組み込むことで、コラボレーションを簡素化します。 これらすべての要素を 1 か所でチーム メンバーと簡単に共有し、プロジェクトを外部のチーム メンバーと簡単に共有できると、落ち着きが取り戻されます。 すぐに使用できる堅牢な生産性フローを備えており、シームレスに動作して継続的なコラボレーション ワークフローを可能にするように設計されています。 これにより、チームはコラボレーション サイロを横断し、作業の中断を防ぎ、チームの共同作業が容易になります。

チームの働き方を変革する準備はできていますか? 今すぐ試して、Slingshot がチームがビジネスの成長を促進する並外れた結果をもたらすのにどのように役立つかを確認してください。