Como criar alinhamento de equipe usando tecnologia

Como é uma equipe alinhada?

Muitas vezes, as empresas não sabem como criar alinhamento de equipe ou mesmo percebem que têm problemas ou reconhecem os sintomas de ter equipes diferentes.

Uma organização bem alinhada é mais saudável, funciona com mais eficiência e obtém mais de seu pessoal do que uma que tem barreiras que separam diferentes departamentos, equipes e pessoas. Isso ocorre porque uma empresa bem alinhada em toda a organização é mais transparente com seus objetivos e oferece às suas equipes as ferramentas necessárias para trabalhar de forma colaborativa.

76% dos funcionários acreditam que estratégias e metas bem definidas levam a uma cultura de trabalho mais positiva

O que faz uma organização bem alinhada?

O alinhamento organizacional é baseado em alguns princípios fundamentais , incluindo:

• Transparência de cima para baixo: todos devem conhecer os projetos e metas atuais da empresa em foco, para que as equipes de cima para baixo entendam para o que estão trabalhando, como os projetos e o trabalho estão ajudando a atingir esse objetivo e seu papel exclusivo dentro de tudo . Em muitos negócios, especialmente os maiores, uma barreira tende a se formar entre o topo e o fundo. Criar alinhamento de equipe em uma empresa é derrubar essa barreira.
• Colaboração Incentivada: O trabalho em equipe entre os departamentos deve sempre ser incentivado. Todos em uma organização devem estar disponíveis para ajudar com projetos em outros departamentos. A experiência de diferentes disciplinas pode ser inestimável em outras. Por exemplo, as vendas devem absolutamente emprestar seu conhecimento ao marketing para ajudar no desenvolvimento de conteúdo eficaz e outros materiais.
• Planejamento de projeto eficaz: Para reunir tudo, cada equipe precisa de um planejamento de projeto conectado e eficaz para garantir que tudo o que precisa ser feito seja concluído e que diferentes equipes entendam o progresso e os objetivos de outras equipes.

Benefícios de conectar equipes diferentes e criar uma empresa bem alinhada

Veja a seguir alguns dos principais benefícios do alinhamento de negócios e o impacto positivo que ele pode ter em todos em uma organização.

• Reduza o desperdício de produção e trabalhe em projetos mais eficazes: não desperdice tempo, recursos ou produção fazendo acidentalmente com que suas equipes trabalhem em projetos semelhantes ou ineficazes. Organizações alinhadas são melhores no gerenciamento de projetos para garantir que seus funcionários estejam sempre trabalhando com eficiência em projetos apoiados por uma finalidade orientada a dados.
• Decisões orientadas por dados: capacite suas equipes a tomar decisões mais rápidas e orientadas por dados durante o dia de trabalho, podendo acessar e utilizar dados estruturados quando precisarem.
• Desenvolvimento de familiaridade e cultura: parte do trabalho é construir laços positivos com colegas de trabalho que não apenas melhoram o humor, mas também aumentam a capacidade e a produção colaborativa.
• Diminuição da rotatividade: funcionários mais felizes trazem muitos benefícios para as empresas (aumento da produção, lucros mais altos, etc.), mas também significa que os melhores talentos decidirão ficar por mais tempo, diminuindo a rotatividade e removendo todos os custos associados à substituição constante de pessoas importantes .

• Colaboração aprimorada: ferramentas como SharePoint e Smartsheet podem ser usadas para otimizar fluxos de trabalho e projetos, dando a todos os envolvidos em um projeto a capacidade de acessar ou compartilhar documentos, dados e trabalhos relacionados importantes. Tudo em um só lugar.
• Melhor experiência do funcionário: a tecnologia pode ser usada para criar uma força de trabalho mais feliz, melhorando a maneira como as pessoas trabalham em sua empresa. Permita que as pessoas trabalhem de forma mais inteligente, não mais difícil, fornecendo a elas as ferramentas para automatizar, colaborar e se comunicar de maneira livre e fácil. Equipes mais alinhadas também significam funções mais definidas dentro dos departamentos e metas mais claras, o que ajuda os funcionários a entender seu valor em uma organização.
• Mais Visibilidade: Equipes mais conectadas resultam em mais visibilidade entre elas sobre projetos e metas e uma melhor compreensão do que a empresa está fazendo atualmente e suas funções dentro disso.

Como criar alinhamento de equipe com tecnologia

Se você notou a falta dos itens acima em sua empresa, a causa provavelmente é o desalinhamento entre suas equipes, causando falhas de comunicação, projetos mal gerenciados, trabalho de baixa qualidade e mais sintomas que podem prejudicar um negócio. Às vezes, incutir os princípios de alinhamento não é suficiente porque suas equipes não têm as ferramentas necessárias para realmente colocar esses princípios em prática. É aí que entra a tecnologia empresarial inovadora.

Empresas alinhadas têm crescimento de receita 19% mais rápido e um aumento de 15% nos lucros em comparação com empresas não alinhadas

Para tirar o máximo proveito de todos os departamentos e equipes da sua organização, use algumas dessas dicas para criar alinhamento de equipe para todos que usam tecnologias de negócios inovadoras.

Tenha as ferramentas de colaboração certas no lugar

A colaboração é uma parte fundamental do alinhamento de equipes diferentes em uma organização. Mas, para conseguir isso, as pessoas precisam das ferramentas apropriadas disponibilizadas a elas.

Na tecnologia, ele vem por meio de ferramentas de colaboração, como armazenamento de dados baseado em nuvem, acessível a todos que precisam, documentos dinâmicos como o Microsoft Office 365 (Word, PowerPoint, Excel), onde vários membros da equipe podem trabalhar juntos em tempo real, e aplicativos fáceis de gerenciamento de calendário, como o Microsoft Outlook ou o Google Calendar, que permitem a criação e o agendamento rápidos de reuniões.

Relacionado: Todas essas ferramentas (e mais) se unem para conectar pessoas que podem trabalhar em diferentes escritórios, salas diferentes ou países diferentes e permitir que trabalhem juntas instantaneamente.

Além disso, as soluções de armazenamento baseadas em nuvem disponibilizam todos os documentos, dados e arquivos o tempo todo para quem precisa deles, eliminando problemas que atrasam os projetos devido à espera do envio dos materiais necessários.

Mais informações do que nunca estão prontamente disponíveis para todos dentro de uma organização com ferramentas como essas.

Saiba como se comunicar entre equipes

Nos negócios modernos, há um número aparentemente ilimitado de maneiras para as empresas se comunicarem. Entre videoconferências, aplicativos de mensagens instantâneas, e-mails, mensagens de texto e até comentários em documentos ao vivo, o número de canais disponíveis pode se tornar um problema se não for gerenciado com cuidado.

Muitas vezes, departamentos e equipes podem se encontrar usando diferentes canais de comunicação, criando uma barreira tecnológica que os impede de colaborar e se comunicar com outros departamentos da empresa.

Por exemplo, a equipe de marketing pode usar o bate-papo do Microsoft Teams, mas a TI pode se comunicar principalmente por meio do Slack. Embora isso possa fazer o trabalho de cada equipe individualmente, não incentiva a comunicação entre os departamentos, o que prejudica a colaboração e leva a equipes desalinhadas.

Relacionado: Em vez disso, estabeleça uma forma uniforme de comunicação com todas as equipes e departamentos no mesmo serviço. Com o Microsoft 365, emails, mensagens instantâneas, canais de bate-papo e convites para reuniões podem vir do mesmo aplicativo, tornando mais fácil para todos encontrarem com quem precisam conversar para realizar trabalhos de maneira rápida e eficaz.

Além disso, geralmente é uma boa ideia ter um 'hub' ou 'intranet' da empresa para armazenar documentos, vídeos, treinamentos e recursos úteis para que estejam prontamente disponíveis para todos. Essa também é uma boa maneira de comunicar informações internas importantes para toda a organização.

Produza relatórios mais precisos e acessíveis

Outro benefício de ter ferramentas de colaboração e soluções de armazenamento baseadas em nuvem é facilitar a geração de relatórios. Com mais acesso aos dados da empresa de diferentes departamentos, as equipes podem tomar mais decisões baseadas em dados com mais rapidez do que antes, acelerando os cronogramas dos projetos e criando um trabalho mais impactante.

Relacionado: Com bancos de dados compartilhados, todos estão trabalhando com as mesmas informações e podem receber informações valiosas que podem ajudar seus próprios projetos a se tornarem mais bem-sucedidos.

Para concluir

Alinhar seus negócios oferece vários benefícios, desde lucros mais altos a funcionários mais felizes, mas tudo começa com a implementação da tecnologia certa. Com suítes de produtividade, ferramentas de colaboração, aplicativos personalizados, software de comunicação e outras tecnologias empresariais de ajuda, sua empresa pode colher os frutos de unir equipes diferentes e criar alinhamento de equipe em sua organização.

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